華住酒店合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范華住酒店各類合同的管理流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環節合法合規，有效防范法律風險，維護酒店的合法權益，保障酒店業務的順利開展。2.適用范圍本制度適用于華住酒店及其下屬各門店、分公司在經營管理活動中所涉及的各類合同，包括但不限于租賃合同、采購合同、服務合同、勞動合同、合作協議等。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂、履行等必須符合國家法律法規的規定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責分工1.法務部門負責審核合同的合法性、合規性，對合同條款進行法律風險評估，并提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草工作，協助業務部門解決合同履行過程中的法律問題。負責合同糾紛的處理，代表酒店參與訴訟、仲裁等法律程序。2.業務部門作為合同的承辦部門，負責合同的前期調研、談判、起草、送審、簽訂、履行、變更、終止等具體工作。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調查核實，確保合同簽訂的安全性。及時向法務部門通報合同履行過程中的重大事項和風險情況，配合法務部門處理合同糾紛。3.財務部門負責審核合同的財務條款，包括付款方式、結算周期、發票開具等，確保合同的財務安排合理、合規。監督合同款項的收付情況，及時進行賬務處理，確保資金安全。協助業務部門進行合同成本效益分析，為合同決策提供財務支持。4.行政部門負責合同的編號、歸檔、保管等工作，建立合同管理檔案，確保合同資料的完整性和可查閱性。按照規定的流程和權限，對合同進行蓋章管理，確保合同蓋章的規范性和嚴肅性。三、合同簽訂流程1.合同立項業務部門根據工作需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、對方當事人、合同標的、合同金額、履行期限、履行地點等基本情況，并闡述簽訂合同的必要性和可行性。2.合同調研業務部門對立項合同進行調研，收集對方當事人的主體資格、經營范圍、經營狀況、信用等級等信息，評估對方的履約能力和信譽情況。同時，了解市場行情，掌握同類合同的價格、條款等信息，為合同談判和起草提供參考依據。3.合同談判業務部門與合同相對方就合同條款進行談判，明確雙方的權利和義務。談判過程中，應充分考慮酒店的利益和風險，爭取有利的合同條款。對于重大合同或涉及復雜法律問題的合同，法務部門應參與談判過程，提供法律支持和指導。4.合同起草業務部門根據談判結果，起草合同文本。合同文本應使用規范的語言文字，條款清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義性的表述。合同內容應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等必備條款。同時，應根據合同的性質和特點，約定其他必要的條款。5.合同審核業務部門將起草好的合同文本提交給法務部門進行合法性審核。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。審核意見應明確指出合同中存在的法律問題和風險點，并提出修改建議。業務部門根據法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交給法務部門進行審核，直至審核通過。合同文本經法務部門審核通過后，業務部門將合同文本提交給財務部門進行財務條款審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。審核意見應明確指出合同中存在的財務問題和風險點，并提出修改建議。業務部門根據財務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交給財務部門進行審核，直至審核通過。6.合同審批業務部門將經法務部門和財務部門審核通過的合同文本提交給酒店管理層進行審批。酒店管理層應根據合同的性質、金額、風險程度等因素，按照規定的審批權限進行審批。對于重大合同或涉及重要事項的合同，應提交酒店董事會或總經理辦公會進行審議批準。7.合同簽訂合同經審批通過后，業務部門負責與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同雙方的簽字（蓋章）手續齊全，合同文本的份數符合要求。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本分發給法務部門、財務部門、行政部門等相關部門存檔。四、合同履行與監督1.合同履行合同簽訂后，業務部門作為合同的履行部門，應按照合同約定全面履行自己的義務，確保合同的順利履行。在合同履行過程中，如發現對方當事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時采取措施，要求對方當事人糾正違約行為或協商解決問題，并將有關情況及時通報給法務部門和其他相關部門。2.合同監督法務部門、財務部門、行政部門等相關部門應按照各自的職責，對合同履行情況進行監督檢查。法務部門負責監督合同的履行是否符合法律法規的規定，及時發現和解決合同履行過程中的法律問題。財務部門負責監督合同款項的收付情況，確保合同款項的及時、足額收回和支付，防止出現財務風險。行政部門負責監督合同的歸檔、保管等情況，確保合同資料的完整性和可查閱性。3.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應及時與合同相對方協商，達成一致意見后簽訂合同變更協議。合同變更協議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應經過法務部門、財務部門審核和酒店管理層審批。4.合同終止合同履行完畢或出現法定終止情形時，合同自動終止。合同終止后，業務部門應及時通知合同相對方，并辦理相關的結算、清理等手續。對于因合同變更、解除等原因導致合同終止的，業務部門應按照規定的流程辦理相關手續，并將有關情況及時通報給法務部門、財務部門、行政部門等相關部門。五、合同糾紛處理1.糾紛預防業務部門在合同簽訂和履行過程中，應加強與合同相對方的溝通協調，及時了解對方的需求和意見，避免因誤解或溝通不暢引發合同糾紛。法務部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現潛在的合同糾紛風險，并提出防范措施和建議。2.糾紛處理當合同糾紛發生時，業務部門應及時收集相關證據材料，分析糾紛的原因和責任，與合同相對方進行協商解決。如協商不成，業務部門應及時將糾紛情況通報給法務部門，由法務部門根據具體情況決定是否通過訴訟、仲裁等法律途徑解決糾紛。在糾紛處理過程中，業務部門、法務部門等相關部門應密切配合，共同維護酒店的合法權益。六、合同檔案管理1.檔案建立行政部門負責建立合同管理檔案，對合同的立項申請、調研資料、談判記錄、合同文本、審核意見、審批文件、履行情況記錄、變更協議、終止協議、糾紛處理文件等相關資料進行分類整理、編號歸檔。2.檔案保管合同管理檔案應妥善保管，確保檔案資料的完整性和安全性。檔案保管期限應按照國家法律法規和酒店的相關規定執行。3.檔案查閱因工作需要查閱合同管理檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到行政部門辦理查閱手續。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。七、合同信息化管理1.建立合同管理系統酒店應建立合同管理系統，實現合同的在線起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、終止等全過程信息化管理。合同管理系統應具備合同模板管理、流程定制、權限設置、數據統計分析等功能，提高合同管理的效率和準確性。2.數據錄入與維護業務部門應按照合同管理系統的操作規范，及時將合同的相關信息錄入系統，并確保信息的準確性和完整性。行政部門負責對合同管理系統中的數據進行定期維護和備份，防止數據丟失或損壞。3.系統應用與培訓酒