酒店檔案管理制度

酒店檔案管理制度4篇

第1篇：酒店檔案管理制度

檔案管理制度

一、目的：

規范檔案管理工作，使各部門的檔案資料患上以按類采集、妥善保存。

二、合用范圍：

公司檔案管理全過程

三、檔案整理原則與方法：

1、檔案整理原則：

辦理完畢的文件、培訓資料?，其他資料采集齊全，按類編碼分類存

放，每年3月檢查齊全后將資料整理立卷歸檔。

檔案整理方法：

(1)、按公司制定的編碼分類整理。

(2)、每天要進行清理歸檔，以免資料堆積。

(3)、每年3月前耍對檔案整理，銷毀不必要保存的材料。

(4)、準確地做好文件索引，以便于查找。

(5)、歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進行分類，可把材料按類

別組裝入一個代辦卷宗，以便要歸檔時，所有材料都是能隨手而患上，避

免盲目的查找。

(6)、案卷厚度普通在1.5公分至3公分為宜，裝訂前要拆除金屬

物，做好文件材料的檢查，如對破損或者退色的材料，應當進行修補和復

制；裝訂部位過窄或者有字跡材料，要用紙加襯邊；紙過大的書寫材料要

按宗卷大小折疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件；按宗標

題要標明作者、問題或者名稱，文字要簡煉、切當，用毛筆或者鋼筆書

寫、字跡端正。

(7)、根據卷內文件之間的聯系，還要進行系統羅列、編號等，檔案

目錄要有：全宗案卷目錄、卷內目錄組合而成。

(8)、每年對檔案的材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問

題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

2、檔案室管理規定

(1)、認真貫徹國家對檔案管理的有關法律法規及上級半于檔案工作

的方針、政策和制度，嚴格執行國家檔案局有關檔案局工作的有關條例，

在總經理的領導下，做好公司檔案局工作。

(2)、凡各小區、大廈建設以來在各項工作活動中形成，己辦理完

畢、有保存價值的檔案材料是公司工作的真實歷史記錄，是今后工作考察

的主要依據。按國家規定，由檔案管理員統一管理，任何人不患上據為己

有。

(3)、檔案管理員要忠于職守，遵守紀律、保守秘密；當檔案管理人

員或者職責有變動時，應填寫《檔案移交清單》并將檔案移交接受人。

(4)、檔案室是重要場所，任何無關人員未經許可不患上入內。檔案

室的房門窗要堅固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防

強光等措施。

(5)、保護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不索上使用及隨

意翻動。

3、檔案文件借閱規定

(1)、借閱檔案(包括文件、資料、圖紙、合同)，必須填寫《內部

文件借閱登記表》后方可借閱；秘密級以上檔案文件經領導批準方能借

閱。

(2)、目錄不給借出，只供在檔案室閱；

(3)、借閱檔案局的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，

不患上擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、

轉借或者損壞，否則，按反保密法追究當事人責任。

4、檔案銷毀管理

(1)、檔案管理員應每年檢查一次所轄范圍內的檔案資料，逐超出保

管期限的檔案或者其他原因需要銷毀分類列表，填寫《申請檔案銷毀單》

報部門經理審核簽認，交回行政管理部。

(2)、行政管理部經理需逐項進行核對，發現不確認項目，應認真查

明原因，有必要時，需向總經理請示匯報。

(3)、行政管理部核對清晰，確認后上報總經理。

(4)、總經理認為無誤后批示，行政管理部牽頭實施檔案銷毀程序。

(5)、實施檔案銷毀程序時，參加人員必須包括前臺文員、行政管理

部經理(或者指定責任人)、記錄員。銷毀過程應做好保密工作，銷毀完

成后，由記錄員寫出銷毀現場記錄填寫《文件銷毀記錄表》，參加人員簽

字確認整個銷毀工作全部完成。

(6)、銷毀完成后，檔案管理員負責在原有關文件的目錄登記欄內注

明“己銷毀”字樣。

(7)、所有銷毀申報表及相關的銷毀記錄應另行單獨立卷整理，作為

永久性檔案保管。

需要管理的檔案明細：

一、小區規劃資料

1、建設工程施工許證

2、建設用地立項申請批復

3、國有土地使用證

4、建設工程規劃許可證

5、長沙市建設工程規劃許可證附件

6、宗地圖、總體規劃圖

7、設計圖紙會審記要

8、建設單位稅務登記證

9、建設單位組織機構代碼證

10、建設單位營業執照

11、建設工程竣工驗收意見書

12、建設項目環境影響報告表

13、商品房預售許可證

14、建造工程竣工驗收消謹防案檢查結果告知書

15、建設工程竣工驗收備案表

16、配套設施全部投入使用(選登圖片)

二、項目驗收資料

工、不銹鋼水箱

2、中區、高區、商業變頻水泵

3、各棟公共部份照明配電箱

4、各棟普通電梯電源箱

5、各棟消防風機電源箱

6、地下室消防風機電源箱

7、地下室戰時風機電源箱

8、負一潛污泵控制箱

9、消防泵控制箱

10、噴淋泵控制箱

11、水泵房電源箱

12、地下室照明控制箱

13、消防風機配電箱

14、地下室潛污泵配電箱

15、地下室照明配電箱

16、地下室消防風機配電箱

17、地下室戰時風機配電箱

18、監控室電源控制箱

19、潛污泵

20、負二潛污泵控制箱

21、火災報警控制器（聯動型）

22、手動火災報警按鈕

23、火災聲光報警器

24、消防栓按鈕

25、火災顯示器

26、消防電話分機

27、點型光電感煙火探測器

28、點型感溫火災探測器

29、火警聯動輸入模塊

30、地下室消防栓泵

31、地下室噴淋泵

32、消防箱（水帶1根、水槍頭1個）

33、樓層滅火器

34、噴淋頭

35、消防分機

36、樓層照明應急燈

37、安全出口、疏散指示標志

38、水泵控制箱

39、屋面風機電源箱

40、屋面電梯電源箱

41、強電井電源箱

42、商鋪電表、表箱

43、進道口電纜、橋架

44、地下室臨戰型鋼堵板

45、路燈配電箱

46、路燈、景觀燈、景觀水泵

47、弱電輸出光機

48、水平壓縮垃圾站

三、服務標識與服務承諾

1、服務標識目錄及圖片

2、蘭亭峰景服務承諾

四、公眾制度

1、暫時管理公約

2、住戶手冊

3、房屋使用說明書、質量保證書

4、房屋裝修手冊

5、房屋本體維修規定

6、電梯使用管理規定

7、消防管理規定

8、消防組織架構圖

9、物品放行管理規定

10、公共衛生管理規定

11、大門崗崗位職責

12、安全管理制度

13、車輛出入管理規定

五、業主委員會

1、籌備小組人員名單

六、物業合同

1、安泰.幸福里前期物業管理服務合同

七、企業發展與創優規劃

1、關于創建《長沙市物業管理優秀住宅小區》規劃及實施方案

2、關于創建《長沙市物業管理優秀住宅小區》的復函

3、創優宣傳圖片

4、業主征求創優意見表

八、架構與內部制度

1、公司組織架構

2、各項管理制度（見《內部管理制度/管理規定》）

3、各崗位工作標準（見《內部管理制度/管理規定》）

4、員工考核管理辦法

九、專業化管理

1、管理人員證書一覽表

2、專業技術人員證書一覽表

十、規范管理

1、員工手冊

2、員工行為規范

3、文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范

4、員工花名冊

5、工作人員著裝標準照片(見《上墻制度》)

6、員工應知應會培訓記錄表

十一、財務管理

1、財務管理制度

2、固定資產、低值易耗品及辦公用品管理制度

3、有償服務收費標準一覽表

4、物業服務收費標準批復文件

5、財務年度審計報告

十二、業主檔案

用戶檔案

十三、房屋管理維修養護

工、房屋維修

(1)、房屋維修年度計劃

(2)、房屋維修年度記錄

(3)、房屋維修驗收記錄

十四、小區棟號標示及總平面圖1、樓宇棟號、

樓號、平面圖、單元門、戶門等標志(圖)

2、小區總平面圖

十五、房屋管理制度

1、建造物維護規定

2、房屋裝修管理規定

3、樓宇管理規定

4、裝修登記表

5、裝修許可證

6、違規裝修整改通知書

7、裝修驗收表

十六、樓宇清潔規程

1、樓宇外墻清潔規程

2、玻璃門、窗清潔規程

十七、公共設施日檢表

公共設施日檢表

十八、戶外廣告及經營管理

1、戶外廣告牌設置管理規定

2、商業網點管理規定

3、裝修巡查記錄表（見《房屋管理與維修養護》）

4、房屋裝修管理規定（見《基礎管理》）

5、公共設施日檢表（見251）

I九、共用設施設備管理

共用設施設備管理制度

（1）、設施設備年度維修養護計劃

（2）、共用設施管理檢查規定

（3）、操作人員崗位職責（見《上墻制度》）

(4)、給排水系統管理操作規程

(5)、機電維修工安全操作規程

(6)、電梯工安全操作規程

(7)、技術人員職稱及崗位證書(見《基礎管理》)

(8)、機電設備管理規定

(9)、設備日常維保記錄

二十、設備臺賬1、共用設施管理規

定(見《共用設施設備管理》第1項)

2、共用設施管理檢查規定(見《共用設施設備管理》第1項)

3、共用設施設備臺帳

4、共用設施設備圖

二十一、管道井、橋架圖片1、公用設施日

檢表(見《房屋管理與維修養護》第5項)2、管道井、橋

架圖片

二十二、給排水系統管理制度

1、給排水系統管理規定

2、無大面積跑水、浸水、長期停水現象的證明

3、排污泵周檢表

4、化糞池清理記錄

二十三、公共設施日檢表1、公共設施管理

檢查規定(見《公共設施設備管理》第1項)

2、公共設施口檢表

3、房屋本體及公共設施月檢表

二十四、供水管理制度

1、安全用水/供水管理制度

2、小區節水、用水措施

3、停水、限水管理規定

4、二次供水衛生許可證

5、機房衛生管理規定

6、供水設備及水泵房圖片

7、糊口水池清洗記錄

8、水質化驗單

二十五、用電管理制度

1、停電、限電管理制度

2、暫時用電管理規定

3、供電突發性事故的應急措施

4、變配電室管理規定

5、機房衛生管理規定

6、配電設施及電房圖片

7、關于停電/停水的溫馨提不

8、停電/停水記錄

9、暫時用電申請表

二十六、電梯使用管理制度

1、電梯安全生產許可證

2、認證證書

3、特種設備安全許可證

4、安全檢驗合格證

5、型式試驗證書

6、電梯維修保養合同

7、電梯使用管理制度

8、電梯維修保養管理制度

9、維保方企業營業執照

10＞電梯維保人員上崗證書

11、電梯運行異常處理(見《緊應情況處理程序》)

12、電梯工崗位職責(見《綜合要求》)

13、電梯日檢表

14、電梯保養記錄

15、電梯定期檢驗報告

二十七、電梯管理制度

1、電梯故障應急處理方案

2、解困電梯內乘客的操作步驟

3、乘梯須知

二十八、秩序維護、消防、車輛管理

1、秩序維護部管理制度

(1)、物業公司內部安全組織機構表/秩序維護員消防考核計分表

(2)、秩序維護員隊列考核計分表/維護員車輛指揮考核計分表

(3)、維護員專業技能考核計分表

(4)、秩序維護員外出登記表

(5)、秩序維護員內務檢查登記表

(6)、秩序維護員素質量化考核統計表

(7)、秩序維護員扣分表/突發應急事故處理記錄表

(8)、來訪人員登記表/物品出入登記表

(9)、大件物品出入放行條

(10)、郵件收發登記表

(11)、秩序維護員巡邏值班記錄表/秩序維護員巡視檢查記錄表

(12)、監控中心值班記錄表/火災報警登記表

(13)、重點部位進出登記表

(14)、滅火器檢查記錄表/消火栓檢查記錄表

(15)、消防隱患整改通知書/業主使用車位登記表

(16)、停車場放行條遺失登記表/停車場車輛進出登記表

(17)、停車場值班記錄表/停車場巡查登記表

(18)、停車場票據領用登記表/停車場固定月卡收費統計表

(19)、停車收費交接表/秩序維護員巡邏崗值班記錄表

(20)＞查崗記錄表

2、區內安全標識

1、區內安全標識樣照(圖)

2、突發事件應急預案(見《秩序維護、消防、車輛管理》)

3、緊急情況處理程序（見《秩序維護、消防、車輛管理》）

4、緊急情況處理記錄表

3、消防架構及應急預案

1、義務消防組織架構圖

2、消防應急預案

3、消防控制室值班記錄表

4、消防設施設備巡查記錄表

5、消防培訓及演練記錄

4、停車場管理制度

1、停車場管理制度

2、停車場放行條遺失登記表

3、停車場巡查登記表

4、停車場票據領用登記表

5、停車場月保車輛收費統計表

6、停車收費交接表

7、秩序維護員巡邏崗值班記錄表

8、車輛出入登記表

9、辦理車輛出入證管理卡登記表

5、非機動車管理規定

1、非機動車管理規定

2、停車場巡查登記表（見《秩序維護、消防、車輛管理》）

6、突發事件應急預案

1、突發事件應急預案

2、事件報告表

7、監控設備及監控人員管理

1、弱電系統管理規定

2、監控系統管理規定

3、監控室值班交接記錄表

二十九、環境衛生

1、保潔設備及清潔規定

(1)、保潔設備使用管理規定

(2)、清潔設備使月清單

(3)、垃圾中轉站清潔規程

(4)、環衛設施(照片)

2、保潔員管理制度

(1)、保潔部管理架構、清潔工作范圍及崗位劃分

(2)、保潔主管、班長崗位職責

(3)、保潔員崗位職責

(4)、清潔作業規程

(5)、樓宇外墻清潔規程

(6)、樓宇保潔現場保潔員守則

(7)、清潔維護情況

(8)、消殺管理規程

(9)、環境管理規程

(10)、垃圾清運管理規程

(11)、保潔人員分配表

(12)、垃圾清運合同

(13)、清潔服務承包合同

(14)、消殺通知

(15)、月度消殺工作計劃

(16)、消殺記錄表

(17)、清潔衛生月度考核記錄表

(18)、清潔衛生檢查記錄表

3、房屋共用部位、公共設施設備無蟻害

(1)、公共設施FI檢表(見《房屋管理與維修養護》)

(2)、白蟻防治預案

4、小區內道路等公共場地和綠化帶內無紙屑、煙頭等廢棄物——實

地查看(輔助圖片，)

(1)、清潔衛生日檢表(見《環境衛生》)

(2)、小區共用部位現場情況(圖片)

5、房屋共用部位保持清潔，無亂貼、亂畫，無擅自占用和堆放雜

物，樓梯扶欄、天臺、公共玻璃窗等保持潔凈——實地查看(圖片)

(1)、清潔衛生日檢表(見《環境衛生》)

(2)、小區共用部位現場情況(圖片)

6、商業網點管理有序；無亂設攤點、廣告牌和亂貼、亂畫現象

(1)、商業網點管理規定(見《房屋管理與維修養護》)

(2)、戶外廣告牌設置管理規定(見《房屋管理與維修養護》)

(3)、小區外立面及外觀(圖片)

7、無違反規定飼養寵物、家畜、家禽

(1)、區內寵物管理規定

(2)、區內寵物登記表

(3)、暫時管理規約

8、排放油煙、噪音等符合國家環保標準，外墻無污染——實地查看

(圖片)

三十、綠化管理

1、綠地無改變用途，無損壞、麟棟、占用現象

(1)、園林綠化養護標準

(2)、綠化建設施工圖

(3)、綠化管理人員崗位職責

2、綠化有專人養護管理，花草樹木長勢良好，修剪整齊美觀，無裸

露黃土

綠化養護管理規定

3、及時滅治蟲害，有消殺記錄，無枯死花草、樹木

(1)、綠化養護月度檢查表

(2)、綠化養護月度計劃

(3)、綠化養護考核評分表

(4)、小區園林景觀圖片

三十一、精神文明建設

1、社區文化活動

(1)、社區文化活動計劃表

(2)、社區文化活動審批表

(3)、社區文化活動(圖片)

2、社區建設配合

(1)、計劃生育責任書

(2)、治安安全責任書

3、特色小區文化

(1)、宣傳計劃及內容(存檔)

(2)、宣傳欄板報

三十二、管理效益

1、財務管理制度

(1)、財務制度

(2)、支票管理制度

(3)、現金管理制度

(4)、物業管理費收支一覽表

(5)、年度物業管理費用收繳率統計表

2、有償服務

(1)、有償服務流程

(2)、有償服務收費標準一覽表(見《基礎管理文件一》)

3、物業管理經營狀況

(1)、物業管理費收支一覽表(見《管理效益》)

(2)、財務年度審計報告

各種服務標識規范、醒目；公開服務承諾

服務標識系統一覽表

第2篇酒店檔案管理制度

檔案管理制度

第一章總則

第一條為了加強本院的檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，更

好地為醫院各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案

局、衛生部制定的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》以及有關的法律、法

規，結合本院實際情況，特制定本辦法。

第二條醫院檔案是指醫院在從事醫療、教學、科研及黨、政、群團

管理等活動中，直接形成對醫院有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不

同門類和載體的歷史記錄。

第三條醫院檔案工作是醫院管理基礎工作的組成部份，它有助于提

高醫院管理水平。維護醫院合法權益，完整反映醫院歷史真實面貌。

第四條醫院必須遵循集中統一管理檔案的原則，應當加強對檔案工

作的領導，把檔案工作列入醫院建設發展規劃、計劃管理和科技管理，列

入領導的議事日程和目標責任制，列入本院各有關管理制度和經濟責任制

進行考核，在檔案機構、人員配備、經費、庫房等方面賦予保證。

第五條綜合檔案室應建立科學的管理制度，配備必耍的設備，確保

檔案的完整、準確、系統和安全，積極開辟和利用檔案信息資源，逐步達

到和實現檔案管理現代化、標準化、規范化。

第六條全院職工都有保護檔案的義務和利用檔案的權利。每一個職

工對應當立卷歸檔的材料，應按照本辦法規定，及時向醫院綜合檔案室

或者各科室兼職檔案員移交，統一管理，任何人不患上以任何理由將應

歸檔案材料占為己有。并作為醫院對科室考評內容。

第七條醫院綜合檔案室工作職責

1.貫徹執行國家司衛生部有關檔案工作的法律、法規和規定。

2.制訂本單位檔案工作的各項規章制度，對醫院各科室形成的各種

材料的采集、整理、立卷、歸檔等工作進行業務指導和監督。

3.負責對本院網絡人員的業務培訓。

4.集中統一、科學規范、系統地管理醫院有關檔案，積極主動地為

醫院各項業務和管理工作提供利用、開辟檔案信息資源。

5.負責接收、整理、分類、鑒定、統計、保管本院形成的全部檔案

及有關資料。

6.遵守國家有關保密規定，確保國家秘密和安全，維護本單位和科

技人員的知識產權和利益。

第八條綜合檔案室應建立科學的管理制度，配備必要的設備，確保

檔案安全，開辟檔案信息資源，逐步達到和實現檔案管理現代化、標準

化、規范化。

第九條檔案工作人員應忠于職守，努力學習，不斷提高專業知識和

檔案管理水平。

第二章檔案管理組織體系

第十條醫院成立檔案管理領導小組，負責領導全院的檔案工作，由

醫院主要領導人擔任組長。由一位副院長和中層干部份管檔案工作，綜合

檔案室主任主管檔案工作，專職檔案員的配備適應工作需要。

第十一條建立全院性檔案工作網絡，有關科室設兼職檔案員。

第十二條設立醫院檔案鑒定小組，負責檔案的鑒定工作。

第十三條醫院檔案實行集中統一管理、分庫保管的原則，在醫院檔

案管理領導小組和分管領導的領導下，由綜合檔案室統一管理，即：統一

領導、統?計劃、統制度、統指導和督查。分庫保管，即：本院行

政、醫療科研、基建、設備、會計、專業技術人員六類檔案，由綜合檔案

室統一保管，業務上受主管局和上級檔案部門的指導和督查。根據衛生部

和國家檔案局發布的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》的規定，病案和各種

檢查的申請單、報告單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、X光片、CT

片，五萬元以下設備等檔案，由有關科室單獨存放保管，業務上受綜合檔

案室的指導和督查。

第三章檔案管理和庫房設施

第十四條檔案室對接收的檔案進行分類、羅列、登記、編目及必要

的加工整理。

第十五條檔案室對接收的檔案，按照有關規定進行鑒定、劃分保管

期限和密級，對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案提出建議，

報本部門主管檔案工作的領導批準后實施。

第十六條檔案室應建立保密、鑒定銷毀、借閱、統計、庫房管理、

檔案保管期限表和文件材料歸檔范圍以及不歸檔文件材料范圍等項制度。

按有關規定定期向上級檔案部門報送檔案工作基本情況統計表。

第十七條檔案室應定期對本院自存檔案科室和預立卷科室的檔案工

作進行指導、監督和檢查。

第十八條醫院必須為保管檔案提供專用的庫房，庫房面積能滿足需

要，庫房門窗要堅固，設有防火、防盜、防有害氣體、防潮、防溫、防

蟲、防塵等措施。檔案庫房指定專人管理，以保證檔案安全，延長檔案壽

命。

第十九條醫院要有計劃地為檔案部門配備計算機、空調機、去濕

機、防磁柜等設備，逐步實現檔案管理現代化。

第四章檔案的利用與開放

第二十條為了充分發揮檔案的作用，按《檔案法》的有關規定，劃

分開放與控制的界線，大力開辟檔案信息資源。

第二十一條凡涉及黨和國家機密、專利的檔案，不患上對外開放。

第二十二條查閱、摘錄和復制尚未開放的檔案，需經檔案部門負責

人批準，涉及未公開的技術問題，需經有關部門負責人批準，查閱絕密檔

案需經分管檔案工作的行政領導批準。

第二十三條醫院綜合檔案室保存的檔案主要供本院利用，其它部門

查閱需持單位介紹信，經綜合檔案室或者辦公室負責人批準后方可查閱。

第二十四條醫院檔案要為利用者提供必要的檢索工具和參考資料

第二十五條積極開展檔案的編研工作，對檔案中的信息進行二次加

工，匯編專題資料。

第五章檔案鑒定、銷毀

第二十六條銷毀失去保存價值的檔案，須經醫院檔案管理領導小組

鑒定，并提出審查意見，由綜合檔案室編制銷毀目錄，經分管院長批準

后，由二人以上在指定地點監銷，監銷人員在銷毀清單上簽字。

第二十七條醫院檔案管理領導小組由院領導，檔案人員和有關業務

科室負責人組成，負責本院檔案鑒定工作的組織和實施。

第六章獎勵與處罰

第二十八條在本院檔案管理工作中，有下列事跡之一者，醫院應給

予一定的物質、精神獎勵，年終按院單項工作先進執行。

（一）在檔案的采集、整理、保護和提供利用，以及現代化管理等方

面做出顯著成績的；

（二）將重要或者珍貴的檔案捐獻給醫院的；

（三）對違反檔案法律、法規的行為敢于批評，表現突出的。

第二十九條有下列行為之一的，由醫院檔案管理領導小組責令限期

改正，并視情節輕重，由醫院對直接負責的主管人員或者直接責任人賦予

經濟處罰或者行政處分，構成犯罪的，依法追究其刑事責任：

（一）損毀、丟失檔案的；

（二）擅自提供、抄錄、發布、出賣、銷毀檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）不按規定歸檔或者不按期移交檔案的；

（五）明知所保存的檔案面臨驚險而不采取措施，造成檔案損失的；

（六）檔案工作玩忽職守，造成檔案損失的。

第三十條有本辦法第二十九條第一、二、三、五、六項行為的，由

醫院賦予行政處分并對責任人處以500元以上，1000元以下罰款。有本

辦法第二十九條第四項行為的，限期改正，并對責任人扣除10%的年終獎。

第七章附則

第三十一條本辦法具體應用中的問題，由綜合檔案室負責解釋。

第3篇：酒店檔案管理制度

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囊晦檔案管理制度

一、目的：

規范檔案管理工作，使各部門的檔案資料患上以按類采集、妥善保存。

二、合用范圍：

公司檔案管理全過程

三、檔案整理原則與方法：

1、檔案整理原則：

辦理完畢的文件、培訓資料，其他資料采集齊全，按類編碼分類存

放，每年3月檢引憑世狂瞄炎荔婁條謂萌盲絢鞘麥栗箕焦跳存祈悍督贓酸

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檔案管理制度

一、目的：

規范檔案管理工作，使各部門的檔案資料患上以按類采集、妥善保存。

二、合用范圍：

公司檔案管理全過程

三、檔案整理原則與方法：

1、檔案整理原則：

辦理完畢的文件、培訓資料，其他資料采集齊全，按類編碼分類存

放，每年3月檢查齊全后將資料整理立卷歸檔。

檔案整理方法：

(1)、按公司制定的編碼分類整理。

(2)、每天要進行清理歸檔，以免資料堆積。

(3)、每年3月前要對檔案整理，銷毀不必要保存的材料。

(4)、準確地做好文件索引，以便于查找。

(5)、歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進行分類，可把材料按類

別組裝入一個代辦卷宗，以便要歸檔時，所有材料都是能隨手而患上，避

免盲目的查找。

(6)、案卷厚度普通在1.5公分至3公分為宜，裝訂前要拆除金屬物,

做好文件材料的檢查，如對破損或者退色的材料，應當進行修補和復制;

裝訂部位過窄或者有字跡材料，要用紙加襯邊；紙過大的書寫材料要按

宗卷大小折疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件；按宗標題要

標明作者、問題或者名稱，文字要簡煉、切當，用毛筆或者鋼筆書寫、字

跡端正。

(7)、根據卷內文件之間的聯系，還要進行系統羅列、編號等，檔案

目錄要有：全宗案卷目錄、卷內目錄組合而成。

(8)、每年對檔案的材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問

題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

2、檔案室管理規定

(1)、認真貫徹國家對檔案管理的有關法律法規及上級半于檔案工作

的方針、政策和制度，嚴格執行國家檔案局有關檔案局工作的有關條例，

在總經理的領導下，做好公司檔案局工作。

(2)、凡各小區、大廈建設以來在各項工作活動中形成，己辦理完

畢、有保存價值的檔案材料是公司工作的真實歷史記錄，是今后工作考察

的主要依據。按國家規定，由檔案管理員統一管理，任何人不患上據為己

有。

(3)、檔案管理員要忠于職守，遵守紀律、保守秘密；當檔案管理人

員或者職責有變動時，應填寫《檔案移交清單》并將檔案移交接受人。

(4)、檔案室是重要場所，任何無關人員未經許可不患上入內。檔案

室的房門窗要堅固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防

強光等措施。

(5)、保護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不患上使用及隨

意翻動。

3、檔案文件借閱規定

(1)、借閱檔案(包括文件、資料、圖紙、合同)，必須填寫《內部

文件借閱登記表》后方可借閱；秘密級以上檔案文件經領導批準方能借

閱。

(2)、目錄不給借出，只供在檔案室閱；

(3)、借閱檔案局的人員必須愛護檔案，耍保證檔案的安全與保密，

不患上擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、

轉借或者損壞，否則，按反保密法追究當事人責任。

4、檔案銷毀管理

(1)、檔案管理員應每年檢查一次所轄范圍內的檔案資料，將超出保

管期限的檔案或者其他原因需要銷毀分類列表，填寫《申請檔案銷毀單》

報

部門經理審核簽認，交回行政管理部。

(2)、行政管理部經理需逐項進行核對，發現不確認項目，應認真查

明原因，有必要時，需向總經理請示匯報。

(3)、行政管理部核對清晰，確認后上報總經理。

(4)、總經理認為無誤后批示，行政管理部牽頭實施檔案銷毀程序。

(5)、實施檔案銷毀程序時，參加人員必須包括前臺文員、行政管理

部經理(或者指定責任人)、記錄員。銷毀過程應做好保密工作，銷毀完

成后，由記錄員寫出銷毀現場記錄填寫《文件銷毀記錄表》，參加人員簽

字確認整個銷毀工作全部完成。

(6)、銷毀完成后，檔案管理員負責在原有關文件的目錄登記欄內注

明“己銷毀”字樣。

(7)、所有銷毀申報表及相關的銷毀記錄應另行單獨立卷整理，作為

永久性檔案保管。

需要管理的檔案明細：

一、小區規劃資料

1、建設工程施工許證

2、建設用地立項申請批復

3、國有土地使用證

4、建設工程規劃許可證

5、長沙市建設工程規劃許可證附件

6、宗地圖、總體規劃圖

7、設計圖紙會審記耍

8、建設單位稅務登記證

9、建設單位組織機構代碼證

10、建設單位營業執照

11、建設工程竣工驗收意見書

12、建設項目環境影響報告表

13、商品房預售許可證

14、建造工程竣工驗收消謹防案檢查結果告知書

15、建設工程竣工驗收備案表

16、配套設施全部投入使用（選登圖片）

二、項目驗收資料

1、不銹鋼水箱

2、中區、高區、商業變頻水泵

3、各棟公共部份照明配電箱

4、各棟普通電梯電源箱

5、各棟消防風機電源箱

6、地下室消防風機電源箱

7、地下室戰時風機電源箱

8、負一潛污泵控制箱

9、消防泵控制箱

10、噴淋泵控制箱

11、水泵房電源箱

12、地下室照明控制箱

13、消防風機配電箱

14、地下室潛污泵配電箱

15、地下室照明配電箱

16、地下室消防風機配電箱

17、地下室戰時風機配電箱

18、監控室電源控制箱

19、潛污泵

20、負二潛污泵控制箱

21、火災報警控制器（聯動型）

22、手動火災報警按鈕

23、火災聲光報警器

24、消防栓按鈕

25、火災顯示器

26、消防電話分機

27、點型光電感煙火探測器

28、點型感溫火災探測器

29、火警聯動輸入模塊

30、地下室消防栓泵

31、地下室噴淋泵

32、消防箱（水帶1根、水槍頭1個）

33、樓層滅火器

34、噴淋頭

35、消防分機

36、樓層照明應急燈

37、安全出口、疏散指示標志

38、水泵控制箱

39、屋面風機電源箱

40、屋面電梯電源箱

41、強電井電源箱

42、商鋪電表、表箱

43、進道口電纜、橋架

44、地下室臨戰型鋼堵板

45、路燈配電箱

46、路燈、景觀燈、景觀水泵

47、弱電輸出光機

48、水平壓縮垃圾站

三、服務標識與服務承諾

1、服務標識目錄及圖片

2、蘭亭峰景服務承諾

四、公眾制度

1、暫時管理公約

2、住戶手冊

3、房屋使用說明書、質量保證書

4、房屋裝修手冊

5、房屋本體維修規定

6、電梯使用管理規定

7、消防管理規定

8、消防組織架構圖

9、物品放行管理規定

10、公共衛生管理規定

11、大門崗崗位職責

12、安全管理制度

13、車輛出入管理規定

五、'業主委員會

1、籌備小組人員名單

六、物業合同

1、安泰.幸福里前期物業管理服務合同

七、企業發展與創優規劃

1、關于創建《長沙市物業管理優秀住宅小區》規劃及實施方案

2、關于創建《長沙市物業管理優秀住宅小區》的復函

3、創優宣傳圖片

4、業主征求創優意見表

八、架構與內部制度

1、公司組織架構

2、各項管理制度（見《內部管理制度/管理規定》）

3、各崗位工作標準（見《內部管理制度/管理規定》）

4、員工考核管理辦法

九、專業化管理

1、管理人員證書一覽表

2、專業技術人員證書一覽表

十、規范管理

1、員工手冊

2、員工行為規范

3、文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范

4、員工花名冊

5、工作人員著裝標準照片（見《上墻制度》）

6、員工應知應會培訓記錄表

十一、財務管理

1、財務管理制度

2、固定資產、低值易耗品及辦公用品管理制度

3、有償服務收費標準一覽表

4、物業服務收費標準批復文件

5、財務年度審計報告

十二、業主檔案

用戶檔案

十三、房屋管理維修養護

1、房屋維修

(1)、房屋維修年度計劃

(2)、房屋維修年度記錄

(3)、房屋維修驗收記錄

十四、小區棟號標示及總平面圖1、樓宇棟號、

樓號、平面圖、單元門、戶門等標志(圖)

2、小區總平面圖

十五、房屋管理制度

1、建造物維護規定

2、房屋裝修管理規定

3、樓宇管理規定

4、裝修登記表

5、裝修許可證

6、違規裝修整改通知書

7、裝修驗收表

十六、樓宇清潔規程

1、樓宇外墻清潔規程

2、玻璃門、窗清潔規程

十七、公共設施日檢表

公共設施日檢表

十八、戶外廣告及經營管理

1、戶外廣告牌設置管理規定

2、商業網點管理規定

3、裝修巡查記錄表（見《房屋管理與維修養護》）

4、房屋裝修管理規定（見《基礎管理》）

5、公共設施日檢表（見251）

十九、共用設施設備管理

共用設施設備管理制度（1）、設施設

備年度維修養護計劃（2）、共用設施管理

檢查規定（3）、操作人員崗位職責（見《

上墻制度》）（4）、給排水系統管理操作規程

（5）、機電維修工安全操作規程（6）、電梯

工安全操作規程（7）、技術人員職稱及

崗位證書（見《基礎管理》）（8）、機電設備管理規

定（9）、設備日常維保記錄

二十、設備臺賬

1、共用設施管理規定（見《共用設施設備管理》第1項）

2、共用設施管理檢查規定（見《共用設施設備管理》第1項）

3、共用設施設備臺帳

4、共用設施設備圖

二十一、管道井、橋架圖片1、公用設施日

檢表（見《房屋管理與維修養護》第5項）

2、管道井、橋架圖片

二十二、給排水系統管理制度

1、給排水系統管理規定

2、無大面積跑水、浸水、長期停水現象的證明

3、排污泵周檢表

4、化糞池清理記錄

二十三、公共設施日檢表1、公共設施管理

檢查規定（見《公共設施設備管理》第1項）

2、公共設施日檢表

3、房屋本體及公共設施月檢表

二十四、供水管理制度

1、安全用水/供水管理制度

2、小區節水、用水措施

3、停水、限水管理規定

4、二次供水衛生許可證

5、機房衛生管理規定

6、供水設備及水泵房圖片

7、糊口水池清洗記錄

8、水質化驗單

二十五、用電管理制度

1、停電、限電管理制度

2、暫時用電管理規定

3、供電突發性事故的應急措施

4、變配電室管理規定

5、機房衛生管理規定

6、配電設施及電房圖片

7、關于停電/停水的溫馨提示

8、停電/停水記錄

9、暫時用電申請表

二十六、電梯使用管理制度

1、電梯安全生產許可證

2、認證證書

3、特種設備安全許可證

4、安全檢驗合格證

5、型式試驗證書

6、電梯維修保養合同

7、電梯使用管理制度

8、電梯維修保養管理制度

9、維保方企業營業執照

10、電梯維保人員上崗證書

11、電梯運行異常處理（見《緊應情況處理程序》）

12、電梯工崗位職責（見《綜合要求》）

13、電梯日檢表

14、電梯保養記錄

15、電梯定期檢驗報告

二十七、電梯管理制度

1、電梯故障應急處理方案

2、解困電梯內乘客的操作步驟

3、乘梯須知

二十八、秩序維護、消防、車輛管理

1、秩序維護部管理制度

(1)、物業公司內部安全組織機構表/秩序維護員消防考核計分表

(2)、秩序維護員隊列考核計分表/維護員車輛指揮考核計分表

(3)、維護員專業技能考核計分表

(4)、秩序維護員外出登記表

(5)、秩序維護員內務檢查登記表

(6)、秩序維護員素質量化考核統計表

(7)、秩序維護員扣分表/突發應急事故處理記錄表

(8)、來訪人員登記表/物品出入登記表

(9)、大件物品出入放行條

(10)、郵件收發登記表

(11)、秩序維護員巡邏值班記錄表/秩序維護員巡視檢查記錄表

(12)、監控中心值班記錄表/火災報警登記表

(13)、重點部位進出登記表

(14)、滅火器檢查記錄表/消火栓檢查記滎表

（15）、消防隱患整改通知書/業主使用車位登記表

（16）、停車場放行條遺失登記表/停車場車輛進出登記表

（17）、停車場值班記錄表/停車場巡查登記表

（18）、停車場票據領用登記表/停車場固定月卡收費統計表

（19）、停車收費交接表/秩序維護員巡邏崗值班記錄表

（20）、查崗記錄表

2、區內安全標識

1、區內安全標識樣照（圖）

2、突發事件應急預案（見《秩序維護、消防、車輛管理》）

3、緊急情況處理程序（見《秩序維護、消防、車輛管理》）

4、緊急情況處理記錄表

3、消防架構及應急預案

1、義務消防組織架構圖

2、消防應急預案

3、消防控制室值班記錄表

4、消防設施設備巡查記錄表

5、消防培訓及演練記錄

4、停車場管理制度

1、停車場管理制度

2、停車場放行條遺失登記表

3、停車場巡查登記表

4、停車場票據領用登記表

5、停車場月保車輛收費統計表

6、停車收費交接表

7、秩序維護員巡邏崗值班記錄表

8、車輛出入登記表

9、辦理車輛出入證管理卡登記表

5、非機動車管理規定

1、非機動車管理規定

2、停車場巡查登記表(見《秩序維護、消防、車輛管理》)

6、突發事件應急預案

1、突發事件應急預案

2、事件報告表

7、監控設備及監控人員管理

1、弱電系統管理規定

2、監控系統管理規定

3、監控室值班交接記錄表

二十九、環境衛生

1、保潔設備及清潔規定

(1)、保潔設備使用管理規定

(2)、清潔設備使月清單

(3)、垃圾中轉站清潔規程

(4)、環衛設施(照片)

2、保潔員管理制度

(1)、保潔部管理架構、清潔工作范圍及崗位劃分

(2)、保潔主管、班長崗位職責

(3)、保潔員崗位職責

(4)、清潔作業規程

(5)、樓宇外墻清潔規程

(6)、樓宇保潔現場保潔員守則

(7)、清潔維護情況

(8)、消殺管理規程

(9)、環境管理規程

(10)、垃圾清運管理規程

(11)、保潔人員分配表

(12)＞垃圾清運合同

(13)、清潔服務承包合同

(14)、消殺通知

(15)、月度消殺工作計劃

(16)、消殺記錄表

(17)、清潔衛生月度考核記錄表

(18)、清潔衛生檢查記錄表

3、房屋共用部位、公共設施設備無蟻害

(1)、公共設施日檢表(見《房屋管理與維修養護》)

(2)、白蟻防治預案

4、小區內道路等公共場地和綠化帶內無紙屑、煙頭等廢棄物——實

地查看(輔助圖片)

(1)、清潔衛生日檢表(見《環境衛生》)

(2)、小區共用部位現場情況(圖片)

5、房屋共用部位保持清潔，無亂貼、亂畫，無擅自占用和堆放雜

物，樓梯扶欄、天臺、公共玻璃窗等保持潔凈——實地查看(圖片)

(1)、清潔衛生日檢表(見《環境衛生》)

(2)、小區共用部位現場情況(圖片)

6、商業網點管理有序；無亂設攤點、廣告牌和亂貼、亂畫現象

(1)、商業網點管理規定(見《房屋管理與維修養護》)

(2)、戶外廣告牌設置管理規定(見《房屋管理與維修養護》)

(3)、小區外立面及外觀(圖片)

7、無違反規定飼養寵物、家畜、家禽

(1)、區內寵物管理規定

(2)、區內寵物登記表

(3)、暫時管理規約

8、排放油煙、噪音等符合國家環保標準，外墻無污染—實地查看

(圖片)

三十、綠化管理

1、綠地無改變用途，無損壞、鱗軟、占用現象

(1)、園林綠化養護標準

(2)、綠化建設施工圖

(3)、綠化管理人員崗位職責

2、綠化有專人養護管理，花草樹木長勢良好，修剪整齊美觀，無裸

露黃土

綠化養護管理規定

3、及時滅治蟲害，有消殺記錄，無枯死花草、樹木

(1)、綠化養護月度檢查表

(2)、綠化養護月度計劃

(3)、綠化養護考核評分表

(4)、小區園林景觀圖片

三十一、精神文明建設

1、社區文化活動

(1)、社區文化活動計劃表

(2)、社區文化活動審批表

(3)、社區文化活動(圖片)

2、社區建設配合

(1)、計劃生育責任書

(2)、治安安全責任書

3、特色小區文化

(1)、宣傳計劃及內容(存檔)

(2)、宣傳欄板報

三十二、管理效益

1、財務管理制度

(1)、財務制度

(2)、支票管理制度

(3)、現金管理制度

(4)、物業管理費收支一覽表

(5)、年度物業管理費用收繳率統計表

2、有償服務

(1)、有償服務流程

(2)、有償服務收費標準一覽表(見《基礎管理文件一》)

3、物'業管理經營狀況

(1)、物業管理費收支一覽表(見《管理效益》)

(2)、財務年度審計報告

各種服務標識規范、醒目；公開服務承諾

服務標識系統一覽表

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啞蔭遁讒頓映優朵檔案管理制度

一、目的：

規范檔案管理工作，使各部門的檔案資料患上以按類采集、妥善保存。

二、合用范圍：

公司檔案管理全過程

三、檔案整理原則與方法：

1、檔案整理原則：

辦理完畢的文件、培訓資料，其他資料采集齊全，按類編碼分類存

放，每年3月檢洪砰役減級瘤墜犯痙鼓跺滑蛹腦踐巫尿宵液傅雛迄府賊壘

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