公司報價部門管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司報價部門的工作流程，提高報價工作的準(zhǔn)確性、效率和質(zhì)量，確保公司在市場競爭中能夠提供具有競爭力的價格，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司報價部門全體員工，包括報價專員、報價審核人員等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：報價應(yīng)基于準(zhǔn)確的成本核算、市場信息和公司政策，確保報價數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。2.及時性原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成報價工作，以滿足客戶需求，避免因延誤報價而導(dǎo)致業(yè)務(wù)機會的喪失。3.保密性原則：報價過程中涉及的商業(yè)機密、客戶信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.合規(guī)性原則：報價工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。二、報價流程（一）客戶需求收集1.業(yè)務(wù)部門接到客戶詢價后，應(yīng)及時將詢價信息傳遞給報價部門。詢價信息應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格要求、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)內(nèi)容。2.報價部門在收到詢價信息后，如有疑問應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通確認(rèn)，確保準(zhǔn)確理解客戶需求。（二）成本核算1.報價專員根據(jù)客戶需求，對產(chǎn)品或服務(wù)進行成本核算。成本核算應(yīng)包括直接成本（如原材料、人工、設(shè)備折舊等）和間接成本（如管理費用、銷售費用等）。2.在成本核算過程中，應(yīng)參考?xì)v史成本數(shù)據(jù)、市場價格走勢以及供應(yīng)商報價等信息，確保成本核算的準(zhǔn)確性。3.對于新產(chǎn)品或特殊產(chǎn)品的報價，如有必要，可組織相關(guān)部門進行成本分析和評估，共同確定成本構(gòu)成和價格底線。（三）市場調(diào)研1.報價專員應(yīng)收集同行業(yè)競爭對手的類似產(chǎn)品或服務(wù)的價格信息，了解市場價格水平和價格趨勢。2.市場調(diào)研渠道包括但不限于行業(yè)網(wǎng)站、市場研究報告、供應(yīng)商報價、客戶反饋等。3.根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，分析公司產(chǎn)品或服務(wù)在市場中的競爭力，為制定合理的報價策略提供參考。（四）報價制定1.報價專員根據(jù)成本核算和市場調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司的利潤目標(biāo)和市場策略，制定初步報價方案。2.報價方案應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的價格、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.在制定報價時，應(yīng)考慮不同客戶的需求特點和談判空間，提供靈活多樣的報價組合，以提高報價的吸引力。（五）報價審核1.初步報價方案制定完成后，應(yīng)提交給報價審核人員進行審核。2.報價審核人員應(yīng)從成本合理性、市場競爭力、條款完整性、風(fēng)險評估等方面對報價進行全面審核。3.如發(fā)現(xiàn)報價存在問題，審核人員應(yīng)及時與報價專員溝通，提出修改意見，直至報價符合要求。（六）報價審批1.經(jīng)審核通過的報價方案，應(yīng)按照公司的審批流程提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的整體利益、市場情況和客戶需求，對報價進行最終決策。3.如報價需要調(diào)整，應(yīng)在審批過程中明確調(diào)整意見，并及時反饋給報價部門進行修改。（七）報價發(fā)送1.報價經(jīng)審批通過后，由報價專員按照客戶要求的方式和時間將報價發(fā)送給客戶。2.在發(fā)送報價時，應(yīng)確保報價內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，同時附上公司的聯(lián)系方式和相關(guān)說明。3.發(fā)送報價后，應(yīng)及時與客戶確認(rèn)是否收到報價，并了解客戶對報價的意見和反饋。（八）報價跟蹤與談判1.報價發(fā)出后，報價專員應(yīng)跟蹤客戶的反饋情況，及時了解客戶對報價的意見和態(tài)度。2.如客戶對報價提出疑問或異議，報價專員應(yīng)與客戶進行溝通解釋，必要時組織相關(guān)部門進行談判，爭取達成合作意向。3.在報價跟蹤與談判過程中，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報進展情況，以便公司做出相應(yīng)的決策。三、報價部門人員職責(zé)（一）報價專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)客戶詢價信息的收集、整理和分析，確保準(zhǔn)確理解客戶需求。2.進行產(chǎn)品或服務(wù)的成本核算，收集市場價格信息，制定初步報價方案。3.協(xié)助報價審核人員對報價進行審核，根據(jù)審核意見進行修改和完善。4.按照公司審批流程提交報價審批，并及時將審批通過的報價發(fā)送給客戶。5.跟蹤報價的反饋情況，與客戶進行溝通談判，爭取達成合作意向。6.負(fù)責(zé)報價文件的整理、歸檔和保管，確保報價資料的完整性和保密性。（二）報價審核人員職責(zé)1.對報價專員提交的初步報價方案進行全面審核，確保報價的準(zhǔn)確性、合理性和合規(guī)性。2.從成本、市場、條款等方面對報價進行分析評估，提出審核意見和建議。3.協(xié)助報價專員與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，解決報價過程中出現(xiàn)的問題。4.對報價審核過程中發(fā)現(xiàn)的重大問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，為公司決策提供參考依據(jù)。四、報價文件管理（一）報價文件分類1.客戶詢價文件：包括客戶詢價單、相關(guān)附件等。2.報價文件：包括初步報價方案、報價審批表、最終報價文件等。3.報價跟蹤文件：包括與客戶溝通的記錄、談判紀(jì)要、報價調(diào)整記錄等。（二）報價文件編號1.為便于報價文件的管理和查詢，應(yīng)對報價文件進行統(tǒng)一編號。2.編號規(guī)則可采用“年份+部門代碼+流水號”的形式，例如：2023BQ001，表示2023年報價部門的第1份報價文件。（三）報價文件存儲1.報價文件應(yīng)按照分類進行電子存儲和紙質(zhì)存檔。2.電子存儲應(yīng)建立專門的文件夾或數(shù)據(jù)庫，按照編號順序進行存放，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)存檔應(yīng)將報價文件整理成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案名稱、編號、日期等信息，存放在專門的檔案柜中。（四）報價文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱報價文件時，應(yīng)填寫《報價文件查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到報價部門進行查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱報價文件，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)。3.報價部門應(yīng)建立報價文件查閱登記臺賬，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（五）報價文件保密1.報價文件涉及公司商業(yè)機密和客戶信息，報價部門人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露給無關(guān)人員。2.在報價文件的傳遞、存儲和使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。3.如因工作變動或離職等原因，報價部門人員應(yīng)將所保管的報價文件全部移交，并辦理交接手續(xù)。五、報價工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對報價部門的工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查報價流程的執(zhí)行情況、報價文件的管理情況、報價工作的準(zhǔn)確性和及時性等方面。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核指標(biāo)1.報價準(zhǔn)確性：考核報價數(shù)據(jù)與實際成本和市場價格的符合程度，以報價誤差率為考核指標(biāo)。2.報價及時性：考核報價是否在規(guī)定時間內(nèi)完成并發(fā)送給客戶，以報價按時完成率為考核指標(biāo)。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查，考核客戶對報價工作的滿意度，以客戶滿意度得分作為考核指標(biāo)。4.報價成功率：考核報價后達成合作意向的比例，以報價成功率為考核指標(biāo)。（三）考核方法1.每月對報價部門人員的工作進行考核評分，考核結(jié)果與績效獎金掛鉤。2.考核評分采用自評、上級評價和監(jiān)督小組評價相結(jié)合的方式，綜合確定考核得分。3.對于考核成績優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵；對于考核不達標(biāo)或出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的員工，進行批評教育、績效扣分或調(diào)整崗位等處理。六、附則（一）解釋權(quán)