飯店采購(gòu)流程管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范飯店采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于飯店內(nèi)所有物資和服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于食品原料、酒水飲料、客房用品、辦公用品、設(shè)備設(shè)施及維修保養(yǎng)服務(wù)等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)飯店實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合飯店要求的物資和服務(wù)供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門設(shè)置飯店設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)飯店所有物資和服務(wù)的采購(gòu)工作。采購(gòu)部根據(jù)工作需要可設(shè)采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)主管和采購(gòu)專員等崗位。（二）采購(gòu)部門職責(zé)1.采購(gòu)計(jì)劃制定：根據(jù)飯店各部門的需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定，組織實(shí)施物資和服務(wù)的采購(gòu)工作，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。4.采購(gòu)合同管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和歸檔工作，確保合同的合法性和有效性。5.采購(gòu)成本控制：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、談判等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。6.質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收：協(xié)助相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合飯店要求。7.采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析：定期統(tǒng)計(jì)采購(gòu)數(shù)據(jù)，分析采購(gòu)情況，為管理層提供決策支持。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物資和服務(wù)的采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并協(xié)助采購(gòu)部進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)合同簽訂。2.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，并協(xié)助采購(gòu)部進(jìn)行成本分析和控制。3.質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合飯店的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放和庫(kù)存管理，配合采購(gòu)部進(jìn)行物資盤點(diǎn)和對(duì)賬工作。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.部門需求提出：飯店各部門根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)申請(qǐng)審批：《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部后，采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際情況進(jìn)行審核。對(duì)于金額較小的常規(guī)采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部經(jīng)理直接審批；對(duì)于金額較大或特殊的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交至飯店管理層進(jìn)行審批。審批通過(guò)后的《采購(gòu)申請(qǐng)表》作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)需求匯總：采購(gòu)部根據(jù)各部門提交的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，進(jìn)行分類匯總，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃初稿。2.采購(gòu)計(jì)劃審核與調(diào)整：采購(gòu)計(jì)劃初稿提交至采購(gòu)部經(jīng)理審核，采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)飯店經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等因素進(jìn)行審核和調(diào)整。審核通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)飯店管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商信息收集：采購(gòu)部通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購(gòu)物資和服務(wù)的要求，對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商實(shí)地考察：對(duì)于重要物資和服務(wù)的供應(yīng)商，采購(gòu)部組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況。4.供應(yīng)商評(píng)估與選擇：采購(gòu)部根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果和供應(yīng)商提供的資料，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。綜合評(píng)估后，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。（四）采購(gòu)合同簽訂1.合同起草：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購(gòu)合同初稿提交至財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同的付款方式和資金安排，法務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同的合法性和合規(guī)性。審核通過(guò)后的采購(gòu)合同報(bào)飯店管理層審批。3.合同簽訂：經(jīng)飯店管理層審批通過(guò)后，采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨＃ㄎ澹┎少?gòu)執(zhí)行1.訂單下達(dá)：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)跟蹤：采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資或服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期解決，并向相關(guān)部門反饋。3.到貨驗(yàn)收：物資或服務(wù)到貨前，采購(gòu)部通知倉(cāng)庫(kù)管理部門和質(zhì)量控制部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門和質(zhì)量控制部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或退貨。（六）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同副本等資料，提交至財(cái)務(wù)部審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部根據(jù)飯店財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)合同的約定，對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、金額準(zhǔn)確性，合同執(zhí)行情況等。審核通過(guò)后的《付款申請(qǐng)表》報(bào)飯店管理層審批。3.付款執(zhí)行：經(jīng)飯店管理層審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按照采購(gòu)合同的付款方式和期限，辦理付款手續(xù)。付款方式包括支票、轉(zhuǎn)賬、匯票等，具體方式由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況確定。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，與供應(yīng)商保持密切溝通，通過(guò)簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商多元化體系，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，確保在市場(chǎng)供應(yīng)短缺時(shí)能夠及時(shí)獲取物資和服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供應(yīng)情況，提前做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.供應(yīng)商質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和審核，確保供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系符合飯店要求。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。2.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)具備專業(yè)的知識(shí)和技能，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資和服務(wù)，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或退貨。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)1.合同條款風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購(gòu)合同的審核管理，確保合同條款明確、完整、合法、合規(guī)。合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行會(huì)審，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。2.合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)：建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取有效措施加以解決。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，確保合同雙方嚴(yán)格履行合同義務(wù)。（四）廉潔風(fēng)險(xiǎn)1.人員廉潔教育：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的廉潔自律教育，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)和職業(yè)道德水平。定期組織采購(gòu)人員參加廉潔培訓(xùn)和警示教育活動(dòng)，使采購(gòu)人員深刻認(rèn)識(shí)廉潔風(fēng)險(xiǎn)的危害性，自覺(jué)遵守廉潔自律的規(guī)定。2.監(jiān)督與考核：建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督和檢查。設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受飯店員工和供應(yīng)商的監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)違反廉潔自律規(guī)定的采購(gòu)人員，嚴(yán)肅追究其責(zé)任。同時(shí)，將廉潔自律情況納入采購(gòu)人員的績(jī)效考核體系，作為評(píng)先評(píng)優(yōu)和晉升的重要依據(jù)。五、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：評(píng)估采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)平均價(jià)格的差異，計(jì)算采購(gòu)成本節(jié)約率。采購(gòu)成本節(jié)約率=（預(yù)算采購(gòu)成本實(shí)際采購(gòu)成本）/預(yù)算采購(gòu)成本×100%。2.采購(gòu)質(zhì)量：統(tǒng)計(jì)采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收合格率，驗(yàn)收合格率=驗(yàn)收合格數(shù)量/采購(gòu)總數(shù)量×100%。3.交貨期：評(píng)估供應(yīng)商按時(shí)交貨的比例，按時(shí)交貨率=按時(shí)交貨次數(shù)/總交貨次數(shù)×100%。4.服務(wù)水平：通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)滿意度調(diào)查，評(píng)估供應(yīng)商的服務(wù)水平。售后服務(wù)滿意度=（非常滿意票數(shù)+滿意票數(shù)）/總票數(shù)×100%。（二）評(píng)估周期采購(gòu)績(jī)效評(píng)估周期為每季度一次。采購(gòu)部應(yīng)在每季度末對(duì)本季度的采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，填寫《采購(gòu)績(jī)效評(píng)估報(bào)告》，報(bào)飯店管理層審核。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放：根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)人員發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)金。績(jī)效獎(jiǎng)金與采購(gòu)成本節(jié)約率、采購(gòu)質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等指標(biāo)掛鉤，具體發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)由飯店制定。2.供應(yīng)商管理：將采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果反饋給供應(yīng)商，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于表現(xiàn)