公司文書傳閱管理制度一、總則（一）目的為了規范公司文書傳閱流程，確保公司各類文件能夠及時、準確地傳達給相關人員，提高工作效率，避免文件丟失或延誤，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有文書的傳閱管理，包括但不限于公司紅頭文件、通知、報告、合同、協議等各類正式文件以及重要電子郵件。（三）基本原則1.及時準確原則：文書傳閱應確保文件能夠迅速傳遞到相關人員手中，且傳遞過程中信息準確無誤，不發生遺漏、誤傳等情況。2.責任明確原則：明確各環節傳閱人員的職責，確保每個環節都有專人負責，避免出現推諉扯皮現象。3.保密原則：涉及公司機密的文書，在傳閱過程中要嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。二、文書的分類與編號（一）文書分類1.行政類文書：包括公司紅頭文件、行政通知、會議紀要等，主要用于傳達公司行政決策、工作安排等。2.業務類文書：如合同、協議、業務報告、項目方案等，與公司具體業務相關。3.財務類文書：涵蓋財務報表、預算報告、費用報銷文件等。4.人事類文書：例如招聘計劃、員工檔案、績效考核文件等。（二）編號規則為便于文書的管理和查詢，對各類文書進行統一編號。編號格式為：[年份][部門代碼][流水號]。其中，年份為文書產生的年份，采用公元紀年，取后兩位數字；部門代碼按照公司各部門的簡稱設定，具體如下：|部門|部門代碼|||||總經理辦公室|GB||人力資源部|HR||財務部|FW||市場部|SC||銷售部|XS||技術部|JS||生產部|SC||采購部|CG||行政部|XZ|流水號為該部門當年產生的文書順序號，從001開始依次遞增。例如，人力資源部2023年產生的第5份文件編號為：23HR005。三、文書傳閱流程（一）收文登記1.公司設立專門的文書收發崗位，負責各類文書的接收與登記工作。2.收文人員收到文書后，應仔細核對文件的名稱、份數、來源等信息，并在《文書收文登記表》上詳細記錄，包括文件編號、收文日期、發文單位、文件標題、份數、密級等內容。3.對于緊急文件，收文人員應立即在登記表上注明“緊急”字樣，并及時通知相關領導或部門。（二）文件初審1.收文人員對收到的文書進行初步審核，判斷文件的性質、涉及部門及傳閱范圍。2.根據文件內容，確定是否需要呈送總經理批閱，對于一般性文件，可直接進入傳閱環節。3.對于需要呈送總經理批閱的文件，收文人員應在文件首頁附上《文件呈批表》，注明文件來源、標題、擬辦意見等內容，一并呈送總經理。總經理批閱后，根據批示意見進行下一步處理。（三）傳閱安排1.根據文件內容和傳閱范圍，確定傳閱人員名單。傳閱人員名單應包括直接相關部門負責人及需要知曉文件內容的其他人員。2.將需要傳閱的文件放入專門的文書傳閱夾，并在傳閱夾上標明文件編號、標題、傳閱范圍等信息。3.按照確定的傳閱順序，依次將文件傳遞給傳閱人員。傳閱順序一般按照文件涉及事項的重要程度、相關人員的職責范圍以及工作流程進行安排。（四）傳閱過程1.傳閱人員收到文件后，應在《文書傳閱登記表》上簽字確認收到時間，并盡快閱讀文件。2.傳閱人員閱讀文件后，如有意見或建議，可在文件空白處或專門的批注欄內注明，并及時將文件傳遞給下一位傳閱人員。3.對于需要緊急處理的文件，傳閱人員應優先處理，并在規定時間內完成傳閱和反饋。（五）傳閱跟蹤1.設立專門的文書傳閱跟蹤人員，負責對文件傳閱情況進行實時跟蹤。2.跟蹤人員應定期檢查《文書傳閱登記表》，了解文件的傳閱進度，對于超過規定傳閱時間仍未完成傳閱的文件，及時提醒傳閱人員。3.如發現文件在傳閱過程中出現延誤、丟失等異常情況，跟蹤人員應立即采取措施進行查找，并向相關領導報告。（六）文件回收1.文件傳閱完畢后，最后一位傳閱人員應將文件交回文書收發崗位。2.收文人員在收到文件后，應檢查文件是否完整，有無缺頁、損壞等情況，并在《文書傳閱登記表》上記錄文件回收時間。3.對于需要存檔的文件，收文人員應按照公司檔案管理規定進行整理歸檔；對于不需要存檔的文件，經相關領導批準后，可進行銷毀處理。四、文書傳閱的時間規定（一）一般文件傳閱時間一般性文件的傳閱時間原則上不超過[X]個工作日，具體時間根據文件內容的復雜程度和涉及范圍由傳閱跟蹤人員確定。（二）緊急文件傳閱時間緊急文件應立即進行傳閱，傳閱人員收到文件后應在[X]小時內完成閱讀，并及時傳遞給下一位傳閱人員。整個傳閱過程應在[X]個工作日內完成。（三）特殊情況處理如遇特殊情況，導致文件無法在規定時間內完成傳閱，傳閱人員應及時向傳閱跟蹤人員說明原因，并申請延長傳閱時間。經相關領導批準后，可適當延長傳閱期限。五、文書傳閱的保密要求（一）保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務數據、客戶信息等敏感內容的文書均屬于保密范圍。（二）傳閱要求1.保密文件應在專門的保密環境下進行傳閱，傳閱人員不得將文件帶出規定的傳閱區域。2.傳閱人員應嚴格遵守保密規定，不得私自復印、摘抄、傳播保密文件內容。3.如因工作需要必須復印保密文件，應經文件管理部門負責人批準，并在復印件上注明“保密”字樣，嚴格控制復印件的發放范圍。（三）監督與處罰1.公司設立保密監督崗位，定期對文書傳閱過程中的保密情況進行檢查。2.對于違反保密規定的傳閱人員，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；如因泄密給公司造成損失的，將依法追究相關人員的法律責任。六、文書傳閱的權限規定（一）不同層級人員的傳閱權限1.總經理有權傳閱公司所有文件，包括機密文件。2.副總經理及以上級別管理人員有權傳閱涉及公司重大決策、重要業務等相關文件。3.部門負責人有權傳閱本部門業務范圍內的文件以及與其他部門協調工作所需的文件。4.普通員工根據工作需要，在部門負責人的安排下傳閱相關文件。（二）特殊文件的傳閱權限對于涉及公司核心機密、重大利益的文件，傳閱權限將根據文件的具體內容和重要程度另行規定，必要時需經公司高層領導集體研究決定傳閱范圍。七、文書傳閱的存檔與查閱（一）存檔要求1.文書收發崗位應定期將傳閱完畢的文件進行整理歸檔，按照公司檔案管理分類標準進行分類存放。2.歸檔文件應保持完整、整潔，如有破損或缺失應及時進行修復或補充。3.建立文書傳閱檔案目錄，詳細記錄每份文件的編號、標題、歸檔日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。（二）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱存檔文書時，應填寫《文書查閱申請表》，注明查閱文件的編號、標題、查閱原因等內容，經所在部門負責人簽字同意后，到文書檔案管理部門查閱。2.文書檔案管理部門應根據申請表提供相應文件，并對查閱過程進行監督，確保文件的安全和完整。查閱人員不得在文件上涂改、標記或損壞文件。3.涉及公司機密的