學校物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校物業(yè)管理檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學校物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校內所有物業(yè)管理活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于物業(yè)接管驗收資料、設施設備管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、安全保衛(wèi)管理檔案、客戶服務檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校物業(yè)管理檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映物業(yè)管理活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集物業(yè)管理過程中形成的各類文件、資料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及學校機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校物業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校物業(yè)管理檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂和保管。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。5.負責檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。6.對過期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性。（二）各部門職責1.負責本部門在物業(yè)管理活動中形成的文件、資料的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管等。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，并做好記錄。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.負責檔案的信息化管理，錄入和維護電子檔案數(shù)據(jù)。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)接管驗收資料：包括物業(yè)竣工驗收報告、接管驗收記錄、房屋及附屬設施設備清單等。2.設施設備管理檔案：設施設備臺賬、維修保養(yǎng)記錄、運行記錄、故障處理記錄、更新改造記錄等。3.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案：環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、清潔消毒記錄、垃圾清運記錄等。4.安全保衛(wèi)管理檔案：安全保衛(wèi)制度、巡邏記錄、門禁管理記錄、監(jiān)控錄像資料、突發(fā)事件處理記錄等。5.客戶服務檔案：客戶投訴記錄、維修服務記錄、回訪記錄、滿意度調查資料等。6.其他與物業(yè)管理相關的文件、資料，如合同協(xié)議、會議紀要、工作計劃、總結報告等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集應做到真實、準確、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案資料，應進行初步整理，去除無關的紙張、雜物等，確保檔案的整潔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內容和性質，將檔案分為不同的類別，如物業(yè)接管驗收類、設施設備管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、安全保衛(wèi)管理類、客戶服務類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對紙張較多的檔案資料，應進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內容。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每月底前將本月形成的檔案資料整理好，移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大事件、重要項目等形成的檔案資料，應在事件結束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應按照檔案管理制度的要求，對各部門移交的檔案進行認真審核，確保檔案的質量。2.對審核合格的檔案，應及時進行歸檔，并在檔案管理臺賬上進行登記。3.歸檔的檔案應做到分類準確、編號清晰、裝訂整齊、目錄完整。（三）保管期限1.學校物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：物業(yè)接管驗收資料、重要合同協(xié)議、涉及學校重大權益的文件等。3.長期保管的檔案包括：設施設備管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、安全保衛(wèi)管理檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：客戶服務檔案、一般性文件資料等，保管期限為[X]年。（四）保管方式1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對電子檔案，應進行備份，并存儲在安全的存儲設備上，定期進行檢查和維護。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.學校內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及學校機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)學校相關領導批準，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負責人簽字同意后，將申請表提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱人到檔案庫房查閱檔案。4.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中應保持檔案的整潔，不得涂改、損壞檔案內容。5.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（三）借閱權限1.學校內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.涉及學校機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)學校相關領導批準，不得借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息。2.所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，將申請表提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記薄》。4.借閱人應在《檔案借閱登記薄》上簽字確認，領取檔案。檔案管理人員應將檔案從庫房中取出，交給借閱人，并提醒借閱人注意檔案的保管和歸還期限。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內容。如因工作需要必須復印、摘錄檔案內容的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。6.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還的，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。7.檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.檔案的保管期限已滿，且已失去保存價值的。2.檔案內容已被新的文件資料所替代，且原檔案已無參考價值的。3.檔案內容涉及學校機密、商業(yè)秘密和個人隱私，且已過保密期限，經(jīng)學校相關領導批準可以銷毀的。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進行鑒定。3.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。4.對經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，報學校相關領導批準。（四）銷毀方式1.經(jīng)學校相關領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案。2.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案內容無法恢復。如采用焚燒、粉碎等方式。3.銷毀檔案時，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立學校物業(yè)管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、查詢和利用，提高檔案管理的工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質檔案內容錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立電子檔案目錄。2.檔案數(shù)據(jù)維護：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。對檔案數(shù)據(jù)進行更新和維護，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.檔案檢索查詢：利用信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。4.檔案在線借閱：通過信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線借閱申請、審批和歸還