行政項目合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政項目合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有行政項目合同的管理，包括但不限于辦公用品采購合同、設備租賃合同、物業服務合同、辦公場地租賃合同等。（三）管理原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.風險防控原則：注重對合同風險的識別、評估和防控，確保公司利益不受損害。3.統一管理原則：行政項目合同實行統一歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的規范、有序。4.全程監控原則：對合同簽訂前、簽訂過程、履行過程及終止后的各個環節進行全程監控，及時發現和解決問題。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規要求，防范法律風險。2.參與重大合同的談判、起草等工作，提供法律專業意見和建議。3.對合同履行過程中出現的法律問題進行指導和處理，協助解決合同糾紛。（二）行政部門1.作為行政項目合同的歸口管理部門，負責合同的整體規劃、審核、簽訂、履行跟蹤、歸檔等日常管理工作。2.組織相關部門對合同項目進行可行性研究和論證，參與合同談判，起草合同初稿。3.協調合同履行過程中的各方關系，及時解決合同履行中出現的問題。4.定期對合同履行情況進行檢查和評估，向公司領導匯報合同管理工作情況。（三）財務部門1.負責審核合同中的財務條款，包括付款方式、結算周期、費用標準等，確保合同財務條款的合理性和合規性。2.根據合同約定和公司財務制度，負責合同款項的支付審核和賬務處理。3.對合同執行情況進行財務監督，參與合同糾紛的財務處理。（四）其他相關部門1.根據業務需求，參與合同項目的可行性研究、談判等工作，提供專業意見和建議。2.負責本部門所涉合同的具體履行工作，及時向行政部門反饋合同履行情況。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.各部門根據業務需要提出行政項目合同立項申請，填寫《行政項目合同立項申請表》，詳細說明項目名稱、內容、預算、合作方等信息。2.行政部門對合同立項申請進行初審，審核項目的必要性、可行性及預算的合理性等。對于重大項目，組織相關部門進行聯合評審。3.經審批通過的合同立項申請，由行政部門下達《行政項目合同立項通知書》，作為合同簽訂的依據。（二）合同起草1.行政部門根據合同立項通知書，組織相關部門或委托專業機構起草合同文本。合同文本應包括首部、正文、尾部等部分，內容應完整、準確、清晰，明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同起草過程中，應充分征求法務、財務等相關部門的意見，確保合同條款合法合規、公平合理。對于復雜或重大合同，可邀請法務人員參與起草工作。（三）合同審核1.合同起草完成后，由行政部門提交法務部門進行合法性審查。法務部門應在[x]個工作日內完成審查工作，并出具審查意見。2.行政部門根據法務部門的審查意見，組織相關部門對合同進行修改完善。修改后的合同文本再次提交法務部門審核，直至通過審查。3.合同文本經法務部門審查通過后，提交財務部門進行財務條款審核。財務部門應重點審核付款方式、結算周期、費用標準等財務條款的合理性和合規性，并在[x]個工作日內出具審核意見。4.行政部門根據財務部門的審核意見，對合同文本進行進一步修改完善。審核通過后的合同文本提交公司領導審批。（四）合同簽訂1.合同經公司領導審批通過后，由行政部門負責與合作方簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方主體資格合法、真實，合同簽字蓋章手續齊全。2.合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本分發給法務、財務等相關部門，并按照公司檔案管理規定進行歸檔保存。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，行政部門應組織相關部門制定合同履行計劃，明確合同履行的各個階段、任務、責任人及時間節點等。2.合同履行計劃應報公司領導審批后實施，并作為合同履行跟蹤和監督的依據。（二）履行跟蹤與監督1.行政部門負責對合同履行情況進行全程跟蹤和監督，定期檢查合同履行進度，及時發現和解決合同履行中出現的問題。2.各部門應按照合同履行計劃，認真履行本部門的職責，及時向行政部門反饋合同履行情況。對于合同履行過程中出現的重大問題或風險，應及時報告公司領導。3.財務部門根據合同約定和公司財務制度，負責合同款項的支付審核和賬務處理。在支付合同款項前，應審核相關部門提交的付款申請及supportingdocuments，確保付款符合合同約定和公司規定。（三）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，應由合同一方提出書面變更申請，填寫《行政項目合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等。2.行政部門收到變更申請后，應組織相關部門進行評審，評估變更的必要性、合理性及對公司利益的影響。對于重大變更，應報公司領導審批。3.經審批通過的合同變更申請，由行政部門負責與合作方協商簽訂合同變更協議。合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）終止管理1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，由合同一方提出書面終止申請，填寫《行政項目合同終止申請表》，詳細說明終止的原因、時間等。2.行政部門收到終止申請后，應組織相關部門對合同履行情況進行檢查和評估，確認合同是否已全面履行完畢，是否存在遺留問題等。3.經檢查評估確認合同已全面履行完畢且無遺留問題的，由行政部門負責與合作方辦理合同終止手續，簽訂合同終止協議。合同終止協議應明確雙方的權利義務已履行完畢，不再存在任何爭議。4.合同終止后，行政部門應按照公司檔案管理規定，對合同及相關資料進行整理歸檔，妥善保管。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同簽訂前的盡職調查，確保合作方主體資格合法、信譽良好，具備履行合同的能力和條件。2.在合同履行過程中，加強溝通協調，及時解決合同履行中出現的問題，避免糾紛的產生。3.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發現潛在的風險和問題，并采取相應的措施加以防范和解決。（二）糾紛處理程序1.當合同糾紛發生時，合同履行部門應及時向行政部門報告。行政部門應組織相關部門對糾紛情況進行調查了解，分析糾紛產生的原因，收集相關證據材料。2.行政部門根據糾紛情況，會同法務部門研究制定糾紛處理方案。對于一般性糾紛，可通過協商、調解等方式解決；對于重大糾紛，應及時啟動法律程序，維護公司合法權益。3.在糾紛處理過程中，相關部門應積極配合，提供必要的支持和協助。法務部門負責提供法律專業意見和建議，指導糾紛處理工作；財務部門負責提供財務方面的支持和協助。4.糾紛處理結束后，行政部門應及時總結經驗教訓，提出改進措施，完善合同管理制度，防止類似糾紛再次發生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.行政部門負責合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集與合同相關的各類文件、資料，包括合同文本、立項申請表、審批文件、履行記錄、變更協議、終止協議、往來信函、糾紛處理文件等。2.合同檔案收集應確保文件資料的完整性、準確性和真實性，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理1.行政部門對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類編號，編制檔案目錄。2.對合同檔案中的文件資料進行裝訂、歸檔，確保檔案整齊、規范。對于電子文件，應進行備份，并按照電子檔案管理規定進行存儲和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管在公司指定的檔案保管場所，確保檔案的安全和完整。檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.建立合同檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續。因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經行政部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限不得超過[x]個工作日，借閱人應妥善保管檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或丟失。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經行政部門負責人批準后，在指定地點查閱。查閱時，應遵守檔案查閱規定，不得在檔案上涂改、標記或損壞。2.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，經公司領導批準后，由行政部門安排專人陪同查閱。查閱內容應嚴格限于與工作相關的部分，不得查閱涉及公司商業秘密或其他敏感信息的內容。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由行政部門提出銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、保管期