超市貨品采購管理制度?一、總則1.目的為規范超市貨品采購流程，確保采購工作的高效、準確、規范進行，保障超市貨品的質量，降低采購成本，提高超市的經濟效益和市場競爭力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于超市所有貨品的采購活動，包括但不限于食品、日用品、生鮮產品、服裝、家電等各類商品。3.采購原則質量優先原則：采購的貨品必須符合國家相關質量標準和超市的質量要求，確保消費者的權益。成本控制原則：在保證貨品質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高超市的利潤空間。供應商管理原則：建立穩定、優質的供應商隊伍，加強與供應商的合作與溝通，共同促進超市的發展。合規合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規和超市的內部規定，確保采購行為的合法性和合規性。二、采購組織與職責1.采購部門采購經理負責制定采購計劃和預算，組織實施采購活動。管理采購團隊，指導和監督采購人員的工作。負責與供應商的談判、簽約和合同管理。定期評估采購績效，提出改進措施。采購專員根據采購計劃，負責具體的貨品采購工作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價等。協助采購經理進行合同簽訂和執行，跟蹤貨品的到貨情況。收集市場信息，分析貨品價格走勢，為采購決策提供參考。2.其他相關部門銷售部門提供銷售數據和市場需求信息，協助采購部門制定采購計劃。反饋顧客對貨品的需求和意見，為采購貨品的質量和品種提供建議。倉庫部門負責接收和驗收采購的貨品，確保貨品數量準確、質量合格。提供庫存信息，協助采購部門控制庫存水平，避免積壓或缺貨。財務部門負責審核采購合同和付款申請，確保采購資金的合理使用。提供采購成本分析數據，協助采購部門進行成本控制。三、采購流程1.采購計劃制定銷售數據分析：采購部門定期收集銷售部門提供的銷售數據，分析各類貨品的銷售趨勢、銷量排名、庫存周轉率等指標。市場需求預測：結合銷售數據分析和市場動態，采購專員對市場需求進行預測，考慮季節變化、節假日、促銷活動等因素，預估各類貨品的未來需求量。庫存狀況評估：與倉庫部門溝通，了解當前各類貨品的庫存水平，包括庫存數量、庫存金額、保質期等信息。根據庫存狀況，確定哪些貨品需要補貨，哪些貨品需要減少采購量。采購計劃編制：采購專員根據銷售數據分析、市場需求預測和庫存狀況評估結果，編制采購計劃。采購計劃應明確貨品的名稱、規格、型號、數量、采購時間、預計到貨時間等詳細信息。采購計劃需經采購經理審核后報上級領導批準。2.供應商選擇與評估供應商信息收集：采購專員通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、經營范圍、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等信息。供應商篩選：根據采購計劃中貨品的要求和供應商信息庫中的記錄，對潛在供應商進行篩選。篩選標準包括供應商的信譽度、生產能力、產品質量、價格競爭力、交貨期保障能力、售后服務水平等。選擇若干家符合要求的供應商作為候選供應商。供應商實地考察：對于重要的貨品采購或新開發的供應商，采購部門組織相關人員對候選供應商進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產車間、倉庫、質量管理體系、環保措施等方面。考察結束后，撰寫考察報告，對供應商的綜合實力進行評估。供應商評估與選擇：采購部門根據供應商實地考察報告和其他相關資料，對候選供應商進行綜合評估。評估指標包括質量、價格、交貨期、服務、創新能力等方面。采用加權評分法對供應商進行打分，選擇得分最高的供應商作為最終合作供應商。采購部門與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。3.采購訂單下達采購合同簽訂：采購專員與供應商就采購貨品的價格、數量、質量標準、交貨期、交貨地點、付款方式等條款進行談判，達成一致后簽訂采購合同。采購合同需經采購經理審核后報法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。采購訂單生成：采購專員根據采購合同，在超市的采購管理系統中生成采購訂單。采購訂單應明確貨品的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容，并發送給供應商確認。采購訂單跟蹤：采購專員負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解貨品的生產進度、發貨情況等信息。如發現供應商未能按時交貨或貨品質量存在問題，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如調整交貨時間、換貨、補貨等，確保采購訂單的順利執行。4.貨品驗收到貨通知：采購專員在采購訂單預計到貨日期前，通知倉庫部門做好收貨準備。倉庫部門根據到貨通知安排驗收人員和驗收場地。貨品驗收：貨品到貨后，倉庫驗收人員按照采購合同和送貨單的要求，對貨品的數量、質量、規格、型號等進行驗收。驗收內容包括貨品的外觀、包裝、標識、重量、尺寸等方面。對于食品、生鮮產品等特殊貨品，還需檢查其保質期、生產日期、檢驗檢疫證明等文件。驗收記錄：驗收人員在驗收過程中，應詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、貨品名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收結果等信息。驗收記錄應及時錄入超市的庫存管理系統。不合格貨品處理：如發現貨品存在數量短缺、質量不合格、規格不符等問題，驗收人員應及時通知采購專員，并填寫不合格貨品處理單。采購專員與供應商協商解決不合格貨品的處理問題，如退貨、換貨、補貨、降價等。對于因質量問題導致的不合格貨品，采購部門應要求供應商承擔相應的責任。5.付款管理付款申請：采購專員在貨品驗收合格后，根據采購合同和驗收記錄，填寫付款申請單。付款申請單應明確采購訂單號、供應商名稱、貨品名稱、數量、金額、付款方式等信息，并附上采購合同、送貨單、驗收報告等相關文件。付款申請單需經采購經理審核后報財務部門審核。財務審核：財務部門收到付款申請單后，對其進行審核。審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、付款金額的準確性等方面。如發現付款申請存在問題，財務部門應及時與采購部門溝通，要求其補充或更正相關信息。付款審批：財務審核通過后，付款申請單報上級領導審批。上級領導根據公司的財務狀況和資金安排，對付款申請進行審批。審批通過后，財務部門按照付款申請單上的付款方式和金額，安排付款。付款記錄：財務部門在完成付款后，應及時記錄付款信息，包括付款日期、付款金額、付款方式、供應商名稱等內容。付款記錄應定期與采購部門進行核對，確保付款信息的準確性和一致性。四、采購成本控制1.價格談判市場調研：采購專員定期收集市場價格信息，了解同類貨品的市場價格走勢和不同供應商的價格水平。通過與供應商的溝通和談判，爭取更有利的采購價格。成本分析：采購部門對采購貨品的成本構成進行分析，包括原材料成本、生產成本、運輸成本、包裝成本、利潤等方面。通過成本分析，找出降低成本的關鍵點，與供應商協商降低價格。談判技巧：采購專員在與供應商談判時，應掌握一定的談判技巧。如了解供應商的利益訴求，尋找雙方的合作點；準備充分的談判資料，包括市場價格信息、成本分析報告等；采取靈活的談判策略，如逐步讓步、提出替代方案等；保持良好的溝通和合作態度，建立長期穩定的合作關系。2.采購批量控制經濟訂貨量模型（EOQ）：采購部門根據貨品的采購成本、儲存成本、缺貨成本等因素，運用經濟訂貨量模型計算最佳采購批量。通過合理控制采購批量，降低采購成本和儲存成本。批量折扣：與供應商協商爭取批量折扣。采購部門根據超市的銷售情況和庫存狀況，合理確定采購批量，以獲得供應商的批量折扣優惠。庫存周轉率：關注貨品的庫存周轉率，根據庫存周轉率調整采購批量。對于庫存周轉率較高的貨品，適當增加采購批量；對于庫存周轉率較低的貨品，適當減少采購批量，避免庫存積壓或缺貨。3.供應商管理供應商績效評估：定期對供應商的績效進行評估，評估指標包括貨品質量、交貨期、價格水平、服務質量等方面。根據供應商績效評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會，對于表現不佳的供應商采取警告、整改、淘汰等措施。供應商合作與激勵：加強與供應商的合作與溝通，共同解決合作過程中出現的問題。建立供應商激勵機制，如價格優惠、優先付款、增加訂單量等，鼓勵供應商提高產品質量和服務水平，降低采購成本。供應商開發與優化：持續開發新的供應商，優化供應商隊伍結構。通過引入新的供應商，增加市場競爭，降低采購成本。同時，對現有供應商進行優化，淘汰不合格供應商，提高供應商整體質量。五、供應商管理1.供應商準入管理供應商資質審核：采購部門對申請合作的供應商進行資質審核，審核內容包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、環保認證等相關證件。確保供應商具備合法經營資格和生產能力。供應商實地考察：對于重要的貨品采購或新開發的供應商，采購部門組織相關人員對供應商進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產車間、倉庫、質量管理體系、環保措施等方面。考察結束后，撰寫考察報告，對供應商的綜合實力進行評估。供應商評估與選擇：采購部門根據供應商資質審核報告和實地考察報告，對申請合作的供應商進行綜合評估。評估指標包括質量、價格、交貨期、服務、創新能力等方面。采用加權評分法對供應商進行打分，選擇得分最高的供應商作為最終合作供應商。采購部門與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。2.供應商日常管理供應商溝通與協調：采購部門定期與供應商溝通，了解其生產經營狀況、產品質量情況、交貨期保障情況等信息。及時協調解決合作過程中出現的問題，確保采購活動的順利進行。供應商績效評估：定期對供應商的績效進行評估，評估指標包括貨品質量、交貨期、價格水平、服務質量等方面。根據供應商績效評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會，對于表現不佳的供應商采取警告、整改、淘汰等措施。供應商培訓與指導：采購部門根據超市的要求和供應商的實際情況，對供應商進行培訓與指導。培訓內容包括質量管理、生產工藝、物流配送、售后服務等方面。幫助供應商提高產品質量和服務水平，滿足超市的需求。3.供應商退出管理退出原因：當供應商出現以下情況時，采購部門應考慮終止合作關系：貨品質量長期不符合要求；交貨期經常延誤；價格不合理且拒絕協商調整；服務質量差；違反合作協議或法律法規等。退出程序：采購部門提前通知供應商終止合作關系，并要求其清理未完成的訂單和相關業務。對供應商的庫存貨品進行盤點和處理，確保超市的利益不受損失。同時，采購部門對供應商退出后的相關事宜進行妥善安排，如尋找新的供應商、調整采購計劃等。經驗教訓總結：采購部門對供應商退出事件進行總結分析，總結經驗教訓，為今后的供應商管理工作提供參考。同時，將供應商退出情況及時反饋給相關部門，以便采取相應的改進措施。六、采購風險管理1.風險識別與評估市場風險：關注市場價格波動、原材料供應短缺、市場需求變化等因素對采購活動的影響。評估市場風險的可能性和影響程度，制定相應的應對措施。供應商風險：包括供應商違約、破產、質量問題、交貨期延誤等風險。對供應商進行風險評估，選擇風險較低的供應商合作，并建立供應商風險預警機制，及時發現和處理供應商風險。合同風險：采購合同中存在的風險，如合同條款不明確、違約責任不清、合同執行過程中出現糾紛等。加強合同管理，審核合同條款，確保合同的合法性和有效性，降低合同風險。法律風險：采購活動必須遵守國家法律法規，如反不正當競爭法、消費者權益保護法、產品質量法等。加強法律意識，確保采購行為的合法性，避免法律風險。2.風險應對措施市場風險應對：建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態。與供應商簽訂價格調整協議，約定價格調整方式和幅度。優化采購計劃，根據市場需求變化靈活調整采購數量和品種，降低市場風險對采購成本和貨品供應的影響。供應商風險應對：對供應商進行多元化管理，避免過度依賴單一供應商。加強與供應商的溝通與合作，建立長期穩定的合作關系。定期對供應商進行評估和監控，及時發現和解決供應商存在的問題。要求供應商提供擔保或購買保險，降低供應商違約風險。合同風險應對：加強合同管理，明確合同條款，確保合同雙方的權利和義務清晰明確。在合同簽訂前，組織法務部門和相關專業人員對合同進行審核，避免合同漏洞和風險。建立合同執行跟蹤機制，及時掌握合同執行情況，發現問題及時協商解決，避免合同糾紛。法律風險應對：加強采購人員的法律培訓，提高法律意識。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規，確保采購行為的合法性。對于重大采購項目，聘請專業律師提供法律咨詢和服務，防范法律風險。七、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購價格、運輸成本、倉儲成本等方面。評估采購成本的降低情況，以及采購成本控制措施的執行效果。采購質量：評估采購貨品的質量合格率，以及因質量問題導致的退貨、換貨、投訴等情況。交貨期：考核采購訂單的按時交貨率，以及因交貨期延誤對超市經營造成的影響。服務水平：評價供應商的售后服務質量，包括響應速度、解決問題的能力、客戶滿意度等方面。采購效率：評估采購流程的執行效率，包括采購計劃制定、供應商選擇、訂單