《2025合同訂立與確認(rèn)書管理資料匯編》第一章合同訂立的基本要求第一條合同訂立的背景與目的1.1為規(guī)范合同訂立與確認(rèn)書管理，明確合同訂立的程序、權(quán)限及責(zé)任，確保合同訂立的合法性、合規(guī)性與有效性，特制定本資料匯編。1.2本匯編適用于公司所有合同的訂立與確認(rèn)書管理工作，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。第二條合同訂立的基本原則2.1合法性原則：合同的訂立必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范。2.2合規(guī)性原則：合同的訂立必須符合公司內(nèi)部管理規(guī)定及業(yè)務(wù)流程。2.3平等自愿原則：合同雙方必須在平等、自愿的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)商。2.4誠實信用原則：合同訂立過程中，雙方應(yīng)當(dāng)秉持誠實信用，如實履行義務(wù)。第三條合同訂立的主體3.1合同訂立的主體為公司及其授權(quán)代表。未經(jīng)授權(quán)，公司員工不得代表公司訂立合同。3.2公司授權(quán)代表在訂立合必須持有公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人的書面授權(quán)委托書。第二章合同訂立的流程第四條合同訂立的準(zhǔn)備階段4.1確定需求：合同訂立前，必須明確合同的需求、目的及預(yù)期目標(biāo)。4.2市場調(diào)查：根據(jù)合同性質(zhì)，進(jìn)行必要的市場調(diào)查，了解市場價格、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及潛在風(fēng)險。4.3確定合作伙伴：通過招標(biāo)、比選或其他合法方式確定合作方。第五條合同洽談與起草5.1合同洽談：由合同承辦部門與合作方進(jìn)行合同條款的洽談，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。5.2合同起草：合同承辦部門負(fù)責(zé)草擬合同文本，內(nèi)容應(yīng)包括但不限于以下條款：合同編號：合同名稱：簽訂地點：簽訂日期：合同當(dāng)事人：合同標(biāo)的：數(shù)量與質(zhì)量：價款與支付方式：履行期限：履行地點：履行方式：違約責(zé)任：爭議解決方式：其他條款：5.3合同起草時，應(yīng)確保語言準(zhǔn)確、條款完整，避免歧義表述。第六條合同的審核與審批6.1合同承辦部門完成合同起草后，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進(jìn)行法律審查。6.2法律審查內(nèi)容包括：合同是否符合法律法規(guī)，合同條款是否完整，是否存在潛在法律風(fēng)險。6.3合同審查通過后，提交至相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，審核內(nèi)容包括：合同是否符合業(yè)務(wù)需求，條款是否合理，是否存在業(yè)務(wù)風(fēng)險。6.4合同審核通過后，提交至公司負(fù)責(zé)人或授權(quán)審批人進(jìn)行審批。6.5審批通過的合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽署。第七條合同的簽訂與生效7.1合同簽署前，必須核對合同文本，確保無誤。7.2合同簽署時，雙方應(yīng)加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。7.3合同簽訂后，雙方各執(zhí)一份，合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同文本存檔。第三章合同確認(rèn)書的管理第八條合同確認(rèn)書的定義與用途8.1合同確認(rèn)書是指在合同訂立過程中，為確認(rèn)雙方達(dá)成一致意見而簽署的書面文件。8.2合同確認(rèn)書可以在合同訂立前或訂立過程中簽署，作為合同訂立的階段性成果。8.3合同確認(rèn)書的內(nèi)容可以包括：合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行方式等。第九條合同確認(rèn)書的簽署9.1合同確認(rèn)書的簽署應(yīng)遵循與合同訂立相同的程序與要求。9.2合同確認(rèn)書應(yīng)由合同雙方簽字蓋章，并注明簽署日期。9.3合同確認(rèn)書作為合同訂立的依據(jù)，具有法律效力。第十條合同確認(rèn)書的存檔與管理10.1合同確認(rèn)書應(yīng)與合同文本一并存檔，確保文件的完整性和可追溯性。10.2合同確認(rèn)書的存檔應(yīng)包括以下內(nèi)容：確認(rèn)書編號：確認(rèn)書名稱：確認(rèn)書內(nèi)容：簽署日期：雙方簽字蓋章：10.3合同確認(rèn)書的管理應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，確保文件的安全與保密。第四章合同的履行與監(jiān)控第十一條合同履行的基本要求11.1合同簽訂后，雙方應(yīng)當(dāng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。11.2合同履行過程中，雙方應(yīng)保持溝通，及時解決履行過程中出現(xiàn)的問題。第十二條合同履行的跟蹤管理12.1合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，確保合同按約定執(zhí)行。12.2合同履行情況應(yīng)包括以下內(nèi)容：履行進(jìn)度：履行質(zhì)量：支付情況：存在問題：12.3對于合同履行中出現(xiàn)的問題，合同承辦部門應(yīng)及時報告并提出解決方案。第十三條合同變更與解除13.1在合同履行過程中，如需變更合同條款，雙方應(yīng)簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。13.2合同補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照合同訂立的程序進(jìn)行審核、審批與簽署。13.3合同解除應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，雙方應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議。第五章合同管理的風(fēng)險控制第十四條合同管理的風(fēng)險識別與評估14.1合同管理過程中，應(yīng)定期進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，防范潛在風(fēng)險。14.2合同風(fēng)險包括但不限于：法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、履約風(fēng)險等。第十五條合同管理的風(fēng)險應(yīng)對措施15.1加強(qiáng)合同審核，確保合同條款的合法合規(guī)。15.2完善合同履行監(jiān)控機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。15.3建立合同風(fēng)險管理應(yīng)急預(yù)案，確保在風(fēng)險發(fā)生時能夠迅速應(yīng)對。第六章合同的歸檔與查閱第十六條合同歸檔的基本要求16.1合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)的確認(rèn)書、補(bǔ)充協(xié)議等文件一并歸檔。16.2合同歸檔應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同編號：合同名稱：合同文本：確認(rèn)書：補(bǔ)充協(xié)議：履行記錄：其他相關(guān)文件：16.3合同歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保文件的安全與保密。第十七條合同查閱的基本規(guī)定17.1合同查閱應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱。17.2合同查閱需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。17.3合同查閱時，查閱人應(yīng)填寫查閱記錄，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。第七章合同管理的考核與責(zé)任追究第十八條合同管理的考核18.1公司應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括合同訂立、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的規(guī)范性。18.2合同管理考核結(jié)果應(yīng)作為部門及個人績效考核的重要依據(jù)。第十九條違規(guī)責(zé)任追究19.1對于在合同管理過程中違反規(guī)定，導(dǎo)致公司遭受損失的行為，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。19.2違規(guī)行為包括但不限于：未