行政后勤管理制度體系?一、總則（一）目的本制度旨在規范公司行政后勤管理工作，提高行政后勤服務質量和效率，保障公司各項工作的順利開展，為公司創造良好的運營環境。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及公司行政后勤相關的各項事務。（三）基本原則1.服務至上原則以滿足公司各部門及員工的合理需求為出發點，提供優質、高效、周到的行政后勤服務。2.規范化原則各項行政后勤工作應遵循明確的流程和標準，確保工作的規范性和一致性。3.勤儉節約原則合理利用公司資源，降低行政后勤成本，杜絕浪費現象。4.安全保障原則加強安全管理，確保公司人員、財產和信息的安全。二、辦公環境管理（一）辦公區域規劃1.根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區域應保持整潔、明亮、通風良好，配備必要的辦公設備和設施，如桌椅、電腦、打印機、文件柜等。（二）環境衛生管理1.制定辦公區域衛生管理制度，明確各部門的衛生責任區。2.每日安排專人進行公共區域的清潔打掃，包括地面、門窗、衛生間等，保持環境整潔。3.各部門負責本部門辦公區域的衛生維護，定期清理文件、雜物，保持桌面、地面干凈整潔。4.禁止在辦公區域內吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。（三）綠化管理1.在辦公區域適當擺放綠色植物，美化辦公環境。2.安排專人負責植物的日常養護，定期澆水、施肥、修剪，確保植物生長良好。（四）噪音及秩序管理1.員工在辦公時應盡量減少噪音，保持安靜的工作環境，避免影響他人。2.維護辦公區域的秩序，禁止在辦公區域內大聲喧嘩、爭吵、打鬧等行為。3.加強安全保衛工作，防止無關人員進入辦公區域，確保公司人員和財產安全。三、辦公用品及設備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品的采購根據公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，明確采購種類、數量和時間。選擇合格的供應商進行采購，確保辦公用品的質量和供應及時性。建立辦公用品采購審批流程，經相關負責人審批后進行采購。2.辦公用品的發放設立辦公用品倉庫，對采購的辦公用品進行分類存放、登記造冊。根據各部門的需求，定期發放辦公用品，并做好發放記錄。員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，經部門負責人簽字后到倉庫領取。3.辦公用品的使用員工應節約使用辦公用品，避免浪費。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、訂書機等，應妥善保管，以便再次使用。禁止將辦公用品挪作私用。（二）辦公設備管理1.辦公設備的購置根據公司業務發展需要，制定辦公設備購置計劃，明確設備的規格、型號、數量等。進行市場調研，選擇性價比高的辦公設備，并與供應商簽訂采購合同。辦公設備購置需經相關負責人審批，確保購置的設備符合公司實際需求。2.辦公設備的安裝與調試設備到貨后，由專業技術人員進行安裝與調試，確保設備正常運行。對設備的使用方法和注意事項進行培訓，使員工能夠熟練操作。3.辦公設備的日常維護建立辦公設備維護檔案，記錄設備的型號、購置時間、維修情況等。定期對辦公設備進行檢查、保養和維修，及時發現并解決設備故障，延長設備使用壽命。對于一些常見的設備故障，員工可自行解決的，應提供相應的技術支持和指導。4.辦公設備的報廢處理辦公設備達到報廢年限或因損壞無法修復時，由使用部門提出報廢申請。經相關部門鑒定后，填寫報廢申請表，報公司領導審批。報廢設備經批準后，由行政后勤部門統一處理，處理過程中應做好記錄。四、車輛管理（一）車輛配置與調度1.根據公司業務需求，合理配置車輛，確保車輛能夠滿足公司日常辦公和業務出行的需要。2.建立車輛調度管理制度，根據用車申請情況，合理安排車輛調度，提高車輛使用效率。3.優先保障公司重要公務、緊急業務用車，兼顧其他一般性用車需求。（二）車輛使用與維護1.員工因公務需要用車時，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等，經部門負責人審批后交行政后勤部門安排車輛。2.駕駛員接到派車任務后，應按時到達指定地點出車，確保行車安全、準時。3.駕駛員應定期對車輛進行檢查、保養和維護，確保車輛性能良好，發現問題及時維修。4.車輛維修需填寫維修申請表，經行政后勤部門負責人審批后到指定維修廠進行維修。維修費用應及時結算，并做好記錄。（三）車輛安全管理1.駕駛員應嚴格遵守交通法規，安全駕駛，文明行車，確保行車安全。2.定期組織駕駛員進行安全培訓和教育，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。3.車輛應配備必要的安全設備，如滅火器、急救箱等，并定期進行檢查和維護，確保設備完好有效。4.駕駛員每日出車前應對車輛進行安全檢查，確保車輛制動、轉向、燈光等系統正常，嚴禁車輛帶故障行駛。（四）車輛費用管理1.車輛的燃油費、過路費、停車費等費用實報實銷，駕駛員應妥善保存相關票據，并及時交行政后勤部門審核報銷。2.車輛的保險費、年檢費等由行政后勤部門統一辦理，費用由公司承擔。3.加強車輛費用的預算管理，合理控制車輛使用成本。五、會議管理（一）會議分類與組織1.公司會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括周會、月會、季度會、年會等；臨時會議根據工作需要隨時召開。2.行政后勤部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的安排、會議資料的準備等。3.會議通知應明確會議的時間、地點、主題、參會人員等信息，并提前發送給參會人員。（二）會議準備1.根據會議主題和參會人員的需求，準備會議資料，如會議議程、報告、文件等。2.布置會議場地，確保會議設施齊全、正常運行，如投影儀、音響設備、麥克風等。3.安排專人負責會議簽到、會議記錄等工作。（三）會議進行1.會議主持人應提前到達會議場地，做好會議開場準備。2.參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意走動、交頭接耳。3.會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議討論的要點、決議、工作安排等，確保記錄準確、完整。（四）會議紀要與跟進1.會議結束后，及時整理會議紀要，經會議主持人審核后發送給參會人員和相關部門。2.對會議決議的執行情況進行跟進，確保各項工作按計劃落實到位。對于執行過程中出現的問題，及時協調解決，并向相關領導匯報。六、檔案管理（一）檔案分類與歸檔1.公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等類別。2.各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至行政后勤部門統一管理。3.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄。（二）檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和準確性，發現問題及時處理。（三）檔案借閱與查閱1.因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人審批后到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應按照審批后的查閱申請表提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容等。3.借閱檔案時，借閱人需填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱時間等，經檔案管理部門負責人審批后辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過規定時間，如需延期，應辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應承擔相應的責任。（四）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，并填寫檔案銷毀申請表。2.經相關部門鑒定、公司領導審批后，按照規定的程序進行檔案銷毀。檔案銷毀過程中應安排專人監銷，并做好銷毀記錄。七、印章管理（一）印章種類與保管1.公司印章分為公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.公章由行政后勤部門指定專人保管，其他印章由相關部門指定專人保管。印章保管人員應嚴格遵守印章保管制度，確保印章安全。3.印章保管人員不得將印章轉借他人使用，不得擅自攜帶印章外出。如因工作需要攜帶印章外出，需經公司領導批準，并辦理相關手續。（二）印章使用審批1.使用公司印章時，應填寫印章使用申請表，注明使用印章的名稱、事由、使用時間、使用部門等信息。2.經相關負責人審批后，方可使用印章。審批流程應根據印章的重要性和使用范圍進行明確規定。3.印章使用申請表和審批文件應作為印章使用的依據，妥善保存。（三）印章使用登記1.印章保管人員應建立印章使用登記臺賬，對印章的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用部門、使用事由、批準人等信息。2.每次印章使用后，應及時在登記臺賬上進行登記，并要求使用人簽字確認。3.定期對印章使用登記臺賬進行核對和檢查，確保登記信息準確、完整。八、保密管理（一）保密范圍1.公司商業秘密，包括公司的技術秘密、經營秘密、財務秘密等。2.公司尚未公開的文件、資料、信息等。3.公司員工的個人隱私信息，如身份證號碼、聯系方式等。（二）保密措施1.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協議，明確員工的保密義務和責任。2.對涉及公司秘密的文件、資料等進行嚴格的分類管理，標注保密等級，并采取相應的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。3.在辦公區域設置保密區域，對涉及公司秘密的信息進行集中管理，限制無關人員進入。4.對公司的計算機系統、網絡