公司質保款管理制度?總則目的為加強公司質保款的管理，規范質保款的收付流程，保障公司資金安全，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及質保款的業務活動，包括但不限于銷售合同、采購合同、工程合同等各類合同中約定的質保金條款。定義1.質保款：指公司在與客戶簽訂的合同中約定，客戶在產品或服務質保期屆滿且產品或服務無質量問題后，應支付給公司的款項。2.質保期：指合同雙方約定的產品或服務質量保證期限，在質保期內，公司對產品或服務質量承擔相應責任。質保款的收取合同約定1.在簽訂銷售合同、采購合同、工程合同等各類合同時，業務部門應明確約定質保款的金額、支付比例、支付時間、質保期等條款。質保款金額原則上不低于合同總金額的[x]%，質保期根據不同產品或服務的特點在合同中明確約定，一般不低于[x]個月。2.合同中應明確質保款的支付方式，如銀行轉賬、支票等，并注明收款賬戶信息。收款流程1.業務部門負責跟進合同執行情況，在質保期屆滿前[x]個工作日，向客戶發送《質保期到期通知書》，提醒客戶在質保期屆滿后，如產品或服務無質量問題，應按照合同約定支付質保款。2.質保期屆滿后，如客戶未提出質量異議，業務部門應及時填寫《質保款收款申請表》，詳細說明合同編號、客戶名稱、質保款金額、收款原因等信息，并附上相關合同復印件，提交給財務部門審核。3.財務部門收到《質保款收款申請表》后，應在[x]個工作日內進行審核。審核內容包括合同約定的質保款金額、支付時間、支付方式等條款是否與實際情況相符，客戶是否已支付完畢其他款項等。如審核通過，財務部門在申請表上簽字確認，并將其轉交給業務部門。4.業務部門收到財務部門審核通過的《質保款收款申請表》后，負責與客戶溝通協調，催促客戶支付質保款。如客戶拒絕支付或拖延支付，業務部門應及時向分管領導匯報，并采取相應的法律措施維護公司權益。5.客戶支付質保款后，業務部門應及時將收款情況告知財務部門。財務部門在收到質保款后，應在[x]個工作日內進行賬務處理，并開具收款發票給客戶。質保款的支付支付申請1.公司在采購產品或服務時，如涉及質保款支付，采購部門應在質保期屆滿前[x]個工作日，對供應商提供的產品或服務質量進行驗收。如驗收合格，采購部門應填寫《質保款支付申請表》，詳細說明合同編號、供應商名稱、質保款金額、支付原因等信息，并附上相關合同復印件、驗收報告等資料，提交給財務部門審核。2.如采購的產品或服務在質保期內出現質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協商解決。如供應商未能在規定時間內解決質量問題或拒絕承擔質量責任，采購部門應暫停支付質保款，并及時向分管領導匯報。支付審核1.財務部門收到《質保款支付申請表》后，應在[x]個工作日內進行審核。審核內容包括合同約定的質保款金額、支付時間、支付方式等條款是否與實際情況相符，供應商是否已履行合同約定的義務，是否存在質量問題未解決等。如審核通過，財務部門在申請表上簽字確認，并將其轉交給分管領導審批。2.分管領導應在收到《質保款支付申請表》后的[x]個工作日內進行審批。審批通過后，申請表返回財務部門，由財務部門按照合同約定的支付方式和時間進行支付。支付流程1.財務部門根據分管領導審批通過的《質保款支付申請表》，填寫付款憑證，并辦理相關支付手續。支付方式應嚴格按照合同約定執行，如采用銀行轉賬方式支付，應確保收款賬戶信息準確無誤。2.在支付質保款后，財務部門應及時登記入賬，并將支付情況告知采購部門。采購部門應跟蹤質保款支付后的相關事宜，如供應商是否已收到款項，是否有后續服務需求等。質保期管理質保期監控1.業務部門負責對公司銷售的產品或提供的服務質保期進行監控。在質保期內，業務部門應定期與客戶溝通，了解產品或服務的使用情況，及時發現并解決可能出現的質量問題。2.對于客戶反饋的質量問題，業務部門應及時記錄，并填寫《質量問題處理單》，詳細描述問題情況、客戶要求、處理措施等信息。《質量問題處理單》應及時提交給相關責任部門進行處理。質量問題處理1.相關責任部門收到《質量問題處理單》后，應在[x]個工作日內制定處理方案，并組織實施。處理方案應包括問題分析、整改措施、整改時間、責任人等內容。2.在處理質量問題過程中，相關責任部門應及時與客戶溝通反饋處理進度，確保客戶滿意。如因質量問題給客戶造成損失的，公司應按照合同約定承擔相應的賠償責任。3.質量問題處理完畢后，相關責任部門應填寫《質量問題處理結果報告》，詳細說明問題處理情況、處理結果、客戶反饋等信息，并提交給業務部門和財務部門備案。質保期延長1.如因特殊原因需要延長質保期，業務部門應在質保期屆滿前[x]個工作日，填寫《質保期延長申請表》，詳細說明延長質保期的原因、延長時間等信息，并提交給分管領導審批。2.分管領導應在收到《質保期延長申請表》后的[x]個工作日內進行審批。審批通過后，業務部門應及時與客戶溝通協商，簽訂質保期延長協議，并將協議副本提交給財務部門備案。質保款的賬務處理收款賬務處理1.財務部門在收到質保款后，應按照以下會計分錄進行賬務處理：借：銀行存款貸：應收賬款質保金[客戶名稱]2.同時，財務部門應在應收賬款明細賬中對質保金進行單獨核算，記錄質保金的收付情況、余額等信息。支付賬務處理1.財務部門在支付質保款時，應按照以下會計分錄進行賬務處理：借：應付賬款質保金[供應商名稱]貸：銀行存款2.同時，財務部門應在應付賬款明細賬中對質保金進行單獨核算，記錄質保金的收付情況、余額等信息。質保款的風險管理風險識別1.公司質保款管理可能面臨的風險包括但不限于：客戶拖延支付或拒絕支付質保款、供應商產品或服務質量問題導致公司承擔賠償責任、質保期內出現質量問題未能及時解決影響公司聲譽等。2.業務部門、采購部門、財務部門等相關部門應定期對質保款管理情況進行梳理，識別可能存在的風險點，并及時采取措施加以防范。風險評估1.針對識別出的質保款管理風險，公司應組織相關部門進行風險評估，評估風險發生的可能性、影響程度等因素。2.根據風險評估結果，對風險進行分類分級，確定重點關注的風險領域和風險點，為制定風險應對措施提供依據。風險應對1.對于客戶拖延支付或拒絕支付質保款的風險，業務部門應加強與客戶的溝通協調，及時了解客戶情況，采取合理的催款措施。如必要時，可通過法律途徑維護公司權益。2.對于供應商產品或服務質量問題導致公司承擔賠償責任的風險，采購部門應在采購合同中明確質量條款和違約責任，加強對供應商的管理和監督，定期對供應商進行評估。在質保期內，如發現質量問題，應及時要求供應商解決，并保留相關證據。3.對于質保期內出現質量問題未能及時解決影響公司聲譽的風險，業務部門應建立快速響應機制，及時處理客戶反饋的質量問題，加強與客戶的溝通，爭取客戶的理解和支持。同時，應定期對質量問題處理情況進行總結分析，不斷改進產品或服務質量。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門應定期對質保款管理情況進行審計，檢查質保款的收取、支付、賬務處理等環節是否符合本制度規定，是否存在風險隱患。2.內部審計部門在審計過程中，如發現問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。定期檢查1.財務部門應定期對質保款的賬務處理情況進行檢查，核對質保款的收付記錄、余額等信息是否準確無誤，確保賬賬相符、賬實相符。2.業務部門和采購部門應定期對質保期管理情況進行檢查，檢查質保期監控、質量問題處理、質保期延長等工作是否落實到位，是否存在客戶投訴等情況。附則解釋權本制度由公司財務部負責解釋。修訂