會(huì)務(wù)組織與管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司各類會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)公司信息流通和工作協(xié)調(diào)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。（三）會(huì)議組織原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義。2.明確目的原則：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的主題和目的進(jìn)行組織，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。3.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括議題確定、資料準(zhǔn)備、人員通知等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。4.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織應(yīng)遵循一定的程序和規(guī)范，確保會(huì)議流程清晰、秩序良好。5.責(zé)任落實(shí)原則：明確會(huì)議組織各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。二、會(huì)議分類與職責(zé)分工（一）董事會(huì)會(huì)議1.定義：由公司董事會(huì)成員參加，審議公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算等事項(xiàng)的會(huì)議。2.職責(zé)分工董事會(huì)辦公室：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。相關(guān)部門：根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)匯報(bào)材料，并負(fù)責(zé)在會(huì)議上進(jìn)行匯報(bào)和解答。（二）經(jīng)理辦公會(huì)1.定義：由公司經(jīng)理層成員參加，研究公司日常經(jīng)營(yíng)管理工作、協(xié)調(diào)各部門工作的會(huì)議。2.職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，包括場(chǎng)地預(yù)訂、會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。各部門：根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)匯報(bào)材料，并負(fù)責(zé)在會(huì)議上進(jìn)行匯報(bào)和溝通。（三）部門例會(huì)1.定義：由各部門定期召開(kāi)的部門內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作進(jìn)展，安排下一階段工作任務(wù)。2.職責(zé)分工部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和主持，確定會(huì)議議題和議程。部門秘書：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并協(xié)助部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)議組織和協(xié)調(diào)工作。（四）專題會(huì)議1.定義：針對(duì)特定的業(yè)務(wù)問(wèn)題或項(xiàng)目召開(kāi)的專門會(huì)議，研究解決方案和推進(jìn)措施。2.職責(zé)分工發(fā)起部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的發(fā)起和組織，確定會(huì)議主題、參會(huì)人員和議程。行政部：協(xié)助發(fā)起部門進(jìn)行會(huì)議的組織安排，包括場(chǎng)地預(yù)訂、會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備等。（五）項(xiàng)目會(huì)議1.定義：圍繞公司項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中召開(kāi)的各類會(huì)議，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。2.職責(zé)分工項(xiàng)目經(jīng)理：負(fù)責(zé)項(xiàng)目會(huì)議的組織和主持，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況確定會(huì)議議題和議程。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員：根據(jù)會(huì)議要求，準(zhǔn)備相關(guān)匯報(bào)材料，并參加會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目工作進(jìn)展和問(wèn)題。三、會(huì)議籌備（一）會(huì)議計(jì)劃制定1.各類會(huì)議主辦部門應(yīng)提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、議程等內(nèi)容。2.會(huì)議計(jì)劃應(yīng)提前提交至行政部備案，行政部根據(jù)公司整體工作安排進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。（二）會(huì)議通知1.根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等內(nèi)容。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前[x]天發(fā)送通知；對(duì)于一般性會(huì)議，應(yīng)提前[x]天發(fā)送通知。3.會(huì)議通知可通過(guò)郵件、短信、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。（三）資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)的會(huì)議資料，如匯報(bào)材料、數(shù)據(jù)報(bào)表、文件草案等。2.會(huì)議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，提前打印或整理好，并在會(huì)議前發(fā)放給參會(huì)人員。3.對(duì)于需要現(xiàn)場(chǎng)演示的資料，應(yīng)提前做好設(shè)備調(diào)試和演示準(zhǔn)備工作。（四）場(chǎng)地安排1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明、音響等條件，確保會(huì)議順利進(jìn)行。2.提前預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)地，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)布置。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)擺放好桌椅、名牌、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。3.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的接待和引導(dǎo)工作。（五）人員安排1.根據(jù)會(huì)議需要，安排會(huì)議主持人、記錄員、攝像師等相關(guān)人員。2.會(huì)議主持人應(yīng)具備良好的溝通能力和組織協(xié)調(diào)能力，能夠有效地引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按議程進(jìn)行。3.會(huì)議記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整。會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。4.對(duì)于重要會(huì)議，可安排攝像師進(jìn)行會(huì)議記錄，以便后續(xù)查閱和存檔。四、會(huì)議組織與實(shí)施（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，在會(huì)議簽到表上進(jìn)行簽到。2.會(huì)議簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門、職務(wù)等信息，確保簽到信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）會(huì)議開(kāi)場(chǎng)1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。2.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員，宣布會(huì)議開(kāi)始。（三）會(huì)議進(jìn)行1.會(huì)議應(yīng)按照預(yù)定的議程進(jìn)行，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開(kāi)討論，確保會(huì)議討論有序、高效。2.參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見(jiàn)，但應(yīng)注意發(fā)言的秩序和時(shí)間，避免出現(xiàn)跑題、爭(zhēng)吵等情況。3.對(duì)于重要的討論內(nèi)容，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和歸納，確保會(huì)議討論的重點(diǎn)突出。（四）會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議題、參會(huì)人員發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（五）會(huì)議決議1.會(huì)議應(yīng)形成明確的決議事項(xiàng)，對(duì)于決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等要求。2.會(huì)議決議應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)發(fā)布，確保相關(guān)人員了解會(huì)議決議內(nèi)容，并按照要求執(zhí)行。3.對(duì)于重要的會(huì)議決議，應(yīng)跟蹤落實(shí)情況，定期進(jìn)行檢查和反饋，確保決議事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。五、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議紀(jì)要整理1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議議程、會(huì)議主要內(nèi)容、會(huì)議決議等內(nèi)容。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、重點(diǎn)突出，確保能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議的主要精神和決議事項(xiàng)。3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行存檔。（二）決議事項(xiàng)跟蹤1.責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議決議要求，制定具體的工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.行政部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并協(xié)調(diào)解決。3.對(duì)于未能按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)原因，并提出改進(jìn)措施和計(jì)劃。（三）會(huì)議資料歸檔1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門應(yīng)將會(huì)議相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議通知、會(huì)議資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。2.會(huì)議資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并妥善保管。3.會(huì)議資料的歸檔工作應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[x]個(gè)工作日內(nèi)完成，確保資料的完整性和可查閱性。六、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并安排合適的人員代為參會(huì)。2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽(tīng)電話等。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話。4.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議要求提供相關(guān)資料和匯報(bào)工作，確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確和完整。（二）會(huì)議組織人員紀(jì)律1.會(huì)議組織人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好會(huì)議的籌備、組織和服務(wù)工作。2.會(huì)議組織人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間安排，確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束。3.會(huì)議組織人員應(yīng)保守會(huì)議機(jī)密，不得泄露會(huì)議討論的內(nèi)容和決議事項(xiàng)。4.會(huì)議組織人員應(yīng)及時(shí)處理會(huì)議期間出現(xiàn)的各種問(wèn)題，確保會(huì)議順利進(jìn)行。七、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會(huì)議主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，明確會(huì)議各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用等。3.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。2.會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷清單等，確保憑證真實(shí)、合法、有效。3.會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，對(duì)于超出預(yù)算的費(fèi)用，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）費(fèi)用控制1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的控制和管理，嚴(yán)格審核會(huì)議費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理、