公司樣品申請管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品申請流程，確保樣品的合理使用與有效管理，提高工作效率，保障公司業(yè)務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門因業(yè)務需要申請樣品的相關活動。（三）基本原則1.必要性原則：樣品申請應基于真實的業(yè)務需求，確保申請的樣品對于業(yè)務推進具有實質性幫助。2.合理性原則：申請數(shù)量應根據(jù)實際業(yè)務需求合理確定，避免過度申請造成資源浪費。3.審批規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定的審批流程進行申請，確保審批環(huán)節(jié)嚴謹、公正。4.責任明晰原則：明確樣品申請、使用、保管等各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人。二、樣品申請流程（一）申請準備1.需求評估：各部門在申請樣品前，應充分評估業(yè)務需求，明確所需樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細信息。2.信息收集：收集與樣品相關的技術資料、市場信息等，以便更好地說明申請的必要性。（二）申請?zhí)峤?.填寫申請表：申請人需認真填寫《樣品申請表》，詳細注明申請部門、申請人、申請日期、樣品名稱、規(guī)格型號、申請數(shù)量、申請理由、預計歸還日期等內容。2.附件提供：附上相關的技術資料、市場調研報告等作為申請的支撐材料。3.提交審批：將填寫完整并簽字蓋章的申請表及附件提交至部門負責人進行初審。（三）部門初審1.審核內容：部門負責人對申請表及附件進行審核，重點審查申請理由是否充分、申請數(shù)量是否合理、技術資料是否完整等。2.簽署意見：如審核通過，部門負責人在申請表上簽署同意意見，并提交至相關審批層級；如審核不通過，應注明原因并退回申請人進行修改。（四）上級審批1.審批層級：根據(jù)申請樣品的重要性、價值及涉及金額等因素，確定相應的審批層級。一般情況下，申請金額較小的樣品由部門分管領導審批；申請金額較大或涉及重要業(yè)務的樣品需經公司高層領導審批。2.審批要點：上級領導在審批時，應綜合考慮業(yè)務需求、成本效益、公司資源狀況等因素，做出審慎的審批決策。（五）樣品領取1.領取通知：申請人在收到審批通過的通知后，憑有效證件到樣品管理部門領取樣品。2.核對簽收：樣品管理部門與申請人共同核對樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，無誤后申請人簽字簽收。三、樣品使用規(guī)范（一）使用目的樣品的使用應嚴格圍繞申請時確定的業(yè)務目的進行，不得挪作他用。（二）使用范圍僅限于公司內部的業(yè)務洽談、產品測試、技術研發(fā)、市場推廣等相關活動。（三）使用記錄1.使用臺賬：使用部門應建立樣品使用臺賬，詳細記錄樣品的領取時間、使用情況、歸還時間等信息。2.定期更新：定期對使用臺賬進行更新，確保記錄的準確性和完整性。（四）使用監(jiān)督1.內部監(jiān)督：公司內部設立監(jiān)督機制，定期對樣品使用情況進行檢查，確保樣品使用符合規(guī)定。2.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)樣品使用過程中存在違規(guī)行為，應及時責令整改，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。四、樣品保管要求（一）保管責任1.指定專人：各部門應指定專人負責樣品的保管工作，確保樣品安全存放。2.明確職責：保管人員應明確自身職責，嚴格遵守樣品保管制度，做好樣品的日常保管工作。（二）保管環(huán)境1.適宜條件：根據(jù)樣品的特性，提供適宜的保管環(huán)境，如溫度、濕度、通風等條件應符合要求。2.安全防護：采取必要的安全防護措施，防止樣品被盜、損壞、變質等情況發(fā)生。（三）庫存管理1.分類存放：對樣品進行分類存放，便于查找和管理。2.定期盤點：定期對樣品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行處理。五、樣品歸還規(guī)定（一）歸還期限1.按時歸還：申請人應按照申請表中注明的預計歸還日期按時歸還樣品。如有特殊情況需要延期歸還，應提前向樣品管理部門提出申請，并說明延期原因及預計歸還時間。2.逾期處理：如未按時歸還樣品且未辦理延期手續(xù)，將按照公司相關規(guī)定進行處罰。（二）歸還驗收1.外觀檢查：樣品管理部門在接收歸還樣品時，應首先對樣品的外觀進行檢查，確保樣品無損壞、無缺失。2.功能測試：對于部分需要進行功能測試的樣品，應進行相應的測試，確保樣品功能正常。3.驗收記錄：驗收合格后，樣品管理部門在申請表上簽署驗收意見，并做好相關記錄。六、樣品損壞、丟失處理（一）損壞報告1.及時報告：如樣品在使用過程中發(fā)生損壞，使用部門應及時向樣品管理部門報告，并說明損壞原因。2.填寫報告：填寫《樣品損壞報告表》，詳細注明樣品名稱、規(guī)格型號、損壞情況、損壞時間、責任人等信息。（二）原因調查1.調查核實：樣品管理部門接到報告后，應及時對損壞原因進行調查核實。如因人為因素導致?lián)p壞，應確定責任人。2.責任認定：根據(jù)調查結果，明確樣品損壞的責任歸屬。（三）處理措施1.修復或賠償：對于可修復的樣品，由責任部門負責修復；對于無法修復或造成重大損失的樣品，責任部門應按照樣品的市場價值進行賠償。2.記錄備案：將樣品損壞、丟失的處理情況進行詳細記錄備案，作為公司內部管理的參考依據(jù)。七、樣品費用管理（一）費用預算1.預算編制：各部門在申請樣品時，應同時編制樣品費用預算，明確所需費用的項目、金額等信息。2.審核審批：樣品費用預算應納入公司整體預算管理流程，經過相關部門審核和領導審批后執(zhí)行。（二）費用報銷1.報銷憑證：申請人在樣品使用完畢后，應及時整理相關費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。2.報銷流程：遵循公司規(guī)定的費用報銷流程，確保報銷手續(xù)齊全、合規(guī)。（三）費用控制1.定期分析：財務部門定期對樣品費用支出情況進行分析，評估費用使用的合理性和效益性。2.優(yōu)化調整：根據(jù)分析結果，提出費用控制建議，對不合理的費用支出進行優(yōu)化調整。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對樣品申請、使用、保管等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，確保制度執(zhí)行的有效性。2.日常檢查：相關管理部門不定期對樣品管理情況進行日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核辦法1.考核指標：制定樣品申請管理制度考核指標，包括申請流程合規(guī)性、樣品使用規(guī)范性、保管責任落實情況、費用控制效果等方面。2.考核周期：定期進行考核，考核結果與部門及個人績效掛鉤。（三）獎懲措施1.獎勵：對于在樣品管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予相應的獎勵，如表彰、獎金等。2.懲罰：對于違反樣品申請管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。九、附則（一）解釋權本制度由公司人事總監(jiān)負責解釋。（二）修訂與完善1.定期review：根據(jù)公司