《2025合同訂立與確認書管理資料匯編》第一章合同訂立的基本要求第一條合同訂立的背景與目的1.1為規范合同訂立與確認書管理，明確合同訂立的程序、權限及責任，確保合同訂立的合法性、合規性與有效性，特制定本資料匯編。1.2本匯編適用于公司所有合同的訂立與確認書管理工作，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等。第二條合同訂立的基本原則2.1合法性原則：合同的訂立必須符合國家法律法規及行業規范。2.2合規性原則：合同的訂立必須符合公司內部管理規定及業務流程。2.3平等自愿原則：合同雙方必須在平等、自愿的基礎上進行協商。2.4誠實信用原則：合同訂立過程中，雙方應當秉持誠實信用，如實履行義務。第三條合同訂立的主體3.1合同訂立的主體為公司及其授權代表。未經授權，公司員工不得代表公司訂立合同。3.2公司授權代表在訂立合必須持有公司法定代表人或授權負責人的書面授權委托書。第二章合同訂立的流程第四條合同訂立的準備階段4.1確定需求：合同訂立前，必須明確合同的需求、目的及預期目標。4.2市場調查：根據合同性質，進行必要的市場調查，了解市場價格、行業標準及潛在風險。4.3確定合作伙伴：通過招標、比選或其他合法方式確定合作方。第五條合同洽談與起草5.1合同洽談：由合同承辦部門與合作方進行合同條款的洽談，明確雙方的權利與義務。5.2合同起草：合同承辦部門負責草擬合同文本，內容應包括但不限于以下條款：合同編號：合同名稱：簽訂地點：簽訂日期：合同當事人：合同標的：數量與質量：價款與支付方式：履行期限：履行地點：履行方式：違約責任：爭議解決方式：其他條款：5.3合同起草時，應確保語言準確、條款完整，避免歧義表述。第六條合同的審核與審批6.1合同承辦部門完成合同起草后，應提交法律部門或法律顧問進行法律審查。6.2法律審查內容包括：合同是否符合法律法規，合同條款是否完整，是否存在潛在法律風險。6.3合同審查通過后，提交至相關部門進行業務審核，審核內容包括：合同是否符合業務需求，條款是否合理，是否存在業務風險。6.4合同審核通過后，提交至公司負責人或授權審批人進行審批。6.5審批通過的合同，由公司法定代表人或授權代表簽署。第七條合同的簽訂與生效7.1合同簽署前，必須核對合同文本，確保無誤。7.2合同簽署時，雙方應加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。7.3合同簽訂后，雙方各執一份，合同承辦部門負責將合同文本存檔。第三章合同確認書的管理第八條合同確認書的定義與用途8.1合同確認書是指在合同訂立過程中，為確認雙方達成一致意見而簽署的書面文件。8.2合同確認書可以在合同訂立前或訂立過程中簽署，作為合同訂立的階段性成果。8.3合同確認書的內容可以包括：合同雙方的基本信息、合同標的、數量、價格、履行方式等。第九條合同確認書的簽署9.1合同確認書的簽署應遵循與合同訂立相同的程序與要求。9.2合同確認書應由合同雙方簽字蓋章，并注明簽署日期。9.3合同確認書作為合同訂立的依據，具有法律效力。第十條合同確認書的存檔與管理10.1合同確認書應與合同文本一并存檔，確保文件的完整性和可追溯性。10.2合同確認書的存檔應包括以下內容：確認書編號：確認書名稱：確認書內容：簽署日期：雙方簽字蓋章：10.3合同確認書的管理應遵循公司檔案管理規定，確保文件的安全與保密。第四章合同的履行與監控第十一條合同履行的基本要求11.1合同簽訂后，雙方應當按照合同約定履行各自的義務。11.2合同履行過程中，雙方應保持溝通，及時解決履行過程中出現的問題。第十二條合同履行的跟蹤管理12.1合同承辦部門應定期對合同履行情況進行跟蹤，確保合同按約定執行。12.2合同履行情況應包括以下內容：履行進度：履行質量：支付情況：存在問題：12.3對于合同履行中出現的問題，合同承辦部門應及時報告并提出解決方案。第十三條合同變更與解除13.1在合同履行過程中，如需變更合同條款，雙方應簽訂書面補充協議。13.2合同補充協議應按照合同訂立的程序進行審核、審批與簽署。13.3合同解除應按照合同約定或法律法規的規定進行，雙方應簽訂書面解除協議。第五章合同管理的風險控制第十四條合同管理的風險識別與評估14.1合同管理過程中，應定期進行風險識別與評估，防范潛在風險。14.2合同風險包括但不限于：法律風險、財務風險、履約風險等。第十五條合同管理的風險應對措施15.1加強合同審核，確保合同條款的合法合規。15.2完善合同履行監控機制，及時發現并解決問題。15.3建立合同風險管理應急預案，確保在風險發生時能夠迅速應對。第六章合同的歸檔與查閱第十六條合同歸檔的基本要求16.1合同簽訂后，合同承辦部門應將合同文本及相關的確認書、補充協議等文件一并歸檔。16.2合同歸檔應包括以下內容：合同編號：合同名稱：合同文本：確認書：補充協議：履行記錄：其他相關文件：16.3合同歸檔應按照公司檔案管理規定執行，確保文件的安全與保密。第十七條合同查閱的基本規定17.1合同查閱應遵循公司檔案管理規定，未經批準不得擅自查閱。17.2合同查閱需填寫查閱申請表，經部門負責人審批后方可查閱。17.3合同查閱時，查閱人應填寫查閱記錄，注明查閱日期、查閱人、查閱內容等。第七章合同管理的考核與責任追究第十八條合同管理的考核18.1公司應定期對合同管理情況進行考核，考核內容包括合同訂立、履行、歸檔等環節的規范性。18.2合同管理考核結果應作為部門及個人績效考核的重要依據。第十九條違規責任追究19.1對于在合同管理過程中違反規定，導致公司遭受損失的行為，應追究相關責任人的責任。19.2違規行為包括但不限于：未