軟件公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。本制度適用于公司總部及所屬各部門，旨在確保公司各類檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為公司的運營、決策、發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司在軟件開發(fā)、項目實施、技術(shù)支持、市場推廣、行政管理等各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.完整性原則全面收集公司各項活動中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整，反映公司業(yè)務(wù)發(fā)展的全過程。3.準確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰，符合實際情況。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各部門和員工提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門為檔案管理部門，負責公司檔案工作的歸口管理。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展和員工工作提供檔案資料支持和服務(wù)。6.做好檔案安全管理工作，確保檔案的實體安全和信息安全。（二）各部門兼職檔案員各部門指定專人擔任兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。其主要職責包括：1.按照公司檔案管理制度的要求，負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進行整理和初步分類。2.定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，及時反饋本部門檔案管理工作中的問題和建議。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，確保檔案的合理使用。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理中形成的文件材料，如公司章程、股東會決議、董事會決議、總經(jīng)理辦公會紀要、行政公文、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照管理、印章管理、會議記錄、大事記等。2.人力資源類：涵蓋公司人力資源管理活動中產(chǎn)生的文件，如招聘錄用、培訓教育、績效考核、薪酬福利、員工檔案、勞動合同、人事任免、獎懲記錄等。3.財務(wù)審計類：主要是公司財務(wù)和審計工作中形成的各類資料，如財務(wù)預(yù)算、決算報告、會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.市場營銷類：涉及公司市場推廣、銷售業(yè)務(wù)等方面的文件，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同、招投標文件等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括公司軟件開發(fā)過程中產(chǎn)生的各類技術(shù)文檔，如項目立項報告、需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、代碼、測試報告、技術(shù)總結(jié)等。6.項目管理類：有關(guān)公司項目實施過程的文件材料，如項目計劃、項目進度報告、項目變更記錄、項目驗收報告、項目文檔清單等。7.質(zhì)量控制類：公司質(zhì)量管理活動中形成的文件，如質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量計劃、檢驗記錄、質(zhì)量問題處理報告等。8.知識產(chǎn)權(quán)類：涉及公司知識產(chǎn)權(quán)管理的文件，如專利申請文件、商標注冊文件、著作權(quán)登記文件、知識產(chǎn)權(quán)保護協(xié)議等。9.對外合作類：公司與外部機構(gòu)合作過程中產(chǎn)生的文件，如合作協(xié)議、合作項目文件、對外交流活動記錄等。10.其他類：上述類別未涵蓋的其他具有保存價值的文件材料，如公司榮譽證書、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）檔案編號檔案編號采用"大類代碼+年度+流水號"的結(jié)構(gòu)，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。具體編號規(guī)則如下：1.大類代碼：按照上述檔案分類，每個大類賦予一個兩位數(shù)字代碼，如行政管理類為"01"，人力資源類為"02"等。2.年度：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如"23"代表2023年。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從"001"開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為"0123001"；一份2024年形成的技術(shù)研發(fā)類檔案，編號為"0524001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各類公文、報告、計劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、會議記錄、報表等。3.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、函件、資料等。4.公司員工在工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文檔、研究報告、工作記錄等。5.公司開展的各類活動形成的文件材料，如宣傳資料、照片、音像資料等。6.公司獲得的榮譽證書、獎勵文件、資質(zhì)證書等。7.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同、招投標文件等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。3.準確性：對收集的文件材料進行認真核對，確保內(nèi)容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠。4.規(guī)范性：文件材料應(yīng)符合公司公文格式和書寫規(guī)范的要求。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理要求如下：1.分類整理：按照檔案分類標準，將收集到的文件材料進行分類。2.編號編目：對每份檔案進行編號，并編制檔案目錄，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.裝訂成冊：對紙質(zhì)文件進行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。4.數(shù)字化處理：對重要的檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前，將本部門當年形成的檔案整理完畢，并移交公司檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。3.對于零散形成的文件材料，應(yīng)定期（每季度或半年）移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并提交給公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。4.核對無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認，完成檔案移交手續(xù)。六、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定的標準。（二）保管要求1.按照檔案分類和編號順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行修復(fù)或處理，防止檔案霉變、蟲蛀、破損等。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進行殺毒和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，按照檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行科學、合理的鑒定。鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門負責人及業(yè)務(wù)骨干組成。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）保管期限劃分公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、股東會決議、董事會決議、重要的合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如一般性的合同協(xié)議、工作計劃與總結(jié)、項目文檔等。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)報表等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限和價值。3.對鑒定結(jié)果進行記錄，形成《檔案鑒定意見書》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。4.將鑒定結(jié)果反饋給相關(guān)部門，征求意見。如對鑒定結(jié)果有異議，可提出復(fù)查申請。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，參與銷毀的人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)妥善保存，以備查考。八、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱規(guī)定的，提供必要的查閱條件，并指定專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱時應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對、清點，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要必須復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準。4.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。如造成檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。（三）特殊情況查閱與借閱1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門批準，并采取必要的保密措施。2.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)出具正式的查閱或借閱函，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。九、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，報送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）移交工作