裝飾材料合同管理制度?總則目的為加強公司裝飾材料采購合同的規范化管理，明確合同簽訂、履行、變更、終止等環節的流程和責任，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司與供應商簽訂的裝飾材料采購合同的管理，包括但不限于建筑裝飾材料、裝修輔材、軟裝材料等的采購合同。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應符合國家法律法規的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。合同簽訂管理合同簽訂流程1.需求部門申請：需求部門根據項目需要，填寫《裝飾材料采購申請表》，詳細說明材料名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等內容，并提交相關技術文件和圖紙。2.采購部門審核：采購部門對需求部門提交的申請表進行審核，核實材料需求的合理性、準確性，評估供應商的選擇范圍，并提出審核意見。3.供應商選擇：采購部門根據審核意見，通過招標、詢價、競爭性談判等方式選擇合適的供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、資質、產品質量、價格、售后服務等因素。4.合同起草：采購部門與選定的供應商進行商務談判，達成一致意見后，起草裝飾材料采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括材料名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。5.合同審核：合同起草完成后，采購部門將合同文本提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、合規性、完整性、準確性等。各審核部門應在規定時間內提出審核意見，采購部門根據審核意見對合同進行修改完善。6.合同審批：經審核修改后的合同文本提交給公司領導進行審批。公司領導根據合同的重要性、金額大小等因素進行審批決策。審批通過后，合同方可正式簽訂。7.合同簽訂：合同由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂合同時，應確保合同文本的一致性，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門存檔。合同簽訂注意事項1.合同條款明確：合同條款應清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義。對于質量標準、驗收方式、付款方式等重要條款，應詳細約定，確保雙方的權利和義務得到明確界定。2.資質審查：在簽訂合同前，應對供應商的資質進行審查，確保供應商具備合法經營資格和履行合同的能力。審查內容包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關證件。3.授權委托：如果公司法定代表人不能親自簽訂合同，應出具授權委托書，明確授權代表的權限和期限。授權代表應在授權范圍內簽訂合同，避免越權行為。4.合同編號：為便于合同管理，每份合同應編制唯一的合同編號。合同編號應按照一定的規則進行編制，確保編號的系統性和規范性。5.簽訂日期：合同簽訂日期應明確填寫，確保合同的時效性。合同履行管理合同執行計劃制定1.采購部門根據合同約定，制定《裝飾材料采購合同執行計劃》，明確材料的采購進度、交貨時間、驗收時間等關鍵節點，并將執行計劃分發給需求部門、倉儲部門、物流部門等相關部門。2.各相關部門應根據執行計劃，制定各自的工作計劃，確保合同的順利履行。需求部門應做好材料的接收準備工作，倉儲部門應安排好存儲空間，物流部門應提前規劃運輸路線和運輸方式。材料采購1.采購部門按照合同執行計劃，及時向供應商下達采購訂單，明確采購材料的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等內容。采購訂單應與合同條款保持一致，確保供應商按照合同要求供應材料。2.在采購過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度，協調解決采購過程中出現的問題。如因供應商原因導致交貨延遲或材料質量問題，采購部門應及時采取措施，要求供應商承擔相應的責任。材料驗收1.材料到貨前，倉儲部門應根據采購訂單和合同要求，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.材料到貨時，倉儲部門應會同需求部門按照合同約定的質量標準和驗收方式對材料進行驗收。驗收內容包括材料的名稱、規格、型號、數量、外觀質量、質量證明文件等。驗收合格后，填寫《裝飾材料驗收單》，雙方簽字確認。3.如發現材料存在質量問題或數量短缺等情況，驗收人員應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協商解決。如協商不成，可按照合同約定的爭議解決方式處理。貨款支付1.財務部門根據合同約定的付款方式和驗收情況，審核付款申請。付款申請應包括合同編號、供應商名稱、付款金額、付款事由等內容，并附驗收單、發票等相關憑證。2.審核通過后，財務部門按照公司財務管理制度的規定辦理付款手續。付款時，應確保付款金額準確無誤，付款方式符合合同約定。3.如因供應商原因導致付款延遲或出現其他付款問題，財務部門應及時與采購部門溝通協調，采取相應的措施解決問題。合同履行跟蹤與協調1.采購部門應建立合同履行跟蹤臺賬，及時記錄合同的執行情況，包括采購進度、交貨時間、驗收情況、付款情況等。定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現問題并采取措施解決。2.在合同履行過程中，如出現合同變更、爭議等情況，采購部門應及時與相關部門溝通協調，共同協商解決方案。對于重大問題，應及時向公司領導匯報。3.需求部門、倉儲部門、物流部門等相關部門應積極配合采購部門，共同做好合同履行工作。如因自身原因導致合同履行出現問題，應承擔相應的責任。合同變更管理變更申請1.在合同履行過程中，如因市場變化、工程需求調整、設計變更等原因需要變更合同內容的，需求部門應填寫《裝飾材料采購合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同價格和交貨時間的影響等，并提交相關證明材料。2.采購部門收到變更申請表后，應對變更申請進行審核，評估變更的必要性和可行性，并提出審核意見。變更審批1.經采購部門審核通過的變更申請，提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審批。審批內容包括變更條款的合法性、合規性、對公司利益的影響等。2.各審核部門應在規定時間內提出審核意見，采購部門根據審核意見對變更申請進行修改完善。如變更申請涉及到合同價格調整或交貨時間變更等重大事項，應提交公司領導進行審批。變更簽訂1.變更申請經審批通過后，采購部門與供應商就變更事項進行協商，達成一致意見后，簽訂《裝飾材料采購合同變更協議》。變更協議應明確變更的內容、價格調整情況、交貨時間變更等條款，并作為原合同的補充協議。2.變更協議簽訂后，采購部門應及時將變更協議副本分發給相關部門存檔，并按照變更協議的要求調整合同執行計劃。合同終止管理合同終止條件1.合同履行完畢，雙方的權利和義務已經全部實現，合同自然終止。2.合同雙方協商一致，同意提前終止合同。3.因不可抗力等原因導致合同無法履行，經雙方協商一致，可以終止合同。4.一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同。終止申請與審批1.符合合同終止條件的，由合同執行部門填寫《裝飾材料采購合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間等內容，并提交相關證明材料。2.采購部門收到終止申請表后，應對終止申請進行審核，核實合同終止的原因和條件是否符合規定，并提出審核意見。3.經采購部門審核通過的終止申請，提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審批。審批內容包括合同終止的合法性、合規性、對公司利益的影響等。4.各審核部門應在規定時間內提出審核意見，采購部門根據審核意見對終止申請進行修改完善。如終止申請涉及到重大事項，應提交公司領導進行審批。終止結算與清理1.合同終止后，采購部門應與供應商進行結算，按照合同約定的結算方式和結算金額支付貨款。結算時，應確保結算金額準確無誤，相關憑證齊全。2.財務部門對合同終止后的財務事項進行清理，包括核對賬目、清理往來款項等。確保財務數據的準確性和完整性。3.倉儲部門對庫存的裝飾材料進行清理，按照合同終止協議的要求處理剩余材料。如剩余材料需要退還供應商，應及時辦理退還手續；如剩余材料由公司自行處理，應按照公司相關規定進行處理。4.采購部門負責將合同終止的相關文件和資料進行整理歸檔，包括合同終止申請表、審批文件、終止協議、結算憑證、庫存清理記錄等。確保合同終止的全過程資料完整、可追溯。合同風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對裝飾材料采購合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨風險等。2.根據風險識別和評估的結果，制定相應的風險應對措施，明確風險應對的責任部門和責任人。風險應對措施1.供應商管理：加強對供應商的管理，建立供應商評估體系，定期對供應商進行考核評價。選擇信譽良好、資質齊全、產品質量可靠的供應商，降低供應商違約風險。2.合同條款審查：在簽訂合同前，認真審查合同條款，確保合同條款的合法性、合規性、完整性和準確性。對于重要條款，應進行充分的協商和約定，避免出現模糊不清或歧義的條款。3.質量控制：加強對裝飾材料質量的控制，在采購合同中明確質量標準和驗收方式。在驗收過程中，嚴格按照合同要求進行驗收，確保材料質量符合標準。如發現質量問題，應及時與供應商協商解決，要求供應商承擔相應的責任。4.價格管理：關注市場價格動態，合理確定采購價格。在簽訂合同前，進行市場詢價和價格比較，選擇性價比高的供應商。對于價格波動較大的材料，可在合同中約定價格調整條款，降低價格風險。5.交貨管理：與供應商明確交貨時間、交貨地點等條款，并要求供應商提供詳細的交貨計劃。在交貨過程中，加強跟蹤和協調，確保材料按時、按質、按量交付。如因供應商原因導致交貨延遲，應按照合同約定追究供應商的違約責任。6.爭議解決：在合同中明確爭議解決方式，如協商、仲裁或訴訟等。如發生爭議，應及時按照合同約定的方式解決，維護公司的合法權益。合同檔案管理檔案建立1.采購部門負責建立裝飾材料采購合同檔案，對合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程的文件和資料進行整理歸檔。2.合同檔案應包括合同文本、采購申請表、采購訂單、驗收單、發票、變更協議、終止協議、往來信函、會議紀要等相關資料。檔案保管1.合同檔案應妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司檔案管理制度的規定執行。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和整理，確保檔案的分類清晰、編號準確、裝訂整齊。對于破損、變質的檔案，應及時進行修復或更換。檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審