化妝品行業原料采購制度及流程一、制定目的及范圍為規范化妝品行業的原料采購流程，提高采購效率，確保產品質量，降低采購成本，特制定本制度。本制度涵蓋化妝品原料的采購，包括基礎原料、活性成分、香料、色素等，適用于公司所有相關部門。二、采購原則采購過程中應遵循以下原則：1.公正性：采購應遵循公平、公正、公開的原則，確保選擇最優質的供應商。2.合法性：所有原料采購應來自合法注冊的供應商，確保產品符合國家標準。3.質量為先：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保原料安全，符合化妝品行業標準。4.成本控制：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，追求性價比。三、采購流程1.原料采購申請相關部門需根據生產計劃和市場需求，提前向采購部提交原料采購申請。申請需包括原料名稱、規格、數量及預計交貨日期。申請人需確認庫存情況，并在申請中說明采購原因及緊急程度。2.采購計劃審核采購部對原料采購申請進行審核，評估原料需求的合理性和緊急性。審核通過后，將采購計劃納入年度或季度采購計劃，并及時與財務部門溝通，確保資金安排。3.供應商選擇與詢價采購部需根據原料需求，選擇至少三家合格供應商進行詢價。詢價過程中，需提供原料的技術規格及質量標準，確保供應商能夠滿足要求。各供應商的報價、交貨期、付款條件等信息需詳細記錄，并進行綜合評估。4.價格評估與談判采購部根據詢價結果進行價格評估，參考市場行情和歷史價格，選定合適的供應商。必要時，與供應商進行價格談判，以爭取更優的采購條件，確保采購成本控制在合理范圍內。5.審核與審批綜合評估后，采購部需填寫《采購申請審批表》，并提交給相關管理層進行審核。審核通過后，由公司負責人進行最終審批。審批結果需及時反饋給采購部，以便進行后續的采購操作。6.采購實施采購部在審批通過后，與供應商簽訂正式的采購合同。合同中需明確約定交貨日期、質量標準、付款方式等條款，以確保雙方權益。采購部負責跟進訂單執行，確保原料按時到貨。7.驗收與入庫原料到貨后，相關部門需對原料進行驗收，檢查數量、質量是否符合合同要求。驗收合格后，填寫《驗收單》，并將原料入庫。對于不合格的原料，需及時與供應商溝通處理，必要時進行退貨。8.付款與結算驗收合格后，采購部需根據合同約定的付款條件，及時安排付款。付款時需附上相關的采購單、驗收單及發票等憑證，確保結算手續完備。9.采購記錄與備案所有采購記錄需進行系統歸檔，包括采購申請、詢價記錄、合同、驗收單及付款憑證等。定期對采購記錄進行審核，以便于后續的審計和評估。四、采購紀律1.采購人員在采購過程中應遵循公司的采購政策，保持職業操守，確保采購行為的透明和公正。2.任何采購人員不得接受供應商的饋贈或其他不正當利益，違者將受到相應的紀律處分。3.采購人員需定期參加培訓，提升自身的專業技能和市場敏感度，確保采購工作高效、規范。五、反饋與改進機制為確保采購流程的有效性，建立反饋與改進機制。采購部應定期收集各部門對采購流程的意見和建議，評估采購效果。根據反饋情況，及時調整和優化采購流程，確保其適應市場變化和公司發展需求。六、總結本制度的實施將有助于提高化妝品行業原料采購的效率和質量，確保每個環節的規范