領(lǐng)用辦公耗材管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的領(lǐng)用流程，節(jié)約成本，提高辦公效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在辦公過程中對(duì)各類辦公耗材的領(lǐng)用管理。（三）基本原則1.按需領(lǐng)用原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要領(lǐng)用辦公耗材，避免浪費(fèi)。2.審批規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行領(lǐng)用申請(qǐng)，確保領(lǐng)用的合理性和必要性。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低辦公耗材的采購(gòu)成本和使用成本。4.責(zé)任明晰原則：明確各部門及相關(guān)人員在辦公耗材管理中的職責(zé)，確保管理工作落實(shí)到位。二、辦公耗材分類及定義（一）文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如檔案袋、文件盒、資料冊(cè)等。4.裝訂用品：如訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等。5.桌面用品：如計(jì)算器、膠水、膠帶、剪刀、美工刀等。（二）辦公設(shè)備耗材類1.打印機(jī)耗材：如硒鼓、墨盒、色帶等。2.復(fù)印機(jī)耗材：如碳粉、硒鼓、載體等。3.傳真機(jī)耗材：如傳真紙、硒鼓等。4.掃描儀耗材：如掃描燈管等。（三）辦公家具及用品類1.辦公桌椅：包括辦公桌、辦公椅等。2.文件柜：如鐵皮文件柜、木質(zhì)文件柜等。3.沙發(fā)茶幾：用于接待區(qū)域的沙發(fā)和茶幾。4.其他辦公家具：如會(huì)議桌椅、保險(xiǎn)柜等。（四）其他辦公耗材類1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.勞保用品：如手套、口罩、安全帽等（根據(jù)工作需要配備）。3.綠植花卉：用于辦公室裝飾的各類植物。三、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)辦公耗材的統(tǒng)一采購(gòu)、驗(yàn)收、保管和發(fā)放工作。2.定期盤點(diǎn)辦公耗材庫存，及時(shí)補(bǔ)充短缺物資，確保辦公耗材的正常供應(yīng)。3.制定辦公耗材的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門的使用情況和庫存水平，合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。4.建立辦公耗材管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公耗材的采購(gòu)、領(lǐng)用、庫存等情況，定期進(jìn)行賬目核對(duì)。5.負(fù)責(zé)辦公耗材供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，確保采購(gòu)渠道的穩(wěn)定和物資質(zhì)量。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公耗材需求的統(tǒng)計(jì)和預(yù)測(cè)，定期向行政部門提交辦公耗材領(lǐng)用申請(qǐng)。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門辦公耗材的領(lǐng)用和管理工作，監(jiān)督本部門員工合理使用辦公耗材，避免浪費(fèi)。3.配合行政部門做好辦公耗材的盤點(diǎn)工作，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)和反饋。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公耗材采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.協(xié)助行政部門對(duì)辦公耗材的成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。四、辦公耗材采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.行政部門應(yīng)每月末根據(jù)各部門提交的辦公耗材領(lǐng)用記錄及庫存情況，結(jié)合下月工作計(jì)劃，制定下月辦公耗材采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各類辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、預(yù)計(jì)數(shù)量等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的辦公耗材需求，各部門應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，行政部門根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集辦公耗材供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的查驗(yàn)。2.組織對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。根據(jù)考察結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。（三）采購(gòu)流程1.行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和方式將貨物送達(dá)公司。行政部門負(fù)責(zé)組織對(duì)到貨的辦公耗材進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公耗材，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公耗材，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或退貨。五、辦公耗材庫存管理（一）入庫管理1.辦公耗材到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《辦公耗材入庫單》，詳細(xì)記錄辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。入庫單應(yīng)由驗(yàn)收人員、行政部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.倉庫管理人員根據(jù)入庫單將辦公耗材分類存放，并更新庫存臺(tái)賬。庫存臺(tái)賬應(yīng)記錄辦公耗材的入庫時(shí)間、入庫數(shù)量、領(lǐng)用情況、庫存余額等信息，確保賬實(shí)相符。（二）存儲(chǔ)管理1.辦公耗材應(yīng)存放在專門的倉庫或儲(chǔ)物區(qū)域，保持倉庫環(huán)境干燥、通風(fēng)良好，避免辦公耗材受潮、變質(zhì)或損壞。2.對(duì)不同類型的辦公耗材應(yīng)進(jìn)行分類存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。例如，文具類、辦公設(shè)備耗材類、辦公家具及用品類等應(yīng)分別存放，便于查找和管理。3.建立庫存盤點(diǎn)制度，定期對(duì)辦公耗材進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定為每月、每季度或半年。盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（三）出庫管理1.員工領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，應(yīng)填寫《辦公耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公耗材，并在庫存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。發(fā)放完畢后，領(lǐng)用人應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重或限量使用的辦公耗材，如打印機(jī)硒鼓、墨盒等，應(yīng)實(shí)行以舊換新制度。員工領(lǐng)用新的辦公耗材時(shí)，應(yīng)將舊的同類耗材交回倉庫，倉庫管理人員進(jìn)行登記后，方可發(fā)放新的辦公耗材。六、辦公耗材領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用的必要性和合理性。如申請(qǐng)內(nèi)容符合要求，部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如申請(qǐng)內(nèi)容不合理或不符合實(shí)際工作需要，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)拒絕批準(zhǔn)，并向員工說明原因。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，由員工提交至行政部門。行政部門倉庫管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放辦公耗材，并在庫存臺(tái)賬上記錄相關(guān)信息。4.對(duì)于一些常用的辦公耗材，如中性筆、便簽紙等，行政部門可根據(jù)以往的領(lǐng)用情況，設(shè)定一定的備用庫存，供員工在緊急情況下直接領(lǐng)用。員工領(lǐng)用后，應(yīng)及時(shí)到行政部門補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)不同崗位的工作性質(zhì)和需求，制定合理的辦公耗材領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類辦公耗材的月領(lǐng)用限額或人均領(lǐng)用定額等信息。2.員工應(yīng)在領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)領(lǐng)用辦公耗材，如因工作特殊需要超出領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門批準(zhǔn)。（三）特殊情況領(lǐng)用1.因工作任務(wù)緊急或突發(fā)情況需要臨時(shí)領(lǐng)用辦公耗材的，員工可先電話向行政部門說明情況，經(jīng)行政部門同意后先行領(lǐng)用，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。2.對(duì)于涉及項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作的辦公耗材領(lǐng)用，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)ｍ?xiàng)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目或工作的實(shí)際需求，制定詳細(xì)的辦公耗材使用計(jì)劃，并報(bào)行政部門備案。行政部門根據(jù)備案的使用計(jì)劃進(jìn)行發(fā)放和管理。七、辦公耗材使用監(jiān)督與考核（一）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工對(duì)辦公耗材的使用情況，教育員工樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公耗材，避免浪費(fèi)。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門辦公耗材的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公耗材的領(lǐng)用記錄、實(shí)際使用情況、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.將辦公耗材的使用情況納入部門績(jī)效考核指標(biāo)體系，設(shè)定相應(yīng)的考核分值。考核指標(biāo)可包括辦公耗材費(fèi)用控制率、人均辦公耗材使用量、辦公耗材浪費(fèi)率等。2.每月統(tǒng)計(jì)各部門辦公耗材的領(lǐng)用情況和費(fèi)用支出，計(jì)算辦公耗材費(fèi)用控制率。費(fèi)用控制率=（實(shí)際辦公耗材費(fèi)用/預(yù)算辦公耗材費(fèi)用）×100%。費(fèi)用控制率達(dá)到或低于預(yù)算指標(biāo)的部門給予相應(yīng)加分，超出預(yù)算指標(biāo)的部門給予相應(yīng)扣分。3.計(jì)算各部門人均辦公耗材使用量，與同行業(yè)或公司歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析。人均辦公耗材使用量合理且低于平均水平的部門給予加分，高于平均水平的部門給予扣分。4.定期檢查各部門辦公區(qū)域，發(fā)現(xiàn)存在辦公耗材浪費(fèi)現(xiàn)象的，如紙張隨意丟棄、打印機(jī)墨盒過度使用等，根據(jù)浪費(fèi)程度對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行扣分。（三）獎(jiǎng)懲措施1.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)辦公耗材管