學(xué)校電子資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校電子資料的管理，確保電子資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，提高學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)過(guò)程中所涉及的電子資料的管理。（三）定義本制度所稱(chēng)電子資料，是指以電子形式存在的各種文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像、音頻、視頻等資料，包括但不限于教學(xué)課件、科研報(bào)告、行政公文、學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)、圖書(shū)資料電子版等。（四）管理原則1.集中管理與分散管理相結(jié)合原則學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的電子資料管理部門(mén)或崗位，負(fù)責(zé)全校電子資料的統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)；同時(shí)，各部門(mén)、各單位根據(jù)自身工作需要，負(fù)責(zé)本部門(mén)電子資料的日常管理。2.分類(lèi)管理原則按照電子資料的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，確保電子資料的安全，防止資料泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則在確保安全保密的前提下，充分考慮電子資料的利用需求，提供便捷的查詢(xún)、借閱和使用服務(wù)。二、電子資料的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門(mén)、各單位在工作中產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件，包括發(fā)文、收文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.教師的教學(xué)課件、教案、教學(xué)案例、科研成果、學(xué)術(shù)論文等。3.學(xué)生的畢業(yè)論文、課程作業(yè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、成績(jī)單等。4.學(xué)校圖書(shū)館的電子圖書(shū)、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等資料。5.其他與學(xué)校工作、學(xué)習(xí)相關(guān)的電子資料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.電子資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保資料的規(guī)范性和可讀性。3.對(duì)于重要的電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類(lèi)整理根據(jù)電子資料的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為教學(xué)資料、科研資料、行政資料、學(xué)生資料、圖書(shū)資料等類(lèi)別，再在每個(gè)類(lèi)別下進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)管理為每一份電子資料賦予唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照資料的類(lèi)別、年份、順序等進(jìn)行編制。3.建立索引建立電子資料索引，記錄資料的編號(hào)、名稱(chēng)、作者、日期、存放位置等信息，方便快速查找。三、電子資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.學(xué)校應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的電子資料存儲(chǔ)服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，用于集中存儲(chǔ)電子資料。2.根據(jù)電子資料的重要性和使用頻率，可采用不同的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.鼓勵(lì)采用云存儲(chǔ)等先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)，提高存儲(chǔ)的可靠性和安全性。（二）存儲(chǔ)位置1.電子資料應(yīng)按照分類(lèi)存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾或目錄中，便于查找和管理。2.重要的電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)。（三）保管要求1.定期對(duì)電子資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.做好存儲(chǔ)設(shè)備的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，防止存儲(chǔ)設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于存儲(chǔ)在服務(wù)器上的電子資料，應(yīng)設(shè)置定期備份策略，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止服務(wù)器故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。四、電子資料的訪(fǎng)問(wèn)與使用（一）訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限1.根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置不同的電子資料訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限分為只讀、可編輯、可刪除等級(jí)別。2.學(xué)校管理人員、教師、學(xué)生等應(yīng)根據(jù)各自的工作職責(zé)和權(quán)限訪(fǎng)問(wèn)相應(yīng)的電子資料。3.對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密的電子資料，應(yīng)嚴(yán)格限制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)。（二）使用規(guī)定1.使用電子資料時(shí)應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、傳播、泄露電子資料的內(nèi)容。2.如需對(duì)電子資料進(jìn)行修改或編輯，應(yīng)在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行，并確保修改后的資料符合規(guī)范要求。3.因工作需要借閱電子資料的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管電子資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。（三）共享與協(xié)作1.學(xué)校鼓勵(lì)各部門(mén)、各單位之間進(jìn)行電子資料的共享與協(xié)作，提高工作效率。2.共享電子資料時(shí)，應(yīng)確保資料的安全性和合法性，并明確共享的范圍和權(quán)限。3.在電子資料共享與協(xié)作過(guò)程中，涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問(wèn)題的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。五、電子資料的安全與保密（一）安全措施1.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.定期對(duì)電子資料存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（二）保密制度1.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的電子資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，防止資料泄露。2.接觸和使用機(jī)密電子資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)于不再使用或已過(guò)期的機(jī)密電子資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或妥善保管。（三）應(yīng)急處理1.制定電子資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事故或數(shù)據(jù)泄露事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.一旦發(fā)生安全事故或數(shù)據(jù)泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。六、電子資料的備份與恢復(fù)（一）備份策略1.根據(jù)電子資料的重要性和變化頻率，制定不同的備份策略，如全量備份、增量備份、差異備份等。2.重要的電子資料應(yīng)每天進(jìn)行備份，一般的電子資料可每周或每月進(jìn)行備份。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如異地存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)，以防止本地存儲(chǔ)設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）備份執(zhí)行1.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子資料的備份工作，確保備份任務(wù)按時(shí)執(zhí)行。2.備份過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份存儲(chǔ)位置等信息。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）恢復(fù)測(cè)試1.定期進(jìn)行電子資料恢復(fù)測(cè)試，確保在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.恢復(fù)測(cè)試應(yīng)模擬實(shí)際的災(zāi)難場(chǎng)景，檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力和恢復(fù)流程的有效性。3.根據(jù)恢復(fù)測(cè)試結(jié)果，及時(shí)調(diào)整備份策略和恢復(fù)流程，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)的可靠性。七、電子資料的清理與銷(xiāo)毀（一）清理原則1.定期對(duì)電子資料進(jìn)行清理，刪除過(guò)期、無(wú)用的資料，釋放存儲(chǔ)空間。2.清理電子資料時(shí)應(yīng)遵循謹(jǐn)慎原則，確保重要資料不被誤刪。（二）清理流程1.制定電子資料清理計(jì)劃，明確清理的范圍、時(shí)間、責(zé)任人等。2.各部門(mén)、各單位按照清理計(jì)劃對(duì)本部門(mén)的電子資料進(jìn)行自查和清理。3.電子資料管理部門(mén)對(duì)全校的電子資料清理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保清理工作的徹底性。（三）銷(xiāo)毀規(guī)定1.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的電子資料，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理粉碎等，確保資料無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀電子資料時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀內(nèi)容、銷(xiāo)毀方式等信息。3.涉及學(xué)校機(jī)密的電子資料銷(xiāo)毀，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保資料的安全銷(xiāo)毀。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立電子資料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)全校電子資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)各部門(mén)、各單位的電子資料管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、訪(fǎng)問(wèn)、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.電子資料的安全保密措施是否落實(shí)到位，是否存在安全隱患。3.電子資料的備份與恢復(fù)工作是否正常進(jìn)行，備份數(shù)據(jù)是否完整可用。4.電子資料的清理與銷(xiāo)毀工作是否符合要求，是否存在資料丟失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將電子資料管理工作納入學(xué)校各部門(mén)、各單位的績(jī)效考核體系，對(duì)電子資料管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致電子資料丟失、泄露、損壞等事故的部