學生數據檔案管理制度一、總則（一）目的為了規范學生數據檔案的管理，確保學生數據的完整性、準確性和安全性，充分發揮學生數據在學校管理、教學研究、學生發展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校內所有涉及學生數據檔案管理的部門和人員，包括但不限于教務處、學生處、各學院、班主任、任課教師等。（三）基本原則1.真實性原則：學生數據檔案應如實反映學生的真實情況，確保數據的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集學生各方面的數據信息，保證檔案內容的完整性，避免數據缺失。3.準確性原則：對收集到的數據進行準確錄入和整理，確保數據的準確性，防止錯誤信息的產生。4.安全性原則：采取有效措施保障學生數據檔案的安全，防止數據泄露、篡改和丟失。5.保密性原則：嚴格遵守保密規定，對涉及學生個人隱私的數據信息予以保密，未經授權不得泄露。二、學生數據檔案的內容（一）基本信息1.個人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼等。2.家庭信息：父母姓名、職業、聯系方式、家庭住址等。3.入學信息：入學時間、錄取專業、學歷層次、入學方式等。（二）學習成績1.課程成績：每學期各課程的考試成績、平時成績、綜合成績等。2.學業進展：學分完成情況、留級、退學、休學等記錄。（三）獎懲情況1.校內獎勵：如三好學生、優秀學生干部、獎學金獲得者等榮譽稱號及獎勵證書。2.校內處分：警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學籍等處分記錄。3.校外獎勵與處分：獲得的校外相關獎勵及受到的校外處分情況。（四）綜合素質評價1.思想道德素質：政治表現、道德品質、行為規范等方面的評價。2.學業與科研能力：學習態度、學術成果、實踐能力等方面的評價。3.身心素質：體育鍛煉、心理健康等方面的評價。4.藝術修養與社會實踐：藝術特長、社會實踐活動參與情況等方面的評價。（五）學籍異動1.轉專業：轉專業的原因、審批過程及相關手續。2.轉學：轉學的申請、審批、接收學校等相關信息。3.休學與復學：休學原因、休學時間、復學申請及審批情況。4.退學：退學原因、退學手續辦理情況。（六）就業信息1.就業意向：學生畢業時填寫的就業意向，包括就業單位、崗位等。2.就業情況：就業單位、就業時間、就業崗位等實際就業信息。三、學生數據檔案的收集與整理（一）收集渠道1.教務處：負責收集學生的課程成績、學籍異動等教學相關數據。2.學生處：收集學生的基本信息、獎懲情況、綜合素質評價等學生管理方面的數據。3.各學院：負責本學院學生的各類數據收集，如學業進展、專業相關實踐活動信息等，并及時匯總上報。4.任課教師：按照要求及時報送所授課程學生的成績及相關教學反饋信息。5.學生本人：學生需如實填寫個人基本信息表、綜合素質評價表等相關表格，并按時提交給相關部門。（二）收集要求1.各數據收集部門應明確數據收集的范圍、內容、格式和時間要求，確保數據收集的準確性和及時性。2.數據提供方應認真核對所提供的數據，確保數據真實、完整、準確，簽字確認后提交。3.對于涉及學生隱私的數據信息，收集過程中要嚴格遵守保密規定，保護學生權益。（三）整理規范1.收集到的數據應及時進行整理，按照檔案內容分類進行歸檔。2.對數據進行審核，檢查數據的準確性和完整性，發現問題及時與數據提供方溝通核實。3.采用電子和紙質兩種方式進行存檔，電子檔案應按照規范的命名規則和存儲路徑進行保存，紙質檔案應進行分類裝訂，便于查閱。四、學生數據檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的學生數據檔案管理數據庫，采用安全可靠的服務器存儲學生數據。數據應定期進行備份，備份數據存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等，以防止數據丟失。2.紙質存儲：設立專門的檔案柜，按照學生年級、專業等分類存放紙質檔案。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質檔案的安全保存。（二）保管責任1.學校指定專人負責學生數據檔案的保管工作，保管人員應具備專業的檔案管理知識和技能，熟悉數據檔案管理流程。2.保管人員要嚴格遵守檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。3.未經授權，任何人不得擅自進入存儲區域，不得私自查閱、復制、修改學生數據檔案。（三）安全防護1.對電子存儲設備采取安全防護措施，設置訪問權限，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止數據被非法入侵和病毒感染。2.加強對紙質檔案存儲場所的安全管理，安裝監控設備，限制無關人員進入，確保紙質檔案的安全。3.制定數據檔案安全應急預案，定期進行演練，以應對可能出現的數據丟失、泄露等突發事件。五、學生數據檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.學校內部人員：教務處、學生處等相關管理部門因工作需要可查閱學生數據檔案，但應嚴格按照規定的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱內容。學院領導、班主任、任課教師在履行工作職責時，可根據工作需要查閱本學院、本班級學生的相關數據檔案，但查閱后應及時歸還，不得私自留存。2.外部單位：因招生、就業、合作辦學等工作需要，經學校主管領導批準，外部單位可查閱學生的部分相關數據檔案，但必須簽訂保密協議，嚴格按照協議規定使用數據，不得將數據用于其他目的。司法機關等因辦案需要查閱學生數據檔案的，應按照法律程序辦理相關手續，學校予以配合，但查閱范圍應嚴格限定在與案件有關的信息。（二）查閱流程1.查閱人員需填寫《學生數據檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.將申請表提交給檔案管理部門負責人審核，審核通過后由保管人員提供相應的檔案供查閱。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區域。查閱過程中不得對檔案進行涂改、標記等破壞行為。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還保管人員，并在《學生數據檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）數據使用規范1.學校內部人員使用學生數據檔案應僅限于學校管理、教學研究、學生發展等工作需要，不得將數據用于其他商業或非法目的。2.外部單位使用學生數據檔案應嚴格按照約定的范圍和用途使用，不得泄露或轉讓給第三方。3.任何人員在使用學生數據檔案過程中，如發現數據存在問題或疑問，應及時與檔案管理部門溝通核實，不得擅自處理。六、學生數據檔案的更新與維護（一）更新內容1.學生基本信息發生變化時，如姓名變更、身份證號碼更正、家庭信息變動等，學生應及時向相關部門提交變更申請及證明材料，由負責部門進行審核后更新檔案信息。2.學生的學習成績、獎懲情況、學籍異動等信息有變動時，相關部門應在規定時間內將最新信息錄入檔案。3.學生綜合素質評價信息應根據學生每學期的實際表現進行動態更新。（二）更新流程1.學生提出信息變更申請，填寫相關變更申請表，并提交證明材料。2.申請部門對提交的材料進行審核，審核通過后在檔案管理系統中進行信息更新，并同時更新紙質檔案。3.涉及多個部門的信息更新，由牽頭部門負責協調相關部門完成信息更新工作，確保數據的一致性和準確性。（三）定期維護1.檔案管理部門定期對學生數據檔案進行全面檢查，包括數據的完整性、準確性、存儲狀態等，發現問題及時處理。2.每學年對學生數據檔案進行一次清理，對于已畢業學生的檔案按照規定進行封存或銷毀，確保檔案管理的時效性和規范性。3.根據學校發展和管理需要，適時對學生數據檔案管理系統進行升級和優化，提高數據管理的效率和質量。七、學生數據檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及學生個人隱私的數據信息嚴格保密，與學生數據檔案管理相關的工作人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.限制數據檔案的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和處理相關數據。3.在數據傳輸和存儲過程中，采用加密技術，確保數據的保密性。（二）安全責任追究1.對于違反學生數據檔案保密與安全規定的行為，學校將視情節輕重給予相應的紀律處分。2.因工作人員疏忽或故意造成學生數據泄露、篡改、丟失等安全事故的，相關責任人應承擔相應的法律責任，并