行政采購業務管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政采購業務的管理，規范采購流程，提高采購效率，確保采購物資和服務符合公司需求，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門的行政采購活動，包括辦公用品、辦公設備、辦公家具、勞保用品、維修材料、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應公平、公正、公開，確保所有供應商有平等的參與機會。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品。5.廉潔自律原則：采購人員應廉潔奉公，杜絕收受供應商賄賂等違規行為。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策小組，由公司高層管理人員、財務部門負責人、相關使用部門負責人等組成。采購決策小組負責審議采購預算、采購計劃、重大采購項目等，對采購事項進行決策。（二）采購執行部門公司行政部門為采購執行部門，負責具體采購業務的實施。其職責包括：1.制定和完善采購管理制度和流程。2.根據各部門需求，編制采購計劃和預算。3.組織供應商篩選、評估和采購談判。4.簽訂采購合同，跟蹤采購合同執行情況。5.驗收采購物資和服務，辦理入庫手續。6.整理采購檔案，進行采購數據分析和總結。（三）使用部門職責1.根據工作需要，及時向行政部門提出采購需求，并提供詳細的規格、型號、數量等要求。2.參與采購項目的評估和驗收工作，對采購物資和服務的質量、適用性等進行確認。3.協助行政部門進行供應商管理，提供供應商評價意見。（四）財務部門職責1.審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理性和合規性。2.負責采購款項的支付和賬務處理。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務建議。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、用途、預計金額等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性進行初審。2.初審通過后，將采購申請提交至采購決策小組進行審批。對于金額較小的常規采購項目，可由行政部門負責人直接審批。3.采購決策小組根據公司采購政策和預算情況，對采購申請進行審議并做出審批決定。審批通過的采購申請進入采購流程，未通過的采購申請由行政部門反饋給申請部門并說明原因。（三）采購計劃編制行政部門根據審批通過的采購申請，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間、采購預算等內容。（四）供應商選擇與管理1.供應商篩選行政部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。根據采購項目的要求，從供應商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應商。2.供應商評估對潛在供應商進行實地考察或要求其提供相關資料，評估其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務、信譽等方面的情況。向供應商的過往客戶了解其合作情況和口碑。根據評估結果，對供應商進行打分排序，選擇排名靠前的供應商作為合作對象。3.供應商管理與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、價格條款、交貨期、售后服務等內容。定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格執行情況、售后服務等方面。對于考核不合格的供應商，及時進行整改或終止合作。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判行政部門與選定的供應商就采購物資或服務的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判。在談判過程中，應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判結果應形成談判記錄，由雙方代表簽字確認。2.合同簽訂根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經法律合規部門審核后，提交至公司授權代表簽字蓋章。合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本分發給相關部門。（六）采購執行與跟蹤1.采購訂單下達行政部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容。采購訂單下達后，應及時通知供應商確認訂單內容。2.采購執行跟蹤定期與供應商溝通，了解采購訂單的執行情況，包括生產進度、發貨情況等。對于采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量問題等，及時與供應商協商解決，并向相關部門反饋。根據采購合同約定，及時提醒供應商按時交貨，并做好收貨準備。（七）驗收與入庫1.驗收準備采購物資到貨前，使用部門應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。行政部門應提前通知使用部門和相關人員參與驗收。2.驗收實施采購物資到貨后，驗收人員按照采購合同和相關標準對物資的數量、規格、型號、質量等進行驗收。對于重要物資或大型設備，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構進行驗收。驗收過程中發現問題的，應及時與供應商溝通協商解決。如問題嚴重影響采購物資的使用，可拒絕驗收，并要求供應商采取補救措施或更換物資。3.入庫手續辦理驗收合格的采購物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續。入庫時應填寫《入庫單》，注明物資的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。《入庫單》經倉庫管理人員、驗收人員簽字確認后，一聯留存倉庫，一聯交行政部門，一聯交財務部門。（八）付款與結算1.付款申請采購物資驗收合格并辦理入庫手續后，供應商提交付款申請。付款申請應包括采購合同編號、發票號碼、金額、付款方式等信息。行政部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同執行情況、發票真實性、金額準確性等。審核通過后，將付款申請提交至財務部門。2.付款審批財務部門對付款申請進行復核，并按照公司財務管理制度進行付款審批。對于金額較大的采購項目，可能需要經過公司高層管理人員審批。3.付款結算經審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款結算。付款結算時，應確保付款信息準確無誤，并做好付款記錄。四、采購預算管理（一）預算編制1.行政部門根據公司年度工作計劃和各部門采購需求預測，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應明確采購項目的名稱、規格、型號、數量、預計金額等內容，并按照公司財務預算編制要求進行分類匯總。3.采購預算草案經財務部門審核后，提交至采購決策小組審議批準。（二）預算執行1.各部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。2.行政部門應定期對采購預算執行情況進行跟蹤和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。3.如因特殊原因需要調整采購預算的，應按照公司預算調整程序進行申請和審批。（三）預算控制1.財務部門對采購預算執行情況進行監控，對超預算的采購申請不予審批。2.行政部門應建立采購預算預警機制，對接近預算上限的采購項目及時進行提醒和控制。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.行政部門定期對采購業務進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質量問題、法律合規風險等。2.根據風險識別和評估結果，確定風險等級和應對策略。（二）風險應對措施1.市場價格波動風險加強市場調研，及時掌握市場價格動態，合理安排采購時間和數量。與供應商協商簽訂價格調整條款或采用套期保值等方式規避價格風險。2.供應商違約風險選擇信譽良好、實力較強的供應商，并與其簽訂詳細的合作協議，明確違約責任。定期對供應商進行評估和考核，及時發現潛在風險并采取措施加以防范。建立供應商備用機制，在供應商出現違約情況時，能夠及時更換供應商，確保采購業務的連續性。3.質量問題風險嚴格控制采購物資的質量標準，加強驗收環節的管理，確保采購物資符合質量要求。要求供應商提供質量保證文件，并對其產品進行定期抽檢。對于出現質量問題的采購物資，及時與供應商協商解決，如退貨、換貨、索賠等。4.法律合規風險采購人員應熟悉國家法律法規和公司相關規定，確保采購活動合法合規。加強對采購合同的審核，避免合同條款存在法律漏洞。定期進行法律合規培訓，提高采購人員的法律意識和風險防范能力。六、采購檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購申請表、采購審批文件、采購計劃、供應商信息、采購合同、采購訂單、驗收報告、入庫單、發票、付款記錄等與采購業務相關的文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.行政部門負責采購檔案的整理和歸檔工作。采購業務完成后，應及時將相關文件和資料進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。2.按照檔案管理要求，將采購檔案裝訂成冊，并編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.將整理好的采購檔案移交至公司檔案室進行保管。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.如需借閱采購檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延期借閱，應辦理延期手續。3.借閱人員應妥善保管采購檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失。借閱期滿后，應及時歸還檔案。七、監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門定期對采購業務進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見。2.行政部門應建立內部監督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改。3.鼓勵員工對采購業務中的違規行為進行舉報，公司對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核指標1.采購成本控制：考核采購成本是否控制在預算范圍內，與歷史采購數據相比是否有降低。2.采購質量：考核采購物資和服務的質量是否符合要求，是否因質量問題導致生產或工作受到影響。3.采購及時性：考核采購訂單是否按時完成，是否因采購延遲影響公司正常生產或工作。4.供應商管理：考核供應商的選擇、評估、管理等工作是否到位，供應商的滿意度是否達到一定標準。5.合規性：考核采購活動是否符合國家法律法規和公司相關規定。（三）考核方式與結果應用1.行政部門定期對采購人員進行考核，