公司電子章管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子章的使用與管理，確保電子章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及電子章使用的相關(guān)事宜。（三）定義1.電子章：指公司通過(guò)電子簽名技術(shù)制作的，以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)的，與公司實(shí)體印章具有同等法律效力的印章。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。二、電子章的申請(qǐng)與制作（一）申請(qǐng)流程1.各部門因工作需要使用電子章的，應(yīng)填寫《電子章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用電子章的業(yè)務(wù)范圍、使用頻率等信息。2.《電子章申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。3.行政管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，核實(shí)申請(qǐng)部門的業(yè)務(wù)需求和使用必要性，審查通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回行政管理部門備案。（二）制作要求1.行政管理部門依據(jù)經(jīng)審批的《電子章申請(qǐng)表》，聯(lián)系具有資質(zhì)的電子印章制作機(jī)構(gòu)進(jìn)行電子章制作。2.電子章的制作應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子章的安全性和可靠性。3.電子章制作完成后，制作機(jī)構(gòu)應(yīng)向公司提供電子章的密鑰、證書等相關(guān)資料，并協(xié)助公司完成電子章的安裝和調(diào)試工作。三、電子章的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子章應(yīng)存儲(chǔ)于公司指定的安全服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理，防止電子章數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。2.存儲(chǔ)電子章的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份功能，定期對(duì)電子章數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管責(zé)任1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)電子章存儲(chǔ)設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.設(shè)立專門的電子章管理員崗位，負(fù)責(zé)電子章密鑰、證書等相關(guān)資料的保管。電子章管理員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公司的保密制度。3.電子章管理員應(yīng)定期對(duì)電子章的存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，確保電子章數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。四、電子章的使用權(quán)限（一）權(quán)限設(shè)定原則1.根據(jù)公司各部門的業(yè)務(wù)職能和工作需要，合理設(shè)定電子章的使用權(quán)限，確保電子章的使用僅限于經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員和業(yè)務(wù)范圍。2.電子章的使用權(quán)限分為不同的級(jí)別，如普通使用權(quán)限、高級(jí)使用權(quán)限等，各級(jí)權(quán)限應(yīng)明確規(guī)定可使用電子章的業(yè)務(wù)類型和審批流程。（二）權(quán)限審批1.對(duì)于申請(qǐng)電子章使用權(quán)限的人員，所在部門應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，確保其具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德。2.資格審查通過(guò)后，填寫《電子章使用權(quán)限申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)的權(quán)限級(jí)別和可使用電子章的業(yè)務(wù)范圍。3.《電子章使用權(quán)限申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。4.行政管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回行政管理部門備案，并為申請(qǐng)人開通相應(yīng)的電子章使用權(quán)限。（三）權(quán)限變更與撤銷1.因工作崗位變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更電子章使用權(quán)限的，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《電子章使用權(quán)限變更申請(qǐng)表》，按照權(quán)限審批流程進(jìn)行申請(qǐng)。2.對(duì)于不再需要使用電子章的人員，所在部門應(yīng)及時(shí)填寫《電子章使用權(quán)限撤銷申請(qǐng)表》，報(bào)公司行政管理部門審核后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批撤銷其電子章使用權(quán)限。五、電子章的使用流程（一）用章申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)人員在辦理需要使用電子章的業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)填寫《電子章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章范圍等信息。2.《電子章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。（二）用章審批1.行政管理部門對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，核實(shí)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性。2.根據(jù)用章事項(xiàng)的重要程度和風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程可分為一級(jí)審批、二級(jí)審批等，具體審批級(jí)別和流程由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。3.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用章申請(qǐng)，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議進(jìn)行集體審議。（三）電子章使用1.經(jīng)審批通過(guò)的用章申請(qǐng)，電子章管理員根據(jù)審批意見，在公司指定的電子印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行電子章的使用操作。2.在使用電子章時(shí)，應(yīng)確保電子章與用章文件內(nèi)容一致，使用過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括用章時(shí)間、用章人、用章事項(xiàng)等信息。3.電子章使用完成后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電子印章管理系統(tǒng)，防止電子章被非法使用。（四）用章文件歸檔1.業(yè)務(wù)人員在用章完成后，應(yīng)將用章文件及相關(guān)審批資料進(jìn)行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。2.歸檔的文件資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，便于查詢和查閱。六、電子章使用的監(jiān)督與審計(jì)（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子章的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查電子章使用記錄、審批文件等資料，確保電子章的使用符合規(guī)定。2.設(shè)立電子章使用監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受公司員工和外部相關(guān)方對(duì)電子章違規(guī)使用行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)處理。（二）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)電子章的使用與管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查電子章管理制度的執(zhí)行情況、使用流程的合規(guī)性、電子章存儲(chǔ)與保管的安全性等方面。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。七、電子章使用的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.選用安全可靠的電子印章管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，如身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等功能。2.定期對(duì)電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。3.建立電子章使用的應(yīng)急處理機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，明確在電子章系統(tǒng)出現(xiàn)故障、數(shù)據(jù)丟失等緊急情況下的應(yīng)對(duì)措施，確保業(yè)務(wù)的正常開展。（二）人為風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)對(duì)電子章使用人員的培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，使其熟悉電子章的使用流程和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。2.建立健全電子章使用人員的考核機(jī)制，對(duì)違反電子章管理制度的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究其法律責(zé)任。3.加強(qiáng)對(duì)電子章管理員的管理，簽訂保密協(xié)議，明確其工作職責(zé)和保密義務(wù)，防止電子章密鑰等重要信息泄露。八、電子章的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章樣式更新等原因需要變更電子章的，由公司行政管理部門提出申請(qǐng)，按照電子章制作流程進(jìn)行重新制作。2.新電子章制作完成后，應(yīng)及時(shí)通知各相關(guān)部門和人員，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行電子章使用權(quán)限的調(diào)整和更新。（二）廢止1.電子章在以下情況下應(yīng)予以廢止：電子章所對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)已經(jīng)終止；電子章因損壞、被盜等原因無(wú)法正常使用；公司決定不再使用電子章等。2.電子章廢止后，電子章管理員應(yīng)及時(shí)將其密鑰、證書等相關(guān)資料進(jìn)行銷毀，并在電子印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行廢止操作。3