軟件正版資產(chǎn)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司軟件正版化管理，規(guī)范軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護(hù)及處置等行為，保護(hù)公司的合法權(quán)益，促進(jìn)公司信息化建設(shè)的健康發(fā)展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，以及公司所有員工。（三）基本原則1.合法性原則：公司軟件資產(chǎn)的管理必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保軟件使用的合法性。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護(hù)及處置，確保各項(xiàng)操作合規(guī)。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制軟件采購成本，提高軟件資產(chǎn)的使用效益。4.安全性原則：加強(qiáng)軟件資產(chǎn)的安全管理，保障軟件的正常運(yùn)行，防止軟件資產(chǎn)被盜用、濫用或泄露。二、軟件正版化管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.公司信息化管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司軟件正版化管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的統(tǒng)一采購、登記、入賬、分發(fā)及調(diào)配等工作。定期組織開展軟件資產(chǎn)清查工作，確保軟件資產(chǎn)賬實(shí)相符。對軟件資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。2.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)采購費(fèi)用的審核、報銷及賬務(wù)處理。配合信息化管理部門進(jìn)行軟件資產(chǎn)清查工作，確保財(cái)務(wù)賬目準(zhǔn)確反映軟件資產(chǎn)狀況。3.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對公司軟件正版化管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況及軟件資產(chǎn)的真實(shí)性、合法性和效益性。對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門軟件資產(chǎn)的日常使用和管理，確保軟件的正確安裝、使用和維護(hù)。2.配合信息化管理部門做好軟件資產(chǎn)的清查、盤點(diǎn)等工作，及時反饋軟件使用過程中出現(xiàn)的問題。3.不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓、出借或使用未經(jīng)授權(quán)的軟件，不得將軟件用于非公司業(yè)務(wù)目的。（三）員工個人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司軟件正版化管理制度，不得私自安裝、使用未經(jīng)授權(quán)的軟件。2.妥善保管個人使用的軟件資產(chǎn)，不得擅自將軟件提供給他人使用或帶出公司。3.發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)被盜用、濫用或泄露等情況，應(yīng)及時向公司相關(guān)部門報告。三、軟件采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定軟件采購計(jì)劃，明確軟件名稱、版本、功能要求、采購數(shù)量及預(yù)計(jì)采購時間等信息。2.采購計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報信息化管理部門匯總。信息化管理部門根據(jù)公司整體軟件資產(chǎn)狀況及預(yù)算安排，對采購計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡和審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購流程1.信息化管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，組織開展采購工作。采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，具體采購方式根據(jù)軟件的性質(zhì)、采購金額及相關(guān)規(guī)定確定。2.在采購過程中，應(yīng)與軟件供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確軟件的名稱、版本、數(shù)量、價格、授權(quán)范圍、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，需經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核。3.采購軟件到貨后，信息化管理部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、數(shù)量、質(zhì)量及相關(guān)文檔等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將軟件資產(chǎn)信息錄入公司軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)。（三）采購預(yù)算1.軟件采購預(yù)算納入公司年度預(yù)算管理體系，由公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃及軟件采購計(jì)劃進(jìn)行編制。2.采購預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算管理制度執(zhí)行，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程辦理相關(guān)手續(xù)。四、軟件使用管理（一）安裝與授權(quán)1.信息化管理部門負(fù)責(zé)按照軟件使用需求，統(tǒng)一為員工安裝經(jīng)授權(quán)的軟件。未經(jīng)授權(quán)，員工不得擅自安裝軟件。2.對于購買的商業(yè)軟件，應(yīng)確保獲得合法的軟件授權(quán)許可，并按照授權(quán)范圍使用軟件。授權(quán)許可文件應(yīng)妥善保管，以備查驗(yàn)。3.員工離職或崗位變動時，所在部門應(yīng)及時通知信息化管理部門，信息化管理部門負(fù)責(zé)收回其使用的軟件授權(quán)，并辦理相關(guān)軟件資產(chǎn)交接手續(xù)。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照軟件的使用說明和操作規(guī)程正確使用軟件，不得擅自修改軟件的配置和參數(shù)。2.禁止將公司購買的軟件用于非公司業(yè)務(wù)目的，如私自安裝在個人電腦或提供給外部單位使用等。3.對于共享軟件或免費(fèi)軟件，應(yīng)在合法合規(guī)的前提下使用，并注意遵守相關(guān)軟件的使用條款和限制。（三）安全管理1.加強(qiáng)軟件資產(chǎn)的安全防護(hù)，安裝必要的殺毒軟件、防火墻等安全軟件，并及時更新病毒庫和系統(tǒng)補(bǔ)丁。2.定期對軟件資產(chǎn)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴(yán)格控制軟件的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，合理分配軟件的使用權(quán)限，防止軟件資產(chǎn)被盜用、濫用或泄露。五、軟件維護(hù)管理（一）維護(hù)計(jì)劃1.信息化管理部門應(yīng)根據(jù)軟件的使用情況和生命周期，制定軟件維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期及維護(hù)責(zé)任人等。2.軟件維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括軟件的升級、更新、故障排除、性能優(yōu)化等方面的內(nèi)容，確保軟件的正常運(yùn)行和功能的持續(xù)提升。（二）維護(hù)實(shí)施1.按照軟件維護(hù)計(jì)劃，信息化管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施軟件的維護(hù)工作。對于軟件供應(yīng)商提供的升級、更新服務(wù)，應(yīng)及時進(jìn)行安裝和測試，確保軟件的兼容性和穩(wěn)定性。2.在軟件維護(hù)過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在故障或問題，應(yīng)及時進(jìn)行排查和修復(fù)。對于重大故障或問題，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取應(yīng)急措施，確保業(yè)務(wù)不受影響。3.定期對軟件維護(hù)工作進(jìn)行總結(jié)和評估，分析維護(hù)效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)軟件維護(hù)工作流程和方法。（三）技術(shù)支持1.信息化管理部門應(yīng)建立軟件技術(shù)支持體系，為員工提供軟件使用方面的技術(shù)咨詢和支持服務(wù)。2.設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時解答員工在軟件使用過程中遇到的問題。對于員工反饋的軟件問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理和回復(fù)，確保問題得到妥善解決。六、軟件處置管理（一）處置審批1.軟件資產(chǎn)因使用年限到期、技術(shù)淘汰、業(yè)務(wù)不再需要等原因需要進(jìn)行處置時，使用部門應(yīng)填寫《軟件資產(chǎn)處置申請表》，詳細(xì)說明軟件資產(chǎn)的名稱、版本、購置時間、處置原因等信息，并提交信息化管理部門審核。2.信息化管理部門對《軟件資產(chǎn)處置申請表》進(jìn)行審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行軟件資產(chǎn)的處置工作。（二）處置方式1.對于已不再使用且無保留價值的軟件資產(chǎn)，可采取報廢處理方式。報廢軟件資產(chǎn)應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)報廢流程進(jìn)行處置，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性。2.對于仍有一定使用價值的軟件資產(chǎn)，可通過捐贈、轉(zhuǎn)讓等方式進(jìn)行處置。捐贈軟件資產(chǎn)應(yīng)確保受贈方具備合法使用軟件的資質(zhì)和條件，并辦理相關(guān)捐贈手續(xù)；轉(zhuǎn)讓軟件資產(chǎn)應(yīng)按照公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保轉(zhuǎn)讓價格合理、程序合規(guī)。（三）處置記錄1.軟件資產(chǎn)處置過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄處置時間、處置方式、處置價格（如有）、接收單位（如有）等信息，并將相關(guān)記錄存檔。2.處置記錄應(yīng)作為公司軟件資產(chǎn)管理檔案的重要組成部分，以備審計(jì)、查詢等需要。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司信息化管理部門定期對各部門軟件正版化管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括軟件采購、使用、維護(hù)及處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，軟件資產(chǎn)賬實(shí)相符情況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國家相關(guān)部門及軟件產(chǎn)業(yè)協(xié)會等組織開展的軟件正版化檢查工作，如實(shí)提供公司軟件資產(chǎn)情況及相關(guān)資料。2.關(guān)注軟件行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整公司軟件正版化管理制度和管理措施，確保公司軟件正版化管理工作符合外部監(jiān)管要求。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自采購、安裝、使用軟件。2.將公司購買的軟件用于非公司業(yè)務(wù)目的。3.擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓、出借公司軟件資產(chǎn)。4.故意損壞或丟失公司軟件資產(chǎn)。5.其他違反公司軟件正版化管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，除給予相應(yīng)的紀(jì)律處分外，還將根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)和造成的損失確定。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)