合同協議書采購流程模板

合同協議書采購流程一、采購申請1.需求提出：各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、型號、數量、預計金額、用途、需求時間等信息。2.部門審核：部門負責人對《采購申請表》進行審核，確認申請內容的必要性和合理性，簽署審核意見后提交至采購部門。二、采購審批1.采購部門初審：采購部門收到《采購申請表》后，對申請內容進行初審。審查申請的采購項目是否符合公司采購政策和預算安排，核實相關信息的完整性。如發現問題，及時與申請部門溝通協調。2.預算審核：財務部門對采購申請涉及的預算進行審核，確認該采購項目是否在預算范圍內。若超出預算，需按公司規定的預算調整流程辦理相關手續。3.領導審批：經采購部門初審和財務部門預算審核通過的《采購申請表》，根據采購金額大小及公司規定的審批權限，提交相應領導進行最終審批。領導審批通過后，采購申請方可進入采購流程。三、供應商選擇與評估1.供應商搜索：采購部門根據采購項目的需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。2.初步篩選：采購部門依據采購需求和公司對供應商的基本要求，對潛在供應商進行初步篩選，剔除明顯不符合條件的供應商。篩選標準可包括供應商的經營范圍、生產能力、質量保證體系、價格水平、信譽狀況等。3.實地考察（如需）：對于重大采購項目或對供應商情況存在疑慮時，采購部門可組織相關人員對潛在供應商進行實地考察?？疾靸热莅ü痰纳a環境、設備設施、質量管理體系、人員素質等方面，以全面了解供應商的實際情況。4.供應商評估：采購部門組織相關部門（如技術部門、質量部門等）對通過初步篩選的供應商進行綜合評估，評估內容包括技術能力、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。根據評估結果，確定合格供應商名單。四、采購談判1.談判準備：采購部門根據采購項目的特點和需求，制定談判方案。明確談判目標、談判策略、談判人員分工等內容，并收集與談判相關的資料，如市場價格信息、供應商報價等。2.談判實施：采購部門與選定的供應商就采購物品或服務的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行談判。談判過程中，雙方應充分溝通，爭取達成雙方都能接受的合作條款。3.談判記錄：談判過程中，安排專人負責記錄談判內容和達成的共識。談判記錄應詳細、準確，包括談判時間、地點、參與人員、談判議題、雙方觀點及最終達成的一致意見等信息。談判結束后，談判記錄需經雙方參與人員簽字確認。五、合同起草1.合同模板選用：采購部門根據采購項目的性質和特點，選用公司制定的相應合同模板。合同模板應包含合同的基本條款，如當事人信息、標的、數量、質量、價格、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內容。2.條款確定：根據采購談判達成的共識，對合同模板中的條款進行具體細化和確定。確保合同條款準確反映雙方的權利和義務，避免出現模糊不清或容易引起歧義的表述。3.審核修改：合同起草完成后，采購部門將合同草案提交給相關部門（如法務部門、財務部門等）進行審核。相關部門從各自專業角度對合同條款進行審查，提出修改意見。采購部門根據審核意見對合同草案進行修改完善，形成合同初稿。六、合同審批與簽訂1.內部審批：合同初稿完成后，采購部門按照公司規定的合同審批流程，將合同提交給相關領導和部門進行審批。審批內容包括合同條款的合法性、合規性、完整性以及對公司利益的保障等方面。各級審批人員應認真審核合同內容，簽署審批意見。如存在不同意見，需及時與采購部門溝通協調，直至達成一致。2.合同簽訂：經內部審批通過的合同，由采購部門負責與供應商簽訂。簽訂合同前，仔細核對雙方的名稱、法定代表人、地址、聯系方式等信息是否準確無誤，確保合同簽字蓋章的真實性和有效性。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發給相關部門存檔，作為后續執行和監督的依據。七、采購執行1.訂單下達：合同簽訂后，采購部門根據合同約定，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點、運輸方式等要求，并及時發送給供應商確認。2.進度跟蹤：采購部門負責對采購訂單的執行進度進行跟蹤，及時了解供應商的生產、備貨情況。如發現供應商可能無法按時交貨或出現其他問題，應及時與供應商溝通協調，采取相應措施確保采購任務的順利完成。3.到貨驗收：貨物到達指定地點后，采購部門組織相關部門（如使用部門、質量檢驗部門等）按照合同要求和驗收標準對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規格、型號、質量等方面。如驗收合格，驗收人員應簽署驗收報告；如發現貨物存在問題，應及時與供應商聯系，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。對于服務采購項目，按照合同約定的服務標準和驗收方式進行驗收。八、付款結算1.付款申請：貨物驗收合格或服務完成后，供應商按照合同約定提交付款申請及相關發票、驗收報告等資料。采購部門對供應商提交的付款申請進行審核，確認資料的完整性和合規性后，填寫《付款申請表》，提交至財務部門。2.財務審核：財務部門對《付款申請表》及相關資料進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、有效性，以及付款金額是否符合合同約定等內容。審核通過后，按照公司財務審批流程提交領導審批。3.付款處理：經領導審批通過后，財務部門根據公司資金安排和付款流程，辦理付款手續。付款完成后，財務部門將付款憑證反饋給采購部門，采購部門負責與供應商確認款項到賬情況。九、合同歸檔與總結1.合同歸檔：采購項目完成后，采購部門負責將采購過程中形成的所有文件資料（包括采購申請、供應商評估資料、談判記錄、合同文本、驗收報告、付款憑證等）進行整理、歸檔。建立完善的合