管理學院標準化會議流程演講人：日期:目錄CATALOGUE01會前籌備階段02會議通知管理03會中執行控制04決議形成程序05會后跟進機制06檔案管理規范會前籌備階段01PART會議議題確認與審批會議議題確認與審批議題收集議題確定議題審議議題公布收集各部門或成員提交的會議議題，并進行初步篩選。將初步篩選的議題提交至會議籌備小組進行審議，確定是否符合會議宗旨和議程安排。根據審議結果，確定最終會議議題，并報請領導審批。將審批通過的議題提前通知給參會人員，以便做好相關準備。根據會議性質和議題，確定需要參加會議的人員范圍。確定參會范圍參會人員名單篩選從確定的范圍內篩選出可能的參會人員名單。名單初篩對初篩名單進行逐一審核，確保參會人員的合理性和必要性。名單審核根據審核結果，確定最終參會人員名單，并及時通知相關人員。名單確定場地設備預檢清單根據會議規模和性質，選擇合適的會議場地。場地選擇場地檢查設備檢查物資準備在會議前對場地進行實地檢查，確保場地整潔、通風、照明良好。檢查會議所需的音響、投影、桌椅等設備是否完好，提前進行調試和測試。準備會議所需的文具、茶歇等物資，并擺放在合適位置。會議通知管理02PART通過官方郵箱發送會議通知，確保信息傳達的準確性和及時性。電子郵件在管理學院內部平臺發布會議信息，便于師生查閱和參與。內部平臺針對重要會議，可發送短信或電話通知，以確保參會人員能夠及時收到通知。短信或電話正式通知發送渠道議程文件附送規范議程文件應包含會議時間、地點、參會人員、會議主題、議程安排等基本信息。01議程文件應在會議召開前一周內發送至參會人員，以便參會人員提前做好準備。02保密性議程文件應嚴格保密，未經允許不得隨意泄露會議內容。03提前發送參會回執確認機制參會回執參會人員收到會議通知后，應在規定時間內回復參會回執，確認是否參加會議。01確認方式參會回執可通過電子郵件、內部平臺或短信等方式確認。02確認時間參會回執的確認時間應在會議召開前一天完成，以便統計參會人數和安排會議座位。03會中執行控制03PART現場簽到與座次安排座次安排可采用電子簽到或紙質簽到，確保參會人員準確記錄。座位標識簽到方式根據會議規模和參會人員等級，提前制定座次安排表，并在會場入口或醒目位置進行公示。在座位上放置座位卡或標識牌，方便參會人員快速找到座位。議題時間管控節點為每個議題設定合理的討論時間和結束時間，確保會議高效進行。設定時間限制在議題討論時間即將結束前，由主持人或時間管理員進行提醒，避免超時。提醒機制根據會議實際情況，可適時調整議題時間，但需確保整體會議時間不延誤。靈活調整臨時動議處理流程臨時動議處理流程臨時動議提出優先順序動議審議記錄與落實參會人員如有緊急或重要事項需討論，可向主持人提出臨時動議。主持人應首先征詢參會人員意見，決定是否將臨時動議納入會議議程。如決定納入議程，需明確其優先順序，確保會議有序進行。臨時動議討論結束后，需明確記錄相關內容和責任人，并跟蹤落實情況。決議形成程序04PART投票表決操作規范投票前準備確定投票資格，準備投票設備，明確投票方式和計票規則。01投票過程確保投票的公正、公平和保密，記錄投票結果并核對無誤。02投票結果處理根據投票結果確定決議，對投票結果進行公示和備份。03會議紀要實時錄入錄入方式會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等。紀要審核紀要內容采用實時錄入方式，確保紀要準確、全面、清晰。會議紀要需經過參會人員確認并簽字，以確保其準確性。會議結束后，根據決議內容制定待辦事項清單。待辦事項清單針對每一項待辦事項，明確責任人和完成時間。責任人明確對待辦事項進行跟蹤和反饋，確保及時完成。跟蹤反饋待辦事項責任分配會后跟進機制05PART決議執行追蹤方案設立專項小組負責具體執行、監督和反饋會議決議的執行情況。01制定執行計劃明確各項決議的執行目標、時間節點、負責人和考核標準。02定期跟蹤進度通過定期匯報、會議或實地考察等方式，掌握決議執行的進展情況。03及時調整優化針對執行過程中出現的問題，及時調整執行計劃，確保決議的有效落實。04列出各部門在協作中的具體職責和分工，避免工作重疊和推諉。明確職責分工跨部門協作對接表各部門指定一名聯絡人，負責部門間的信息溝通和協調。確定聯絡人定期召開跨部門協調會議，及時解決協作中的問題和矛盾。建立溝通機制通過評估協作效果，及時總結經驗，提高協作效率和質量。評估協作效果制定評估標準根據會議目標和決議要求，制定具體的評估標準和指標。定期評估效果通過問卷調查、實地評估等方式，收集參會人員和相關部門的反饋意見。反饋評估結果將評估結果及時反饋給參會人員和相關部門，以便及時改進和優化。持續改進提高根據評估結果和反饋意見，不斷改進會議流程和管理，提高會議效果和效率。效果評估反饋路徑檔案管理規范06PART會議通知、議程、會議記錄、出席名單、代表名單、文件匯編、宣傳材料等。歸檔材料應齊全、完整、準確、系統，能夠準確反映會議情況和結果。會議結束后，由專人負責收集、整理、分類、編號、裝訂成冊，并移交檔案管理部門。會議結束后一周內完成歸檔工作。會議材料歸檔標準歸檔范圍歸檔要求歸檔程序歸檔時間電子文件加密存儲電子文件加密存儲加密方式加密文件解密加密文件保管加密文件備份采用符合國家標準的加密算法，如AES、RSA等，對重要文件進行加密存儲。加密文件應存儲在安全可靠的存儲介質中，如硬盤、U盤、光盤等，并妥善保管。解密時應使用與加密時相同的算法和密鑰，解密后應立即刪除解密文件。對加密文件進行備份，以防文件丟失或損壞。保密信息查閱權限保密信息范圍會議中討論的敏感信息、涉及個人隱私的信息、商業機密