軌交公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強軌交公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于軌交公司總部及所屬各部門、各分支機構、全資及控股子公司。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司綜合管理部門設立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負責公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項規章制度，并組織實施。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計和鑒定銷毀等工作。4.建立健全公司檔案管理信息系統，實現檔案管理的信息化、規范化和科學化。5.負責檔案的查詢、借閱和利用服務工作，為公司各項工作提供檔案支持。6.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業務水平。7.做好檔案的安全保護工作，確保檔案的安全與完整。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱和利用工作，提供相關檔案資料。3.遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與保密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類軌交公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議等；公司內部管理制度、規定、辦法等；公司行政事務文件、會議紀要、工作計劃與總結等。2.人力資源類：員工招聘、錄用、培訓、考核、薪酬、福利、晉升、調動、離職等相關文件；員工人事檔案、勞動合同、社會保險資料等。3.財務審計類：財務預算、決算報告，財務報表，會計憑證，審計報告，稅務資料等。4.工程建設類：工程規劃、設計文件，工程招投標文件，工程合同，工程施工圖紙，工程竣工驗收文件等。5.運營管理類：運營計劃、調度指令、行車記錄、設備維護記錄、安全管理文件等。6.物資設備類：物資采購計劃、合同，設備采購合同、技術資料、維護保養記錄等。7.科技研發類：科研項目立項、研究報告、技術成果鑒定、專利申請等相關文件。8.企業文化類：公司文化建設規劃、活動記錄、宣傳資料等。9.其他類：不屬于以上各類的其他檔案。（二）檔案編號1.采用"年度類別順序號"的編號方法。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類第001號檔案。2.年度：用四位數字表示檔案形成的年份。3.類別：用兩個大寫字母表示檔案的類別，如XZ表示行政管理類，RL表示人力資源類等。4.順序號：用三位數字表示該類別檔案的順序編號，從001開始依次編排。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協議、合作項目文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要業務文件、成果報告等。4.公司舉辦或參加的各類會議、活動形成的文件、照片、錄像等資料。5.其他應歸檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.對收集到的檔案材料，應進行認真核對，確保其真實性、準確性和完整性。3.收集的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規范。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的形成時間順序，結合文件的內容和性質進行分類整理，每卷厚度一般不超過2厘米。2.人力資源類檔案：按照員工類別、時間順序進行整理，每卷以一名員工的檔案材料為單位，同一員工的檔案材料應集中排列。3.財務審計類檔案：按照會計年度和檔案類別進行整理，會計憑證應按月裝訂成冊，財務報表、審計報告等應單獨成冊。4.工程建設類檔案：按照工程項目的不同階段和檔案類別進行整理，每個工程項目的檔案應單獨組卷，工程圖紙應折疊成A4規格并裝訂成冊。5.運營管理類檔案：按照運營業務的不同類別和時間順序進行整理，每卷以一個時間段或一個業務主題為單位。6.物資設備類檔案：按照物資設備的類別和型號進行整理，每卷以一種物資設備的相關文件為單位。7.科技研發類檔案：按照科研項目的不同階段和檔案類別進行整理，每個科研項目的檔案應單獨組卷。8.企業文化類檔案：按照文化活動的類別和時間順序進行整理，每卷以一次文化活動的相關資料為單位。9.其他類檔案：根據檔案的具體內容和性質，參照上述方法進行整理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門形成的檔案材料，應在次年上半年整理完畢后移交公司檔案管理部門歸檔。2.工程建設項目檔案應在項目竣工驗收后三個月內歸檔。3.科研項目檔案應在項目結題后兩個月內歸檔。（二）歸檔手續1.各部門移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、類別、年度等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案管理部門接收檔案后，應對檔案進行認真核對，如發現問題應及時與移交部門溝通解決。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司章程、公司設立及變更文件、重要會議紀要、重大合同協議等。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司年度工作計劃與總結、一般性業務文件等。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時性文件、一般性通知等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對紙質檔案應定期進行檢查和清點，發現問題及時處理。對電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。4.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應關閉門窗、電源等設備。六、檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內部人員因工作需要查詢檔案時，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查詢申請進行審核，符合查詢條件的，予以批準，并安排專人協助查詢。3.查詢人員應在檔案管理部門指定的地點進行查詢，不得擅自將檔案帶出庫房。查詢過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。（二）借閱程序1.公司內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。如因工作需要必須復制或摘錄的，應經檔案管理部門負責人批準。4.借閱人員歸還檔案時，應認真核對檔案的數量和完整性，如發現問題應及時向檔案管理部門報告。檔案管理部門在確認無誤后，辦理歸還手續。（三）特殊情況借閱1.因工作需要查閱涉及公司機密檔案的，須經公司分管領導批準，并嚴格按照保密規定進行查閱。2.外單位人員因工作需要查閱公司檔案的，須持單位介紹信，經公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱內容應嚴格限定在審批范圍內。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員及公司分管領導組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定依據根據檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定其是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制《檔案鑒定清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數量等信息，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對《檔案鑒定清冊》進行審核，通過查閱檔案內容、分析檔案價值等方式，對每卷檔案進行鑒定，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，檔案鑒定小組應填寫《檔案銷毀審批表》，經公司分管領導批準后，予以銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案應采用格式化或刪除等方式進行銷毀，并進行數據覆蓋處理，防止數據泄露。（五）銷毀記錄檔案銷毀時，應安排專人負責監銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立覆蓋公司所有檔案的信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、借閱、統計等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理流程1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化轉換，形成電子檔案。掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為常見的圖像格式，如JPEG、TIFF等。2.數據錄入：將檔案的題名、年度、類別、保管期限、密級等元數據信息錄入檔案管理系統，確保數據準確、完整。3.電子檔案存儲：將數字化后的電子檔案存儲在檔案管理系統服務器或其他存儲設備上，并定期進行備份，確保數據安全。4.檔案檢索與利用：利用檔案管理系統的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息。用戶可通過網絡遠程查詢、借閱檔案，檔案管理部門應及時進行審批和處理。5.統計分析：通過檔案管理系統的統計功能，對檔案的數量、類別、保管期限、利用情況等進行統計分析，為公司決策提供數據支持。（三）信息化安全管理1.建立健全