/XXX協同辦公(OA)系統上線標準制度XXX集團企業開展中心信息化部修改歷史記錄:序號日期版本變更說明修改人注釋1.

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目錄第一篇：OA系統概述 1(一) XXX對于OA系統的需求及建設目標 1(二) 泛微平臺簡述 1(三) 泛微技術平臺優勢 2第二篇：OA系統建設規劃 1(一) 系統建設原則 1(二) 系統實施 3(三) 基礎應用 4(四) 深化應用 4(五) 集成應用 4第三篇：OA系統功能清單 4一、標準主模塊功能清單 4(一) 工作流程管理模塊功能清單 4(二) 知識管理模塊功能清單 8(三) 信息門戶模塊功能清單 11二、擴展主模塊功能清單 13(一) 組織人事管理模塊功能清單 13(二) 客戶管理模塊功能清單 14三、輔助模塊功能清單 15(一) 日程管理模塊功能清單 15(二) 協作溝通管理模塊功能清單 16(三) 會議管理模塊功能清單 16(四) 車輛管理模塊功能清單 17第四篇：OA系統建設體系及工作要求 17第五篇：OA系統試運行工作及要求 18第六篇：OA系統正式上線工作及要求 18第七篇：OA系統運行指標 19第八篇：OA系統使用標準 19一、引言 19二、整體標準要求 20三、系統使用標準 20(一) 知識文檔管理模塊使用標準 20(二) 工作流程模塊使用標準 22(三) 信息門戶模塊使用標準 23(四) 組織人事管理模塊使用標準 23(五) 客戶管理模塊使用標準 23(六) 日程管理模塊使用標準 24(七) 協助溝通管理模塊使用標準 24(八) 會議管理模塊使用標準 24(九) 車輛管理模塊使用標準 25四、對于如何熟悉系統的建議 25第九篇：OA系統管理規定 25一、目的 25二、OA系統登陸地址 25三、適用范圍 25四、平安規定 25五、系統使用規定 26(一) 新用戶錄入系統 26(二) 用戶初次登陸系統 26(三) “我的流程〞相關使用 26(四) “我的知識〞相關使用規定 27(五) “我的人事〞相關使用規定 27(六) “我的會議〞使用規定 28六、附則 28第十篇：XXX集團知識地圖使用及管理方法 28一、企業知識地圖的概念 28二、企業知識地圖的作用 28三、企業知識地圖的功能 29四、XXX企業知識地圖 30(一) 企業知識地圖的創立 30(二) 企業知識地圖的使用 30(三) 企業知識地圖的管理方法 30第十一篇：XXX集團知識討論組 31一、 引言 31二、 XXX集團知識討論組的組建 31三、 XXX集團知識討論組討論方式方法 31四、 XXX集團知識討論組管理方法 32第十二篇：XXX協同辦公（OA）系統獎懲暫行制度 32第一節 總則 32第二節 獎勵 32第三節 懲罰 33第四節 申訴 34第一篇：OA系統概述XXX對于OA系統的需求及建設目標XXX集團于2010年7月啟動信息化建設議題，企業開展中心于2010年底按照集團的信息化系統建設規劃指示，啟動了集團OA系統的需求調查及招投標工作，并于2011年2月底與泛微合作展開系統實施工作。系統實現目標為XXX集團兩級用戶和應用系統的協同，提高辦公效率；按照“全集團一套系統、一個平臺、多維度應用、多級門戶〞的總體建設思路，構建一個基于互聯網的、電子一體化的、覆蓋XXX集團信息產業的、統一的現代化辦公協同平臺和企業信息門戶，滿足XXX集團跨時間、跨區域、跨部門的集團化協同辦公要求；根據不同的業務，建立分類的企業知識庫，形成企業的知識地圖，將人員、流程和業務知識緊密集成在一起，促進信息的有效利用和科技創新。系統提供對各個業務環節進行整合的方案，建設一個可以面向整個業務過程來進行管理的協作平臺。從應用的層面看，OA系統平臺以部門之間、跨部門以及企業內部與外部的工作流程帶動知識信息流、物流、資金流等在企業內外的無障礙流動，并完成相關數據庫的更新。對于系統本身，任何一個模塊都可以看作是系統應用層面上的核心，其他所有的模塊都圍繞本平臺工作，共同完本錢平臺所要求的相關應用。從管理的層面上看，OA系統平臺的設計應基于資源協同，實現“以點帶面〞和“協同運作〞，任何一個因素的變化都在系統中的相關點反應出來，并通過本平臺提供給企業各部門、以及企業的外部資源，從而使業務過程到達高效、協作的目的。用戶只需在統一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數據庫和應用系統之間切換。XXXOA系統的建設使用，專注于辦公事務處理，著重于工作流流程審批，具體幫助XXX解決如下問題：梳理集團辦公流程，標準優化流程，進而固化流程，提高日常工作效率。日常文件、表格、單據等的審批從線下紙質流轉轉換為線上電子文檔流轉，實現集團辦公無紙化，提高資料流轉的準確性，并更好的將原始數據進行統一存儲、管理。OA系統信息溝通還可跨越不同機構、不同地域，實現暢通的信息往來，提高流程審批速度。集團、部門等規章制度、工作知識歸集，實現集團知識共享和標準管理。通過確認和有效利用已有的和獲取的知識，并通過對各種知識的連續性管理，提高企業的創新能力和創造價值能力，以滿足企業持續開展的需要。日程、方案、資源調度等快速安排協調，實現高效率團隊協作。綜合的數據統計及分析，挖掘信息的價值，為決策層提供有價值的數據。泛微平臺簡述泛微的e-cology產品是一個整體的平臺，遵循J2EE標準，系統運行穩定，支持大集團，大用戶量，并可實現復雜的組織架構企業的應用。在平臺上提取了企業七大根本管理要素，通過協同矩陣模型和齒輪聯動模型完全實現了真正意義上的協同，完全表達為如下三方面的根本設計思想：信息網狀思想：將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張“信息網〞；業務關聯思想：對各種業務環節進行整合并實現在統一平臺上的統籌管理；隨需而應思想：企業的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實現它們之間通暢的溝通和協作。泛微產品功能方面非常強大，七大主模塊之間相互協同，完全信息關聯，高度協作。實用高效的知識解決方案，為企業從零開始構架一個完整的知識管理。其中“知識權限體系〞和知識地圖的應用更為企業帶來知識管理帶來便捷與活力。強大的工作流引擎系統串聯所有系統模塊，將數據進行傳輸。完全自定義企業的各類流程，從字段最小元素開始就可以自定義，個性化的表單定義隨心所遇。流程支持多路由，子流程、流程自啟動等強大功能，并能對每個流程支持自定義報表。泛微的產品完全基于WEB開發，客戶端可以維護效勞端。完全支持大集團化大用戶量的集中管理，并可以實現集團分權管理、解決你分散的維護本錢和數據平安問題，并能大量的節約你的效勞器硬件投入本錢。泛微技術平臺優勢泛微采用的是Java技術，遵循J2EE標準。J2EE為應用Java技術開發效勞器端應用提供一個平臺獨立的、可移植的、多用戶的、平安的和基于標準的企業級平臺，從而簡化企業應用的開發、管理和部署。使用J2EE技術開發的企業級應用可以部署各種J2EE應用效勞器上。優點主要表現如下：高可用性和可移植性：跨平臺、數據庫應用，便于管理，節省投資；可在windows、Linux、solaris、AIX等操作平臺上應用；數據庫平臺支持SQLserver/Oracle等關系型數據庫多種web效勞器和應用效勞器選擇?？蓴U展性：統一部署企業IT系統，高效，快捷；多數管理系統采用J2EE標準開發或者兼容JAVA技術應用；平安可靠性高性能：硬件配置的可適應性強；分布式部署應用：可以實現系統的集群和分布式的應用，對大型應用有較大的優勢。技術成熟：技術開源，管理應用成熟度較高。對于大型集團企業來說，選擇一個戰略性的平臺來實現數據的無縫集成，加速企業應用的部署。從J2EE優勢和特點來看，J2EE是企業的首選。第二篇：OA系統建設規劃OA系統建設整體規劃圖系統建設原則設計原則根據對XXX集團辦公自動化系統工程的需求分析，在設計整個系統之前，結合泛微公司的電子信息產業企業信息化經驗，對于系統的設計原則，我們歸納總結為平安性、成熟性、標準化、易用性、開放性、可維護性與高性能、先進性等八大類型要求，并以此作為本系統設計原則。平安性原則平安保密是企業信息化建設的關鍵。辦公自動化系統涉及到XXX集團重要或機密信息，因此平安性需要放在首位進行考慮。系統要有完善、周密的平安體系和信息平安支撐平臺緊密配合，從物理、傳輸、網絡、應用，采用多層次的平安保障措施。本次工程從分析到設計，平安性的原則貫穿始終。系統的平安性主要應該考慮：系統具備嚴格的等級訪問及授權機制；對于認定的關鍵及敏感數據，只有經過授權的合法用戶才能使用訪問及修改，并具有完備的日志及審核功能。系統應該有一套完整的平安機制，保證系統能夠抵抗內部和外部的黑客性質的攻擊。完整的身份認證與授權，對關鍵用戶、領導的身份確認進行數字簽名，并支持對敏感數據的加密傳輸。確保數據的平安性。系統中存在大量的數據，要確保用戶不能夠直接存取關鍵數據，而只能通過相關的功能模塊對數據進行操作，建立完備的數據備份與災難恢復機制及策略。在泛微公司提供的辦公自動化系統解決方案中，提供了標準的CA認證接口，在以往的多個工程中成功的實現了與多個第三方CA提供商的集成。辦公自動化系統將提供有效的、嚴格的分級管理模式，把系統管理員和各級單位的應用管理員的權限分開，按照各自的職責范圍劃定管理權限，除了系統管理員以外，分別設置網站管理員、公文管理員、檔案管理員以及其它功能模塊的專門管理人員，在保證各施其責的基礎上，保證數據的平安性。成熟性原則作為一套龐大而復雜的應用系統開發工程，如何降低工程開發實施風險，防止出現工程失敗是在工程分析階段所必須關注的重要環節。而辦公自動化系統產品、系統平臺和使用技術是否成熟，往往會直接影響到工程的結果。實踐證明，過分強調采用先進的平臺和技術，是系統不穩定的重要因素。因此，應該選用經過市場考驗和用戶實際應用驗證，在系統穩定性、運行效率和可維護性上都到達了國際先進水平的成熟操作系統平臺和應用系統平臺。本次工程采用的技術路線、操作系統平臺、數據庫系統、應用效勞器等都遵循了這一原則。標準化原則在系統平臺、技術等選型時，應符合國際標準、工業標準、行業標準，特別是國家、行業發布的標準和標準。使系統的通信環境、軟件環境相互間依賴減至最小，使其各自發揮自身優勢。另一方面也要強調各種系統之間的通信和信息交換，以信息資源共享為有效的根本出發點。易用性原則企業信息化是為了幫助企業提高管理水平，因此在辦公自動化系統的操作上，需要盡量的直觀，簡潔，操作步驟不能太復雜，廣闊用戶可以通過主流的Internet瀏覽器訪問辦公自動化系統，操作與上網類似。在本解決方案中，根據泛微公司多年的經驗，我們將吸取以往用戶所提出的意見，秉承〞把復雜的事情簡單化、簡單的事情標準化〞的設計原則，從用戶的實際工作出發設計整個系統。辦公自動化系統要徹底改變傳統軟件單調、繁瑣的計算機操作方式，功能要清晰、簡潔、友好、易用和一致，注重整體風格布局，精心設計界面中諸如按鈕位置、數據表現方式等細節，使操作者能夠方便地操作和比較容易地理解界面所表達的信息和內容，便于用戶快速掌握系統的使用。各功能模塊本身要最大限度地簡化操作，用戶應無需長時間的訓練和磨合，在相當短的周期內就可以熟悉操作，迅速為廣闊工作人員接受和樂于使用。同時，系統將改變以往辦公自動化系統單一按照功能進行組織的設計模式，采取〞事務聯動〞的設計模式，把一個事務中的多個任務有機的組織在一起，用統一的界面反應給用戶，以符合用戶的日常事務處理習慣。開放性原則系統開放程度直接影響到系統的生命周期。系統真正符合三層瀏覽器/效勞器（B/S）體系結構，隨著應用水平的提高、規模的擴大和需求的增加，無須對系統的體系結構做較大的改變就可以對系統的功能實現擴展。為保證系統穩定性，我們將采用優秀的框架結構設計本系統，以泛微公司的成熟的的管理平臺作為主框架，基于“平臺＋應用〞的架構，采用“構件模式〞來安裝各種辦公自動化系統功能模塊，所有模塊的用戶都由應用支撐平臺來管理，個別模塊的添加刪除不影響其它模塊的運行。這與電腦的“主板－功能卡〞原理類似。可維護性原則對于XXX集團綜合辦公自動化系統這樣一個涉及范圍廣、用戶數量大的系統，對其可維護性具有很高要求。因此，系統在設計時就充分考慮到了系統的部署與配置、業務管理、性能管理等多方面的要求，提供靈活易用的流程設計、配置管理、實時監控和詳細的日志、審計功能。對于管理和維護人員具有可管理和易于維護的特點，能夠實現各部門、各廠的分級管理，力求以最少的人力資源和技術要求，就能夠很好零代碼地維護和管理，并能正常運行。高效性原則辦公自動化系統建設的根本意義是提高工作效率，因此系統自身的性能與效率必須非常高與穩定。泛微公司應用支撐平臺系統的強大適應能力和簡便實現能力使高效性得以表達。首先，泛微公司應用支撐平臺系統利用了強大的工作流引擎eFlow機制，并將其處理放在平安可靠的效勞器上，系統可以充分利用效勞器的先進特性使得系統能夠高效運作；第二，泛微公司應用支撐平臺系統利用了先進可靠的三層次開發模式，所有的信息都由中間層來處理，而且信息的處理也都在效勞器上；第三，系統具有強大的自定義功能，包括多個自定義的工具和功能，這使得系統的使用、實施和推廣具有高效性。先進性原則當前的信息技術日新月異，如果只著眼于當前需求而無視系統技術和體系的前瞻性，系統將不能滿足XXX集團日益增長的需求，導致系統的生命周期縮短，從而增加XXX集團在信息化建設上的投資。本方案采用業界公認先進的和標準的軟件技術，符合信息技術開展的趨勢，保證系統在可預見的階段內有相當強大的生命力。我們將在以下兩個方面滿足先進性要求：技術先進性技術先進性是保證整個系統生命周期的重要環節。在本方案中，我們將使用諸如J2EE、XML等比較成熟而又有開展前途的先進技術，保證整套系統在一段時間內的整體技術領先。結構先進性結構先進性是保證系統生命周期的基礎。根據我們以往的工程經驗，一般一套龐大的系統不可能在短時間內就能開發完善，它往往必須經過一段“使用－修改〞的循環過程才能夠比較好的滿足用戶的需要，這個循環過程就需要靈活、利于擴展的系統結構與科學合理的數據結構。結構不合理正是導致出現所謂〞信息孤島〞現象的關鍵。為了防止這種現象的產生，我們在設計這套系統時，將充分理解需求，并在此基礎上對需求進行整合分析，再利用先進的數據建模的方法對系統進行標準設計，保證整個系統的有機完整。系統實施實施范圍：目前規劃的實施對象包括集團總部、安徽XXX、江陰XXX。實施目的：OA系統實施目標是使XXX集團在統一的信息平臺協同辦公，通過OA系統的實施，期望實現XXX集團分子公司與集團總部，集團總部各中心內部及相互間不受地域及時間限制高效協同辦公。實施規劃：調研梳理流程->制定方案->實施->關鍵用戶培訓->測試->全體用戶培訓->試運行->正式上線->系統維護流程分期上線第一期，OA試運行階段，25條上線流程選自各中心，目的是讓員工使用熟悉系統，收集問題及建議，從而更好地建設維護系統。第二期，OA正式上線，將梳理細分的流程貫穿起來以打通整個工作流的方式上線，使一個整體的工作全部在OA上表達。以工作流的方式上線又按照各中心分階段實施。第三期，OA系統復制，將成功的實施方案移植到子公司，從而實現整個集團在統一信息平臺協同辦公。基礎應用保障OA快速上線，組織建立新的工作習慣和模式。實現OA系統重點應用——流程審批。將部門的細節要求優先級排后，將業務方面的要求優先級也排后，保障最大范圍的最小應用。保障流程的順暢執行，公文信息的及時流轉，讓所有員工感受到電腦協同方式相較于傳統協同方式的優勢，讓員工認同OA系統。深化應用按照各部門的管理規定、理念及側重點進行深化的推廣應用。通過OA把部門管理的難點、重點通過深度實施解決，明確責任崗位進行檢查和推進。成熟的流程應用轉化為固定的模板，甚至上升為管理制度。同時沉淀積累企業知識（如業務處理經驗，系統工具使用技巧捷徑，創新理念等），分享并傳承。集成應用XXXOA系統是信息化系統規劃建設的第一個系統。信息化系統的規劃建設是以支持效勞XXX集團開展為目標，與XXX集團開展戰略目標同步。目前XXX的PLM、ERP系統也在規劃中，之后還會有CRM、SCM等系統規劃建設。這必然要求以后各應用系統之間相互集成，實現信息化系統的最優應用和管理。第三篇：OA系統建設體系及工作要求XXXOA系統建設按集團規劃，五大中心、標準化室、安徽XXX、江陰XXX、北京辦事處、河南辦事處各立門戶。系統還設置了個人門戶，用戶基于工作需求及個人習慣可進行個性化設置。OA系統建設，首先是硬件平臺即效勞器的搭建，然后是安裝OA系統至數據庫，接下來實施系統功能，主要是搭建各部門流程以及知識目錄，最后是用戶的應用及反應。對于流程的搭建，需要各部門關鍵用戶的配合，梳理流程，完善流程節點及細節信息的控制，并對流程進行各種測試，對問題進行反應。信息化部要基于用戶反應信息進行流程設置的更改，優化及維護。對于知識目錄的維護，首先是需要各部門配合去上傳積累企業知識，然后根據已有的知識構建知識地圖。各部門需要有主要負責人，去及時上傳知識，更新并維護知識。OA系統它是一個工具，每個用戶都有基于權限的使用范圍及配置的功能清單。OA系統的建設運行就是使每個用戶協作起來，共同完成某個工作流程，并且有序地管理相關信息。第四篇：OA系統試運行工作及要求截至5月15日，確保初期上線25條工作流程順暢運行，正確率100%。各部門關鍵用戶組織部門成員上傳相關知識文檔至對應知識目錄，要求6月1日正式上線時，已有的知識文檔上傳率為100%。試運行階段原有線下紙質審批流程與線上審批流程并行，具體認可參考各部門原則規定。要求各部門積極使用系統辦公，及時對遇到的問題進行反應，信息化部在問題反應后24小時內應解決問題，如不能解決問題，需向問題反應者及信息化部經理解釋原因。除了25條已運行流程，接下來信息化部以打通工作流的方式陸續上線營銷中心、生產中心流程，流程總數運行到達50條。對于業務相關流程無法在OA上實現的，或者需要大力二次開發才能實現的，考慮先不上OA，留至ERP系統處理，OA上面僅做過程管控。要求領導及員工于6月1日正式上線前100%參與用戶培訓。要求員工按照培訓練習指導進行系統操作練習，6月1日上線前完成率100%。要求各用戶在6月1日正式上線前維護個人聯系信息，完成率為100%。需要使用外網辦公（如企業領導及銷售人員）者，請于6月1日正式上線前與信息化部溝通測試個人電腦使用設置。第五篇：OA系統正式上線工作及要求對于已上線的流程，要求使用率為100%，全體員工必須應用系統進行辦公，線下紙質審批不可歸檔。新建流程時須認真考慮，不得隨意撤銷及收回流程。流程命名及知識文檔命名須標準，具體參考集團及各部門規定。如有出差不能遠程辦公者，流程審批必須設置代理。信息化部收集所有系統相關問題，并于問題反應后24小時內解答，如不能及時解答，需向信息化部經理及問題反應者解釋原因。要求各部門關鍵用戶配合完成剩余流程上線運行工作，包括流程搭建、測試及反應。要求每個部門設立OA系統負責人，建議由關鍵用戶擔任，關鍵用戶的局部業務工作建議轉移至部門其他員工分擔。第六篇：OA系統運行指標通過實施初期對集團各中心各部門調研，與實施小組的各關鍵用戶交流討論，一共梳理了154條流程，其中經過再討論和流程優化，29條流程合并至已有相關流程，則最后梳理的流程總數為125條。XXX集團OA系統按實施方案于2011年5月4日如期進入試運行階段。通過實施小組討論決定，試運行階段選擇25條流程上線。25條流程選自5大中心的簡單常用流程，目的是通過試運行，到達調動用戶積極性，使大多數用戶能實際操作應用系統，去感受新的工作方式，發現問題并及時解決問題。OA系統著重于工作流程的審批，XXX集團的目標是以后在OA系統上實現的所有流程都通過OA系統進行信息的流轉及審批，可以明確員工責任，追溯歷史記錄。試運行上線的25條流程是分散的來自各中心，占梳理流程總數20%，這些流程只能解決部門的局部審批工作，接下來在6月1號正式上線前，方案按照工作流來逐個梳理流程，階段性上線，到達整個工作流工作審批全程貫穿，使員工能用OA系統完成日常所有審批工作。XXX集團OA系統配置如下表，目前的配置足夠滿足500-1000個用戶同時順暢使用系統：應用效勞器硬件配置內存：4GCPU：主頻2.13，2個4核硬盤：4x300G操作系統Linux:RHEL6_x86_64，通過防火墻接入Internet。數據庫效勞器硬件配置內存：4GCPU：主頻2.13，2個4核硬盤：4x300G操作系統Linux:RHEL5.4_x86_64數據庫Oracle10g第七篇：OA系統使用標準一、引言XXX協同辦公系統是XXX各部門內部及部門間協同工作的平臺，系統本身只是一種工具，對于工具每個用戶可以有不同的使用習慣或使用方法，但如果XXX所有用戶都按照自己的習慣來使用系統，那么系統一定會變得混亂，導致系統并不能給用戶帶來工作上的方便，反而會使所有的數據混亂，數據之間無法關聯。XXX協同辦公系統最大的特色就是把XXX內部各種數據（不同部門、不同人員等產生的數據）按照一定方式組織起來，為用戶的日常工作提供一個行之有效的協同工作平臺，讓每個用戶在適宜的時候得到適宜的數據。但如果在平常系統的使用過程中，沒有相應的標準準則作為約束，必將使系統的效能大大降低。《XXX協同辦公系統使用標準》制定的主要目的就是協助大家按照最正確的方式來協同工作，保證用戶一直在系統上高效地協同運行。使用標準的制定遵守也會便于系統的管理維護，從而為各用戶提供準確方便的共享資源。希望各位用戶在使用XXX協同辦公系統前能認真仔細地閱讀本《XXX協同辦公系統使用標準》，為整個XXX集團的良好運作提供標準有序的數據。二、整體標準要求XXX協同辦公系統作為集團所有員工的日常工作的平臺，要求各部門所有員工經常使用，使得相關信息能夠及時、準確的在系統上表達反映，從而表達上一套協同辦公系統的目的及意義。在本使用標準的撰寫過程中，遵循了如下原則：1.以科學的、全面的、長遠的眼光來標準建設協同辦公系統運行制度。2.結合XXX集團的實際情況，考慮制度的可行性和連續性。三、系統使用標準知識文檔管理模塊使用標準在協同辦公系統上建立完備和標準的知識管理體系，到達“知識積累〞、“知識共享〞、“知識促進企業和個人開展〞三步目標。每位員工及時共享文檔，即在生成一篇文檔的時候就放入系統；對于上傳到協同辦公系統中的內容，每位員工有責任保證知識內容的準確性和嚴肅性。公司相關管理部門配合及時整理公司內部的各種知識，并形成各種知識地圖方便知識的共享。上傳文件的規則：命名規則：每位員工創立的文檔都要標明文檔主題，文檔主題是對文檔內容的簡單描述。通過文檔主題其他員工可以大概了解此篇文檔要說明的內容。明確的主題也將方便各位員工在大量的知識文檔庫中以主題準確搜索到所期望的文檔。保存在適合的目錄下：協同辦公系統制定知識歸檔有序化結構化。要實現知識標準有序地存儲在文檔目錄中，要求每位員工在上傳文檔的時候必須要按照指定的文檔目錄存放。文檔負責人將會對全體員工上傳文檔進行監督維護。文檔發布的標準發布在首頁上的文檔必須輸入摘要。文檔格式為PPT、DOC、TXT、JPG、GIF、PDF的直接發布內容，其它格式則以附件形式上傳。對于直接發布內容的文檔，根據需要輸入關鍵詞、摘要，對于以附件形式發布的文檔，則必須輸入關鍵詞、摘要。文檔的命名規則參考XXX集團文檔命名規則。附參考：文檔命名規則：如果銷售現在上傳一份為惠普公司寫的一個銷售方案，它的標題應該是：惠普銷售管理系統方案書_v1.0即客戶名稱文檔主要描述內容文檔類型_版本控制對于日常性的文檔命名規則參考如下：文檔內容命名規則樣例工程文檔工程名稱_工程階段_文檔名稱_版本號知識管理工程_系統實施_上線方案_v1.0日常工作類文檔名稱_版本號×某工作_v1.0年度報告、方案等部門或者姓名_文檔名稱_年度×××部/姓名_年度工作方案_2007月度報告、方案部門或者姓名_文檔名稱_年月×××部/姓名_月工作方案_200704×××部/姓名_月工作預告表_200704周方案、周工作報告等部門或者姓名_文檔名稱_具體的時間范圍×××部/姓名_周工作方案_20070404-08×××部/姓名_周工作小結_20070404-08×××部/姓名_周工作小結方案_20070404-08會議紀要會議紀要_會議名稱_時間會議紀要_中心2004年度工作總結會議_20070418部門文檔部門_文檔名稱_版本號×××部_知識管理制度_v1.0正式文件發文字號+公文標題粵國稅發『2004】217號轉發國家稅務總局關于印發《全國稅務機關公文處理實施方法》的通知所有的對外文檔和需工作文檔必須注明版本（考慮到以后會有修改可能性，控制資源同步共享）。同時，上傳附件也必須對附件標題注明版本（注意兩者的版本必須一致）。發布新版本文檔：就相同主題發布不同版本的文檔，版本的標題必須相同，區別在于版本號。例如某員工發布分公司管理政策，共有三個版本，則每篇文檔的標題都為“XXX2006年分公司管理政策_vx.0”。發布新版本文檔時，新版本文檔對舊版本所作的修改需列舉說明，以便其它員工快速了解更新內容。文檔發布式樣：文檔不超過10頁的，而且不是特殊格式的（PPT/圖片等），直接將文檔內容拷貝進來，再鏈接附件。若需以純附件形式發布文檔，則必須在正文處對此文檔內容及用途作出簡要說明。一般性的文檔首選HTML的方式發布，便于其他員工瀏覽。各種文檔應在設定的共享范圍以及平安等級、共享方式上盡可能實現知識共享。文檔瀏覽方式：包括在線查閱、搜索、導航等。文檔共享方式：包括確定文檔的共享屬性，平安級別等。文檔在不同的目錄下面有不同的權限設置，可以針對不同文檔做不同的共享設置。設置文檔目錄設時，盡量開放文檔的“回復〞和“修改共享〞權限，以方便收集各位員工針對文檔的意見及建議。文檔目錄盡量開放給用戶，這樣方便用戶放置文檔。文檔在創立的時候，務必選擇適宜的目錄放置。生產相關的文檔需注意文檔的平安“共享〞設置。此類文檔可以通過流程的方式把文檔共享給相關的人員；即時更新已經陳舊的知識文檔，對于無用、重復的知識文檔，請及時清理。對現有協同辦公的知識結構有任何建議或意見，請與信息化部聯系溝通。公司新聞可以為不同的部門、不同的事業部、不同的客戶類別設置不同的新聞頁面。新聞頁可以用來放置公司的新聞、行業新聞、公司重要通知或公告。對公司的各類新聞設定模板。對公司的各類通知設定模塊。新聞中心的設置可以由系統管理員在文檔管理模塊中進行設置。新聞中心可以被設置成外部網站的新聞頁。新聞中心公布公司重要的新聞和通告，希望各位員工平時多留意。所有員工都可以創立新聞，新聞創立后進入審批流程，審批通過前方能發布。創立的新聞最好有圖片和摘要，便于其他員工更直觀了解新聞。對于一般性新聞，可以在發布的時候設置成標題新聞。公司的新聞管理部門必須定時的發布新聞到新聞中心，便于員工即時了解公司的情況。一般性新聞可以設置員工回復權限，增強員工參與公司運營的積極性與使命感?？梢栽O置綜合新聞頁，將公司發布的所有一般性新聞都集中到這個新聞頁。其它可以按各中心設置不同的新聞頁。工作流程模塊使用標準工作流程模塊用于標準企業的運作，提高工作效率和追溯工作的痕跡。企業能對所有流程進行統計分析，掌握企業的運作情況，從而優化形成符合XXX企業特點的工作流程，實現所有的工作流程電子化高效化。每條工作流程都需配備流程說明。通過閱讀流程說明，相關人員可以快速了解流程的大概內容，進行選擇性地查看和審批流程。流程說明還能用于流程檢索。流程說明由關鍵用戶編寫。流程的表單信息填寫要清楚、標準，便于相關人員查看審批。請及時登陸系統處理工作流程，以便流程順暢高效執行。系統自動記錄處理流程的信息，包括處理的人，處理日期，處理時間等。公司內部的溝通，最好通過流程而不是郵件，以便對事件查詢及快速推廣系統應用。用戶新建流程時，請盡量填寫得詳盡，以便下一個節點的閱讀和理解。注意對系統中相關的文檔、相關客戶、相關流程、相關工程、相關產品等信息進行關聯。及時跟蹤“我的請求〞，催促其他人員及時完成流程。流程標題明確，便于以后查詢。及時查看“待辦事宜〞，會議、工程和客戶的提醒流程會以默認流程發送至各用戶。流程的執行過程為企業協同工作的過程，各位員工應負有責任感。信息門戶模塊使用標準信息門戶有個人門戶、集團各中心門戶、標準化室、各子公司門戶。個人門戶可根據自身的崗位等建立個人的門戶，包括建立公司新聞鏈接，個人的信息發布平臺、代辦事宜、常用文件等設置。不得鏈接違反公司規定的外部網站、股票信息及法律禁止文件等。各中心門戶可建立信息共享平臺，將中心內的通知、通告、新聞、規章制度、常用的文檔發布在部門門戶中。需按照各中心使用標準及規則發布內容，文檔發布先走審批流程。標準化室可建立集團文件、產品等標準化規定、模板等信息共享。標準化室門戶發布的內容必須是階段性時間內作為標準參考之文檔。子公司門戶可集中將有關子公司的主要通知、新聞、規章制度、活動等等信息及時發布。子公司門戶文檔須由相關部門草擬，相關領導審批后發布。組織人事管理模塊使用標準主要是人力資源部門對組織結構、員工信息及福利待遇等進行管理。員工主要用于查詢公司其他員工信息及與其他員工協作。系統管理人員或者人力資源部門可通過“新建人員〞功能對新入職員工進行賬號設置，人力資源錄入并維護員工相關信息如根本信息、個人信息、工作信息、工資福利、考勤、培訓記錄等。員工進入“我的卡片/根本信息〞對個人聯系信息進行編輯維護。通過“我的下屬〞可查詢下屬信息及工作狀態。通過“密碼設置〞可更改當前密碼。要求用戶在系統上線后及時更改，確保使用平安。通過“在線人員〞可查看登錄OA系統的用戶信息，可及時進行工作分配，信息傳遞等。“查詢人員〞可按多種組合條件查詢公司員工信息?？蛻艄芾砟K使用標準主要用于客戶信息管理維護如根本信息、歷史工程記錄。及時方便的查詢客戶信息，對客戶進行拜訪等?！靶陆蛻舁暪δ埽阂笙容斎肟蛻裘Q，如果有重復名稱系統則會調出原有客戶，用戶選擇性編輯或新建客戶名稱錄入資料信息。系統不允許重復錄入相同客戶名稱。“批量共享〞可設置將客戶信息共享給相關人員?！翱蛻魧毹?，按照導入步驟提示準備，批量導入客戶信息?！安樵兛蛻舁曋С只诳蛻粜畔⒔M合模糊查詢。客戶信息需及時維護更新，并注意共享平安設置。日程管理模塊使用標準可以做領導日程安排，共享方案日程，方案日程更改，方案日程查詢，方案日程設計、跟蹤、監控，對協作事務進行跟蹤、監控，可以主題、狀態、類型、時間、創立人等條件查詢。根據用戶使用需要進行建立安排，要求日程建立需與工作需要相關，建立日程后要維護跟蹤記錄，及工作成果。協助溝通管理模塊使用標準定義協作主題、任務內容、主負責人、協作人，在協作區內共享各種信息，通過各種方式進行溝通。及時查詢“我的協助〞，幫助或解答其他員工發出的協助請求。“新建協助〞不得用于工作無關的協助請求。會議管理模塊使用標準 高效的會議管理可以促進整個公司的運作效率，減少協調時間、明確會議主題，從而提高會議效率。重要的會議應該通過系統來準備會議，并對會議的決議進行記錄。系統管理員為企業各種會議設定相關的會議模板（會議參加人員、會議審批人、會議效勞的內容），便于會議快速準確地創立。會議創立人確定與會人員、會議議題、時間、地點等。會議室管理員及時準備相關的會議。會議審批人及時審批會議請求。與會人員及時提交會議參加回執，便于會議聯系人統計協調。會議主講人準備相關議題資料，讓與會人員提前了解會議大概內容。會議管理員控制會議內容及時間。會議結束以后，記錄員在系統中提交會議紀要。會議結束以后，召集人應及時共享會議內容、決策、任務等給相關他部門或員工。車輛管理模塊使用標準 車輛管理模塊主要用于對空閑車輛查詢與商務用車申請。車輛使用必須如實記錄，用車申請不得用于私人用途。車輛信息維護須及時更新。四、對于如何熟悉系統的建議XXX協同辦公系統功能很龐大，熟練地使用系統及問題反應解決是工程成功的關鍵。這需要所有員工主動登陸系統，熟悉系統，把系統真正實際地在工作中用起來。及時發現問題，反應問題至信息化部，以便系統及時改善。在使用系統的過程中能總結使用經驗和使用習慣，并通過流程或文檔的形式共享，與大家交流溝通，到達共同提升的目的。第八篇：OA系統管理規定一、目的XXX集團網上協同辦公系統（以下簡稱OA），是基于Web網絡技術的辦公信息交流處理平臺，運用瀏覽器進行傳統的辦公信息處理全過程操作及歸檔。為了使該協同辦公系統高效、平安地運行，以及提倡無紙化辦公特制定本規定。二、OA系統登陸地址內網：外網：三、適用范圍本管理規定適用于XXX集團協同辦公系統使用和管理。四、平安規定員工在使用系統前應仔細閱讀功能說明和相關管理制度，在工作中應標準使用系統，若有疑問請及時聯系企業開展中心信息化部系統管理員。XXX集團每位正式員工擁有專用的賬號和密碼，系統將自動記錄每位員工的登陸情況，請全體員工正確使用系統，保護好自己的用戶名和密碼，不得隨意泄漏給無關人員，如發現盜用用戶賬號、密碼現象，應立即報告信息化部。如使用者使用公司以外的公用設備（如網吧）登陸系統，請在使用后及時退出系統，并刪除電腦中相關記錄。員工不得利用系統發送與工作無關的信息，如有違反，一經發現將嚴肅處理。員工不得利用系統發布反動、色情、低級趣味以及國家法律禁止的相關信息，如有違反，將嚴肅處理，情節嚴重的將追究法律責任。對于惡意操作行為，公司將予以嚴懲，甚至訴諸法律。為保證效勞器資源的合理使用，在使用完系統后及時退出系統以便提供更快的效勞給使用者。五、系統使用規定新用戶錄入系統各子公司/事業部人力資源管理員將新進員工名單報集團人力資源，向集團人力資源管理員統一索取賬號及密碼。各個部門在新員工到崗前必須由行政助理提交新員工入職流程，OA系統管理員在接收到流程申請后1小時內完成新員工的帳號密碼設置和權限分配。集團人力資源管理員必須在3天以內將賬號分發給各子公司/事業部人力資源管理員，并備案，所有賬號不得重復。各子公司/事業部人力資源管理員，收到賬號后在3天內必須將員工信息維護到系統。行政人員：各子公司/事業部通過系統管理員賬戶為用戶建立登陸系統的賬號為姓的全拼加名的第一個拼音字母，例如：李成的帳號為：lic，初始化密碼“12345〞。如果有重復的，則在賬號后面加上阿拉伯數字1,2,3，…按入職先后順序。例如：公司新進員工李春，賬號為lic1，初始化密碼“12345〞。非行政人員：不必分配賬號，當從非行政轉為行政人員的時候系統管理員為其建立登陸系統的賬號以及密碼。用戶初次登陸系統首先登陸系統后必須到“我的人事〞/“我的卡片〞修改自己的密碼以提高平安。其次到“我的人事〞/“我的卡片〞維護好自己的聯系信息（工作地點、辦公室、辦公室電話（內線）、移動電話、其他電話、傳真電子郵件）。系統內個人的聯系信息必須填寫否則管理員將凍結其賬號登陸系統。“我的流程〞相關使用“新建流程〞/“日常工作〞/“留言〞的相關規定：但凡系統內用戶之間文本交流信息一律使用系統內的“留言〞，不得使用其他免費郵箱發送信息。為了用戶事后查詢留言，使接收者更加清楚明白，留言的時候用戶必須填寫“留言內容〞，并且留言內容不得填寫無關的說明如“111〞“1234〞等數字、字母等無實際意義字符。系統管理員一旦發現這樣的留言會將其刪除，并追究其責任。當被留言人超過30人或是想所有人知道的情況下，請用戶使用通知的形式發布信息，無發布通知權限的部門，請將通知發給各子公司/事業部辦公室有權限發布通知人員代替發布。用戶不得將協同辦公系統當作存放文件的效勞器，不得頻繁地將文件單單發給自己，不得惡意新建流程。管理員發現該種不良行為或得到舉報將嚴重追究其責任。各中心流程規定：必須標準使用流程不得將流程轉發給與其無關人員，但凡日常的工作能在系統內找到對應的流程的時候必須使用協同辦公系統內的流程。不得線外流轉。所有使用系統的用戶必須每日處理發到自己賬號內的待辦事宜，每天登錄協同辦公系統應不少于三次（開機后、中午休息時、關機前各一次），以確保信息流程傳輸的及時、準確、暢通。如因出差時間較長，又不能通過外部網絡訪問系統的時候，用戶須使用“流程代理〞將流程代理給相關人員，代理人處理相關的待辦事宜。管理員通過監控發現用戶長時間未處理待辦事宜，首先會電話通知，三天內若仍無處理動作，管理員將斷其網絡、封其賬號、沒收電腦，情節嚴重者上報處理。“我的知識〞相關使用規定新聞與公告的相關規定各子公司/事業部發布新聞與公告的權限有嚴格的控制，各子公司/事業部不得私自添加或刪除權限用戶。必須經信息化部批準方可添加權限用戶。新聞與通知的不能重復發布，要區分新聞和通知不得混淆。各子公司/事業部發布重要人事任命，紅頭文件等通知之時在系統內也必須使用系統內的“模板〞用紅頭文件樣式，通知的標題格式參考XXX相關規定，例如“關于XXXXXXXXXX的通知〞?！拔业娜耸篓曄嚓P使用規定各子公司/事業部人力資源管理員必須更新維護好本公司的組織架構，各子公司/事業部組織架構變動通知發出后1天內必須將本公司的組織架構維護完成。必須根據集團經營責任制的內容維護好各部門下的“崗位〞/“職務〞。根據實際維護好“根本設置〞的相關根本內容。人員入錄系統各子公司/事業部人力資源管理員在6個工作日內必須將人員入錄系統，并維護好以下內容：“個人信息〞頁面內的所有信息（出生日期、籍貫、戶口、身份證號碼等）“工作信息〞頁面內的所有信息（合同相關內容、教育情況、入職前工作簡歷、資格證書、入職培訓等）。人員的轉正、續簽、調動、離職、退休等各子公司/事業部人力資源管理員必須在系統內操作完成。批量人員導入系統請各子公司/事業部人力資源管理員向信息管理部取得協助。各子公司/事業部人力資源管理員必須及時維護好本公司的人力資源，所有人力資源報表必須以系統內的人力資源為依據。但凡不能及時維護好人力資源的公司/事業部將追究其領導責任?！拔业臅h〞使用規定公司級會議召集人必須提前做詳細會議方案，所有使用系統人員應該在系統內做好詳細的工作方案。各部門下發、上報的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等）原則上統一采用協同辦公系統（OA）發送，特殊情況打印紙質文件六、附則

本規定自2011年5月4日起試行。在試運行期間，公司全面利用OA系統處理文件發送、信息溝通，將逐步推行自動化辦公流程，以實現真正意義上的無紙辦公，加快公司的現代企業信息科學化建設。各部門在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向信息化部反映，以便對本規定進行修改。第九篇：XXX集團知識地圖使用及管理方法一、企業知識地圖的概念企業知識地圖是利用現代化信息技術制作企業知識資源的導航系統，具體包括兩局部內容：一是企業知識資源的總目錄及各知識點間的關聯；二是人員專家網絡，即對企業員工的知識技能及相關領域專家的描述，以及建立知識與人、人與人之間的聯系。它描繪一個組織系統中的知識存量、結構、功能、存在方位以及查詢路徑等。二、企業知識地圖的作用有助于企業知識的重復利用，有效地防止知識的重復生產，節約檢索和獲取時間；發現“知識孤島〞并在它們之間建立聯系，以促進知識共享發現企業內部能有效促進學習的非正式社團；為知識工程評估提供基礎；協助員工快速獲取所需知識；通過提供知識的檢索，來協助企業決策及業務問題的解決；提供更多的學習、利用知識的時機;協助組織機構開掘其智力資產的價值,有助于知識資產的創造和評價;使組織機構內各種專家技能轉化為顯性知識并進而內化為組織的知識資源；有助于建立適宜的組織知識管理基礎設施。三、企業知識地圖的功能企業知識地圖的搜索導航功能在大量的企業知識里面，知識地圖對概念和知識關聯進行表述或分類，使用戶快速找到他們所需要的知識點，然后重新返回到相關的知識源。知識源可能指人，文獻資料，非出版的原始資料，甚至可以是推動某一事務進展的原動力（特定的環境，職位，地位等）。知識地圖還支持用戶的模糊查詢，它可以將相毗鄰的知識單元聯系起來并進行詳細的描述。企業知識地圖的培育評估功能企業進行知識管理主要有以下幾種類型：評估知識，開發知識，進行以工程為基礎的學習，管理知識工人。而知識地圖描述知識的過程，也是評估原有知識的過程，由此可見知識地圖對評估知識的作用。并且它對知識的開發、共享和應用都起到了十分重要的作用。揭示企業中的隱性知識由于隱性知識存在于人腦中，很難顯性表述，或者轉化本錢太高，或在提煉過程中會失去很多特性，而這些特性可能比共性的東西更有價值，因此，找到擁有知識的人，也就找到了需要的知識。知識地圖還能揭示外部專家的知識，從而將外部的專家資源納入資源網絡中，使內部人員可以方便地獲得外部的支持。揭示知識節點之間以及知識節點與人或特定事件相互之間的關系知識地圖通過揭示款目之間的關系實現知識的提取和共享，如等級關系、相關關系、因果關系、邏輯關系、評價關系等。每個知識節點與其他存在關系的節點相連，與相關的人員相連，與相關的事件相連，這樣就構成了一個知識網絡。順著這個網絡，可以找到所有與節點相關的東西。有助于增強企業的學習能力，并使新員工盡快適應工作崗位員工通過在地圖中漫游和查詢不僅可以進行實時學習，還可以發現新的關聯創造新知識。知識地圖也可以幫助新員工或重新分配工作的員工找到自己在組織中的角色以及學習如何開展工作。識別不同系統內的知識資源知識地圖通過獲取、集成企業其它系統(如ERP、PLM、CRM等)中的知識來擴展它的能力。作為企業的一種知識財產清單知識地圖還可以作為一種評估企業的知識現狀，展示可以利用的資源，發現需要填補的空白的工具。四、XXX企業知識地圖企業知識地圖的創立OA系統試運行及上線階段，各部門關鍵用戶組織部門成員整理上傳已有企業知識文檔。識別知識地圖關鍵用戶群，如企業領導，業務部門員工，明確用戶的需求。明確知識地圖的目標、適用范圍、基礎結構、構成要素、節點關系的定義、鏈接數據的存貯方法等。信息化部OA系統建設主要負責人與供給商泛微技術人員一起構建知識地圖。確定知識地圖的管理者，維護程序等。擴充知識地圖的內容，并反復測評和完善。企業知識地圖的使用企業知識地圖就相像一個自助終端，對于XXX的每個OA用戶，都可以自助瀏覽、查詢及學習授權的知識。主要表達在以下方面：對于新入職員工的入司準備工作說明。對于新入職員工的系統培訓。對于具體崗位所需具備的能力說明。對于業務崗位的工作職責說明。對于業務范圍的定義及日常工作執行說明。對于企業各流程的說明及操作標準指引。對于常見問題及支持效勞的查詢。企業知識地圖的管理方法員工應主動采用知識地圖的方法去學習并解決工作中所遇到的問題。每位員工都有義務維護知識地圖中知識的準確性。知識地圖管理者須對知識地圖及時更新。員工對知識地圖有任何建議或意見請反應至信息化部。員工不得對外泄露企業知識地圖資源。第十篇：XXX集團知識討論組引言XXX集團協同辦公(OA)系統是所有員工日常辦公所用到的系統，覆蓋范圍廣，涉及各部門業務流程及員工日常管理工作流程。OA系統的使用過程，也是企業知識的沉淀積累分享的過程，這有助于員工的快速成長與提升。通過確認和有效利用已有的知識，并對各種知識進行連續性管理，到達提高企業的 創新能力和創造價值能力，以滿足企業持續開展的需要，提升企業核心競爭力。企業知識的創造積累分享是增強企業核心競爭力的源泉，企業知識可以分為顯性知識和隱性知識。顯示知識包括行業標準、日常事務處理流程、規則、制度等較為容易整理的知識；隱性知識則為那些隱藏在員工頭腦中的經驗、想法、工作技巧、捷徑等不能輕易挖掘出來的知識。由此可見，隱性知識不易模仿，不易復制，它是構成一個企業形成核心競爭力的真正源泉。那么如何有效地創造及捕捉企業隱性知識呢？答復是必須注重企業知識的共享、交流。知識的共享及交流，除了運用頭腦風暴法，還有一種比較常見的方式就是建立知識討論組。每個企業都是一個個小團隊的集合體，其中每個獨立的團隊在相互交流的過程中可以將彼此的意見放大，帶來一些意想不到的新火花，從而推動企業的知識共享和知識創新。XXX集團知識討論組的組建知識討論組構成三要素：領域：知識組因為共同的興趣而組建在一起的，組的成員對于這個領