鐵礦公司行政管理制度?一、總則1.目的本管理制度旨在規范鐵礦公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務有序開展，為公司的穩定運營和發展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于鐵礦公司全體員工。3.基本原則合法性原則：行政行為必須符合國家法律法規及相關政策要求。高效性原則：以提高工作效率為核心，優化行政流程，減少不必要的環節和延誤。規范性原則：各項行政工作均應遵循統一的標準和規范，確保工作質量和一致性。服務性原則：行政部門要樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優質、便捷的服務。二、行政管理架構1.行政部門職責負責公司行政事務的統籌規劃、組織實施和監督檢查。制定和完善公司行政管理制度，并確保制度的有效執行。負責公司文件、檔案、印章等管理工作。承擔公司會議組織、接待安排、車輛調度等工作。負責公司辦公區域的環境衛生、安全保衛等后勤保障工作。協調公司內部各部門之間的關系，促進信息溝通與協作。2.崗位設置及職責行政總監：全面負責行政部門的管理工作，制定行政工作計劃和目標，協調行政部門與其他部門的工作關系，監督行政管理制度的執行情況。行政主管：協助行政總監開展工作，具體負責行政事務的組織實施，如文件管理、會議安排、后勤保障等工作，對行政工作進行日常監督和檢查。行政專員：按照行政主管的安排，負責各項具體行政工作的執行，如文件收發、檔案整理、辦公用品采購等。三、行政事務管理1.文件管理文件分類：公司文件分為行政文件、業務文件、財務文件等類別，按照不同類別進行編號和管理。文件起草與審核：文件起草由相關部門負責，初稿完成后提交行政部門審核，審核通過后報公司領導審批。文件印發：經審批后的文件由行政部門負責印發，嚴格控制印發范圍和份數。文件歸檔：文件印發后，行政部門負責將文件原件及相關資料進行歸檔保存，確保文件資料的完整性和可查閱性。文件借閱：因工作需要借閱文件的，需填寫文件借閱申請表，經行政主管批準后方可借閱，并在規定時間內歸還。2.檔案管理檔案分類：公司檔案分為人事檔案、財務檔案、業務檔案、行政檔案等類別，按照分類標準進行整理和存放。檔案收集與整理：各部門負責本部門檔案資料的收集和初步整理，定期移交行政部門進行統一歸檔。行政部門對接收的檔案資料進行審核、分類、編號，并錄入檔案管理系統。檔案保管：行政部門設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案的安全和完整。檔案管理人員要定期對檔案進行檢查和盤點，發現問題及時處理。檔案查閱：查閱檔案需填寫檔案查閱申請表，經檔案管理人員核實身份和查閱權限后，在指定地點查閱。查閱檔案時不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。3.印章管理印章種類：公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。印章保管：公章由行政總監指定專人保管，其他印章由相關部門負責人指定專人保管。印章保管人員要嚴格遵守印章管理制度，確保印章安全。印章使用：使用印章需填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經審批后到印章保管人員處蓋章。嚴禁在空白紙張或文件上加蓋印章。印章登記：印章保管人員要對印章使用情況進行詳細登記，記錄使用時間、使用事由、使用人等信息，定期將印章使用登記表交行政部門存檔。4.會議管理會議分類：公司會議分為公司例會、部門會議、專題會議等。會議組織：行政部門負責公司例會的組織安排，包括會議時間、地點、參會人員、議程等的確定。部門會議由各部門自行組織，專題會議根據需要由相關部門或行政部門組織。會議通知：會議通知應提前發布，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息，確保參會人員能夠提前做好準備。會議記錄：行政部門負責公司例會的會議記錄，各部門負責本部門會議的記錄。會議記錄要準確、完整地記錄會議內容，包括會議討論事項、決議、工作安排等。會議紀要：行政部門根據會議記錄整理會議紀要，經會議主持人審核后印發給參會人員，并跟蹤會議決議的執行情況。5.接待管理接待原則：熱情、周到、節儉、高效，展示公司良好形象。接待安排：行政部門負責接待工作的統籌安排，根據來訪人員的身份、目的、人數等制定接待方案，包括接待規格、接待流程、接待費用等。接待流程：來訪人員到達前，行政部門要提前做好準備工作，如安排車輛接送、預訂酒店、安排會議室等。來訪期間，要安排專人負責陪同，介紹公司情況，解答疑問。接待結束后，要及時對來訪人員進行回訪，了解接待工作的滿意度。接待費用：接待費用嚴格按照公司財務制度執行，不得超標準接待。接待費用報銷時，需提供相關發票和接待清單，經審批后報銷。6.車輛管理車輛配置：公司根據工作需要配置公務車輛，車輛由行政部門統一管理和調度。車輛調度：各部門因工作需要使用車輛的，需提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由、用車人數等信息，經行政部門審核后安排車輛。行政部門要合理安排車輛調度，提高車輛使用效率。車輛維護：行政部門負責制定車輛維護計劃，定期對車輛進行保養和維修，確保車輛性能良好。車輛維修需填寫車輛維修申請表，經行政主管批準后到指定維修廠進行維修。維修費用報銷時，需提供維修發票和維修清單，經審批后報銷。車輛安全：駕駛員要嚴格遵守交通規則，確保行車安全。車輛使用完畢后，要及時將車輛停放在指定地點，并做好車輛清潔和保養工作。四、辦公區域管理1.環境衛生管理制定辦公區域環境衛生標準，明確各區域的清潔責任人。定期對辦公區域進行清掃、消毒，保持辦公環境整潔衛生。對公共區域的綠植進行養護，營造良好的辦公氛圍。員工要保持個人辦公區域的整潔，不得隨意丟棄垃圾，不得在辦公區域內堆放雜物。2.安全保衛管理建立健全安全保衛制度，加強安全保衛工作。配備必要的安全保衛設施，如監控設備、門禁系統等。安排專人負責安全保衛工作，對辦公區域進行巡邏檢查，確保公司財產和員工人身安全。加強對進出公司人員和車輛的管理，嚴格執行門禁制度，禁止無關人員和車輛進入公司。定期組織安全培訓和演練，提高員工的安全意識和應急處理能力。3.辦公用品管理制定辦公用品采購計劃，根據公司實際需求合理采購辦公用品。建立辦公用品庫存管理制度，對辦公用品進行分類存放、登記造冊，定期盤點庫存。員工領用辦公用品需填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人批準后到行政部門領取。行政部門要嚴格控制辦公用品的領用數量，避免浪費。定期對辦公用品的使用情況進行統計分析，及時調整采購計劃，提高辦公用品的使用效率。五、行政費用管理1.費用預算行政部門每年根據公司經營計劃和行政工作實際需求，編制行政費用預算，報公司領導審批后執行。行政費用預算要明確各項費用的支出標準和范圍，確保費用支出合理、合規。2.費用報銷行政費用報銷嚴格按照公司財務制度執行，報銷時需提供真實、合法、有效的發票和相關審批文件。報銷流程為：報銷人填寫費用報銷單，經部門負責人審核、行政主管審批后，交財務部門審核報銷。3.費用控制行政部門要加強對行政費用的控制和管理，