造船公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在生產經營、行政管理、技術研發等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發揮檔案的作用，為公司各項工作提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理工作的組織、協調和指導，具體職責如下：1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理規章制度，并組織實施。3.負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。4.指導和監督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓和考核。5.負責公司檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率和服務水平。6.負責公司檔案的安全管理，確保檔案的完整與安全。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定專人作為兼職檔案員，具體職責如下：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，并按照檔案管理要求進行整理、分類、裝訂。2.妥善保管本部門的檔案，確保檔案的安全和完整。3.定期將本部門的檔案移交綜合管理部，并辦理交接手續。4.協助綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司行政管理制度、工作計劃、總結、報告等；公司各類會議文件、紀要等。2.人力資源類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關文件；員工檔案、人事任免文件等。3.財務審計類：包括公司財務管理制度、預算、決算報告、財務報表等；審計報告、內部審計文件等。4.市場營銷類：包括市場調研、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳等相關文件。5.生產管理類：包括生產計劃、生產工藝文件、生產報表、質量檢驗報告等。6.技術研發類：包括產品設計圖紙、技術方案、研發項目資料、專利文件等。7.物資采購類：包括物資采購計劃、采購合同、供應商資料、物資驗收報告等。8.設備管理類：包括設備購置、安裝、調試、維護、維修等相關文件；設備檔案、設備操作規程等。9.安全環保類：包括安全管理制度、安全檢查記錄、環保文件、事故報告等。10.其他類：不屬于以上九類的其他檔案，如榮譽證書、資質證書、對外合作協議等。（二）檔案編號檔案編號采用分類號+年度+順序號的形式，具體如下：1.分類號：按照檔案分類類別，用大寫字母表示，如行政管理類為"XZ"，人力資源類為"RL"等。2.年度：用四位阿拉伯數字表示，如"2023"。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯數字表示，如"001"。例如，行政管理類2023年形成的第一份檔案編號為"XZ2023001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像等不同形式的資料。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，簽字蓋章手續完備。2.電子文件應采用通用格式，確保能夠長期保存和有效利用，并按照規定進行備份。3.聲像檔案應圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時間、地點、人物等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.紙質文件：按照檔案分類方案進行分類，對每份文件進行編號、編目，填寫卷內文件目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面、卷脊和備考表等，組成保管單位（卷）。2.電子文件：按照檔案分類方案進行分類，建立電子文件夾，對每份電子文件進行命名、編號，并建立電子文件目錄，確保電子文件與紙質文件對應一致。3.聲像檔案：按照檔案分類方案進行分類，對每份聲像檔案進行編號、編目，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，并制作聲像檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為1650年。3.短期保管：凡是在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（二）保管場所公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度符合國家規定標準。（三）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.電子檔案應定期進行備份，并異地存放，防止數據丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、利用價值等因素，對檔案進行逐卷（件）鑒定，提出存毀意見。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經檔案鑒定小組審核，報公司領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用焚燒或粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息不泄露。3.檔案銷毀過程應進行記錄，包括檔案名稱、數量、銷毀時間、地點、銷毀人等信息，并由監銷人簽字確認。4.檔案銷毀記錄應長期保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.外部單位查閱公司檔案，應持單位介紹信，經公司分管領導批準后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應在綜合管理部檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。3.如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合管理部同意，并按照規定辦理相關手續。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合管理部，并辦理歸還手續。（三）利用登記綜合管理部應對檔案的查閱和利用情況進行登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、利用效果等信息，以便對檔案的利用情況進行統計和分析。八、檔案的移交與接收（一）移交1.各部門應定期將本部門保管的檔案移交綜合管理部，移交時間為每年的[具體時間]。2.移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、起止時間等信息，并由移交部門和接收部門雙方簽字確認。（二）接收1.綜合管理部對各部門移交的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。2.對符合要求的檔案，綜合管理部應及時辦理接收手續，并按照檔案管理要求進行整理、保管。九、檔案管理人員職責（一）綜合管理部檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，確保檔案工作的規范化、標準化。3.積極參加檔案業務培訓，不斷提高業務水平和綜合素質。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時向部門領導報告，并采取有效措施進行處理。5.做好檔案信息化建設工作，負責檔案管理系統的維護和數據錄入等工作。6.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案的完整與安全。2.按照檔案管理要求