部門采購管理制度修訂?一、總則（一）目的為了加強公司部門采購管理，規范采購流程，提高采購效率，確保采購物資和服務的質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門的采購活動，包括辦公用品、設備物資、服務采購等各類采購事項。（三）基本原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定。2.效益性原則：追求采購效益最大化，在保證質量的前提下降低采購成本。3.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司利益。4.專業性原則：采購人員應具備相應專業知識和技能。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定和完善采購管理制度及流程。2.統一組織公司各部門的采購活動，包括供應商開發、采購談判、合同簽訂等。3.建立和維護供應商數據庫，評估供應商績效。4.監控采購進度，協調解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.提出采購需求，明確采購物資或服務的規格、數量、質量等要求。2.參與采購供應商的選擇和評估。3.協助采購部門進行采購合同的簽訂和驗收工作。（三）財務部門1.審核采購預算，確保采購費用在預算范圍內。2.負責采購款項的支付審核和賬務處理。3.對采購成本進行分析和控制。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性。2.審查采購合同的合法性和合理性。3.對采購違規行為進行調查和處理。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應在每年末根據下一年度工作計劃和業務需求，編制采購預算草案，詳細列出采購項目、規格、數量、預計金額等。2.采購預算草案經部門負責人審核后，報財務部門匯總。3.財務部門結合公司年度財務預算，對各部門采購預算進行綜合平衡和審核，形成公司年度采購預算方案，提交公司管理層審批。（二）預算執行1.采購活動應嚴格按照批準的采購預算執行，不得超預算采購。2.因特殊原因需要調整采購預算的，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和金額，按預算審批流程報經批準后執行。（三）預算監控1.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行中的問題。2.采購部門應每月向財務部門報送采購預算執行情況報表，包括已采購項目、金額、未采購項目及預計金額等。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要填寫《采購申請表》，詳細描述采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、用途、預計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，判斷是否符合公司采購政策和預算安排。2.對于金額較小的常規采購項目，由采購部門負責人審批；對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司管理層審批。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、稅務登記證、資質證書、業績情況、信譽等方面。3.邀請符合條件的供應商參與報價，采購部門收集并整理各供應商的報價文件，進行比較和分析。4.組織相關人員對供應商進行實地考察，評估其生產能力、質量控制、售后服務等方面情況。5.根據供應商的報價、資質、考察情況等，綜合評估確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資或服務的價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款達成一致。2.根據談判結果起草采購合同，合同內容應符合法律法規要求，明確雙方權利和義務。3.采購合同經法務部門審核后，由采購部門負責人簽字，報公司管理層審批。4.審批通過的采購合同，由采購部門與供應商簽訂，并加蓋雙方公章。（五）采購執行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求和交貨時間。2.跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。3.對于采購過程中出現的問題，如供應商延遲交貨、質量不符等，采購部門應及時采取措施解決，如要求供應商整改、追究違約責任等。（六）驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備。2.需求部門組織相關人員按照采購合同和驗收標準對采購物資或服務進行驗收。3.驗收合格的，由需求部門填寫《驗收單》，經驗收人員簽字確認后交采購部門；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款1.采購部門收到《驗收單》后，連同采購合同、發票等相關憑證提交財務部門進行付款審核。2.財務部門按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核無誤后辦理付款手續。3.對于貨到票未到的采購項目，財務部門可根據采購合同約定暫估入賬，待收到發票后再進行調整。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.關注市場動態和行業信息，及時發現潛在的采購風險。（二）風險評估1.對識別出的采購風險進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，對風險進行排序，確定重點關注的風險領域。（三）風險應對1.針對不同的采購風險，制定相應的風險應對措施。如對于供應商違約風險，可要求供應商提供擔保或增加備用供應商；對于質量風險，加強驗收環節控制等。2.定期對采購風險應對措施的執行效果進行評估和調整，確保風險得到有效控制。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理降低。2.采購質量：考察采購物資或服務是否符合質量要求，質量合格率情況。3.采購效率：評估采購周期、訂單處理及時性等方面的表現。4.供應商管理：如供應商滿意度、供應商開發數量、供應商淘汰率等。（二）評估方法1.定期收集采購相關數據，如采購發票、驗收報告、供應商反饋等。2.采用定量與定性相結合的方法進行評估，如計算各項指標的具體數值，同時結合相關人員的評價意見。（三）評估周期采購績效評估每季度進行一次，年度進行綜合評估。（四）結果應用1.根據采購績效評估結果，對表現優秀的采購人員和部門進行獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對于績效不佳的采購人員和部門，進行督促改進，如進行培訓、調整工作崗位等；對存在嚴重問題的，按照公司規定進行問責。七、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計檢查，重點審查采購流程的合規性、采購合同的合法性、采購成本的合理性等。2.財務部門對采購款項支付進行監督，確保付款符合財務制度和合同約定。（二）投訴處理1.設立采購投訴渠道，接受公司內部員