工程技術檔案管理制度1.目的：規(guī)范工程資料的編寫、收集、整理、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿足工程施工和移交、歸檔要求。2.名詞解釋各專業(yè)指：鍋爐專業(yè)、汽機專業(yè)、電氣專業(yè)、熱控專業(yè)、焊接專業(yè)。3.歸口管理和劃分3.1工程部為項目部工程資料歸口管理部門。項目部各部門為各自職能范圍內的資料管理對口責任部門，負責職能范圍內的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統(tǒng)一向業(yè)主移交和向公司檔案室歸檔。3.2工程資料的存檔劃分：3.2.1工程管理文件資料：1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；3）行政文件，歸綜合管理部；4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部；3.3工程資料管理網絡和人員網絡工程項目中標后一個月內由項目總工組織，建立項目工程資料管理網絡（應包括各部、室、專業(yè)組、專業(yè)公司等），明確負責人（負責人應為本現場技術負責人）、管理人員和各單位資料管理員。4.文件的編寫文件資料的編寫按以下規(guī)定執(zhí)行（業(yè)主無特殊要求時） 4.1文件的編寫一律采用A4紙張，用激光打印機或噴墨打印機（黑色墨水書寫亦可）的打印件。規(guī)格要求參考作業(yè)指導書標準樣式（尺寸及頁邊距）。4.2文件必需采用雙釘裝釘（橫向、豎向均可）裝釘尺寸要求如下：①橫向裝釘的，左側留裝訂線2.5cm，上邊距25cm，右邊距、下邊距1.5cm；②縱向裝釘的，上下留出25cm的距離；③釘與紙張的邊緣留出1cm的距離。對復印件A4紙豎向左側裝訂線留2.5cm。4.3正文文字一律采用四號宋體、1.5倍行距，標題為小三號宋體。凡是正文應有頁眉和頁腳，頁眉頁腳均使用五號，頁腳居中設置。頁腳使用三位阿拉伯數字，從“第001號”開始，卷內目錄、卷內備考表及某一文件的附圖無正文的部分，不編寫頁號，但應在文件目錄中標明總頁數。4.4文件中附圖的幅面、構件代號均應符合我國國家或行業(yè)標準，圖紙的尺寸一律以毫米為單位。4.5案卷封面宜采用外封面形式，內外封面的式樣同作業(yè)指導書封面。4.6檔號：項目代號+分類號+案卷號項目代號：是公司指定的，項目中標后由公司檔案室給出。分類號：科技文件材料參考《火電施工企業(yè)檔案分類表》中6--9大類的有關規(guī)定，其它部門采用0--5大類的有關分類規(guī)則。案卷號：即為案卷順序號。移交資料的檔號按業(yè)主要求編制填寫。4.7案卷題名應簡明、準確揭示卷內項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。4.8編制單位欄填寫卷內科技文件材料形成的單位或主要責任者。4.9編制日期填寫案卷內科技文件材料的起止日期。4.10保管期限填寫其劃定的保管期限，將來移交時在資料管理人員管理人員的統(tǒng)一指導下填寫。4.11密級依據保密規(guī)定填寫(移交時業(yè)主給出，統(tǒng)一填寫)。4.12縮微號和檔案館號由竣工檔案接收單位或部門填寫。4.13卷內目錄及卷內備考表（各種表格）的格式由資料料室統(tǒng)一提供。4.14竣工移交所使用的卷盒由綜合管理部根據公司檔案室要求統(tǒng)一購置。4.15編寫受控文件時均應標明文件編碼。(文件編碼按《質量部工程質量體系文件編碼與受控編號方法》進編寫)。5.工程中使用的表格工程中使用的各種表格包括：質保、過程控制、試驗與檢驗、工程管理與技術管理、有條件發(fā)生的記錄表格。各種表格的使用按以下規(guī)定執(zhí)行：5.1國家、部或局已經下發(fā)現成表格（或有要求）的，使用其統(tǒng)一表格。5.2《項目部管理制度匯編》已給出工程項目管理工作中的表格，這些表格按類別存在專門的數據庫中,如需使用可直接提取使用，簽名為手寫。5.3如上述表格不能滿足施工要求，可根據需要自制表格，經專業(yè)部室領導批準(按審批權限)，方可使用。6.工程資料的收集工程項目的檔案資料，是整個工程項目從醞釀、決策到建設投產（使用）全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計算書、聲像資料等不同形式、不同載體的資料，包括項目的提出、調查、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產等，項目部有責任盡量將資料收集齊全。6.1工程項目開工后由總工組織編制《XX項目部歸檔文件資料目錄》。其中應至少明確第一批開工項目應歸檔的文件資料目錄。（1）技術文件內容依據公司規(guī)定執(zhí)行。各類文件資料的收集策劃應以分項或分段工程為單位。（2）隨工程進展對歸檔文件資料進行補充，待工程圖紙80%或專業(yè)系統(tǒng)圖100%到達項目部后15日內，對目錄進行修改，分別報業(yè)主和公司各職能處室，作為正式文件執(zhí)行。（3）各項資料在單位工程未完時，由劃分的文件收集、整理部門保存，待階段性檢查之后，或單位工程施工結束，按資料管理人員要求的時間，將資料移交給資料管理人員，正式歸檔。6.2任何單位、部門和人員不管以何種渠道獲得技術資料，均應交資料管理人員登記、備案，由有關領導核準后方可使用。6.3各部門收集的資料除歸檔資料外，還應根據上級單位監(jiān)檢大綱的有關條款，對其它工程資料進行收集整理。7.工程資料按以下要求進行整理和組卷7.1項目文件資料一般按其專業(yè)、單位工程項目和形成時間先后進行整理組卷。7.2有關設備的文件按依據性材料、設備開箱驗收、設備安裝調試、設備運行維修、隨機圖樣等排列，隨機圖樣也可單獨組卷。7.3管理性文件按問題、時間或重要程序排列。7.4案卷內技術性文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。7.5每一單位工程項目的卷內文件按管理、依據、施工安裝記錄、檢測試(實)驗評定、證明等排列。7.6文件材料組卷時，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件一起立卷，不得分開。文件材料的排列：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉發(fā)文件在前，被轉發(fā)文件在后；立卷人填寫卷內目錄，立卷人和有關負責人應在卷內備考表的簽署欄簽署姓名；卷內目錄和卷內備考表格式由資料管理人員統(tǒng)一提供。7.7卷內備考表(各種表格)、卷內目錄、卷內文件的裝釘尺寸及頁邊距應一致。7.8存檔文件材料應盡量使用原件，如沒有應標明原件的存放地點。7.9資料管理人員編制《工程管理案卷總目錄及卷內目錄》，工程部長審核、總工批準。8.文件資料的傳遞文件資料的傳遞包括發(fā)放與往來。8.1文件發(fā)放：文件資料在發(fā)放前，發(fā)放部門應填寫《文件發(fā)放審批表》，根據審批權限審批文件確定資料發(fā)放的范圍，并建立《文件發(fā)放登記表》臺帳。從業(yè)主、監(jiān)理方接收領取的文件資料兩小時內在網上公布，24小時內發(fā)放到使用單位、部門8.2文件往來往來文件指與項目部以外單位的文件往來，一般包括與業(yè)主、監(jiān)理、當地政府有關部門、設計院、設備廠家、調試部門、公司等的文件。（1）接收：資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關的文件資料，都應交到資料管理人員，由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料，資料管理人員根據審批權限送交領導審批。（2）項目部任何部門、任何人向項目部以外單位發(fā)出與項目有關的文件資料，都應根據審批權限進行審批，在發(fā)出前在存檔部門進行備案，對反饋信息及時歸檔。（3）項目部各部門、各專業(yè)公司也應建立《文件接收登記表》。9.文件、資料審批權限9.1接受項目經理委托，由生產經理、商務經理、總工（副總工）發(fā)放（傳閱）審批的范圍：國家、行業(yè)有關本工程的文件、要求，業(yè)主、監(jiān)理公司文件、會議紀要、工程聯(lián)絡單（確認有效性和發(fā)放范圍后下發(fā)）、通知等，設計院文件，設備圖紙、涉外技術文件資料，外單位交流信息，業(yè)主委托、工程變更（根據確定的范圍），公司有關本工程的文件和要求，項目部有關工程管理的文件、要求、通知，工程簡報，上報業(yè)主、監(jiān)理、公司的文件和材料，施工組織設計等。9.2各部門負責人的審批范圍：本部門分管專業(yè)范圍體系內的文件、資料、規(guī)程規(guī)范、標準、制度、規(guī)定，本部門編制的管理制度、規(guī)定、辦法、計劃、通知等，本部門所組織的專業(yè)會議紀要、總結、工作聯(lián)系單，處罰通知等。9.3資料管理人員發(fā)放審批：施工圖紙、圖集，作業(yè)指導書、施工措施（包括監(jiān)理批復意見），圖紙會審記錄，設計變更，技術例會紀要、專業(yè)會議紀要、工程總結等。10.文件資料的更改和作廢文件處理10.1文件更改由更改提出人或提出部門的負責人填寫《文件更改審批單》，重要更改要附上文字依據，由該文件、資料的原審批人或部門進行審批。文件更改申請獲批準后，由原文件發(fā)放部門（單位）按《文件發(fā)放登記表》的名單發(fā)放《文件更改一覽表》，文件領用人按《文件更改一覽表》對所持文件進行更改，如換頁更改則進行換頁。10.2文件的失效和作廢文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應進行換版，原版本作廢，換發(fā)新版本。文件發(fā)放部門(資料管理人員)應根據《文件發(fā)放登記表》把失效和作廢的文件及時通知給各部門（單位）。作廢文件應根據發(fā)文登記及時更換或撤回；收回的失效或作廢文件由發(fā)放部門填寫《作廢文件資料銷毀申請及銷毀記錄》，經總工批準后執(zhí)行。需要作為資料保存的作廢文件應加蓋“作廢參考”標識。10.3文件中有關問題處理結果的反饋文件的接收部門（單位或人員），接到工程文件后要對照文件中有關要求及領導的批示意見，及時處理有關問題，并將辦理結果以文字形式反饋（也可在網上反饋）。11.工程資料管理辦法11.1工程圖紙管理辦法11.1.1工程圖紙的收發(fā)統(tǒng)一由資料管理人員管理。11.1.2各個專業(yè)的圖紙在工程開工前，由各專業(yè)工程師按施工進度計劃編制專業(yè)《圖紙需求計劃》，遞交資料管理人員，由資料管理人員編制項目工程《圖紙需求計劃》，工程部長審核，總工批準，提交建設單位和設計單位，并在資料管理人員存檔。資料員擬訂工程圖紙發(fā)放范圍和《文件發(fā)放審批表》，正式施工圖紙的發(fā)放范圍由資料管理人員審批，設備圖紙和非正式圖紙由總工或副總工審批，資料員發(fā)放。圖紙發(fā)放時要特別注意留出用于移交和歸檔的圖紙。11.1.3資料員統(tǒng)計圖紙到位情況，按圖紙交付計劃向建設單位催交，接收的圖紙進行登記（《文件接收登記表》），接到圖紙兩小時內在網上公布，未按計劃到的圖紙及時向資料管理人員和專業(yè)工程師匯報。任何人員不論從何種渠道得到施工圖紙，都要首先交資料管理人員，由資料管理組織確認。11.1.4施工過程中，各單位要注意保護圖紙，施工結束立即交回資料管理人員。11.2工程變更資料管理11.2.1工程變更由專業(yè)工程師及以上領導簽字認可后生效<見《設計變更、變更設計和工程委托管理制度》）。11.2.2資料員接收到生效的工程變更后按工程圖紙發(fā)放的范圍進行發(fā)放。11.2.3工程變更必須加蓋設計變更章并在圖紙中反映出。（1）資料管理人員在工程開工后確定工程變更蓋章分工，根據分工，資料管理人員提供印章。（2）資料管理人員下發(fā)設計變更的同時下發(fā)《設計變更標注通知單》，圖紙使用部門或單位接到設計變更及標注通知單后在通知欄簽字，圖紙使用部門或專業(yè)人員在被變更的圖紙上用紅筆標注（相關方無特殊要求時）變更內容，標注后在標注通知單確認欄簽字，資料管理人員資料員核實變更確已標注后，收回設計變更標注通知單；存檔圖紙的設計變更由資料管理人員管理人員標注。（3）同一項目有兩次及以上變更，以最新版變更為準，原變更收回，蓋“作廢參考”章存檔備查。（4）設計變更章加蓋在相應圖紙標題欄上方10mm處，當變更不是針對具體圖紙時，在本套圖紙的目錄頁及總圖上蓋設計變更章。11.3施工過程形成資料的管理辦法每個單位工程按施工技術管理《過程控制記錄》做詳盡的記錄。11.3.1每項記錄由單位工程技術員、質檢員、施工員（根據各自職責）分別做出記錄，分類建檔，逐級審核后存于資料管理人員。11.3.2所有記錄按要求填寫標準表格，內容要真實。11.4關于安裝設備開箱資料的管理規(guī)定11.4.1工程施工安裝設備的開箱資料，在設備到場后由物資辦事處綜合管理員向資料管理人員移交（移交的內容包括：《設備開箱檢驗記錄》、設備清單（含專用工具）、安裝說明書等）。由資料員登記存檔，物資管理人員工作必須留用的資料，從資料管理人員復印。11.4.2所有開箱資料必須堅持先歸檔后復印使用的原則，各部門、專業(yè)公司如需要，到資料管理人員借閱或辦理復印手續(xù)（由資料員負責復印），使用復印件。11.4.3資料管理人員按與業(yè)主洽商的移交規(guī)定辦理移交手續(xù)（一般情況下，《設備開箱檢驗記錄單》在工程進行中移交，其余資料竣工時移交）。11.5受控法規(guī)性文件管理規(guī)定11.5.1資料管理人員編制《XX項目部受控法規(guī)性文件目錄》，經工程部部長、質量部部長、安監(jiān)部部長審核、總工批準后，發(fā)至各部門、專業(yè)公司執(zhí)行。11.5.2資料管理人員依據公司規(guī)定，擬訂發(fā)放范圍，依據規(guī)定發(fā)放。11.5.3法規(guī)性文件均應加蓋持有單位的受控印章，并應有登記（本單位及資料管理人員），無受控印章的視為無效文件，不得使用。11.5.4已經下發(fā)的文件，如不能滿足工程需要，再次領用受控法規(guī)性文件，仍須填寫《文件領用申請單》，經總工批準后，方可領取。11.5.5從資料管理人員領出的受控法規(guī)性文件，在工程結束時，按要求進行整理，及時交還資料管理人員。11.6文件的借閱和工具書的管理11.6.1文件的借閱資料管理人員存檔的文件資料原則上只能查閱，不能借出。確需借出的，填寫《文件（記錄）借閱申請表》，借閱時間在15日以內的由資料管理人員審批，一個月內的由工程部長審批。資料管理員建立工程資料借出情況清單，在網上公布，并設定借出期限自動提示。資料員對逾期不還者下發(fā)催還通知單。11.6.2工具書的管理施工手冊及技術規(guī)范由資料管理人員錄入計算機，建立數據庫，在網上共享，并制成光盤。技術人員一般情況不專門配工具書，使用時也可到資料管理人員處查閱，但原則上不能借出，如需借閱執(zhí)行（一）審批規(guī)定。11.7作業(yè)指導書編審項目中標后根據中標范圍，參照質量部編制的《XX工程項目質量計劃》，由資料管理人員編制《XX項目部施工作業(yè)指導書總目錄》和《XX項目部防護作業(yè)指導書總目錄》，工程部長審核，總工批準。作業(yè)指導書全部采用頂部、雙釘裝釘。12.表格12.HYPERLINK1《文件（記錄）借閱申請表》12.HYPERLINK2《文件資料發(fā)放登記表》12.HYPERLINK3《文件資料發(fā)放審批表》HYPERLINK12.4《文件資料更改審批表》12.HYPERLINK5《文件資料領用申請表》12.HYPERLINK6《作廢文件資料銷毀申請及銷毀記錄表》12.7《設備開箱檢驗記錄》12.8《設計變更標注通知單》12.HYPERLINK9《XX項目部施工作業(yè)指導書總目錄》12.HYPERLINK10《XX項目部防護作業(yè)指導書總目錄》13.附件13.1《作業(yè)指導書》表樣文件（記錄）借閱申請單序號文件名稱計劃借閱時間借閱時間借閱用途借閱申請部門/人歸還日期審批人檢驗人備注文件發(fā)放登記表編號：序號文件名稱文件編號受控號領用部門/人領用日期發(fā)放人備注文件發(fā)放審批表編號：文件名稱文件編號發(fā)放范圍填報人年月日審批意見審批人年月日文件更改審批表編號更改文件名稱文件編號申請更改部門申請更改原因：申請人：日期更改前內容更改后內容（可另附頁）更改人日期更改審查意見審改人日期批準：批準人日期文件領用申請表編號：文件名稱文件編號申請領用部門申領原因：申請人、日期部門領導批準文件領用部門審核簽字日期文件管理部門批準簽字日期備注遺失、破壞文件的分發(fā)號碼：補發(fā)文件的分發(fā)號碼：其它事項：作廢文件（資料）銷毀申請及銷毀記錄作廢文件（資料）銷毀申請文件名稱銷毀內容銷毀原因銷毀數量備注申請人：日期：批準人：批準日期：作廢文件（資料）銷毀記錄文件名稱銷毀數量銷毀方式銷毀日期銷毀人：日期：見證人：日期：XX項目部施工作業(yè)指導書總目錄清單序號作業(yè)指導書名稱編寫單位審核部門（人）審批人XX項目防護作業(yè)指導書總目錄序號作業(yè)指導書名稱編制單位審核部門（人）審批人工程檔案管理制度1．總則1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。1.3基本建設工程檔案資料是企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。2工程檔案管理制度2.1檔案資料管理2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。2.1.2為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。2.1.3工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。2.1.4購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。2．2歸檔文件的質量規(guī)定2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書寫規(guī)定A）書寫字跡工整，圖樣清晰。B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。2.2.6書寫材料的大小尺寸應規(guī)范,裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1工程文件接收3.1.1各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料室統(tǒng)一接收；3.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。3.1.3檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發(fā)現問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。3.1.4檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳和電子臺帳），并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。3.1.6登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按工程部領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。3.2工程文件資料發(fā)放3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數量。3.2.3檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當工程施工圖、設備資料份數有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量；設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。3.2.4分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤?.2.5為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現的錯發(fā)現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。3.3設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定3.3.1設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。3.3.2設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工圖。3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內。4檔案部門職責參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。施工單位歸檔范圍負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。負責提交移交試生產前的消缺記錄。負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調整試運質量驗評表。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關規(guī)定。負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤一套負責提交設計總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監(jiān)督部門（質量監(jiān)督中心站與質量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍負責提交監(jiān)理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關歸檔規(guī)定者,不能進行工程決算,各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。工程檔案的鑒定和銷毀．對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經理批準后方可銷毀。．對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經公司總工及經理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。．檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應存檔。．在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的規(guī)定執(zhí)行5聲像檔案管理辦法5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。5.2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。5.3照片檔案應符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；（2）能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；（4）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。5.4錄像檔案應符合以下要求：（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；（3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質的格式）。文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數、攝影日期、攝影者等。6檔案、資料、圖書借閱制度本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為水利建設發(fā)展服務的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。6.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。6.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。6.6借閱時間在兩周以內，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執(zhí)行。6.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續(xù)。同時檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調回檔案室。7工程竣工圖編制管理規(guī)定7.1編制竣工圖的形式和深度7.1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。7.1.2凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。7.1.3凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改