道班物資采購管理制度?一、總則（一）目的為加強道班物資采購管理，規(guī)范采購行為，確保物資采購的質(zhì)量、及時性和經(jīng)濟性，滿足道班日常養(yǎng)護工作的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于道班各類物資的采購活動，包括但不限于道路養(yǎng)護材料、機械設(shè)備配件、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)道班實際工作需求，合理確定采購物資的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：采購的物資應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，確保質(zhì)量可靠，能夠滿足道班工作的實際需要。3.價格合理原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和采購方式，降低采購成本，提高資金使用效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計，確保采購活動的合法性和規(guī)范性。5.廉潔自律原則：參與采購活動的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立道班物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由道班負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)技術(shù)人員和財務(wù)人員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項，包括采購預(yù)算、采購計劃、采購方式的確定等。（二）采購執(zhí)行部門道班指定專人負(fù)責(zé)物資采購的具體執(zhí)行工作，稱為采購專員。采購專員應(yīng)熟悉采購業(yè)務(wù)流程，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和市場分析能力，負(fù)責(zé)按照采購領(lǐng)導(dǎo)小組的決策組織實施采購活動。（三）各部門職責(zé)1.使用部門：負(fù)責(zé)提出物資采購需求，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用效果進行反饋和評價。2.技術(shù)部門：為物資采購提供技術(shù)支持，參與對采購物資的技術(shù)性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進行審核和驗收。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，對采購成本進行核算和控制。4.采購專員：負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、物資驗收等工作。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購專員應(yīng)根據(jù)道班年度工作計劃和實際工作需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制物資采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各類物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購金額等，并說明采購的理由和依據(jù)。3.采購預(yù)算草案經(jīng)各部門審核后，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)道班的實際情況和資金狀況，對采購預(yù)算草案進行調(diào)整和確定，形成年度采購預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購專員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，不得擅自突破預(yù)算。2.在采購過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購專員應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整的原因和金額，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行分析和通報，確保采購資金的合理使用。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)市場價格波動較大、工作任務(wù)發(fā)生重大變化等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實際需求時，采購專員應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)包括調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算金額等，并附上相關(guān)的證明材料。3.采購領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)實際情況對預(yù)算調(diào)整申請進行審核，必要時可組織相關(guān)人員進行實地調(diào)研和論證。審核通過后，對采購預(yù)算進行相應(yīng)調(diào)整，并下達調(diào)整后的采購預(yù)算。四、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息，并簽字蓋章后提交給采購專員。2.《物資采購申請表》應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購需求的合理性和必要性。（二）采購審批1.采購專員收到《物資采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否合理。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由道班自行確定），采購專員可直接進行采購；對于金額較大的采購申請，采購專員應(yīng)提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組進行審批。3.采購領(lǐng)導(dǎo)小組對采購申請進行審議，根據(jù)采購預(yù)算、物資需求的緊急程度等因素，做出批準(zhǔn)、駁回或要求補充資料等決定。（三）采購實施1.市場調(diào)研采購專員根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，進行市場調(diào)研，收集相關(guān)物資的供應(yīng)商信息、價格信息、質(zhì)量信息等。市場調(diào)研可通過網(wǎng)絡(luò)搜索、電話咨詢、實地考察等方式進行，確保掌握足夠的市場信息，為選擇合適的供應(yīng)商提供依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇采購專員根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，篩選出若干家符合要求的供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商評價表》，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評價。根據(jù)《供應(yīng)商評價表》的評價結(jié)果，采購專員選擇至少兩家供應(yīng)商進行詢價或招標(biāo)（具體采購方式根據(jù)采購金額和物資性質(zhì)確定）。3.采購談判采購專員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。在采購談判過程中，采購專員應(yīng)做好談判記錄，明確雙方達成的共識和約定。4.采購合同簽訂采購談判達成一致后，采購專員應(yīng)起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購專員、使用部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的采購合同由采購專員與供應(yīng)商簽訂。（四）物資驗收1.物資到貨前，采購專員應(yīng)及時通知使用部門和技術(shù)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，采購專員、使用部門和技術(shù)部門共同對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。3.對于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《物資驗收單》，并簽字確認(rèn)。4.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與采購合同不符的情況，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取更換、退貨、補貨等措施，并做好相關(guān)記錄。（五）付款結(jié)算1.物資驗收合格后，采購專員應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時辦理付款手續(xù)。2.采購專員填寫《付款申請表》，附上采購合同、物資驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.財務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的《付款申請表》，按照規(guī)定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付貨款。五、采購方式（一）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、市場價格比較透明、采購需求明確的物資采購。2.采購流程：采購專員選擇至少三家供應(yīng)商進行詢價，向供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購專員對各供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、潛在供應(yīng)商較多的物資采購。2.采購流程：編制招標(biāo)文件：采購專員根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過道班內(nèi)部公告欄、行業(yè)網(wǎng)站等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的供應(yīng)商提供招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)的費用。開標(biāo)評標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點開標(biāo)，由采購領(lǐng)導(dǎo)小組或評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。簽訂合同：采購專員與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，如因?qū)＠Ｓ屑夹g(shù)、特殊工藝等原因?qū)е碌牟少彙?.采購流程：采購專員填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購的原因和理由，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，采購專員與唯一供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購專員應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.對申請進入供應(yīng)商信息庫的供應(yīng)商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等資質(zhì)文件。3.經(jīng)資格審查合格的供應(yīng)商，方可進入供應(yīng)商信息庫，并作為道班物資采購的潛在供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評價1.采購專員定期對供應(yīng)商的供貨情況進行評價，評價內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購專員填寫《供應(yīng)商評價表》，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行打分。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于評價結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購專員應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)未能整改到位，采購專員應(yīng)將其從供應(yīng)商信息庫中刪除，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.對于評價結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，道班可給予一定的獎勵，如優(yōu)先采購、增加采購量、延長合作期限等。2.對于連續(xù)多次評價結(jié)果為不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，道班應(yīng)將其淘汰出供應(yīng)商信息庫，并禁止其參與道班今后的物資采購活動。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購專員應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險等。2.市場風(fēng)險主要指市場價格波動、物資供應(yīng)短缺等因素導(dǎo)致的采購成本增加或采購任務(wù)無法完成的風(fēng)險；質(zhì)量風(fēng)險主要指采購物資不符合質(zhì)量要求，影響道班工作正常開展的風(fēng)險；合同風(fēng)險主要指采購合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險；供應(yīng)商風(fēng)險主要指供應(yīng)商違約、破產(chǎn)等因素導(dǎo)致的物資供應(yīng)中斷或質(zhì)量問題的風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.采購專員對識別出的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。對于高風(fēng)險事件，應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施，重點關(guān)注和防范；對于中風(fēng)險事件，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M行控制和管理；對于低風(fēng)險事件，可進行一般性的監(jiān)測和關(guān)注。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，避免因價格波動導(dǎo)致采購成本增加。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整協(xié)議，約定在一定期限內(nèi)根據(jù)市場價格變化調(diào)整采購價格。拓寬采購渠道，增加供應(yīng)商選擇范圍，降低因單一供應(yīng)商供應(yīng)不足導(dǎo)致的采購風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強對采購物資的質(zhì)量檢驗，嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，確保采購物資質(zhì)量合格。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在采購合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估和審核，督促供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。3.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴(yán)格審查合同條款，確保合同內(nèi)容完整、合法、有效。在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛，維護道班的合法權(quán)益。4.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對對供應(yīng)商進行嚴(yán)格的資格審查和信用評估，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進行實地考察和評估，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題，并要求其整改。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.道班成立物資采購監(jiān)督小組，由道班負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、職工代表等組成，負(fù)責(zé)對物資采購活動進行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購合同履行情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.采購專員應(yīng)定期向監(jiān)督小組匯報采購工作進展情況，接受監(jiān)督小組的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）外部