非標設備采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司非標設備采購管理工作，確保采購活動的順利進行，滿足公司生產經營需求，保障設備質量和交付進度，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有非標設備的采購活動，包括設備的選型、采購、驗收、交付及售后服務等環節。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產、研發、項目等實際需求，合理確定非標設備的采購數量和規格。2.質量優先原則：確保所采購的非標設備符合國家相關標準和公司技術要求，具備良好的性能和可靠性。3.成本控制原則：在保證設備質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。5.合同管理原則：采購活動應簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務，嚴格按照合同執行。二、采購流程（一）需求提出1.使用部門填寫申請表：各使用部門根據生產、研發、項目等實際需求，填寫《非標設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規格型號、技術參數、數量、用途、預計交付時間等信息，并經部門負責人簽字確認。2.技術部門審核：申請表提交至技術部門，技術部門對設備的技術參數、性能要求等進行審核，確保設備符合公司生產工藝和技術要求。審核通過后，技術部門負責人簽字確認。3.財務部門評估：財務部門根據申請表對采購預算進行評估，審核采購費用的合理性和可行性。評估通過后，財務部門負責人簽字確認。（二）采購計劃制定1.采購部門匯總：采購部門收到經技術部門和財務部門審核通過的申請表后，進行匯總整理，結合公司庫存情況，制定《非標設備采購計劃》。2.計劃內容：采購計劃應明確設備名稱、規格型號、數量、預計采購時間、采購預算、采購方式等內容，并報公司分管領導審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選：采購部門根據采購計劃，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，建立供應商名錄。2.供應商評估：采購部門組織相關部門（如技術部門、質量部門等）對供應商進行評估，評估內容包括供應商的生產能力、技術水平、質量管理體系、價格水平、售后服務等方面。評估方式可采用實地考察、樣品測試、問卷調查、供應商資質審核等。3.合格供應商確定：根據評估結果，確定合格供應商名單，并與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務、質量標準、交貨期、付款方式等內容。4.供應商管理：采購部門定期對供應商進行評估和考核，建立供應商檔案，記錄供應商的供貨情況、質量表現、售后服務等信息。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵；對于表現不佳的供應商，采取警告、整改、暫停合作、淘汰等措施。（四）采購實施1.采購談判：采購部門與選定的供應商就設備價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行談判，達成一致意見后簽訂《非標設備采購合同》。2.合同簽訂：采購合同應明確雙方的權利和義務，包括設備名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。合同簽訂后，報公司法務部門審核，審核通過后加蓋公司公章。3.采購訂單下達：采購部門根據采購合同，向供應商下達《采購訂單》，明確設備的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。（五）設備驗收1.驗收準備：在設備到貨前，采購部門通知使用部門、技術部門、質量部門等相關人員做好驗收準備工作，明確驗收標準和驗收流程。2.到貨檢驗：設備到貨后，采購部門組織相關人員對設備進行到貨檢驗，檢查設備的外包裝是否完好、設備數量是否相符、設備外觀是否有損壞等。3.安裝調試：設備到貨檢驗合格后，由供應商或專業技術人員進行設備的安裝調試，確保設備能夠正常運行。4.性能測試：安裝調試完成后，技術部門和使用部門對設備的性能進行測試，檢查設備是否滿足合同約定的技術參數和性能要求。5.驗收報告出具：驗收合格后，由質量部門出具《非標設備驗收報告》，明確設備的驗收結論。驗收報告經相關人員簽字確認后存檔。（六）交付與售后服務1.設備交付：驗收合格后，采購部門組織相關人員辦理設備交付手續，使用部門接收設備并簽署《設備交付清單》。2.售后服務：采購部門督促供應商按照合同約定提供售后服務，如設備維修、保養、技術支持等。對于供應商提供的售后服務，采購部門應及時反饋給使用部門，并跟蹤處理結果。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門負責：采購部門根據公司年度生產經營計劃和采購計劃，結合歷史采購數據和市場價格變化情況，編制年度非標設備采購預算。2.預算內容：采購預算應包括設備名稱、規格型號、數量、預計采購金額等內容，并按季度進行分解。3.審核與審批：采購預算編制完成后，報財務部門審核，經公司分管領導審批后執行。（二）預算執行與控制1.采購部門執行：采購部門嚴格按照采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制流程進行審批。2.財務部門監控：財務部門定期對采購預算執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。對于超預算采購的情況，財務部門有權拒絕付款，并要求采購部門說明原因。（三）預算調整1.調整原因：如因市場價格波動、技術變更、生產需求變化等原因導致采購預算需要調整，采購部門應及時提出預算調整申請。2.調整流程：預算調整申請經技術部門、財務部門審核后，報公司分管領導審批。審批通過后，采購部門按照調整后的預算執行采購任務。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、原材料供應緊張等風險。2.質量風險：包括設備質量不符合要求、售后服務不到位等風險。3.交貨風險：包括供應商交貨延遲、交貨數量不符等風險。4.合同風險：包括合同條款不完善、合同執行過程中出現糾紛等風險。（二）風險評估1.風險可能性評估：對識別出的風險進行可能性評估，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估：對識別出的風險進行影響程度評估，分為嚴重、較大、一般、較小四個等級。3.風險矩陣確定：根據風險可能性評估和風險影響程度評估結果，確定風險矩陣，明確不同等級風險的應對策略。（三）風險應對1.風險規避：對于高風險且無法有效應對的風險，采取風險規避措施，如放棄采購該設備或更換供應商。2.風險降低：對于中風險，采取風險降低措施，如加強供應商管理、簽訂詳細的合同條款、增加備用供應商等。3.風險轉移：對于低風險，采取風險轉移措施，如購買保險、要求供應商提供擔保等。4.風險接受：對于風險影響程度較小且采取其他措施成本較高的風險，采取風險接受措施，如自行承擔風險。五、采購檔案管理（一）檔案內容1.采購申請表：記錄設備采購需求的申請文件。2.采購計劃：明確采購任務和時間安排的文件。3.供應商名錄：記錄合格供應商信息的文件。4.采購合同：明確采購雙方權利和義務的法律文件。5.采購訂單：向供應商下達采購任務的文件。6.驗收報告：記錄設備驗收結果的文件。7.設備交付清單：記錄設備交付情況的文件。8.售后服務記錄：記錄供應商提供售后服務情況的文件。（二）檔案保管1.專人負責：采購部門指定專人負責采購檔案的保管工作。2.分類存放：采購檔案應按照類別進行分類存放，便于查閱和管理。3.保管期限：采購檔案的保管期限按照國家相關法律法規和公司規定執行，一般為[X]年。（三）檔案查閱1.查閱申請：因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱登記：查閱檔案時，檔案保管人員應做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.檔案歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案保管人員，檔案保管人員應檢查檔案是否完好無損。六、監督與考核（一）監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對非標設備采購管理工作進行審計，檢查采購流程是否規范、采購合同是否合規、采購預算是否執行等情況。2.紀檢監察：公司紀檢監察部門對采購過程中的違規違紀行為進行監督檢查，嚴肅查處違法違規行為。3.投訴舉報：建立采購投訴舉報渠道，接受公司員工和供應商的投訴舉報，及時處理投訴舉報事項。（二）考核指標1.采購任務完成率：考核采購部門是否按照采購計劃完成采購任務。2.采購成本控制率：考核采購部門是否有效控制采購成本，實際采購金額與預算金額的偏差率。3.設備質量合格率：考核采購設備的質量是否符合要求，驗收合格的設備數量占采購設備總數量的比例。4.交貨及時率：考核供應商是否按照合同約定及時交貨，按時交貨的次數占總交貨次數的比例。5.售后服務滿意度：考核使用部門對供應商提供的售后服務的滿意程度。（三）考核方式1.定期考核：采購部門每月對采購工作進行總結分析，填寫《非標設備采購工作月度考核表》，報公司分管領導審批。2.年度考核：采購部門每年對全年采購工作進行總結匯