商務會議禮儀會議

會議是為實現一定的目的，由主辦或主持單位組織的，由不同層次和不同數量的人們參加的一種事務性活動。會議成為商務活動的有機組成部分之一。會議的類型

業務型會議

群體型會議

社交型會議

3

行政型會議

124商務會議活動的基本要素1、會議人員2、會議名稱3、會議議題4、會議時間5、會議地點6、會議方式7、會議結果

1、會議人員(1)會議主體是指主要策劃、組織會議的人員。[微型案例]會議主體成員2005年9月在北京人民大會堂舉行的“中國企業兵法高峰論壇”，主辦單位是《財富》雜志，承辦單位是中國策劃協會中國孫子兵法研究院，支持單位為中央軍委、中央黨校、軍事科學院、國務院發展研究中心等，協辦單位有北京亞太商盟咨詢有限公司、北京中聯智創文化發展有限公司等，合作單位是中央電視臺經濟頻道（CCTV2）、中央電視臺國防時空（CCTV7）。

(2)會議客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員和旁聽成員。(3)其他與會議有關的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務人員等。1、會議人員2、會議名稱

會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規模等。微型案例：會議名稱

“湖北黃崗師范學院召開校企合作研討會”只顯示了內容和性質；

“可口可樂（中國）飲料有限公司2017年銷售會議”則顯示了單位、時間和性質；

“深圳開發科技股份有限公司第十七次（2018年度）股東大會”則顯示了單位、時間、屆次、范圍、規模、性質和參加對象。3、會議議題

商務會議的議題是根據會議目的來確定并付諸會議討論或解決的具體商務問題，是商務會議活動的必備要素。舉行會議首先要明確為什么而“議”和“議”什么。微型案例：會議議題

8月23日方正集團在京召開了主題為“方正軟件的全球定位”的第二屆方正國際合作伙伴會議，整個會議就圍繞“方正集團如何尋求發展之路”而開展。2016年“亞太總裁峰會”的會議議題主要是“繁榮亞太，創新為本”，與會嘉賓圍繞高新技術產業、生產服務業、新能源業、制造業等當今世界經濟重點產業領域的發展動態、發展思路及創新理念等話題進行討論。

4、會議時間

會議時間是指商務會議的召開時間和會期兩方面。會議的召開時間，指的是會議什么時候開始和結束的時間節點。會期通常是指會議期間聚會活動一次以上的會議，從開始到結束之間所需要的時間段。會議可短可長，少則幾分鐘、十幾分鐘，多則數小時，幾天，甚至十幾天。5、會議地點

會議地點是指商務會議召開的舉辦地，也可指舉行會議活動的場所。為了使會議取得預期效果，應根據會議的性質和規模，來綜合考慮會場的大小，交通情況，環境與設備是否適合等因素。案例：沃爾瑪首次全球董事會在中國召開

據報道，沃爾瑪百貨有限公司首次全球董事會會議是在中國深圳召開的。沃爾瑪百貨有限公司董事長羅伯特.沃爾頓說：“之所以把首次全球董事會放在中國開，是因為中國對沃爾瑪有著雙重意義。首先，多年來我們一直依賴中國為我們提供優質商品。此外，我們從1996年起開始在中國開設零售分店。我覺得董事會成員應該親自到這些店來看看，了解中國這個市場對沃爾瑪的價值及重要意義。6、會議方式

即為了提高會議效率，實現商務目的而采取的各種形式或手段。現在隨著電訊媒體的廣泛運用，有些企業已采用“虛擬實境會議”，也就是“視頻會議”，還有有線電視，衛星傳訊等手段，使得企業在開會方式上面臨空前的發展。7、會議結果

即會議結束時實現目標的情況。會議結果可能會與預想的目標一致，也可能與預想目標有一定的差距。會議最好能達到會前預設的目標，如果不能，會議也要求至少要有會議結果，即使只是一個初步的決議或達成初步協議。通常以會議決議的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達。會議前1、約請客人商務會議一般需要約請客人，弄清楚約請客人的姓名、公司名稱、主營業務、客人的職務和會議的目的。任何約請必須明確時間、地點和會議對象，要通過一定方式給予確認，重要的客人必須親自面請，并送交請柬備忘。會議前2、商定流程商務會議主辦方應當與受約方進行充分的協商，充分尊重對方意愿，在不損害基本原則的基礎上，盡可能就會議流程達成一致，并形成文本加以確認。所有會議流程形成的文本必須在與會代表報到時一并提供。會議前3、落實會場商務會議要確定好會議時間，包括開始時間，結束時間和每個流程所需要的時間段；要確定好會議的形式，在現場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、調查會、電話會等形式中確定；要根據會場交通便捷、會場客量和環境與設備是否合適等因素落實會場。微型案例

某采購商招標一批計算機軟件產品，約請200余家計算機軟件供應商，供應商應約來到某地采購商選定的賓館后，發現網絡信號很差，客商不便上網查詢信息，引起客商極大的不滿。提示：落實會場的同時必須注意相關配套設施與條件。會議前4、安排座次并列式：主要賓主并列而坐，如果雙方都面對正門，具體要求是以右為上。即客人坐在主人的右邊。其他隨員各從兩旁，以右為上是一種國際慣例。相對式：賓主相對而坐，以正門為準，基本要求遠為上，離門遠的為地位高者；一進門的右手為上座，通常安排客方。會議中1、迎候致詞商務會議時，主人提前到達，并在大樓正門口或者接見廳，會見室門口迎候。迎候人員為公司負責人和接待負責人。會議中，主賓雙方均可致詞，一般是主人先致歡迎詞，然后由客人致答謝詞。微型案例

應邀到甲公司參加商務會議的8位客人陸續到達公司，公司總經理在進入公司所在城市的高速公路出口等候，每接到一位客人就轉給隨從人員帶到公司，8位客人深受感動，商務會議取得了前所未有的成功。提示：迎候表明了一種尊重，一種盛情和一種嚴謹，這是最好的商業合作伙伴具備的優秀品質。會議中2、控制節奏商務會議要注意控制會議節奏，圍繞會議目的穩步推進，會議主持人要注意對會議的引導，防止會議跑題。微型案例

商務會議進行過程中，甲乙雙方就一個合作細節產生了嚴重分歧，會議一下子陷入僵局，這時主持人迅速轉換話題，先就一個雙方均感興趣的問題進行交流，氣氛又活躍起來。會議得以有節奏地推進。

提示：商務會議一定要控制節奏，但是控制節奏又不能采取過激的方式，只能采取藝術方法妥善解決。會議中3、會中休息長時間的商務會議會使人疲乏，影響會議效果，會議主持人應掌握會議節奏，注意會中適當休息。休息時，應當設立特定的吸煙區，以自助方式提供甜點，水果和飲料等，休息場所還可以播放一些舒緩的音樂放松心情。微型案例

商務會議會中休息期，秘書小王憋不住想抽煙，又不好意思自己一個人抽，于是，給在場的客商每人敬了一支，并親自點上火，一時間，會場煙霧繚繞，烏煙瘴氣，辦公室文主任只得馬上打開換氣扇，開門，開窗通風透氣。

提示：休息的方式一定要注意，不能有悖于社會公德。會議中4、贈禮合影（1）贈禮。參加商務會議的雙方致辭后，可以互贈禮品。（2）合影。安排合影位次，主客居中，主人的右側為上，主要會議人員事先寫好姓名，貼在座椅上。會議后1、回收文件商務會議結束后，對于在會議過程中討論的各種文本，因為是不定稿，流散出去必然產生與正式文本相互矛盾的不良后果，因此，一定要注意及時，逐份回收討論文本。微型案例

為了回收商務會議討論文本，秘書小劉設計了一個控制辦法，所有討論文本的每一頁全部標示“未定稿討論使用”，文件回收效果顯著。提示：回收文件是會后議題的重要內容，也是保守商業秘密的需要。會議后2、禮送客人商務會議結束后，如果沒有商務宴請，主人應將客人送至門口或車前，握手道別，目送客人離去后才可退室內。微型案例

顧總經理應邀參加甲公司的商務會議，參加會議期間，顧總經理不幸染病，會議結束時都沒有痊愈，甲公司老總安排秘書將顧總經理直接送回家中，顧總經理深受感動。提示：每一位客人都要禮送，要根據每一位客人的實際情況有效禮送。會議后3、印發紀要商務會議結束后，一定要及時印發會議紀要。會議紀要語言簡潔，要圍繞商務會議取得的成果敘寫，對會議明確的合作意向要明確到合作期限，合作當事人和各方的權利義務等，紀要完成后要提交會議各方簽字生效。微型案例

甲乙兩個公司達成了一個合作意向，甲公司秘書迅速擬寫了一份會議紀要，經過甲公司老總簽署后馬上進行了印發，乙公司老總知悉后十分生氣，終止了與甲公司的合作。提示：商務會議的紀要必須各方同意，否則缺乏效力、影響實施。會議后4、致函答謝商務會議結束后，作為訓練有素的接待人員，應當以公司的名義，對每一位參與商務活動的人員及時致函表示謝意，并對會議召開期間的不足表示歉意。致函由老總簽發，印制精美，并附有公司標識，這樣可以展現公司對商務會議的慎重態度。微型案例

甲公司召開的商務會議因為客商太多，秘書在致函答謝時，誤裝了兩份答謝函，產生了很不好的影響，給客商留下了工作馬虎的不良印象。

提示：禮儀工作無小事，商務會議應當與其他會議一樣，力爭做到完美無缺。新聞發布會----發布會的準備時機的選擇

一是確定新聞的價值，二是應確認新聞發表緊迫性的最佳時機。人員的安排

主持人應由主辦單位的公關部長、辦公室主任或秘書長擔任。新聞發言人由本單位的主要負責人擔任，精選一批負責會議現場工作的禮儀接待人員。記者的邀請

與會者應是與特定事件相關的新聞界人士和相關公眾代表。發布會的準備

會場的布置

發布會現場應交通便利，條件舒適，大小合適。在會議召開前認真進行會場布置，適用于小型會議的桌子最好用圓型的。大型會議應設主席臺席位，記者席位，來賓席位等。材料的準備

一是發言提綱。二是問答提綱。三是報道提綱。四是形象化視聽材料。2、發布會進行過程上的禮儀

搞好會議簽到

嚴格遵守程序

注意相互配合態度真誠主動3、發布會的善后事宜一，要了解新聞界的反應。二，要整理保存會議資料。三，要酌情采取補救措施。贊助會禮儀

商界通常所積極贊助的項目，大致有以下十類:一是公益事業。二是慈善事業。三是教育事業。四是科研活動。五是專著出版。六是醫療衛生。七是文化活動。八是展覽畫廊。九是體育運動。十是娛樂休閑。依據贊助物所劃分的贊助的類型：現金、實物、義賣、義工。場地的布置

贊助會的整體風格是莊嚴而神圣的。人員的選擇

贊助單位、受贊助者雙方的主要負責人及員工代表，政府代表，社區代表，群眾代表以及新聞界人士。會議的議程

一是宣布會議開始。二是奏國歌，三是贊助單位正式實施贊助。四是雙方代表分別發言。五是來賓代表發言。茶話會禮儀中座次的安排

一是環繞式。不設立主席臺，把座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就坐。

二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。

三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。

四是主席式。在茶話會上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐，并且按照常規就座。茶話會禮儀中座次的安排晚會禮儀

1、事先精心安排好節目。根據來賓的性質、身份、風俗習慣、雙方的相互關系，本地的傳統文化和實際能力擬定，應以具有本地特色的音樂、歌曲、戲劇、舞蹈為主。2、印制專門的節目單，人手一份，對每個節目略加介紹。3、來賓座位的安排要便于安全保衛，在正規的劇場內觀看文藝演出，通常最好的座位在第七至九排的中間。

晚會禮儀4、演出前，接待人員要在門口迎候，并專門設立休息廳，主人與來賓共同步入劇場，其他觀眾應起立鼓掌歡迎。5、演出結束時，主人與來賓要一同上臺，向演員獻花、見面、合影，來賓退場后，觀眾才離開。慶典禮儀

包括開幕式、閉幕式、開工、竣工、奠基、交接儀式等。確定人員時要考慮周到，避免疏漏，提前以請柬、電話形式通知被邀請人員。