項目文件資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目文件資料的規范化管理，確保項目文件資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高項目管理效率，保障公司項目的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目文件資料的管理，包括項目策劃、立項、實施、驗收等全過程產生的各類文件資料。（三）基本原則1.集中管理原則：項目文件資料由公司指定的部門或專人進行集中管理，確保文件資料的統一收集、整理、歸檔和保管。2.分類管理原則：根據項目文件資料的來源、性質、用途等進行分類，便于查找、使用和管理。3.全程受控原則：對項目文件資料的形成、流轉、使用、歸檔等全過程進行有效控制，確保文件資料的質量和安全。4.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要文件資料進行保密管理，防止信息泄露。二、管理職責（一）項目管理部門1.負責項目文件資料管理工作的組織、協調和指導。2.制定項目文件資料管理計劃，并監督實施。3.組織項目文件資料的收集、整理、歸檔和移交工作。（二）項目團隊成員1.負責本崗位工作中產生的文件資料的及時整理和提交。2.按照項目文件資料管理要求，配合做好文件資料的收集、整理、歸檔等工作。（三）檔案管理部門1.負責項目文件資料的集中保管和維護。2.建立項目文件資料檔案庫，對文件資料進行分類存放、標識管理。3.按照規定的期限和程序，對項目文件資料進行鑒定、銷毀等處置。（四）其他部門1.根據工作需要，協助項目管理部門做好項目文件資料的相關工作。2.在涉及項目文件資料使用時，遵守本制度的規定，履行相應的審批手續。三、文件資料分類與編號（一）分類1.項目前期文件：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目批復文件等。2.項目策劃文件：如項目總體策劃書、項目進度計劃、項目質量計劃等。3.項目實施文件：涵蓋項目過程中的各類技術文件、施工圖紙、設計變更通知、會議紀要、工作聯系單等。4.項目驗收文件：包含項目驗收申請、驗收報告、驗收證書等。5.項目合同文件：如項目采購合同、項目服務合同、項目分包合同等。6.項目財務文件：包括項目預算、決算報告、費用報銷憑證等。7.項目知識產權文件：涉及項目成果的專利、商標、著作權等相關文件。8.其他文件：如項目相關的往來信函、傳真、電子郵件等。（二）編號1.項目文件資料編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則。2.編號格式為：項目代號分類代碼順序號年份代碼。項目代號：由公司統一規定的項目標識代碼組成。分類代碼：根據上述文件資料分類，分別設定對應的代碼，如"QP"表示項目前期文件，"CP"表示項目策劃文件等。順序號：按照文件資料產生的先后順序依次編排。年份代碼：文件資料形成年份的后兩位數字。3.例如：某項目的一份項目策劃書，編號為"XM001CP00123"，表示該項目代號為XM001的項目策劃文件中的第1份，形成于2023年。四、文件資料的收集與整理（一）收集要求1.項目團隊成員應在文件資料形成后及時將其收集齊全，確保不遺漏重要信息。2.對于外部接收的文件資料，如客戶提供的資料、合作方發送的文件等，應在收到后立即進行登記，并移交至項目管理部門。3.項目管理部門應定期對項目文件資料的收集情況進行檢查和督促，確保文件資料及時、完整地收集到位。（二）整理要求1.收集到的文件資料應按照分類要求進行整理，確保同一類文件資料集中存放。2.對每份文件資料進行核對，確保內容完整、清晰，簽字蓋章等手續齊全。3.對于破損、模糊不清的文件資料，應進行修復或復制，保證文件資料的可讀性。4.按照編號規則為整理好的文件資料編制編號，并在文件資料上加蓋編號章或進行編號標注。五、文件資料的歸檔（一）歸檔時間1.項目前期文件在項目立項完成后及時歸檔。2.項目策劃文件在策劃方案確定后歸檔。3.項目實施過程中的文件資料應根據文件資料的性質和形成階段，定期進行歸檔，一般每月或每季度歸檔一次。4.項目驗收文件在項目驗收完成后一個月內歸檔。5.項目合同文件在合同簽訂后及時歸檔。6.項目財務文件在財務結算完成后歸檔。7.項目知識產權文件在相關成果取得后及時歸檔。8.其他文件根據實際情況及時歸檔。（二）歸檔流程1.項目團隊成員將整理好的文件資料提交給項目管理部門。2.項目管理部門對提交的文件資料進行審核，檢查文件資料的完整性、準確性和規范性。3.審核通過后，項目管理部門將文件資料移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門按照歸檔要求對文件資料進行分類存放，并建立相應的檔案目錄和索引，便于查詢和管理。六、文件資料的保管（一）保管方式1.檔案管理部門應建立專門的項目文件資料檔案庫，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保文件資料的安全保管。2.對于電子文件資料，應進行備份存儲，并采用加密、防病毒等措施，防止數據丟失和損壞。（二）保管期限1.項目文件資料的保管期限應根據國家有關規定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限：一般為15年，適用于項目實施過程中臨時性、階段性的文件資料，如一般性的會議紀要、工作聯系單等。3.中期保管期限：為510年，主要包括項目策劃文件、部分項目實施文件等，這些文件資料對項目后續的評估、總結等具有一定的參考價值。4.長期保管期限：10年以上，適用于項目前期文件、項目驗收文件、項目合同文件、項目財務文件、項目知識產權文件等重要文件資料，是公司項目管理的重要歷史記錄。（三）保管要求1.檔案管理部門應定期對項目文件資料進行檢查和清點，確保文件資料的數量準確、完好無損。2.對于超過保管期限的文件資料，應按照規定的程序進行鑒定和銷毀，防止文件資料的積壓和浪費。3.在文件資料保管過程中，應嚴格遵守保密制度，未經批準，任何人不得擅自查閱、復制、出借項目文件資料。七、文件資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱項目文件資料時，應填寫《項目文件資料查閱申請表》，注明查閱的項目名稱、文件資料名稱、查閱目的等內容。2.《項目文件資料查閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表，為查閱人員提供相應的文件資料，并在查閱過程中進行監督，確保查閱人員遵守查閱規定。4.查閱人員不得在文件資料上進行涂改、標記、抽取等操作，如需復制文件資料，應按照規定辦理相關手續。（二）借閱1.因工作需要借閱項目文件資料的，應填寫《項目文件資料借閱申請表》，詳細說明借閱的項目名稱、文件資料名稱、借閱期限、借閱用途等信息。2.《項目文件資料借閱申請表》經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續。3.檔案管理部門對借閱的文件資料進行登記，并要求借閱人員簽字確認。借閱人員應在規定的期限內歸還文件資料，如需延期，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應對借閱的文件資料妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播文件資料內容。如因保管不善造成文件資料丟失、損壞的，應承擔相應的賠償責任。八、文件資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要內容的項目文件資料。2.公司明確規定為保密的其他項目文件資料。（二）保密措施1.檔案管理部門應建立健全項目文件資料保密制度，明確保密責任和保密要求。2.對涉及保密的文件資料，應在顯著位置標注"保密"字樣，并采取加密存儲、專人保管等措施。3.嚴格控制保密文件資料的查閱和借閱范圍，未經批準，嚴禁無關人員接觸保密文件資料。4.在文件資料的傳遞、使用過程中，應采取保密措施，如密封傳遞、專人送達等，防止信息泄露。5.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協議，明確員工在項目文件資料保密方面的權利和義務。九、文件資料的銷毀（一）銷毀條件1.文件資料已超過保管期限，且經鑒定無保存價值的。2.因公司業務調整、項目終止等原因，不再需要保存的文件資料。3.文件資料存在嚴重質量問題，無法修復或已失去使用價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管的項目文件資料進行清查，確定需要銷毀的文件資料清單。2.填寫《項目文件資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀文件資料的名稱、數量、銷毀原因等信息，并附上相關鑒定意見。3.《項目文件資料銷毀申請表》經檔案管理部門負責人、公司分管領導簽字批準后，方可實施銷毀。4.銷毀工作應指定專人負責，采用適當的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件資料內容無法恢復。5.對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。記錄應與《項目文件資料銷毀申請表》一同存檔。十、信息化管理（一）電子文件管理1.項目文件資料應同時進行紙質和電子兩種形式的歸檔。電子文件應按照規定的格式和命名規則進行存儲，確保文件資料的可讀性和可追溯性。2.建立電子文件管理系統，對項目文件資料進行分類存儲、索引管理，方便文件資料的查詢和檢索。3.定期對電子文件進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點，防止數據丟失。4.加強對電子文件管理系統的安全維護，設置不同的用戶權限，防止電子文件被非法訪問、篡改或刪除。（二）數字化轉換1.對于具有重要歷史價值或長期保存需求的項目紙質文件資料，應進行數字化轉換，形成電子檔案。2.數字化轉換過程應確保文件資料的內容完整、準確，圖像清晰可讀。轉換后的電子檔案應進行質量檢測，符合相關標準要求后，方可進行存儲和管理。3.建立數字化檔案數據庫，對數字化檔案進行分類存儲、索引管理，方便查詢和利用。同時，應與紙質檔案建立對應關系，確保檔案信息的一致性。十一、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對項目文件資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環節的執行情況。2.監督檢查可采用現場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將項目文件資料管理工作納入公司績效考核體系，對項目管理部門、項目團隊成員及檔案管理部門等相關責任人進行考核評價。2.考核評