規劃單位檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強規劃單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在規劃工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規劃單位各部門及全體員工在各項工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：規劃單位的檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，任何部門和個人不得擅自截留、銷毀或據為己有。2.真實性原則：確保檔案內容真實反映規劃工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理規劃工作中形成的各種載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立獨立的檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，負責規劃單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集：定期督促各部門及時移交檔案，確保檔案收集的完整性和及時性。2.檔案整理：按照分類標準對收集到的檔案進行整理、編目，使其有序化。3.檔案保管：負責檔案的存儲、保護，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。4.檔案利用：為規劃工作提供檔案查閱、借閱服務，做好利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經批準后對無保存價值的檔案進行銷毀。6.檔案統計：建立檔案統計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負責檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案管理的各項工作。三、檔案的分類與編號（一）分類1.規劃業務類：包括各類規劃編制項目的文件材料，如規劃編制任務書、調研資料、規劃文本、圖件、評審意見等。2.行政管理類：涵蓋單位行政事務管理活動中形成的文件，如會議文件、工作計劃與總結、規章制度、人事檔案、財務檔案等。3.工程建設類：有關規劃單位承擔的工程項目建設過程中產生的檔案，如項目立項文件、設計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收文件等。4.聲像電子類：以照片、錄音、錄像、電子文件等形式記錄規劃工作和單位活動的檔案。（二）編號1.按照分類方案，為每一類檔案編制唯一的編號。編號應簡潔明了，便于識別和管理。2.例如，規劃業務類檔案編號為"GY[年份][序號]"，行政管理類檔案編號為"xZ[年份][序號]"，工程建設類檔案編號為"GC[年份][序號]"，聲像電子類檔案編號為"SJ[年份][序號]"。其中，"[年份]"為檔案形成年份的后兩位數字，"[序號]"為該類檔案的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應在工作活動結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，進行初步整理。2.檔案管理人員定期到各部門檢查檔案收集情況，督促未及時移交的部門盡快辦理移交手續。3.對于重要會議、重大項目等活動形成的檔案，檔案管理人員應提前介入，進行跟蹤收集。（二）整理1.檔案管理人員按照分類標準對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。3.將檔案材料按照順序排列，采用裝訂、裝盒等方式進行固定，確保檔案的整齊美觀。4.對于聲像電子類檔案，應進行分類存儲，并建立相應的目錄索引，注明文件名、存儲位置、日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案柜中，并在檔案柜上標明類別和編號范圍。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保護措施，如復制備份、專柜存放等。3.檔案庫房應設置明顯的標識，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.根據國家有關規定和規劃單位的實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。2.定期對檔案保管期限進行審查，對已到保管期限的檔案進行鑒定，及時調整保管期限。六、檔案的利用（一）利用范圍1.規劃單位內部員工因工作需要可以查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱規劃單位檔案的，須經單位領導批準，并辦理相關手續。（二）利用手續1.內部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.外單位查閱檔案，需提交單位介紹信和查閱申請，經規劃單位領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用登記1.檔案管理部門對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）人姓名、部門、日期、檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進行統計分析，為檔案管理工作提供參考依據。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業務骨干和相關部門負責人組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要性、現實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已到保管期限但仍有重要參考價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成鑒定報告。2.將鑒定報告報單位領導審批，經批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。監銷人應在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和服務水平，方便檔案的查閱、利用和統計分析。（二）檔案數字化1.對重要檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.數字化檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理要求進行存儲和管理。（三）信息化系統應用1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環節的信息化管理。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作，及時錄入和更新檔案信息。（四）數據安全與備份1.加強檔案信息化系統的數據安全管理，設置不同的用戶權限，防止數據泄露和非法修改。2.定期對檔案數據進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，確保數據的安全性和完整性。九、檔案管理的監督與檢查（一）監督檢查機構成立檔案管理監督檢查小組，由單位領導和相關部門人員組成，負責對檔案管理工作進行定期監督檢查。（二）監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質量。3.檔案信息化建設情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監督檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分部門的檔案管理情況進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環節，開展專項檢查。（四）檢查結果處理1.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.將檔案管理工作納入部門和個人的績效