會議記錄活動設計合同編號：__________

本合同（以下簡稱“本合同”）由以下雙方簽訂：

甲方：__________（以下簡稱“甲方”）

地址：__________

乙方：__________（以下簡稱“乙方”）

地址：__________

鑒于甲方需舉辦一場會議，并委托乙方進行活動設計，雙方經友好協商，達成如下協議：

一、合同目的：本合同旨在明確甲方委托乙方進行會議活動設計的權利義務，確保雙方在活動設計過程中保持合作與信任。

二、合同背景：甲方為滿足其會議活動需求，決定委托乙方進行活動設計，雙方就活動設計內容、費用、交付時間等事項達成一致意見。

雙方的責任和義務：

一、甲方責任和義務：

1.甲方應在本合同簽訂后五個工作日內，向乙方提供會議的基本信息，包括但不限于會議主題、參會人數、會議時間、地點、預期效果等。

2.甲方應按照本合同約定的費用支付方式，按時支付乙方活動設計費用。

3.甲方應在本合同約定的活動設計交付日期前，將活動所需的相關資料、道具、場地等準備妥當，并確保乙方能夠順利進行活動設計工作。

4.甲方應積極配合乙方在活動設計過程中的工作，及時解決乙方在活動設計過程中遇到的問題。

5.甲方應對乙方提供的活動設計方案進行保密，未經乙方同意，不得向任何第三方泄露。

二、乙方責任和義務：

1.乙方應在甲方提供的基本信息基礎上，根據甲方需求，設計符合會議主題和預期效果的活動方案。

2.乙方應在本合同約定的活動設計交付日期前，向甲方提交活動設計方案，并確保設計方案的質量符合甲方要求。

3.乙方應在甲方提供的相關資料、道具、場地等準備妥當后，按照活動設計方案進行活動實施。

4.乙方應確保活動實施過程中，活動內容、流程、人員安排等符合甲方要求，并保證活動順利進行。

5.乙方應在本合同約定的活動設計費用外，不得收取甲方其他任何費用。

6.乙方應對活動設計過程中的相關技術秘密和客戶信息進行保密。

三、雙方的權利：

1.甲方有權要求乙方按照本合同約定提供符合要求的活動設計方案和活動實施服務。

2.甲方有權對本合同約定的活動設計方案和活動實施服務進行監督和指導。

3.乙方有權要求甲方按照本合同約定提供必要的信息和條件，確保活動設計工作的順利進行。

四、雙方的權利義務變更：

1.在本合同履行過程中，如遇特殊情況導致合同內容需變更，雙方應協商一致，簽署補充協議。

2.如一方違反本合同約定，另一方有權要求違約方承擔違約責任，包括但不限于賠償損失、解除合同等。

合同金額與支付方式：

一、合同總金額：

本合同約定的活動設計服務總金額為人民幣__________元整（大寫：__________元整）。

二、支付方式：

1.預付款：甲方應在合同簽訂后五個工作日內，向乙方支付合同總金額的30%作為預付款，即人民幣__________元整。

2.設計方案確認款：乙方完成活動設計方案并經甲方確認后，甲方應在五個工作日內支付合同總金額的40%作為設計方案確認款，即人民幣__________元整。

3.活動實施款：活動設計方案實施完畢，經甲方驗收合格后，甲方應在五個工作日內支付合同總金額的20%作為活動實施款，即人民幣__________元整。

4.結算款：活動結束后，甲方對乙方提供的服務滿意，雙方無爭議的情況下，甲方應在五個工作日內支付剩余的10%作為結算款，即人民幣__________元整。

三、支付條件：

1.甲方支付款項時，應附上付款憑證，包括但不限于付款申請、發票等，以確保乙方能夠及時收到款項。

2.乙方在收到甲方支付款項后，應向甲方出具相應的收款憑證，以證明款項已收到。

3.如因甲方原因導致活動無法按期進行，甲方應按照合同約定支付乙方相應的款項，并承擔相應的違約責任。

四、額外費用：

1.本合同約定的總金額不包括因甲方原因導致的額外費用，如場地租賃費、道具租賃費等。

2.如產生額外費用，甲方應在收到乙方通知后五個工作日內支付，否則乙方有權暫停或終止活動設計工作。

五、支付時間：

本合同項下的所有款項支付時間均為工作日，如遇國家法定節假日或乙方休息日，則順延至下一個工作日。

違約與爭議解決機制：

一、違約責任：

1.如甲方未按時支付合同約定的款項，每逾期一日，應向乙方支付未付款項的萬分之五作為違約金。

2.如乙方未按時提交符合要求的活動設計方案，每逾期一日，應向甲方支付合同總金額的1%作為違約金。

3.如乙方在活動實施過程中出現重大失誤，導致活動無法按預期進行，乙方應承擔全部責任，并賠償甲方因此遭受的損失。

4.如甲方因自身原因導致活動無法按期進行，甲方應向乙方支付合同總金額的10%作為違約金。

二、爭議解決：

1.雙方在履行本合同過程中發生的爭議，應首先通過友好協商解決；協商不成的，任何一方均可向對方發出爭議解決通知。

2.發出爭議解決通知后，雙方應在收到通知之日起十五日內進行協商，協商期間，除爭議事項外，本合同的其余條款應繼續履行。

3.如協商仍無法解決爭議，任何一方均可向合同簽訂地人民法院提起訴訟，或選擇以下爭議解決方式之一：

a.仲裁：雙方同意將爭議提交至中國國際經濟貿易仲裁委員會，按照該委員會的仲裁規則進行仲裁。

b.調解：雙方同意將爭議提交至合同簽訂地的人民調解委員會進行調解。

4.爭議解決過程中，雙方應保持合作態度，不得采取任何可能損害對方利益的行為。

三、適用法律與管轄法院：

1.本合同的簽訂、效力、解釋、履行和爭議解決均適用中華人民共和國法律。

2.如雙方選擇訴訟解決爭議，合同簽訂地人民法院為第一審法院，該法院的判決為終審判決。

四、其他：

1.本合同項下的違約金和賠償金，不因任何原因免除或減少。

2.本合同中的違約與爭議解決機制為雙方解決爭議的主要途徑，雙方應嚴格遵守。

附則：

一、生效條件：

本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。雙方應在本合同簽訂之日起五個工作日內完成必要的內部審批程序，并通知對方。如任何一方未能在規定時間內完成審批，本合同的生效日期相應順延。

二、有效期：

本合同的有效期為自合同生效之日起至活動結束后次月的最后一天。在本合同有效期內，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。

三、變更與終止條款：

1.變更：本合同在履行過程中，如因不可抗力、政策調整等原因需要變更，雙方應友好協商，達成書面變更協議，并作為本合同附件。

2.終止條件：以下情況發生時，本合同可終止：

a.雙方協商一致，簽署終止協議；

b.一方嚴重違約，另一方在發出終止通知后，對方未在十五日內采取補救措施或改正違約行為；

c.本合同約定的活動無法繼續進行，經雙方協商一致；

d.因不可抗力導致本合同無法履行，且經雙方確認無法恢復履行。

3.終止后的處理：合同終止后，雙方應按照本合同約定處理尚未履行完畢的義務和權利，包括但不限于費用結算、保密義務的延續等。

四、通知：

1.任何一方對本合同的變更、解除、終止或違約事項的通知，應以書面形式發送至對方，并保證對方能夠及時收到。

2.通知應以掛號信或快遞方式發送，以發送日期為送達日期，但以對方簽收日期為準。

五、不可抗力：

1.不可抗力是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括自然災害、戰爭、政府行為、社會異常事件等。

2.發生不可抗力事件時，雙方應及時通知對方，并采取一切可能的措施減輕損失。

3.不可抗力事件發生導致本合同無法履行時，雙方應協商解決合同終止或延期履行等問題。

六、其他：

1.本合同未盡事宜，雙方可另行協商補充，補充協議與本合同具有同等法律效力。

2.本合同一式兩份，雙方各執一份，具有同等法律效力。

附件：

一、需求文檔

1.會議活動需求說明書

2.參會人員名單及基本信息

3.會議主題及預期效果描述

4.活動場地及設施要求

5.活動預算及費用明細

二、設計方案

1.活動整體策劃方案

2.活動流程及環節安排

3.活動道具及物料清單

4.活動現場布置及視覺設計

5.活動主持及演講嘉賓安排

三、技術規格

1.活動設備清單及使用說明

2.活動軟件及系統要求

3.活動網絡及通信設施要求

4.活動安全保障措施

四、各類證件復印件

1.甲方單位營業執照副本復印件

2.乙方單位營業執照副本復印件

3.相關人員身份證復印件

4.活動場地租賃合同復印件

5.活動保險單復印件

五、其他輔助材料

1.雙方簽訂的補充協議

2.爭議解決過程中的相關文件

3.任何一方要求提