部門管理合同管理制度?總則目的為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規及相關政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。合同管理職責分工合同管理部門公司設立合同管理部門，負責合同的統一歸口管理，主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度。2.參與重大合同的起草、審核、談判等工作。3.對合同簽訂、履行情況進行監督檢查。4.建立合同臺賬，負責合同檔案的整理、歸檔和保管。5.協調處理合同糾紛。業務部門各業務部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并指定專人負責合同管理，向合同管理部門報送合同簽訂、履行等情況。主要職責包括：1.根據業務需要，起草合同文本。2.組織合同談判，明確合同條款。3.負責合同的簽訂、履行，及時解決合同履行過程中出現的問題。4.定期向合同管理部門報送合同簽訂、履行情況報表。法務部門法務部門負責對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議，參與合同糾紛的處理。主要職責包括：1.審查合同條款是否符合法律法規規定。2.對重大合同出具法律意見書。3.協助處理合同糾紛，提供法律支持。財務部門財務部門負責對合同涉及的資金收付進行審核和監督，確保資金安全。主要職責包括：1.審核合同付款條款、結算方式等是否合理。2.監督合同款項的收付，及時進行賬務處理。3.對合同執行情況進行財務分析。合同簽訂管理合同起草1.業務部門應根據業務需求，起草合同文本。合同文本應內容完整、條款清晰、權利義務明確，符合法律法規及公司要求。2.合同文本應使用公司統一的格式模板，如無統一模板，應參照類似合同文本進行起草。合同審核1.業務部門起草的合同初稿應提交至合同管理部門進行形式審核，審核內容包括合同格式、編號、當事人信息、簽訂日期等是否準確完整。2.合同管理部門審核通過后，將合同文本提交至法務部門進行合法性審核，法務部門應重點審查合同條款是否符合法律法規規定，是否存在法律風險。3.法務部門審核通過后，合同文本提交至財務部門進行財務審核，財務部門應審核合同付款條款、結算方式等是否合理，是否符合公司財務規定。4.各審核部門應在規定時間內完成審核工作，并出具審核意見。業務部門應根據審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。合同審批1.合同審批流程根據合同金額大小、重要程度等因素分為不同層級。一般合同由業務部門負責人、分管領導審批；重大合同還需經過總經理或董事長審批。2.審批人應認真審查合同內容，簽署審批意見。如不同意簽訂合同，應說明理由。3.合同經審批通過后，方可簽訂。合同簽訂1.合同簽訂應使用公司統一的合同專用章，嚴禁使用部門章或其他印章簽訂合同。2.合同簽訂人員應具備相應的授權，簽訂合同時應確保雙方當事人簽字（或蓋章）齊全、有效。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交至合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。合同履行管理履行計劃1.業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節點、責任人等。2.合同履行計劃應提交至合同管理部門備案，合同管理部門負責對履行計劃的執行情況進行跟蹤檢查。履行跟蹤1.業務部門應按照合同履行計劃，組織實施合同履行工作，并定期向合同管理部門報送合同履行情況。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。如發現重大問題，應及時向分管領導報告。變更管理1.合同履行過程中如需變更合同條款，業務部門應及時與對方協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議的簽訂、審核、審批等流程與原合同相同。終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，業務部門應及時通知對方，并辦理相關終止手續。2.合同終止后，業務部門應將合同履行情況進行總結，并提交至合同管理部門備案。合同管理部門負責對合同檔案進行整理、歸檔。合同風險管理風險識別1.合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門應定期對合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險，如法律風險、財務風險、市場風險等。2.風險識別應采用多種方法，如問卷調查、案例分析、專家咨詢等，確保風險識別的全面性和準確性。風險評估1.對識別出的合同風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。風險評估可采用定性和定量相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對1.對于風險等級較低的合同，可采取常規的管理措施進行監控和防范。2.對于風險等級較高的合同，應制定專門的風險應對方案，采取風險規避、風險降低、風險轉移等措施進行處理。如通過購買保險、要求對方提供擔保等方式轉移風險。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同正本及相關附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，移交至合同管理部門。2.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。檔案整理1.合同管理部門應對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同臺賬。2.合同檔案應包括合同正本、副本、附件、審批文件、履行記錄、變更協議、終止協議等資料。檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理規定進行保管，定期進行清查盤點，防止檔案丟失、損壞。檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.涉及公司商業秘密的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露合同內容。合同糾紛處理糾紛預防1.加強合同管理，規范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預防合同糾紛的發生。2.定期組織合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范能力。糾紛處理流程1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時與對方溝通協商，了解糾紛原因，尋求解決方案。2.如協商不成，業務部門應及時向合同管理部門報告，合同管理部門應組織法務部門、財務部門等相關部門進行研究分析，制定糾紛處理方案。3.根據糾紛處理方案，業務部門可選擇通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，應及時收集相關證據，維護公司合法權益。4.糾紛處理結束后，業務部門應將糾紛處理情況書面報告至合同管理部門，合同管理部門應將相關資料整理歸檔。監督與考核監督檢查1.合同管理部門應定期對各部門合同管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、檔案管理、糾紛處理等方面。2.監督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行，對發現的問題及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對各部門合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂合規率、合同履行率、合同糾紛發生率、合同檔案管理合格率等。2.考核評價結果與部門績效掛鉤，對合同管理工作表現優秀的部門和個人進行表彰獎勵，對合同管理工作不力的部門和個人進行批評