程序文件名稱：現場物資管理規定編號：GDSD-編制：魏淑娜審核：批準：發布日期：生效日期：受控編號：受控狀態：北京國電思達科技有限公司1.目的本文就項目現場物資管理的角度闡述物資管理的重要性及原則，目標是清晰現場物資管理的范圍和邏輯關系，達到規范物資管理，保障物資供應的目的。2.適用范圍適用于公司各項目現場調試、運維、出質保過程物資的管理。3.職責3.1物資管理部職責3.1.1負責制訂完善公司《現場物資管理規定》，指導監督檢查各現場庫房管理工作，匯總檢查中發現的問題，并提出后續整改措施。3.1.2區域庫房負責區域內各項目現場物資管理工作的監督檢查，負責根據調度專員指令將現場需求的物資發到指定地點。3.2工程服務中心及各項目現場職責3.2.1負責執行公司物資管理相關制度，并反饋執行中的問題。3.2.2負責現場物資的管理工作。3.3培訓維修部職責3.3.1負責執行公司物資管理相關制度，并反饋執行中的問題。3.3.2負責維修件物資的管理工作。4.定義思達物資：思達公司與供貨商簽訂采購合同購買的物資，其所有權歸思達公司。備件包：供應商存放在本公司供現場使用周轉的備品備件，其所有權歸供貨商。物資：庫房所有備品備件、工具、耗材、IT、固定資產、備件包等。備品備件：不是一次性消耗，維修后可再次利用的物資。耗材：一次性消耗，不可維修的物資。調撥：公司內部不同倉庫之間的物資移動，因未真正使用消耗，故不參與成本結算。出庫：真正使用消耗到風機上的物資，其價值參與成本結算。自用物資：項目在調試、運維、出質保期間維護風機正常運轉使用的物資，以項目為單位結算成本。技改物資：根據本部下發的風機技術改造通知而采購的物資。信息化系統：信息化內部系統及財務U8系統。5.物資管理5.1物資屬性分類庫房物資按照屬性分為：思達物資、備件包物資、調試所物資。5.2物資用途分類5.2.1按照財務成本結算劃分，物資用途主要為：自用、技改、研發、銷售。5.2.2按照項目物資用途劃分，物資用途主要為：專項物資、項目物資。1）專項物資主要包括：技改、出質保、定檢、對標、銷售、研發。2）項目物資主要包括：自用（日常維護備件、緊急停機、工具）。5.3物資申請5.3.1“專項物資”現場無需申請，由物資管理部“專項物資”負責人出具物資分配指令給發貨方，現場接收物資后，根據隨貨清單確認物資用途分類及使用。5.3.2“項目物資”由現場在信息化內部系統“銷售管理”模塊填寫《發貨通知單》，提出物資需求申請，填寫需求原因，并將物資的材料編碼、名稱、規格型號、單位、需求數量填寫確認后逐級審批。5.4現場物資接收入庫管理5.4.1現場接收物資來源主要有：采購入庫、調撥入庫、維修件入庫、備件包入庫。5.4.2現場接收供貨商直發物資要根據上級庫房郵箱發送的電子版《到貨確認單》及隨貨一起來的紙質版《到貨確認單》進行物資核對及實物的接收入庫，并根據《到貨確認單》上的物資申請單號與上級庫房確認物資用途分類。5.4.3現場接收供貨商直發現場物資核對無誤后2個工作日內簽字《到貨確認單》傳遞給所屬區域庫房，由區域庫房在信息化U8系統入賬。5.4.4區域庫房收到現場簽字確認的《到貨確認單》后在U8系統里把物資入庫到接貨現場庫房。5.4.5現場接收其他庫房發來的調撥物資要根據發貨庫房郵箱發送的電子版《發貨清單》及隨貨紙質版《裝箱清單》清點物資，確認無誤后在信息化內部系統點擊“審核”操作，確認物資入庫，同時在《發貨清單》上簽字確認，提交物流、發貨庫房及自己所屬區域庫房；提交發貨庫房及所屬區域庫房要求2個工作日內完成。5.4.6實物到貨質檢內容包括外觀、物資品種、型號、數量等信息要與《到貨確認單》相符。5.4.7實物入庫后要及時更新《物料卡》信息，要求《物料卡》上填寫的物資編碼與信息化內部系統及U8系統物資編碼相符。5.4.8《到貨確認單》及《發貨清單》是庫房物資入庫的原始憑證，要求在原始單據右上角標注信息化系統入賬單據號。5.4.9打印信息化系統“入庫單”簽字歸檔。5.4.10到貨有問題的聯系對應的接口負責人（見《業務負責人接口》表）。5.4.11詳情參照《物資接收入庫管理作業指導書》執行。5.5物資存儲管理5.5.1維修件、新件、壞件、備件包分開擺放管理。5.5.2關注庫存物資的存放期限及使用期限，在超期3個月前填寫《超期物料審批表》報批區域中心庫房主管。5.5.3庫房環境必須清潔、通風、安全，同時做到“二齊、三清、四定位”；二齊：物料擺放整齊、庫容干凈整齊；三清：材料清、數量清、規格標識清；四定位：按區、按排、按架、按庫位定位。5.5.4遵循下重上輕的擺放原則、方便物資入出的原則及物資周轉頻率規則擺放。5.5.5危化品采購、存儲、運輸及使用等具體規定按照《危險化學品管理規定》執行。5.5.6涉及叉車操作、物資搬運、存儲、發運，消防等管理，按照《倉儲安全管理作業指導書》執行。5.6物資調撥管理5.6.1“項目物資”需要現場在信息化內部系統提出物資申請并說明需求原因，逐級審批后進行物資調撥。5.6.2“專項物資”需要庫房按照物資調度專員指令將物資發到指定地點。5.6.3各級庫房發貨前給接貨庫房郵件形式發送發貨信息，同時發貨庫房物資復核無誤后方可發貨。5.6.4接貨庫房接到物資后及時清點，確認無誤后簽字提交物流、發貨庫房及自己所屬區域庫房并自己留檔。5.7物資出庫管理5.7.1庫房遵循先做賬后發貨出庫原則，但是緊急物資需求可以先使用次日補帳。5.7.2“專項物資”按照物資用途分類出庫使用，同時要注意相關信息標注，如下：1）“技改”“研發”出庫時要在信息化內部系統單據上標注“合同號”、“合同名稱”；2）“出質保”、“定檢”物資出庫時在信息化內部系統單據上標注“出質保”、“定檢”字樣。5.7.3現場收到上級庫房發來的“銷售”物資根據“到貨清單”及“裝箱單”清點無誤后移交業主，與業主交接的簽收單據上同時要有現場人員簽字，簽收單據最晚次日掃描發送回傳發貨庫房及自己所屬區域庫房，同時簽收單據自己也要歸檔。5.7.4現場庫房現有物資做“銷售”出庫時，物資出庫信息傳遞對應區域庫房做U8系統現場庫房“銷售”出庫，與業主交接簽字單據要求及傳遞5.7.3相同。5.7.5項目物資出庫要標注使用物資項目的“項目號”,便于財務按照項目結算成本。5.7.6信息化內部系統物資出庫及調撥時要選擇物資對應“批號”信息，批號信息為：正常備件批號：GDSD20140001，壞件批號：errored，備件包批號：BJB20140001。5.7.7信息化內部系統操作步驟見《信息化系統操作指導書》（2014-8-8OA已下發）。5.8賬務管理要求5.8.1入賬要及時準確，并且在規定時間完成。5.8.2信息化系統入賬根據不同單據填寫對應單據應有的信息，確保信息可追溯。5.8.3做賬必須有簽字版原始憑證為依據，并及時整理歸檔。5.8.4保證帳、物相符，帳、帳相符，帳、物、卡相符。6.備件包管理6.1備件包物資入供應鏈系統時批號選擇“BJB20140001”。6.2備件包物資與庫房其他屬性物資分開擺放管理。6.3備件包物資出庫時，供應鏈系統選擇對應備件包物資批號。6.4現場使用備件包物資后，每月將換下來的舊件返回對應的區域庫房。6.5區域庫房每個月的25日前將上月25日到本月24日的備件包壞件進行匯總，并填寫《備件包壞件返修清單》集中返給供應商，以便消除備件包帳目。6.6供貨商確認到貨的簽收單及時追回歸檔。6.7參照《備件包管理作業指導書》執行。7.盤點管理7.1按照公司規定，每月20號結賬，U8系統盤點數據由對應的區域庫房發送，信息化內部系統數據自行調取。7.2《盤點表》按照公司模板規定進行填寫提交。7.3各級庫房實物盤點時間為3天\次盤。7.4月度實物盤點為每月24至26號，因財務結賬時間調整而發生盤點時間變更時物資管理部會及時郵件通知。7.5每月27號提交電子版《盤點表》給對應的區域庫房。7.6每月28號提交簽字紙質掃描版《盤點表》及《盤點報告》給對應的區域庫房。7.7盤點產生的差異由庫房負責人明確物資去向并寫出具體盤點差異報告，《差異審批表》提交時間為月底最后一天，按照《物資盤點管理規定》中的“差異審批流程”處理。7.8正常盤點時間逢周末順延。7.9盤點數據真實、準確，按照規定格式填寫，原始數據不得修改。7.10盤點表簽字完整、真實，不允許冒簽，簽字同時標注日期。7.11庫房盤點文件一式三份分別在現場庫房、對應的區域庫房、物資部北京歸檔。7.12參照《物資盤點管理規定》執行。8.文件歸檔8.1文件歸檔分為紙質版及電子版形式。8.2文件歸檔范圍包括日常所有證明物資來源、去向、結存的相關憑證單據。例如《到貨確認單》、入庫單、調撥單、出庫單、簽字回傳單等。8.3日常文件2日內歸檔、發給其他庫房的物資《到貨簽收單》每周歸檔、盤點表月末歸檔。8.4文件歸檔保存期限為永久。8.5歸檔文件簽字要求：字跡清晰、真實、齊全。8.6歸檔文件按照時間順序、單據類型擺放。8.7紙質版歸檔單據一式兩份，一份自己歸檔保存，另一份每10天一次郵寄給對應區域庫房復核，現場郵寄給區域庫房簽字版單據包括：到貨確認單、調撥單、出庫單、簽收回傳單。8.8具體文件歸檔參照《文件歸檔管理辦法》執行。9．呆滯物資及報廢管理9.1呆滯物資及現場所有壞件均需要返回，并按照物資分類進行處理。9.2物料的報廢管理按照《呆滯物資及報廢管理流程》處理。10.借用管理物料借用時由借用方填寫《物料借用審批表》，經過物資管理部經理及分管領導審批庫房方可辦理借用，庫房負責人負責借用物料的返回管理。11.交接管理11.1現場負責人更換時提前2周申報物資管理部，物資管理部派人到現場盤點庫房，檢查賬物相符性。11.2項目原負責人整理在職期間相關單據及數據。11.3進行實物盤點，盤點差異按照《物資盤點管理規定》里“盤點差異匯報程序”執行。11.4原負責人制作《庫房交接記錄表》，相關人員簽字確認。11.5新負責人承接工作后，以交接盤點確認的實物開始建立新的賬目管理。11.6根據物資管理部的需求，相關單據提交物資管理部歸檔。11.7庫房負責人離職或調崗時均按照《庫房交接作業指導書》文件執行。12.固定資產管理12.1固定資產按照《固定資產管理規定》執行。12.2IT類設備的管理按照《IT類設備管理規定》執行。13．工具管理13.1工具按照價值分為普通工具和貴重工具，按照用途分為常用工具及定檢工具。13.2工具類物資嚴禁出庫，需要使用時提前15天提交調撥申請，待系統流程審批完成后，方可進行實物調撥。13.3常用工具根據項目容量及項目階段確定標配清單，定檢工具根據定檢類型及風機塔筒類型等確定標配清單，具體管理規定見《工具管理規定》。13.4電子秤、液壓表、液壓站、對中儀、力矩驗收器等儀器均為精密儀器，具體的使用保養參考《重要工器具檢驗檢定管理程序》及《工具維護管理程序》。14．壞件管理14.1現場返回的壞件與信息化內部系統出庫數據進行核對，兩者應相符，核對結果要歸檔。14.2壞件返回時粘貼標識并附帶《裝箱清單》等信息。14.3現場壞件返回時發給對應的區域庫房，現場給區域庫房發貨前要與區域庫房溝通，返回壞件由區域庫房整體移交培訓維修部。14.4區域庫房給培訓維修部發貨前要提前與培訓維修部溝通。14.5培訓維修部接到壞件物資后及時清點，3-5天反饋信息并反饋簽字確認單。14.6具體辦法參照《零部件返修管理作業指導書》執行。15．項目剩余物資管理15.1現場項目確認剩余不用的“專項”物資統一返回北京一級庫管理。15.2返回時要對返回物資區分“專項”說明，例如：XX技改返回物資。15.3返回時郵箱發送“發貨清單”，同時隨貨附帶“裝箱清單”。16．物流16.1物流發貨16.1.1物資發貨需求按照5.6要求執行。16.1.2物資發貨前做好檢驗交接工作，確保物資發貨準確。16.1.3物資發貨時隨貨附帶裝箱清單，同時郵件形式發送發貨明細給接貨庫房。16.1.4物資發貨時做好包裝，確保物資完好到達收貨地點。16.1.5物資發貨根據物資大小及重量選擇物資接貨地點。16.1.6需要緊急發貨而用專車、空運發貨，或者需使用非指定物流公司發貨的情況，需由物資管理部經理審核后，方可發貨。16.1.7根據預計到貨時間追蹤到貨簽收單歸檔，歸檔要求一周內完成。16.2接收驗貨及簽收16.2.1接貨時要檢查物料外包裝是否破損，如有破損，與物流公司進行溝通，并在溝通允許后開箱驗收，沒有造成設備損壞的可以讓步接收。16.2.2接貨時有設備損壞的可直接拒收，并在第一時間反饋發貨方及思達物流專員。16.2.3物資接貨確認無誤后及時簽收并提交物流、自己所屬區域庫房、發貨庫房及自己庫房做好歸檔。16.2.4物資接貨如果與裝箱清單有差異，要及時以電話及郵件形式與發貨方協調處理。16.3物流費用審批及報銷16.3.1物流費用根據物流公司報價在OA逐級審批，并作為運費報銷憑證提交。16.3.2運費1-500元由現場庫房審批。16.3.3運費501-1000元由小區經理審批。16.3.4運費1001-2000元由工程服務中心經理審批。16.3.5運費2001-5000元由分管副總審批。16.3.6運費5000元以上由總經理審批。16.3.7現場發運物資產生的物流費用，需要提交物資接收方簽字確認及OA費用審批單方可做費用報銷。16.3.8運費審批單、運輸物流單、發貨明細一起歸檔。16.3.9現場發生的物流費用每月明細賬發送上級區域庫房，由區域庫房整理發送物資管理部。17．物資管理的注意事項17.1帳、物相符，帳、帳相符，帳、物、卡相符。17.2入庫、調撥、出庫、接收、物流等工作都要有據可證（紙質版，便于追查）。17.3返回壞件要與信息化內部系統出庫數據對應。17.4文件交接簽收單為責任轉移的證據，要重視及時傳遞及歸檔保存。18.相關歸檔記錄No.記錄名稱編號保存期1到貨確認單GDSD-PF-056-R01永久2入庫單GDSD-PF-056-R02永久3物料卡GDSD-PF-056-R03永久4發貨通知單GDSD-PF-056-R04