食品公司資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、安全性和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位涉及的所有資料管理，包括但不限于文件、合同、檔案、數(shù)據(jù)、樣品等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，確保資料管理的規(guī)范化和標準化。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等進行分類，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：嚴格資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞。4.動態(tài)管理原則：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求變化，及時更新和完善資料管理。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、決議等。2.業(yè)務(wù)合同類：與供應(yīng)商、客戶簽訂的采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。3.技術(shù)資料類：產(chǎn)品配方、工藝文件、研發(fā)報告、檢測標準等。4.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告等。5.人事檔案類：員工個人信息、考勤記錄、績效考核資料等。6.市場資料類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如會議記錄、培訓資料等。（二）編號規(guī)則1.行政文件類：編號格式為"XZ年份序號"，其中"XZ"表示行政文件，年份為文件發(fā)布年份，序號為該年份內(nèi)文件的順序號。2.業(yè)務(wù)合同類：編號格式為"HT合同類別年份序號"，合同類別根據(jù)合同性質(zhì)分為采購合同（CG）、銷售合同（XS）等，年份為合同簽訂年份，序號為該年份內(nèi)合同的順序號。3.技術(shù)資料類：編號格式為"JS專業(yè)領(lǐng)域年份序號"，專業(yè)領(lǐng)域根據(jù)資料所屬專業(yè)劃分，年份為資料形成年份，序號為該年份內(nèi)資料的順序號。4.財務(wù)資料類：編號格式為"CW資料類型年份序號"，資料類型如報表（BB）、預(yù)算（YS）等，年份為資料所屬年份，序號為該年份內(nèi)資料的順序號。5.人事檔案類：編號格式為"RS員工編號"，員工編號為公司為員工分配的唯一標識。6.市場資料類：編號格式為"SC資料類型年份序號"，資料類型如調(diào)研報告（DY）、策劃方案（CH）等，年份為資料形成年份，序號為該年份內(nèi)資料的順序號。7.其他資料類：編號格式為"QT年份序號"，年份為資料形成年份，序號為該年份內(nèi)資料的順序號。三、資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：各部門按照職責分工，定期產(chǎn)生并提交相關(guān)資料，如行政部門的文件、財務(wù)部門的報表等。2.外部獲取：通過與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等溝通交流，獲取合同、協(xié)議、證書等資料；從政府部門、行業(yè)協(xié)會等獲取政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責資料收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.對于外部獲取的資料，應(yīng)進行合法性、真實性審核，確保資料來源可靠。3.收集的資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類整理：按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類。2.編號標注：為每份資料賦予唯一編號，并在資料上明顯標注。3.內(nèi)容核對：檢查資料內(nèi)容的準確性、完整性，對缺項、錯誤的部分進行補充和修正。4.裝訂歸檔：將整理好的資料進行裝訂，裝入檔案盒或文件夾，并在封面注明資料類別、編號、日期等信息。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)存放在專門的檔案室，按照檔案管理要求進行分類存放。2.電子存儲：將常用的資料以電子文檔形式存儲在公司服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立電子資料索引目錄，便于查找。（二）保管要求1.檔案室管理：檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置不同的檔案架、柜，按照資料類別、年份等進行有序排列。檔案室應(yīng)安排專人負責管理，嚴格限制非檔案管理人員進入。2.電子資料管理：定期對電子資料進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對電子資料進行分級管理，確保資料的安全性。定期檢查電子資料的存儲情況，及時清理無效或過期的資料。（三）存儲期限1.行政文件類：長期保存。2.業(yè)務(wù)合同類：按照合同約定的履行期限保存，履行完畢后再保存一定期限（一般為[X]年）。3.技術(shù)資料類：根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)周期和研發(fā)需求確定保存期限，一般不少于[X]年。4.財務(wù)資料類：按照國家財務(wù)法規(guī)要求保存，一般為[X]年。5.人事檔案類：員工離職后，檔案保存[X]年。6.市場資料類：根據(jù)資料時效性確定保存期限，一般為[X]年。7.其他資料類：根據(jù)實際情況確定保存期限。五、資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的類別、編號、查閱目的等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到資料管理部門查閱。2.查閱限制：查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點進行查閱，不得擅自將資料帶出。查閱過程中應(yīng)愛護資料，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借。3.查閱記錄：資料管理部門應(yīng)對查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱資料名稱等。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請：公司員工因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的類別、編號、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱責任：借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上進行與工作無關(guān)的標記或記錄。如發(fā)生資料丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。4.歸還要求：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，資料管理部門應(yīng)對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員責任。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.商業(yè)秘密：包括產(chǎn)品配方、工藝技術(shù)、客戶信息、市場策略等。2.敏感信息：涉及公司內(nèi)部管理、財務(wù)狀況、人事變動等敏感信息。3.其他需要保密的資料：根據(jù)公司實際情況確定的其他需要保密的資料。（二）保密措施1.人員管理：與涉及資料保密的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。對保密人員進行定期培訓，提高保密意識。2.物理隔離：對涉及保密資料的區(qū)域進行物理隔離，限制無關(guān)人員進入。3.技術(shù)防護：采用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等對電子資料進行保護，防止資料泄露。4.標識管理：對保密資料進行明顯標識，提醒人員注意保密。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對資料保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過存儲期限且無保存價值。2.資料因業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因不再需要。3.資料存在安全隱患，如涉及商業(yè)秘密泄露風險等。（二）銷毀流程1.提出申請：由資料產(chǎn)生部門或使用部門填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的類別、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)部門負責人審核后，報資料管理部門。2.審核批準：資料管理部門對銷毀申請進行審核，確認無誤后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由資料管理部門組織專人對資料進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。4.銷毀記錄：對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員、銷毀資料清單等，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。八、資料管理的信息化建設(shè)（一）建立資料管理系統(tǒng)1.開發(fā)或選用適合公司資料管理需求的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、分類檢索、權(quán)限管理等功能。2.在系統(tǒng)中建立資料索引目錄，方便員工快速查找所需資料。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責資料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對系統(tǒng)中的資料數(shù)據(jù)進行維護，更新資料信息，刪除過期或無效數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強資料管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對系統(tǒng)用戶權(quán)限進行嚴格管理，防止非法訪問。九、資料管理的考核與獎懲（一）考核指標1.資料收集的及時性和完整性。2.資料整理的準確性和規(guī)范性。3.資料存儲與保管的安全性。4.資料查閱與借閱的合規(guī)性。5.資料保密制度的執(zhí)行情況。6.資料銷毀工作的規(guī)范性。（二）獎勵措施1.對資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等。2.在績效考核、晉升等