?記錄檔案憑證管理制度一、總則（一）目的為了加強公司記錄檔案憑證的管理，確保記錄檔案憑證的真實性、完整性和安全性，便于公司各項工作的查詢、追溯和決策依據，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類記錄檔案憑證的管理。（三）基本原則1.真實性原則：記錄檔案憑證應如實反映工作活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工作活動的各個環節和方面，確保記錄無遺漏。3.規范性原則：記錄的格式、內容填寫等應符合公司規定和相關標準。4.安全性原則：采取有效措施保護記錄檔案憑證，防止丟失、損壞、泄露。二、記錄檔案憑證的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度等。2.人事類：員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核記錄等。3.財務類：會計憑證、財務報表、審計報告等。4.業務類：銷售合同、采購訂單、生產記錄、質量檢驗報告等。5.其他類：不屬于上述分類的其他記錄檔案憑證。（二）編號1.為便于管理和查詢，對各類記錄檔案憑證進行統一編號。編號規則應簡潔明了，具有唯一性。2.編號一般由年份、類別代碼、順序號等部分組成。例如：2023xZ001，其中"2023"表示年份，"xZ"表示行政類，"001"表示該類記錄的順序號。三、記錄檔案憑證的形成與收集（一）形成1.各部門和員工應按照工作職責和流程，及時、準確地形成各類記錄檔案憑證。2.記錄應使用規范的書寫工具和載體，字跡清晰、內容完整。（二）收集1.各部門指定專人負責本部門記錄檔案憑證的收集工作，確保記錄不遺漏。2.收集的記錄應進行初步整理，檢查其完整性和準確性，對不符合要求的記錄及時退回相關人員補充或修正。四、記錄檔案憑證的整理與歸檔（一）整理1.對收集到的記錄檔案憑證進行分類整理，去除重復、無效的記錄。2.按照記錄的時間順序、重要程度等進行排序，便于查閱和管理。（二）歸檔1.整理后的記錄檔案憑證應及時歸檔到公司指定的檔案存儲地點。2.歸檔時應填寫檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便快速查找。五、記錄檔案憑證的保管（一）保管期限1.根據國家法律法規和公司實際情況，確定各類記錄檔案憑證的保管期限。2.保管期限分為短期（15年）、中期（510年）、長期（10年以上）。（二）保管地點1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，防止檔案信息丟失。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確需查閱檔案的，應按照規定辦理借閱手續。六、記錄檔案憑證的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱記錄檔案憑證的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息。2.申請表經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應在現場監督查閱，確保檔案不被損壞或帶出檔案庫房。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱記錄檔案憑證的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續。3.借閱期限一般不超過[具體期限]，確需延長的，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。借閱期滿后應及時歸還檔案管理部門。七、記錄檔案憑證的銷毀（一）銷毀條件1.記錄檔案憑證超過保管期限，且已無留存價值的。2.因不可抗力等原因導致檔案損壞、無法修復且無利用價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人、公司分管領導審批后，組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀徹底。監銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應妥善保存，以備查考。八、電子記錄檔案憑證的管理（一）存儲1.電子記錄檔案憑證應存儲在安全可靠的存儲設備上，如服務器、磁盤陣列等，并進行定期備份。2.存儲設備應設置訪問權限，防止數據被非法訪問和篡改。（二）維護1.定期對電子記錄檔案憑證進行檢查和維護，確保數據的完整性和可讀性。2.對損壞或丟失的數據應及時進行恢復或補充，保證電子檔案的正常使用。（三）查閱與借閱1.電子記錄檔案憑證的查閱與借閱應通過公司內部網絡系統進行，遵循與紙質檔案相同的審批流程。2.查閱和借閱人員應使用公司規定的電子文檔查看工具，不得擅自復制、傳播電子檔案。（四）銷毀1.電子記錄檔案憑證的銷毀應采用專業的數據擦除工具，確保數據無法恢復。2.銷毀過程應進行記錄，并由監銷人員簽字確認。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對各部門記錄檔案憑證的管理情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.監督檢查內容包括記錄的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱、銷毀等環節。（二）考核1.將記錄檔案憑證管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對管理工作出色的部門和個人給予獎勵。2.對違反本制度規定的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、經濟處罰等處理；構成違