?公務應用文第一節通知第二節通報第三節通告第四節報告第五節請示、批復第六節函第七節紀要第一節?通知學習目標了解通知的含義、特點理解通知的類型掌握通知的結構與寫作方法,能夠擬寫事項通知、會議通知一、通知文體概述(一)通知的文體含義通知使用范圍廣泛,是各級黨政機關、社會團體、企事業單位在公務活動中最常使用的一種文書。通知是用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項,在批轉、轉發公文時使用的一種公文。(二)通知的特點１應用廣泛,使用頻率高通知不受發文單位級別、性質的限制,不論是國家最高領導機關還是基層企事業單位,不論是國家大事還是單位內部的具體事務,都可以使用通知行文。通知也不受內容繁簡的制約,可用于傳達重要指示、布置工作,也可用于通知一般事項,寫作比較靈活,使用方便。一、通知文體概述(二)通知的特點２帶有明顯的時效性通知所涉及的事項一般不容拖延,要求立即辦理或執行。有些通知還指定有效期,即在指定的一段時間內有效。３多具有指導性通知大多屬于下行文,明顯體現出指導性.上級機關單位向下級機關單位用通知行文,尤其是布置工作、批轉文件等的通知,都要明確指出處理某些問題的原則和方法,說明需要做什么、怎樣做、達到什么要求等,這些通知對下級機關單位的工作起指揮、指導作用,對有關人員有較強的約束力。二、通知的類型(一)事項通知事項通知用于上級機關單位要求下級機關單位辦理某些事項,除交代任務外,通常還會提出工作原則和要求讓受文單位貫徹執行,具有強制性和行政約束力。(二)知照通知知照性通知是用于告知有關單位或有關人員某些事項或某些信息的通知,如成立或撤銷機構、調整辦公時間、更改電話,更正文件差錯、告知放假時間等均使用知照性通知。(三)會議通知會議通知是告知有關單位或個人參加會議的通知。(四)批轉轉發通知批轉轉發通知用于批轉下級機關的公文,轉發上級和不相隸屬機關的公文,這類通知是由通知本身和被批轉、轉發、印發(頒發、發布)的文件組合而成.一般有三種形式:◆批轉通知。◆轉發通知。◆印發通知。三、通知的結構與寫作方法(二)主送機關主送機關是文件送達的機關,主送機關往往負責辦理和執行文件要求。主送機關可以是一個或多個.當主送機關數量比較少時,應當采用機關全稱或規范化簡稱,如果主送機關數量比較多則可以采用同類型機關統稱。普發性下行文的主送機關還可以省略。通知的主送機關往往是下級單位,多采用統稱,后加冒號,例如“各部門:”或“各單位:”。(三)正文通知的正文包括緣由、事項、要求三部分,其中事項是主體部分.不同種類的通知,其正文的寫法也不盡相同.１事項通知的正文事項性通知一般用于傳達、安排事務性工作,要使受文單位了解通知的內容(即事項),以及做什么、怎樣做、具體要求等,所以這類通知的正文一般包括三部分。三、通知的結構與寫作方法(三)正文１事項通知的正文(１)開頭部分:說明下發通知的背景、根據或目的應簡明扼要,讓受文單位清楚該項工作的意義。(２)事項部分:較為詳細地提出事項安排或要求.如果內容較多,則要分條列項來寫,將通知的具體內容一項一項列出,把布置的工作闡述清楚,并講清要求、措施、辦法等。(３)結尾部分:多提出貫徹執行要求,用“請遵照執行”“請貫徹執行”等習慣用語,但也有的不寫慣用語。２知照通知的正文知照性通知的正文,格式多樣,寫法比較靈活.根據通知的內容交代清楚行文的依據、目的和事項即可,要求文字簡練、明晰。三、通知的結構與寫作方法(三)正文３會議通知的正文會議通知由于類型不同,其正文的寫法也不盡相同。(１)小型會議或內部會議通知:本機關單位內部使用的會議通知,內容比較簡單,在通知事項中只需說明會議內容、具體時間和地點、出席人員、需準備的材料等,語言力求簡短明白.(２)大型會議通知:通過文件傳遞渠道發出的會議通知通常比較復雜,與會方一般分屬不同的機關單位,此時會議通知的要素應力求全面,表述應準確清楚,避免產生歧義。

一般應寫明會議名稱、召開會議的原因和目的、主要議題、與會人員、報到及會議時間地點、乘車路線、需要的材料等,有時還要寫明會務經費、食宿標準、是否有回執、會議聯系人、聯系電話等內容.為保證條理清晰,這類會議通知通常采用條文式寫法。三、通知的結構與寫作方法(三)正文4批轉轉發通知這類通知的正文比較簡短,通常包括批轉語(轉發語)和執行要求兩項內容。批轉通知的批轉語是上級對下級的文件批示“同意”,如“總公司同意人力資源部制定的?員工考核辦法?,現發給你們”,接著提出執行要求,如“請認真貫徹執行”。

轉發通知的轉發語有兩種情況:如果發文單位轉發的文件來自不相隸屬單位,發文單位必須說明已經上級同意,如國務院辦公廳轉發水利部的有關文件,其轉發語是“水利部?關于加強嫩江松花江近期防洪建設的若干意見?已經國務院同意,現轉發給你們”;如果文件來自上級單位,則可直接表述“現將????轉發給你們,請認真貫徹執行”。三、通知的結構與寫作方法(三)正文4批轉轉發通知印發通知的前言通常是“現將?××××?印發給你們”。也可簡單說明發文依據或緣由,如“根據……現將?××××?印發給你們”,或“為了……現將?××××?印發給你們”。被批轉、轉發、印發文件的標題需按公文格式的要求以附件形式標注在正文與發文機關名稱之間.被批轉、轉發、印發文件的全文應當排印在成文日期下方,或另起一頁排印。四、通知例文評析思考與練習根據以下材料擬寫一份通知,要求格式規范,內容明確,通知事項具體、切實可行,字數為200~300字。公司存在工作人員上班時間飲酒的不良現象,影響了員工及單位的形象,耽誤了正常工作,個別嚴重的還造成了經濟損失.為杜絕該現象,公司決定向所屬各單位下發一份關于禁止工作人員上班時間飲酒的通知。第二節?通報學習目標了解通報的含義、特點理解通報的類型掌握通報的結構和寫作方法,能夠擬寫表揚通報和批評通報一、通報文體概述(一)通報的文體含義通報是用來表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況的公文.通報作為一種宣傳教育、通報信息的工具,有著表彰、懲戒、知照等作用,這一文體肩負著特殊的使命,具有其他文種不可替代的功用.(二)通報的特點１真實性通報的任何事實、情況都必須是真實、準確的,不能有差錯,更不能編造虛假情況.對先進事跡的通報表彰,要實事求是,對先進人物不能任意拔高,更不能借貶低他人來提高先進的形象;批評錯誤,對反面典型予以揭露,也要對有關事實核實清楚,做到準確無誤,沒有水分;真實性對情況通報而言,其重要性更是不言而喻。一、通報文體概述(二)通報的特點２教育性表彰通報在一定范圍內表揚好人好事,其價值體現在對被表彰的單位和個人是一種鼓舞和激勵,對其他單位和個人是一種教育,對后進單位則是一種鞭策.批評性通報的目的是讓有關當事人吸取教訓、改正錯誤、引以為戒,對其他單位和個人提供反面典型以供借鑒.情況通報是以指導工作為目的的,使有關單位或組織了解工作進程、工作重點,從而樹立整體觀念,妥善安排和部署自己的工作。３及時性不論是先進事跡、典型經驗、重要情況還是壞人壞事、反面典型,都必須及時通報、及時制發,才能達到行文目的,發揮通報的作用。二、通報的類型(一)表彰通報表彰通報用于在一定范圍內表揚好人好事,通過表彰先進,樹立典型,弘揚正氣,促使有關單位和人員學習先進,更好地完成本職工作。(二)批評通報批評通報用于在一定范圍內批評錯誤,糾正不良傾向,通過批評后進,起到告誡和教育作用,促使有關單位和人員引以為戒,盡量避免類似問題的再次發生。(三)情況通報情況通報用于在一定范圍內傳達重要情況和動向,即向有關方面知照應該掌握和了解的信息、動態,以指導工作為目的。三、通報的結構與寫作方法(一)標題通報的標題通常由發文機關、事由和文種三要素構成,即完整式標題.標題要準確、簡明地概括事由。有時也使用省略式標題,即標題中省略發文機關。內部非正式行文也可以只寫“通報”二字。(二)主送機關通報的主送機關往往是下級單位,一般不能省略.主送機關數量比較多時,可以采用統稱,后加冒號,如“各部門:”或“各單位:”。(三)正文１表彰通報(１)概述先進事跡:包括時間、地點、人物、事跡、結果等,內容既要清楚完整又要中心突出,作為制發本通報的依據.概括事跡之后,可以對其進行分析與評價,或指出其典型意義,或概括其主要經驗,內容要客觀中肯、實事求是。三、通報的結構與寫作方法(三)正文１表彰通報(２)表彰決定:對先進人物或先進單位給予表彰,一般是精神獎勵或物質鼓勵,也可二者均有。(３)希望和要求:通報正文的最后內容應當提出希望和要求,這是通報教育性的集中體現.可以首先對受表彰者提出希望,例如“望受表彰單位和個人戒驕戒躁,繼續發揚優良作風,力爭取得更大成績”.然后可以對其他單位和人員提出要求,號召大家向先進學習。２批評通報(１)概述消極事實:將事故或錯誤事實的經過、時間、地點、事故、后果等交代清楚.如果是對個別人員的錯誤進行通報,則首先要交代清楚其姓名、工作單位、所任職務等個人信息。(２)分析評議與定性:分析事故發生的原因,指出事故的性質及其危害,這是嚴肅處理的關鍵所在。三、通報的結構與寫作方法(三)正文２批評通報(３)處理決定:根據評議結果和處理依據,提出相應的處分決定:輕者一般只給“通報批評”;重者對個人給予相應的處分,對單位則要寫明糾正錯誤的具體措施。(４)改進措施與要求:寫明防止此類事故或錯誤再次發生的措施,要對癥下藥,對人們提出告誡,或重申某一方面的紀律,避免重犯類似錯誤。３情況通報

情況通報正文的撰寫,關鍵在于對情況的掌握要真實全面.首先要客觀敘述有關情況;在此基礎上,再進行深入分析,或闡明意義,或預測其發展趨勢;最后結合通報情況,對今后工作提出前瞻性要求.(四)附件根據需要,通報可以帶有附件.表彰通報,當表彰對象數量較多時,一般不在正文中注明,而是使用附件將表彰對象列明.四、通報例文評析思考與練習１討論思考以下事務是否可以采用通報行文,分別適用哪種類型的通報。(１)本單位發生的拾金不昧、勇斗歹徒、冒險搶救公共財物、取得突出業績等事情。(２)本單位出現的遲到、早退、曠工、浪費、貪污等行為。(３)本單位進行的某項活動、建設進展情況、安全檢查、競賽或評比等。２請根據下列材料,以××物業管理公司的名義擬寫一份批評性通報,下發所屬各項目中心。2014年1月,××物業管理公司下屬的第二項目中心受××小區開發建設單位委托,負責該小區前期物業管理.從2015年1月4日起,第二項目中心擅自停止對該小區的物業管理服務,導致該小區居民生活受到極大影響.××物業管理公司經過研究決定,給予第二項目中心以下處分:限期３個月的整頓,將項目中心的違規行為記入公司警示檔案,扣發中心經理李×３個月津貼。第三節?通告學習目標了解通告的文體含義、特點理解通告的類型掌握通告的結構、寫作方法與要求,能夠撰寫告知性通告一、通告文體概述(一)通告的文體含義通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項.通告是各級機關、企事業單位和社會團體經常使用的周知性公文,其作用有兩個,一是向一定范圍的對象告知有關事項,使其知曉;二是明確某一方面的規定,使有關對象遵照執行。(二)通告的特點１語言通俗易懂通告是周知性的文體,讀者范圍很廣,往往以群眾居多,因此擬寫時要注意采用通俗易懂的語言。２政策性強規定性通告往往是對某一事項的強制性要求,因此必須有法律依據,符合法律法規或相關政策。二、通告的類型(一)告知性通告告知性通告主要用于公布某一事項或告知有關單位、人員需要知道的事項。

這類通告僅供人們知曉,不具行政約束力。(二)規定性通告規定性通告主要用于政府職能部門依法公布有關規定,要求相關范圍內的單位、部門和人員予以遵守、執行。這類通告往往帶有強制的行政約束力。有的通告甚至具有類似于法律法規的效力。三、通告的結構與寫作方法(一)標題１完整式標題完整式標題通常由發文單位、事由、文種構成,一般規定性的通告常采用這種標題。若使用文件頭,則可以省略發文單位。三、通告的結構與寫作方法(一)標題２省略式標題省略式標題通常采用“發文單位＋文種”的模式,一般對外張貼、發布的通告常使用這種形式的標題。也可以將發文單位和事由都省略,僅注明“通告”二字,在本單位、本部門內部發放的通告可采用這種形式。(二)主送機關通告一般面向的對象比較廣泛,主送機關往往省略.如果需要注明,則采用泛稱或統稱的方式,如“各相關單位”“××用戶”等.(三)正文１發文背景、緣由發文背景、緣由說明通告發文的背景、目的、依據等,通常用“為了……”“根據……”引出緣由,再用“現將有關事項通告如下”等語句過渡到下面內容。三、通告的結構與寫作方法(三)正文２通告事項通告事項是通告的核心部分,是相關單位和個人應該周知或遵守的事項,要求具體明確,不能產生歧義。如果內容較復雜,可采用條款的形式分別表述。

通告的主要事項寫完后,也可以簡要地提出希望和要求。３結束語一般用“特此通告”這一習慣用語結尾,也可不寫專門的結束語,事項講完即自然結束。四、通告例文評析思考與練習１思考討論下列事務中哪些可以采用通告行文。(１)對某一個區域采取交通管制措施,限制車輛和行人的通行路線、時間等。(２)在某一區域進行拆遷、建設等工作。(３)公安機關敦促犯罪分子自首。(４)企業經營的某項業務發生調整而向用戶說明情況。２根據以下材料介紹,撰寫通告。某銀行的一個營業部根據上級的部署,自20××年7月1日起為所有本行的網絡銀行用戶免費提供一個安全U盾。新開戶客戶在開戶時領取,老客戶需要攜帶本人身份證件和銀行卡在工作時間領取。第四節?報告學習目標了解報告的含義、特點理解報告的類型掌握報告的結構與寫作方法,能夠擬寫報告一、報告文體概述(一)報告的文體含義報告是下級向上級匯報工作、反映情況及回復上級機關的詢問時所使用的一種文體。報告是下級與上級之間進行直接溝通交流的重要工具,有助于上級了解下級的工作情況以便進行指導,同時也是下級向上級反映情況的載體.報告一般不需要上級給予答復,是典型的上行文。“報告”一詞也經常用于不同行業的應用文標題之中,如證券行業的“投資報告”、營銷行業的“銷售報告”、審計部門的“審計報告”、司法部門的“立案報告”、科研部門的“研究報告”等.這些文種屬于行業專業公文,具有特定的格式和寫作規范,與這里談的作為通用公文的報告有所不同。一、報告文體概述(二)報告的特點１概述性報告所表達的內容和使用的語言都是概括陳述性的,多用敘述和說明的表達方式,不必詳述過程,不要求介紹細節。２單向性下級單位向上級發出報告一般是單方面的行為,主要目的是向上級反映某一情況。上級如何認識這一情況以及做出何種反應,都完全取決于上級。因此,報告中不能要求上級給予答復。３既成性工作中有“事前請示、事后報告”的慣例。只有做過的工作或已經發生的情況,才能寫進報告,沒有做過的工作或未曾發生的情況一般不能作為報告的內容。二、報告的類型(一)工作報告工作報告用于下級機關向上級機關匯報工作,側重于陳述工作的開展情況及主要做法,便于上級機關全面指導工作.比如,匯報某一階段工作的進展情況、存在的問題,匯報上級交辦事項的辦理結果,匯報對上級某一指示傳達貫徹的情況等。(二)情況報告情況報告指向上級機關反映情況及動態的報告.下級單位在工作中出現了重大事件或重大問題,應及時向上級領導機關反映,便于上級機關了解事實真相,采取合理措施,控制或引導事態發展,使相關事件或問題得以順利處理或解決。

(三)答復報告答復報告是指答復上級機關詢問事宜的報告.上級機關對文件材料中反映的問題批示下級機關查辦;或上級機關向下級機關詢問有關情況,下級機關辦理完畢,需用書面形式答復上級機關。三、報告的結構與寫作方法(一)標題報告的標題由發文機關、事由和文種三要素組成;有時根據需要可省略發文機關,此時則為省略式標題,但事由和文種一般不能省略。可以根據實際需要,在“報告”之前標注“緊急”或“答復”等字樣。(二)主送機關報告的主送機關不能省略,為發出報告的下級單位的直接領導機關。同時需要特別注意的是,報告的主送機關只能有一個,如果寫兩個或兩個以上的主送機關,就會出現“多頭主送”的錯誤,撰寫報告必須避免這種情況。三、報告的結構與寫作方法(三)正文正文是報告的中心內容,但不同類型的報告,其正文的結構和寫作方法不完全相同。１工作報告其正文內容一般分三部分來寫。第一部分概述工作的基本情況,可簡要介紹時間、背景、總體情況等;第二部分寫工作的具體情況,主要包括工作過程、具體內容、主要成績、存在問題、經驗教訓等;第三部分寫今后改進工作的意見或提出開展工作的建議,或今后的工作計劃、設想.前兩部分需要詳細介紹,第三部分需要略寫。工作報告一般篇幅較長,根據內容要恰當安排其層次結構,可分條列項陳述,也可列小標題或分成幾部分來寫。２情況報告情況報告的寫法總的要求是必須把情況和問題介紹清楚,把事情的經過、原委、結果、性質寫明白,便于上級機關掌握和處理。針對原因,還可以提出處理意見和建議,要寫得具體、明確、簡要。三、報告的結構與寫作方法(三)正文３答復報告答復報告的正文包括答復依據和答復事項兩部分內容.答復依據指上級要求回答的問題,要寫得簡要.答復事項指針對上級所提問題的答復意見或處理結果,要實事求是,表述周全,避免答非所問。答復報告的內容要體現針對性,做到答其所問、有問必答,語言要準確得體,態度要明晰,表述要準確,不可含糊其辭、模棱兩可。(四)結尾在報告的結尾經常使用一些慣用語,如“特此報告”“專此報告”“請審閱”等。報告結尾使用的慣用語不是必需的,正文結束可以自然結尾.(五)發文機關和成文日期發文機關名稱要采用全稱或規范簡稱.成文日期在發文機關名稱下一行,用阿拉伯數字注明,要求年、月、日齊全。四、報告例文評析思考與練習１思考以下哪些情況可以采用報告行文。(１)定期或不定期地向上級領導機關匯報本單位的工作進展情況。(２)本單位、本地區出現異常情況或新情況。(３)上級領導機關就某個問題詢問下級部門,下級部門需要針對詢問做出書面答復。２根據以下材料撰寫一份報告。××化工廠第一車間20××年10月20日晚發生一起火災,燒毀機器設備１臺,嚴重損毀設備２臺,造成直接經濟損失約８萬元,沒有人員傷亡。消防部門調查表明,火災系人為原因造成,當晚值班員李某在車間抽煙后將煙蒂遺落在易燃物上引發火災。事后,工廠方面向警方報警,李某被警方控制。

工廠為防止此類事故再次發生,采取了一系列措施,組建了消防安全領導小組,設立了專職消防巡查員,重新篩選了夜間值班員,增加了消防器材和設備.當地安全生產監督管理局得知該事故后,專門向該廠了解情況,并責成其將事故情況、處置工作以及改進措施以書面形式匯報。第五節請示、批復學習目標了解請示與批復的含義、特點理解請示與批復的類型掌握請示的結構和寫作方法,能夠擬寫請示一、請示、批復文體概述(一)請示、批復的文體含義請示是下級向直屬上級或業務主管部門請求指示、批準用的公文。

請示和報告均為典型的上行文,二者行文方向相同,作用具有某些相似性,因而經常被混淆或誤用。請示和報告是兩種相互獨立的文種,二者最大的區別在于行文目的不同:請示的發文目的是為了獲取上級機關明確的答復,報告僅為匯報情況而不需要答復。這一區別也可理解為單雙向的差異,即請示為雙向性的文種,而報告為單向性的文種。批復是用于答復下級機關請示事項的公文,即由上級機關對下級機關的請示做出明確具體的批示和答復。

(二)請示、批復的特點１請示的特點(１)一文一事。一份請示只能圍繞一項事務,內容單一,篇幅較短。(２)事前請示。請示必須在事前行文,待得到上級肯定批復方可行事,不能邊辦理邊請示或“先斬后奏”。(３)主送機關唯一。請示只能有一個主送機關,由該主送機關負責審批;同一份請示,不能同時主送給兩個或兩個以上領導機關或主管部門。(４)不得越級。請示主送的機關是直接上級單位或主管部門,一般不越級向更高的上級機關行文。２批復的特點(１)被動性。先有請示后有批復,批復必須針對請示而行文。(２)針對性。批復的內容是由請示的內容決定的,下級請示什么事項,上級就批復什么事項。批復的主送機關只能是請示的下級機關,誰請示給誰批復。(３)指示性。批復是上級意圖和領導權威的體現,提出的處理意見和辦法是下級開展工作的依據。三、批復的類型(一)審批性批復這類批復主要是針對下級機關請求批準、請求審批的請示所做的答復,是對下級機關所請示的事項所做的批準與否、審批與否的明確表態。(二)指示性批復針對下級機關涉及政策上、認識上的問題所做的批復,一般屬指示性批復,這類批復是針對請求指示的請示所做的答復。四、請示的結構與寫作方法(一)標題請示的標題一般由發文機關、事由和文種三要素組成.請示標題應將主要事由(即請求的具體內容)概括清楚。四、請示的結構與寫作方法(一)標題要注意的是,“請示”本身已含有請求的意思,所以標題中應盡量避免再使用“請求”二字,否則就有重復之感。請示標題最容易出現的問題是將“請示”和“報告”并列,形成“關于××××的請示報告”這樣的典型錯誤。請示和報告是相互獨立的兩個文種,不可同時作為一篇文件的文種類型。(二)主送機關根據行文規則,請示的主送機關只能有一個,應當杜絕多個主送機關的現象。可以根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關,不抄送下級機關。四、請示的結構與寫作方法(三)正文１請示緣由正文開頭是請示緣由,即提出請示的背景、理由及原因,這部分內容既要條理清楚、開門見山,又要實事求是、有理有據、說明充分。緣由是寫作請示的關鍵所在,因為緣由直接關系到請示的事項能否成立,關系到上級機關的審批態度,關系到請示的要求能否被批準。２請示事項請示事項是指請求上級機關批準、幫助或解答的具體事項。請示事項必須寫的具體、明確,如果請示事項的內容比較復雜,則要分清主次,分條列項來寫。請示事項如果不明確、不具體,容易使上級機關不得要領,進而影響其審批態度.當然,也不能把緣由、事項混在一起,必須分開來寫。有的請示行文中,可能還會提出處理意見,甚至幾種意見,即列舉出幾種方案供上級參考,同時表明自己的傾向性意見。四、請示的結構與寫作方法(三)正文２請示事項如果請示后有附件,正文的請示事項只需針對作為整體的附件文本而提出,可以表述為“現將?××××方案?報上,請審批”,不必具體表述方案的各項內容。３結束語常用的寫法有:“以上請示,請批復”“以上意見當否,請指示”“以上請示,請審批”“特此請示,請予批準”“妥否,請批復”“請批準”“請審批”“請指示”等慣用語。４附件如果請示的事項較為復雜,下級機關已經擬訂了完整的方案或計劃,可以將該方案或計劃獨立形成文件,作為附件標注于請示正文之下。五、批復的結構與寫作方法(一)標題１標準式標題標準式標題由黨政公文標題的標準要素(發文機關、事由、文種)構成,如“××省農業廳關于成立農業聯營合作公司的批復”。２態度式標題批復的標題中直接表明了上級機關態度,如“××集團關于同意第二分公司新建辦公大樓的批復”。３引文式標題批復的標題中引入請示的標題,如“××市人民政府對關于裁決大學西道17號住宅樓產權爭議的請示的批復”“××市人民政府對關于處理××大街26號商貿大樓失火事故的請示的批復”。五、批復的結構與寫作方法(二)主送機關批復是有針對性的,所以不可缺少主送單位,批復的主送機關即請示的發文機關。(三)正文１批復引語批復的開頭一般需要引敘來文,即說明收到下級請示這一緣由。引用公文,應當先引標題,后引發文字號,發文字號應加圓括號。如:“你局?關于……的請示?(×發﹝20××﹞××號)收悉”。通過引語說明批復根據、點出批復對象。引語之后,經常使用過渡句“……現批復如下”“現就……問題答復如下”等提領下文。五、批復的結構與寫作方法(三)正文２批復內容批復內容即批復的事項,這是批復的關鍵部分,要針對請示的具體內容給予明確的答復或具體的指示。根據上級單位的批復態度,分為三種情況。

如果完全同意,就寫上肯定性意見,但不能只籠統地寫上“同意你們的意見”,而是要復述原請示主要內容后再表態。

如果不同意請示事項,即不予批準、對下級機關要求的支持或幫助難以滿足,要在批復中明確表明不同意的態度,如果有必要還要寫明否定的理由,這樣做便于對方接受,利于下級單位相關工作的安排部署。

如果僅同意請示中的部分事項而否定其他事項,則應當明確表達這兩種態度所分別。針對的事項.對于否定的事項,可以簡要闡述理由。五、批復的結構與寫作方法(三)正文３結束語結束語往往采用“特此批復”“此復”“專此批復”等語句.如果請示的事項比較重要,上級機關做出批復后,還可以提出原則性要求作為結束語,給執行請求事項的機關指明方向.也可以根據需要省略結束語,即請示事項答復完畢批復就告結束。六、請示、批復例文評析思考與練習１工作中如果出現了以下情況,是否可以使用請示行文?(１)對有關政策、法規、規章不夠明確或有不同理解,需要上級給予明確解釋或答復。(２)工作中遇到新情況、新問題,解決時無章可循、無法可依,需要上級作出指示方可辦理。(３)本地區、本單位的某一困難需要上級幫助解決。(４)按規定不得擅自解決、須經上級批準方可處理的問題。(５)因特殊情況,難以執行原規定,需要變通時,有待上級作出指示的。(６)遇到超出本單位職權范圍的事項。(７)工作中出現的涉及面廣、本單位或本部門無法協調或單獨解決的問題,需要依靠上級協調和統籌安排。思考與練習２根據以下情況介紹,撰寫一篇請示。××市商貿集團第五分公司所經銷的產品在市場上銷路暢通,與周邊地區多個養殖場、魚塘等實行聯營,新鮮貨源充足,鮮肉、鮮蛋、魚蝦等副食品大量增加,原有的冷庫已不能滿足需要,制約了業務的拓展。第五分公司擬在附近的××地區新建一個冷庫,主要用于儲存上述冷鮮貨物.該冷庫所需資金預算約500萬元,已自籌資金100萬,請求總公司撥款400萬元。３針對上題所撰寫的請示,代表上級單位擬訂一份批復。第六節函學習目標了解函的含義、特點理解函的類型掌握函的結構和寫作方法,能夠擬寫函一、函文體概述(一)函的文體含義函是用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的公文。“不相隸屬”就是指沒有直接的上下級關系,所以函是平行文。實際工作比較復雜,可能遇到一些問題和困難,自己單位獨立解決有一定的障礙,需要與不相隸屬的機關或平級機關進行聯系,請求他們協助才能完成和解決;或業務主管部門答復或審批無隸屬關系的機關請示批準的事項等,在這些情況下,都要使用函這一文種。(二)函的特點１使用范圍廣泛函的使用靈活方便,不受機關級別高低、單位大小的限制,上至國家機關,下至基層組織、企事業單位、社會團體等都廣泛使用函。２一事一函函一般內容單一,語言簡潔明了,從篇幅上看,短小精悍,有的函甚至只有三言兩語。３用語謙敬函的用語注重謙恭有禮,尊重對方,以求得到對方更多的支持和理解。二、函的類型(一)商洽函商洽函是指平級機關或不相隸屬機關之間商洽工作、聯系有關事宜、請求解決或辦理某一問題時使用的函,多用于商調干部、洽談業務或聯系活動等。

(二)詢問函詢問函是指不相隸屬機關之間互相詢問情況、問題或征詢意見時使用的。(三)答復函有關主管部門對不相隸屬的機關單位批準某些業務事項,如經費撥付,要使用答復函,此時答復函與批復有相同功效。答復是主管部門對某些業務事項的態度,既可表示同意,也可表示不同意;或者是不相隸屬機關之間針對詢問函進行回復,此時也要使用答復函。二、函的類型(四)申請函有關機關、單位,對于某些事項,需要向不相隸屬的業務主管部門請求批準,此時不宜用請示行文,而應該用申請函.申請函指向不相隸屬的業務主管部門制發的請求批準事項的函。(五)告知函告知函是指平級機關或不相隸屬機關之間相互告知有關工作或活動情況時使用的函。三、函的結構與寫作方法(一)標題一般按照公文標題的規范擬制,復函的標題可在文種上寫明“復函”二字。(二)正文１發文緣由去函一般說明發函的目的、原因、意義、背景等。復函一般是引述對方來函的標題、發文字號,表示收悉。三、函的結構與寫作方法(二)正文２事項去函主要是說明所商洽、詢問或請求解決的具體事項,復函主要針對來函內容予以答復.如內容復雜,可考慮采用條款式.３結束語一般使用禮節性用詞,如“特此函達”“敬請復函”“特此函復”“以上意見請參考”“望予以協助”等。函在行文時,務必要尊重對方。其語言要規范得體,必須禮貌、謙和、態度誠懇,不能使用生硬甚至是命令性的語言,如“必須”“應該”等.對上應尊重謙敬,但不逢迎;對下應嚴肅寬厚,但不傲訓;對平級單位、不相隸屬的單位,也應以禮相待,不盛氣凌人。四、函例文評析思考與練習１××職業學院經管系為了培養學生的實踐能力,與某超市聯系,希望安排營銷專業學生去超市實習。請根據該介紹代替學校方面撰寫一份函,缺失信息可自行補充,要求緣由充分、事項明確、語氣得體、結構完整。２根據以下材料分別撰寫一篇去函和復函。易泰公司是一個新成立的企業,為迅速提高員工的業務水平和工作能力,公司計劃對部分員工開展專業培訓,主要內容是行政管理知識、計算機操作技能和外語口語。易泰公司通過調查得知,××大學在社會培訓方面口碑不錯,教學質量較高,于是與該大學聯系,希望能指派三名人員入學學習,時間為一年,有關培訓費用按學校要求支付。××大學接到易泰公司的商洽函后,回函表示同意接受人員培訓,培訓費用按國家統一標準執行,隨函還寄去三張“進修人員登記表”,并告知具體要求及進修人員來校報到的時間、具體負責此項工作的部門等。第七節紀要學習目標了解紀要的含義、特點理解紀要的類型掌握紀要的結構和寫作方法,能夠擬寫紀要一、紀要文體概述(一)紀要的文體含義紀要是記載會議主要情況和議定事項的應用文。紀要根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成,通過記載會議主要情況、傳達會議議定事項,概括反映會議精神,統一與會者的認識,便于指導相關工作的開展。紀要所記載的議定事項通常要求有關單位據此遵守或執行,是有關單位落實、執行會議精神的依據,對有關單位和人員具有一定的約束性,是開展工作的重要依據。

紀要不同于會議記錄。會議記錄側重于如實記載會議進行過程中的情況;紀要則是根據會議的宗旨,用準確而精練的語言綜合記敘議事要點和決定事項,它是在會議記錄的基礎上經過進一步分析、綜合、提煉而成的文件。此外,會議記錄一般不對外行文,不向下級單位發放,而紀要可以對外行文,可以向下級單位發放,下級單位在工作中應當貫徹執行會議紀要中的議定事項和要求。一、紀要文體概述(二)紀要的特點１紀實性紀要必須忠于會議精神,如實反映會議的真實情況,僅限于會議議及的內容,不能把沒有經過會議討論的問題、未經與會各方共同確認的結論性意見寫進會議紀要中去。２簡明性紀要不同于會議記錄.會議記錄是會議內容的原始記錄,要把會議進行情況、研究的問題、會上發言與報告的主要內容、議定的有關事項等如實簡要地記錄下來.紀要是會議的要點,是對會議內容的概括,體現會議的主要精神,具有簡明性特點。３約束性會議紀要對與會單位和人員有一定的約束力,要求與會單位和有關人員共同遵照執行。二、紀要的類型根據撰寫方法的不同,紀要分為條項式、綜合式和摘要式三種類型。根據會議性質的不同,紀要分為辦公會議紀要和其他會議紀要兩類。其他會議紀要包括專題討論會議紀要、座談會議紀要、學術研究會議紀要等。三、紀要的結構與寫作方法(一)標題與成文日期紀要的標題通常有兩種寫法。一種由會議名稱和文種構成,如“打擊發票違法犯罪活動工作會議紀要”。也可以采用正副標題式,正標題反映會議的主要內容,副標題則寫會議名稱和文種,如“探索電子商務發展之路———××省電子商務研究會第六次學術年會紀要”等。紀要的成文日期即會議通過的時間或領導人簽發的時間,一般在標題下居中位置用小括號注明年、月、日,也可把成文日期寫在尾部。三、紀要的結構與寫作方法(二)正文１導言導言,即紀要的開頭部分,主要概括會議的基本情況,使閱讀者對會議有一個總的了解.導言的具體內容包括會議的名稱、目的、重要性、必要性、會議內容、時間、地點、參加人員、主要議題、會議成果以及對會議的評價等.雖然包括內容較多,但從篇幅來講,不能寫得過長,必須簡明扼要.２主體主體,即會議內容,是紀要的核心部分。這部分內容寫會議研究、討論的問題及事項,對工作的評價,會議報告的內容要點,貫徹