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文檔簡介
公司類合同管理制度?一、總則(一)目的為加強公司合同管理,規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為,防范合同風險,維護公司的合法權(quán)益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同,包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同、借款合同等。(三)基本原則1.依法簽訂原則:合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定,不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則:合同雙方當事人在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同,任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則:合同的內(nèi)容應當公平合理,不得顯失公平,保障雙方當事人的合法權(quán)益。4.誠實守信原則:合同雙方當事人應當誠實守信,全面履行合同約定的義務,不得擅自變更或者解除合同。二、合同管理部門及職責(一)合同管理部門公司設(shè)立合同管理委員會作為合同管理的決策機構(gòu),由公司總經(jīng)理擔任主任,各部門負責人為成員。合同管理委員會負責審議重大合同、協(xié)調(diào)合同管理中的重大問題。公司設(shè)立合同管理辦公室,作為合同管理的日常工作機構(gòu),設(shè)在法務部。合同管理辦公室負責合同管理的具體工作,包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理。(二)各部門職責1.業(yè)務部門負責合同項目的洽談、調(diào)研、可行性分析,提出立項申請。負責合同的起草、談判,提供相關(guān)資料和信息。負責合同的履行,及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責合同變更、解除等事項的提出和辦理。2.法務部負責合同的合法性審查,提出法律意見和建議。參與合同的談判、起草、審核等工作。負責合同糾紛的處理,提供法律支持和服務。3.財務部負責合同的財務審核,提出財務意見和建議。負責合同款項的收付管理,監(jiān)督合同的履行情況。參與合同糾紛的處理,提供財務支持和服務。4.審計部負責對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督。對重大合同進行專項審計,提出審計意見和建議。三、合同的簽訂(一)合同簽訂流程1.立項:業(yè)務部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃和業(yè)務需要,提出合同項目立項申請,填寫《合同立項申請表》,經(jīng)部門負責人審核后報分管領(lǐng)導審批。2.起草:業(yè)務部門負責合同的起草工作,合同文本應當符合法律法規(guī)的規(guī)定,明確雙方的權(quán)利義務,條款清晰、準確、完整。3.審核業(yè)務部門將起草好的合同文本提交給法務部進行合法性審查。法務部應當在[x]個工作日內(nèi)完成審查工作,并出具《合同審查意見書》。業(yè)務部門將法務部審查通過的合同文本提交給財務部進行財務審核。財務部應當在[x]個工作日內(nèi)完成審核工作,并出具《合同財務審查意見書》。業(yè)務部門將法務部和財務部審查通過的合同文本提交給分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應當在[x]個工作日內(nèi)完成審批工作,并簽署審批意見。4.簽訂:合同經(jīng)分管領(lǐng)導審批通過后,由業(yè)務部門負責人與對方當事人簽訂合同。簽訂合同應當使用公司統(tǒng)一印制的合同文本,加蓋公司合同專用章或公章。(二)合同簽訂注意事項1.合同當事人應當具有相應的民事權(quán)利能力和民事行為能力,能夠獨立承擔民事責任。2.合同的內(nèi)容應當符合法律法規(guī)的規(guī)定,不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。3.合同的條款應當清晰、準確、完整,避免模糊不清、歧義或漏洞。4.合同的簽訂應當采用書面形式,不得采用口頭形式或其他形式。5.合同的簽訂應當由法定代表人或其授權(quán)代表簽字,并加蓋公司合同專用章或公章。6.合同的簽訂應當遵循平等自愿、公平公正、誠實守信的原則,不得強迫對方簽訂合同。四、合同的履行(一)合同履行原則1.全面履行原則:合同雙方當事人應當按照合同約定全面履行自己的義務,包括履行的主體、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、履行地點和方式等。2.誠實信用原則:合同雙方當事人應當誠實守信,履行通知、協(xié)助、保密等義務,根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。(二)合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門負責合同的履行跟蹤與監(jiān)督,及時掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,并向合同管理辦公室報告。2.合同管理辦公室負責對合同的履行情況進行定期檢查和不定期抽查,及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.財務部負責對合同款項的收付情況進行監(jiān)督,確保合同款項的及時收付和安全。(三)合同履行中的變更與解除1.合同履行過程中,如需變更合同內(nèi)容,應當由合同雙方當事人協(xié)商一致,并簽訂書面協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充協(xié)議,與原合同具有同等法律效力。2.合同履行過程中,如需解除合同,應當由合同雙方當事人協(xié)商一致,并簽訂書面協(xié)議。解除協(xié)議應當明確解除合同的原因、時間、方式等內(nèi)容。3.合同變更或解除后,業(yè)務部門應當及時通知相關(guān)部門,并辦理相關(guān)手續(xù)。五、合同的檔案管理(一)合同檔案的收集1.業(yè)務部門在合同簽訂后,應當及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔,并移交合同管理辦公室。2.合同管理辦公室應當對業(yè)務部門移交的合同檔案進行審核,確保檔案資料的完整性和準確性。(二)合同檔案的整理與歸檔1.合同管理辦公室應當按照合同的類別、年度等進行分類整理,建立合同檔案目錄。2.合同檔案應當包括合同文本、合同審批表、合同審查意見書、合同財務審查意見書、合同履行記錄、合同變更或解除協(xié)議等相關(guān)資料。3.合同檔案應當采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保存,電子檔案應當與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。(三)合同檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的,應當填寫《合同檔案查閱申請表》,經(jīng)部門負責人審核后報合同管理辦公室審批。2.合同管理辦公室應當在接到申請后的[x]個工作日內(nèi)完成審批工作,并安排專人負責查閱。查閱人員應當在指定地點查閱合同檔案,不得擅自復印、拍照、帶出檔案資料。3.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的,應當填寫《合同檔案查閱申請表》,經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后報合同管理辦公室審批。合同管理辦公室應當在接到申請后的[x]個工作日內(nèi)完成審批工作,并安排專人負責查閱。查閱人員應當在指定地點查閱合同檔案,不得擅自復印、拍照、帶出檔案資料。如需復印、拍照合同檔案資料的,應當經(jīng)合同管理辦公室同意,并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的,應當填寫《合同檔案借閱申請表》,經(jīng)部門負責人審核后報合同管理辦公室審批。合同管理辦公室應當在接到申請后的[x]個工作日內(nèi)完成審批工作,并安排專人負責借閱。借閱人員應當在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案,不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。5.公司外部人員因工作需要借閱合同檔案的,應當填寫《合同檔案借閱申請表》,經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后報合同管理辦公室審批。合同管理辦公室應當在接到申請后的[x]個工作日內(nèi)完成審批工作,并安排專人負責借閱。借閱人員應當在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案,不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。如需復印、拍照合同檔案資料的,應當經(jīng)合同管理辦公室同意,并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、合同糾紛的處理(一)合同糾紛的預防1.合同簽訂前,業(yè)務部門應當對對方當事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等進行調(diào)查了解,防范合同風險。2.合同履行過程中,業(yè)務部門應當及時掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,避免糾紛的發(fā)生。3.合同管理辦公室應當加強對合同的審核和監(jiān)督,確保合同的合法性和有效性,防范合同風險。(二)合同糾紛的處理程序1.合同糾紛發(fā)生后,業(yè)務部門應當及時向合同管理辦公室報告,并提供相關(guān)資料和信息。2.合同管理辦公室應當會同法務部、財務部等相關(guān)部門對合同糾紛進行調(diào)查分析,提出處理意見和建議。3.根據(jù)合同糾紛的具體情況,公司可以選擇協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決合同糾紛。協(xié)商解決:合同雙方當事人應當在平等、自愿的基礎(chǔ)上進行協(xié)商,達成一致意見,解決合同糾紛。仲裁解決:合同雙方當事人可以根據(jù)合同約定,將合同糾紛提交給仲裁機構(gòu)進行仲裁。仲裁裁決具有終局性,對雙方當事人具有約束力。訴訟解決:合同雙方當事人可以根據(jù)合同約定,將合同糾紛提交給人民法院進行訴訟。訴訟判決具有終局性
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