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分公司辦公室管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范分公司辦公室日常工作秩序,提高工作效率,確保各項(xiàng)工作順利開展,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于分公司全體員工。(三)基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.倡導(dǎo)高效、協(xié)作、創(chuàng)新的工作作風(fēng)。3.堅(jiān)持公平、公正、公開的管理原則。二、辦公環(huán)境管理(一)辦公區(qū)域布局1.分公司根據(jù)工作職能和人員數(shù)量,合理劃分辦公區(qū)域,包括部門辦公室、會(huì)議室、接待室、資料室等。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的區(qū)域進(jìn)行辦公,不得擅自占用其他部門的空間。(二)辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)施。2.辦公設(shè)施如有損壞或故障,員工應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)修,辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。(三)環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.全體員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生,做到地面無垃圾、桌面無雜物、文件擺放整齊。2.各部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常清潔工作,定期進(jìn)行大掃除。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。(四)安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范,確保員工人身和財(cái)產(chǎn)安全。2.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人財(cái)物,重要文件和貴重物品應(yīng)鎖入文件柜或保險(xiǎn)柜。3.下班時(shí),員工應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備,關(guān)好門窗,切斷電源。4.如發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況,應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告。三、辦公用品管理(一)辦公用品的采購(gòu)1.辦公室負(fù)責(zé)制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃,根據(jù)各部門的需求和庫(kù)存情況,定期采購(gòu)辦公用品。2.采購(gòu)辦公用品應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商,確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)。(二)辦公用品的領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品,應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,到辦公室領(lǐng)取。2.辦公室應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬,記錄辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間、品種、數(shù)量等信息。(三)辦公用品的使用1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品,節(jié)約使用,避免浪費(fèi)。2.對(duì)于貴重辦公用品,如電腦、打印機(jī)等,應(yīng)按照操作規(guī)程使用,定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。(四)辦公用品的盤點(diǎn)1.辦公室應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn),確保賬物相符。2.如發(fā)現(xiàn)辦公用品短缺或損壞,應(yīng)及時(shí)查明原因,并進(jìn)行相應(yīng)的處理。四、文件管理(一)文件的分類1.文件分為上級(jí)文件、公司文件、部門文件、外來文件等。2.上級(jí)文件是指上級(jí)單位下發(fā)的各類文件、通知等;公司文件是指公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等;部門文件是指各部門自行制定的文件、報(bào)告等;外來文件是指與分公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部單位發(fā)來的文件、信函等。(二)文件的收發(fā)1.辦公室負(fù)責(zé)文件的收發(fā)工作,設(shè)立文件收發(fā)登記本,對(duì)文件的收發(fā)時(shí)間、文號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.收到文件后,辦公室應(yīng)及時(shí)將文件送呈分公司領(lǐng)導(dǎo)批閱,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。3.發(fā)文時(shí),辦公室應(yīng)按照文件格式和發(fā)文流程進(jìn)行擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、打印、蓋章、分發(fā)等工作。(三)文件的傳閱1.文件傳閱應(yīng)遵循“快速、準(zhǔn)確、保密”的原則,確保文件及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員手中。2.傳閱文件時(shí),應(yīng)在文件傳閱單上注明傳閱時(shí)間、傳閱人姓名等信息,傳閱完畢后,傳閱人應(yīng)簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要文件,應(yīng)實(shí)行專人專送,確保文件的安全和保密。(四)文件的歸檔1.文件辦理完畢后,辦公室應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行整理歸檔,按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備,便于查閱和保管。3.辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行清理和核對(duì),確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。(五)文件的借閱1.因工作需要借閱文件,應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還,如需延期借閱,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件,不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞文件。五、會(huì)議管理(一)會(huì)議的分類1.會(huì)議分為公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。2.公司例會(huì)是指分公司定期召開的會(huì)議,包括周例會(huì)、月例會(huì)等;部門會(huì)議是指各部門自行召開的會(huì)議;專題會(huì)議是指針對(duì)某一專項(xiàng)工作召開的會(huì)議;臨時(shí)會(huì)議是指因工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議。(二)會(huì)議的組織1.辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作,包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議場(chǎng)地的安排、會(huì)議資料的準(zhǔn)備等。2.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員,明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等信息。3.會(huì)議組織人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地,做好會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,確保會(huì)議順利進(jìn)行。(三)會(huì)議的記錄1.辦公室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等信息。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰,會(huì)后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)會(huì)議主持人審核后,發(fā)送給參會(huì)人員。(四)會(huì)議的執(zhí)行1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議,遵守會(huì)議紀(jì)律,不得遲到、早退、缺席。2.會(huì)議期間,參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容,積極參與討論,不得交頭接耳、玩手機(jī)等。3.對(duì)于會(huì)議決議事項(xiàng),相關(guān)部門應(yīng)按照要求認(rèn)真執(zhí)行,并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。六、印章管理(一)印章的種類1.分公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。(二)印章的保管1.公章由辦公室主任保管,合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人保管,財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管,法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章,確保印章的安全和保密。(三)印章的使用1.使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可使用。2.印章使用時(shí),應(yīng)在《印章使用登記表》上登記使用時(shí)間、用途、蓋章文件名稱等信息。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。(四)印章的停用1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí),辦公室應(yīng)及時(shí)收回印章,并進(jìn)行封存。2.印章停用后,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀,并做好銷毀記錄。七、車輛管理(一)車輛的配備1.分公司根據(jù)工作需要,配備必要的公務(wù)車輛。(二)車輛的調(diào)度1.辦公室負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度工作,根據(jù)工作任務(wù)和用車需求,合理安排車輛。2.員工因工作需要用車,應(yīng)提前填寫《用車申請(qǐng)表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,交辦公室安排車輛。(三)車輛的使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則,安全駕駛,確保行車安全。2.車輛使用過程中,應(yīng)愛護(hù)車輛,保持車輛整潔衛(wèi)生。3.嚴(yán)禁公車私用,如發(fā)現(xiàn)公車私用行為,將嚴(yán)肅處理。(四)車輛的維修和保養(yǎng)1.駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告辦公室。2.車輛需要維修時(shí),駕駛員應(yīng)填寫《車輛維修申請(qǐng)表》,經(jīng)辦公室審核后,送指定的維修廠進(jìn)行維修。(五)車輛的費(fèi)用管理1.車輛的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用由辦公室統(tǒng)一核算和報(bào)銷。2.駕駛員應(yīng)妥善保管車輛費(fèi)用發(fā)票,定期交辦公室審核報(bào)銷。八、保密管理(一)保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等內(nèi)容的文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的經(jīng)營(yíng)策略、財(cái)務(wù)狀況、人事信息等。(二)保密措施1.加強(qiáng)員工保密教育,提高員工保密意識(shí)。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的文件、資料等進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。3.嚴(yán)格控制保密信息的知悉范圍,嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸保密信息。4.與
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