13.7長篇文檔的處理3.7.1文檔的顯示頁面視圖閱讀版式視圖Web版式視圖大綱視圖草稿視圖23.7長篇文檔的處理3.7.2快速格式化格式刷用鼠標(biāo)去刷要復(fù)制格式的其它文本注意：單擊格式刷，只能復(fù)制格式一次；

雙擊格式刷，可以復(fù)制格式多次。選定已有格式的文本格式刷33.7長篇文檔的處理3.7.2快速格式化樣式樣式：是已設(shè)置好字符和段落格式的一個(gè)組合，使

用樣式可使不同段落具有相同的格式設(shè)置。樣式類型：標(biāo)準(zhǔn)樣式、用戶自定義樣式。“開始”選項(xiàng)卡→“樣式”組43.7長篇文檔的處理3.7.2快速格式化樣式“樣式”窗格啟動(dòng)按鈕自定義樣式標(biāo)準(zhǔn)樣式新建樣式前將光標(biāo)置于設(shè)置好格式的段落中“開始”選項(xiàng)卡→“樣式”組53.7長篇文檔的處理3.7.2快速格式化樣式新建樣式自動(dòng)更新新建樣式名稱63.7長篇文檔的處理3.7.2快速格式化樣式73.7長篇文檔的處理3.7.2快速格式化文檔模板使用模板可以快速創(chuàng)建出外觀精美、格式專業(yè)的文檔，Word2010提供了多種模板，用戶可以根據(jù)具體的應(yīng)用需要選用不同的模板。下面舉例說明Office2010已將MicrosoftOfficeOnline上的模板嵌入到了應(yīng)用程序中，以使用戶可以在新建文檔時(shí)快速瀏覽并選擇適用的模板使用。83.7長篇文檔的處理3.7.2快速格式化文檔模板“文件”選項(xiàng)卡93.7長篇文檔的處理3.7.3編制目錄和索引在Word應(yīng)用中，經(jīng)常用于編輯書籍、論文等長文檔，這類文章內(nèi)容長、層次多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜。此時(shí)，目錄和索引在編輯文檔的過程中就會(huì)發(fā)揮著重要的作用。目錄能夠幫助用戶快速了解整個(gè)文檔層次結(jié)構(gòu)的內(nèi)容；而索引則可以根據(jù)用戶的需要將文檔中的詞或短句列出來，并標(biāo)明在文檔中出現(xiàn)的次數(shù)及其所在的頁碼，從而幫助用戶快速查找需要的信息。103.7長篇文檔的處理3.7.3編制目錄和索引編制目錄

文檔目錄可以使用戶快速、清晰的了解整個(gè)文檔的層次結(jié)構(gòu)和大概內(nèi)容，從而可以達(dá)到快速查找指定信息的目的。因此，為一個(gè)內(nèi)容較為復(fù)雜的文檔創(chuàng)建文檔目錄是十分必要的。若要?jiǎng)?chuàng)建文檔目錄，用戶不僅可以使用系統(tǒng)自帶的模板進(jìn)行手動(dòng)創(chuàng)建，也可以在文檔中自動(dòng)插入目錄。1．手動(dòng)創(chuàng)建文檔目錄2．自動(dòng)創(chuàng)建文檔目錄10113.7長篇文檔的處理3.7.3編制目錄和索引編制目錄11123.7長篇文檔的處理3.7.3編制目錄和索引編制目錄當(dāng)創(chuàng)建文檔目錄后，如果再對(duì)文檔中的內(nèi)容進(jìn)行增加、刪除等操作，或者在文檔中添加標(biāo)記了新的目錄項(xiàng)，便需要重新編制目錄以適應(yīng)該文檔的結(jié)構(gòu)變化。此時(shí)就會(huì)用到更新文檔目錄功能。133.7長篇文檔的處理3.7.3編制目錄和索引編制索引

為了能夠在文檔中快速查找信息，可以利用Word提供的索引功能，將文檔中的關(guān)鍵字詞標(biāo)注出來，分別標(biāo)明其出處以及頁碼，并按照一定的次序進(jìn)行排列，即可增強(qiáng)日后查找的便利性。13效果顯示143.7長篇文檔的處理3.7.3編制目錄和索引編制索引標(biāo)記索引項(xiàng)的目的是為了對(duì)其進(jìn)行快速查找，因此在標(biāo)記索引項(xiàng)之后還需要為其創(chuàng)建索引。為標(biāo)記的索引文本創(chuàng)建索引，可以幫助用戶方便、快捷地查找文檔中的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，使用自動(dòng)索引還可以為標(biāo)記的文本插入標(biāo)記。153.7長篇文檔的處理3.7.4文檔的修訂與批注修訂

修訂是直接在文檔中進(jìn)行的修改。利用修訂功能能夠通過標(biāo)記同時(shí)反映多位審閱者對(duì)文檔所做的修改。這樣，文檔的作者便可以對(duì)這些修改進(jìn)行復(fù)審，并確定接受或者拒絕這些修訂。1．使用修訂2．在修訂過程中使用批注框3．顯示以供審閱4．設(shè)置顯示標(biāo)記5．審閱窗格的使用6．接受或者拒絕修訂15163.7長篇文檔的處理3.7.4文檔的修訂與批注批注在編輯文檔時(shí)，為了更清楚地理解文檔內(nèi)容，可以通過Word的批注功能為文檔部分內(nèi)容添加注解或者注釋。同時(shí)，利用Word2010的修訂功能，也可以標(biāo)記文檔中文字的錯(cuò)誤或者不明確的內(nèi)容，還可以設(shè)置文字的格式等。173.7長篇文檔的處理3.7.4文檔的修訂與批注批注批注是附加到文檔中的內(nèi)容，將顯示在文檔的右邊距或者【審閱】窗格中。每一個(gè)批注名稱都是由Word用戶名的縮寫開頭，后面跟一個(gè)批注號(hào)。批注不會(huì)影響文檔的格式，也不會(huì)被打印出來。1．創(chuàng)建批注2．刪除批注17183.7長篇文檔的處理3.7.5文檔保護(hù)為了防止其他用戶對(duì)重要的文檔進(jìn)行修改，除了常用的設(shè)置文檔為只讀屬性外，Word2010還提供了強(qiáng)大的文檔保護(hù)功能。啟用文檔保護(hù)功能，可以限制用戶對(duì)文檔的編輯、格式設(shè)置等。193.7長篇文檔的處理3.7.6郵件合并無論是活動(dòng)通知還是成績報(bào)告單，都需要發(fā)給多個(gè)不同的人，但是這類文檔的主題內(nèi)容卻是固定的，只是少部分關(guān)鍵詞不同，如：姓名、稱謂、成績、郵遞地址等。雖說通過復(fù)制粘貼逐個(gè)處理也未嘗不可，但是如果人數(shù)眾多，難免效率低下，而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)和疏漏。如果了解域的運(yùn)用，就可以通過郵件合并高效率地批量處理。郵件合并是通過域的操作實(shí)現(xiàn)的。20郵件合并步驟首先建立活動(dòng)通知還是成績報(bào)告單的WORD文檔；其次建立包含文檔中部分關(guān)鍵詞如：姓名、稱謂、成績、郵遞地址等的EXCEL表格文件；。通過連接數(shù)據(jù)源，在WORD文檔中逐項(xiàng)插入EXCEL表格中的關(guān)鍵字域；最后通過郵件合并高效率地完成批量文檔的生成、打印或郵件發(fā)送。3.7長篇文檔的處理21郵件合并數(shù)據(jù)源3.7長篇文檔的處理22郵件合并源文檔3.7長篇文檔的處理23郵件合并打開數(shù)據(jù)源3.7長篇文檔的處理24郵件合并插入域關(guān)鍵字3.7長篇文檔的處理25郵件合并完成并合并為單個(gè)文檔3.7長篇文檔的處理2