公文管理制度

第一章總則

第一條為了實現公司公文處理作的規范化、標準化和制度化,

提高公文處理的質量和效率，保證公文的嚴肅性，根據《國家行政機

關公文處理辦法》的原則，結合公司實際，特制定本制度。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、規范，必須嚴格

執行有關保密法規，確保公司商業秘密的安全。

第三條公司各部門應當高度重視公文處理工作，遵守本制度

并加強對公文處理工作的領導和檢查。養成實事求是和認真負責的工

作作風，提高公文處理工作的效率和質量。

第二章公司綜合部是公文處理的歸口管理部門，主管公司并指導

各部門公文處理工作.負責公司公文的統一收發、分辦、傳

遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

第三章凡以公司名義行文的一切書面文件（含電子文件），均適

用本制度。

第四章公文種類

（一）公司常用公文種類主要包括：

（二）決定：用于對重要事項作出決策和安排。

（三）意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（四）通知：用于任免干部，傳達上級指示，轉發上級和不相隸

屬有關單位的公文，發布要求各部門辦理和有關單位需要周知或者

共同執行的事項。

（五）通報：用于表彰先進、批評錯吳、傳達重要精神、交流重

要情況。

（六）報告：用于向上級領導匯報工作、反映情況、答復上級有

關單位的詢問。

（七）請示：用于向上級領導或有關單位請求指示、批準。

（八）批復：用于公司回復有關單位的請示。

（九）制度（辦法）：用于發布公司的規范經營管理等行為的規

章制度，用于對特定范圍內工作和事務制定具有約束力的行為規范。

第四條函：用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢

問和答復問題，向與公司無隸屬關系的有關業務主管部門請求批準

相關事項等。

會議紀要：用于記載和傳達公司內各有關重要會議主要精神和

議定的事項。

公文按照行文方向分為：

上行文：指下級機關向所屬上級機關的發文，如請示、報告。

第五章平行文：指平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，主要

是函，也包括一些紀要。

第六章下行文：指上級機關對所屬下級機關的發文，如決定、通

知、通報、批復等。

第七章公文格式

第八條規范的公文一般由發文字號、標題、緩急程度、秘密等

級、主送單位/部門、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送

單位/部門、印發單位/部門等部分組成。

涉及公司商業秘密的公文應當標明密汲。其中，“絕密”、“機密”

級公文還應當標明份數序號。

公文按機密程度可分為以下幾類：

1.絕密：指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的公文。

2.機密：指次為重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員

透露的公文。

（一）3.秘密：指不宜向公司以外人員透露內容的公文。

（二）4.普通：指非秘密公文。如附有其他調查問卷之類的

重要東西，則另當別論。

（三）5.傳閱：指在本公司內部傳閱或傳達的公文。

（四）緊急文件應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（五）發文亙位標識應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱

加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。

（六）發文字號應包括公司代字、年份、序號組成。

（七）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中“請示”應

當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（八）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明

公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加

書名號外，一般不用標點符號。標題用2號方正小標宋簡體字居中排

布。

（九）正文是公文的主體部分。用3號仿宋體字。

（十）主送些位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規

范化簡稱、統稱。

（十一）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他

單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

（十二）公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明

附件序號和名稱。應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字

標識。

（十三）成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為

準；領導簽發的，以領導簽發的日期為準；一般信函、傳真，以發出

日期為準。

（十四）內容不宜對外公開的，應當在文件首頁右上角適當位

置注明“內部文件”。

第五條公文除會議紀要以外，應當加蓋印章。

第八章公文應當標注主題詞。上行文按照上級單位的要求標注主

題詞。“主題詞”用3號黑體字，后標全角冒號，詞目用3號

黑體字，詞目為三個能反應文章內容的詞組，詞目之間空1

字。

第九章公文用紙一般采用國際標準A4型（210mniX297mni）,左側

裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第十章行文規則

第六條行文應當確有必要，注重效用。

第七條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得

越級請示和報告。

第八條上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。

第H■一章公司內設部門機構原則上不得對外正式行文，只就一般事

務性函行文。

第十二章“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同

時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單

位。“報告”不得夾帶請示事項。

第十三章文件編號

每份文件都必須設置編號，不得重復或遺漏。

（一）紅頭文件

紅頭文件的編號按國家公文編號有關標準執行。

（例：連誠[2017]1號，表示為“河南連誠建筑安裝工程有限公

司2017年第1號紅頭文件”）

（二）會議紀要

按年度順序編“連誠字L20XX]X號”。

（三）其他類型的文件

第十四章公司其他文件，根據業務發展和管理的需要，另行確定。

第十五章發文辦理

第九條發文辦理包括擬稿、核稿、簽發、校對、用印、登記、

分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

擬稿：公文由相關部門負責擬稿，初稿形成后，經相關部門會

簽；擬稿部門針對會簽意見修訂，形成正式文稿。草擬公文應當做到:

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚,

直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，

第三層為"1.”第四層為"（1）”。

（四）引用公文應當先引標題，后引發文字號。

第十條（五）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注

明簡稱。

（六）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、

詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使

用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

核稿：正式文稿經部門負責人審核，交辦公室主任復核。

核稿把關的重點是：

（一）是否需要行文；

（二）是否符合國家的法律法規和方針政策及有關規定；

（三）涉及多個部門的文件是否已會簽；

（四）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；

（五）文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有

關規定。

第十一條印制。對文件打印清樣進行全面校對無誤后方可

印制；印件要格式正確、整潔、美觀、份數準確。綜合部負責紅頭文

件的印制和裝訂。

第十六章收文管理

第十二條綜合部負責公司外來文件以及各部門報送公司領

導的文件的處理。各部門負責本部門外來文件以及公司下發文件的處

理。

第十三條收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批

辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十四條簽收：收到文件應以簽字或蓋章的方式給發文單位

以憑據。

第十五條登記：對收文的特征和辦理要求進行記載，如

標題、發文單位、緩急度等。

第十六條擬辦：各部門收到的外來文件，對指名或親啟件

原則上直接送收件人；不能明確收件人或重要來件應先匯總至公司綜

合部，由綜合部拆開后據情填寫《收文處理簽》提出辦理意見，送上

級領導批閱。

第十七條分發：綜合部根據領導批示，對來文進行跟進辦

理，對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負責傳達；對需要

傳閱的文件送達給相關責任人，并做傳閱登記。

第十七章承辦：各責任部門（責任人）對需要辦理的事項應及時進

行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部

門應當直接答復呈文單位；凡涉及其他部門業務范圍的事項,

承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級領導

審批的事項，承辦部門應當提出欠理意見并代擬文稿，一并

送請上級領導審批。承辦情況與出門或個人績效考核結合。

第十八章督辦：綜合部有權對承辦情況進行督促檢查。督辦貫穿于

簽批事項處理的各個環節，根據事項的緊急程度隨時或者定

期向領導反饋辦理情況。

第十九章時間控制：各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均要

求辦理的時效性；其中，普通件辦理控制在48小時內，急件

辦理控制在24小時內，特急件應立即辦理。各責任人應在相

應時間范圍內向公司領導、綜合曾反饋辦理情況。公文辦理

時效納入部門或個人績效考核。

第二十章附則

本制度由公司行政部負責解釋，并修訂完善。

本制度自公布之日尾施行

附件：

公文模板目錄

一、A4型公文紙頁邊及版心尺寸

二、紅頭文件紙

四、請示

五、報告

六、部門間工作聯系單

七、決定

八、通知

九、批復

十、通告

十一、會議紀要

十二、傳閱單

十三、文件簽收單

1

1，

\J

(7mm±1mm夭頭

------------>

28mm±1mm訂口

-

E

C

A4型公文紙頁邊及版心尺寸

7mm

1

丁

—1—

'156mm*

<------------210mm-------------------------A

連誠公司文件

XX字（20XX）XX號（仿宋三號居中）（紅色反線距此

4mm）

標題（宋體小二號居中）

主送單位（仿宋三號左側頂格）：

自然段（左空2字）XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件：LXXXX（仿宋三號左空2字）

2.XXXXXXX

（蓋章生效）

二。一年月日（右空4字）

主題詞（黑體三號居左頂格）：詞目（宋體小三號）

抄送（仿宋三號左空1字）：XXX、XXX

印發機關（仿宋三號左空1字）201年月日印發

連誠內部請示秘密

XX請字（）號特急

總經理或總經理授權人批示：

主管副總經理意見：

標題：

內容摘要：

附件：1.

2.

呈文部門：

簽報人：

經辦人：

聯系電話：

年月日

聯系電話：

注：辦公室負責審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后。

會簽頁

文件名及

字號：會簽內容

會簽單位

會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：

負責人簽字：簽字時間：年月日

負責人簽字：簽字時間：年月日

會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：

負責人簽字：簽字時間：年月日

負責人簽字：簽字時間：年月日

會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：

負責人簽字：簽字時間：年月日

負責人簽字：簽字時間：年月日

會簽意見（需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見）：

負責人簽字:簽字時間:年月日

負責人簽字:簽字時間:年月日

原件存檔部門復印件存檔部門

關于XXX問題的請示

（標題二號宋體字加粗居中）

Xxx：（主送機關和正文:仿宋3號）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXX

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

（呈文單位）

二。一年月日

連誠內部報告秘密

XX報字（）號特急

總經理或總經理授權人批示：

主管副總經理意見:

標題：

內容摘要:

附件：1.

2.

簽報人：呈文部門：

經辦人：

年月日聯系電話：

聯系電話：

原件存檔部門復印件存檔部門

注：辦公室負責審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后。

關于XXX問題的報告

（標題二號宋體字加粗居中）

XXX：（主送機關和正文：仿宋3號）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

（呈文單位）

-OO年月日

工作聯系單

日期：

編號：

題目

收件部門收件人

具

體

內

容

發文部門部門負責人

辦理期限

對方簽收

備注

關于XXX的決定（標題二號宋體字加粗居中）

XX決字（）號

正文（仿宋3號）

為此，特決定如下:

發文單位/部門（蓋章）

二。。八年X月X日

主題詞：（黑體小三）XXXX決定（宋體小三）

主送：XXX部——

抄送：XXX部________________________________________

份數：共印X份存X份發X

份

發文單位/部門20XX年X月X日印

關于XXX的通知（標題二號宋體字加粗居中）

主送單位：（主送機關和正文：仿宋3號）

為了XXXXXXXX,經XXXXXXXX研究決定：

、XXXX；

二、xxxx；

三、XXXXo

特此通知。

發文單位/部門（蓋章）

二OO八年X月X日

主題詞：（黑體小三）XXXX通3知（宋體小三）

主送：XXX部一

抄送：XXX部___________________________________________

份數：共印X份存X份發X

份

發文單位/部門20XX年X月X日印

關于XXX請示的批復（標題二號宋體字加粗居中）

XX批字（）號

XX單位/部門：（主送機關和正文：仿宋3號）

你公司XX字[2017]1號