貿易發票管理制度規定?一、總則（一）目的為加強公司貿易發票的管理，規范發票開具、取得、使用、保管等行為，防范稅務風險，保障公司合法權益，特制定本管理制度規定。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及貿易業務的各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法合規原則嚴格遵守國家稅收法律法規及相關發票管理規定，確保發票管理工作合法、合規。2.準確及時原則發票開具、取得、傳遞等環節應準確無誤，并及時處理，以保證財務核算的及時性和準確性。3.責任明確原則明確各部門及人員在發票管理中的職責，做到責任清晰，獎懲分明。二、發票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發票適用于一般納稅人之間的貨物銷售、應稅勞務及服務交易，購買方用于抵扣進項稅額。（二）增值稅普通發票1.通用機打發票用于小規模納稅人銷售貨物、提供應稅勞務或服務開具給購買方的發票。2.電子普通發票具有與紙質發票同等法律效力，適用于電商、電信、快遞等行業，方便快捷，便于查詢和保存。（三）其他發票如機動車銷售統一發票、二手車銷售統一發票等，根據具體業務適用相應發票種類。三、發票管理職責分工（一）銷售部門1.負責根據合同約定及時與客戶溝通發票開具事宜，確保開票信息準確無誤。2.收集、整理客戶開票資料，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。3.對已開具發票的交付情況進行跟蹤，確保發票安全、及時送達客戶。4.協助財務部門處理發票相關的客戶查詢、退換票等問題。（二）采購部門1.負責向供應商索取發票，確保取得的發票真實、合法、有效。2.審核發票內容與采購合同、業務實際是否相符，包括貨物名稱、規格型號、數量、金額、稅率等。3.將審核無誤的發票及時傳遞給財務部門進行賬務處理。4.跟蹤發票的認證、抵扣情況，如有問題及時與供應商溝通解決。（三）財務部門1.負責發票的開具、保管、認證、抵扣等工作。2.審核銷售部門提交的開票申請及開票信息，確保發票開具符合規定。3.對采購部門取得的發票進行合法性、合規性審核，不符合要求的發票及時退回并要求重新開具。4.按照稅務機關要求進行發票的領購、驗舊、繳銷等工作。5.定期對發票管理情況進行檢查和盤點，確保發票安全。6.負責與稅務機關溝通協調發票相關事宜，處理稅務風險。（四）法務部門1.為發票管理提供法律支持，審核發票相關合同條款及業務操作流程的合法性。2.協助處理發票管理過程中的法律糾紛，維護公司合法權益。（五）其他部門各部門應配合財務部門做好發票管理工作，確保本部門涉及的貿易業務發票處理符合規定。四、發票的開具（一）開票申請1.銷售業務發生后，銷售部門應在規定時間內（如合同約定的開票時間或發貨后[x]個工作日內）填寫《開票申請表》，詳細注明客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等信息。2.《開票申請表》應經銷售部門負責人審核簽字后提交給財務部門。（二）開票審核財務部門收到《開票申請表》后，應進行以下審核：1.核對開票信息與銷售合同、發貨單等業務資料是否一致。2.檢查發票金額、稅率、稅額等計算是否準確。3.確認客戶開票資料是否完整、正確。如審核發現問題，財務部門應及時與銷售部門溝通，要求其進行修改或補充。審核無誤后，財務部門方可安排發票開具。（三）發票開具1.財務部門應按照稅務機關規定的發票開具要求，通過防偽稅控系統或電子發票服務平臺開具發票。2.發票開具應字跡清楚，不得壓線、錯格，發票聯和抵扣聯應加蓋發票專用章。3.開具發票后，應及時將發票記賬聯交給財務人員進行賬務處理，發票聯和抵扣聯交給銷售部門，并做好交付記錄。（四）發票作廢與紅沖1.當月開具的發票發現有誤的，可即時作廢。作廢發票應全聯次留存，并在防偽稅控系統或電子發票服務平臺中進行作廢處理。2.跨月的發票不得作廢，如發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓的，應按規定開具紅字發票。開具紅字發票應按照稅務機關規定的流程進行申請和操作。五、發票的取得（一）取得要求1.采購部門在采購貨物、接受應稅勞務或服務時，應向供應商索取合法有效的發票。發票應加蓋供應商發票專用章，發票內容應與實際交易相符。2.取得的發票應包括發票聯和抵扣聯（增值稅專用發票），并確保發票字跡清晰、項目齊全、內容真實。3.對于不符合規定的發票，如未加蓋發票專用章、發票內容不完整、虛假發票等，采購部門有權拒收，并要求供應商重新開具。（二）發票傳遞1.采購部門取得發票后，應在[x]個工作日內將發票傳遞給財務部門。傳遞過程中應確保發票的安全，避免丟失、損壞。2.發票傳遞可采用專人送達、郵寄等方式，并做好交接記錄。交接記錄應包括發票號碼、發票金額、傳遞日期、交接人等信息。（三）發票審核財務部門收到采購部門傳遞的發票后，應進行以下審核：1.發票的真實性審核，可通過稅務機關官方網站或其他渠道進行發票查驗。2.發票的合法性審核，檢查發票是否為稅務機關監制的正規發票，發票開具是否符合規定。3.發票內容與采購合同、入庫單、付款憑證等業務資料的一致性審核，包括貨物名稱、規格型號、數量、金額、稅率等。如審核發現發票存在問題，財務部門應及時與采購部門溝通，要求采購部門與供應商協商解決。問題解決前，不得對該發票進行賬務處理。六、發票的使用（一）內部使用規定1.公司內部各部門因業務需要使用發票的，應填寫《發票使用申請表》，注明使用發票的種類、數量、用途等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給財務部門。2.財務部門根據實際情況進行審批，審批通過后發放發票，并做好發放記錄。發放記錄應包括發票號碼、發票種類、數量、發放日期、領取人等信息。3.使用發票的部門應按照規定的用途使用發票，不得轉借、轉讓、代開發票，不得虛開發票。4.使用完畢的發票存根聯應按照稅務機關規定的保管期限妥善保管，不得擅自銷毀。（二）客戶使用規定1.銷售部門應向客戶明確發票使用規定，告知客戶不得要求開具與實際交易不符的發票。2.對于客戶提出的不合理開票要求，銷售部門應拒絕并向客戶解釋相關政策法規。如客戶堅持不合理要求，銷售部門應及時向財務部門和法務部門報告。七、發票的保管（一）保管要求1.財務部門應設立專門的發票保管場所，配備必要的保險柜、文件柜等設施，確保發票安全存放。2.發票應按照種類、號碼順序存放，便于查找和核對。3.已開具的發票存根聯和發票登記簿應妥善保管，保管期限按照稅務機關規定執行。一般情況下，增值稅專用發票存根聯和發票登記簿保管期限為10年，其他發票保管期限為5年。4.發票保管場所應保持干燥、通風、防火、防盜，防止發票被盜、丟失、損毀。（二）盤點清查1.財務部門應定期對發票進行盤點清查，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點清查內容包括發票的種類、數量、號碼、起止號碼、開具情況等。2.盤點清查結束后，應編制《發票盤點表》，記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。對于丟失、被盜的發票，應立即向稅務機關報告，并按照規定進行處理。（三）發票銷毀1.發票保管期滿后，由財務部門提出銷毀申請，填寫《發票銷毀申請表》，注明擬銷毀發票的種類、數量、號碼、起止號碼、保管期限等信息，并附上發票存根聯和發票登記簿。2.《發票銷毀申請表》經財務部門負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。3.經審批同意后，由財務部門會同審計部門等相關人員對擬銷毀的發票進行現場監銷，并在《發票銷毀清冊》上簽字確認。4.發票銷毀過程中應注意保密，防止發票信息泄露。銷毀后的《發票銷毀清冊》應永久保存。八、稅務處理（一）發票認證與抵扣1.采購部門取得增值稅專用發票后，應及時將發票傳遞給財務部門。財務部門應在規定的認證期限內（自發票開具之日起360日內）通過增值稅發票綜合服務平臺進行發票認證。2.經認證相符的增值稅專用發票，可作為進項稅額抵扣憑證。財務部門應按照規定計算可抵扣的進項稅額，并在申報納稅時進行抵扣。3.對于認證不符、無法認證、納稅人識別號認證不符、專用發票代碼、號碼認證不符等情況的發票，財務部門應及時與采購部門溝通，要求采購部門與供應商聯系解決。如屬于不得抵扣進項稅額的情形，應按照規定進行進項稅額轉出處理。（二）納稅申報1.財務部門應按照國家稅收法律法規及稅務機關要求，按時進行納稅申報。申報時應準確填寫發票開具金額、稅額、進項稅額等相關數據。2.在納稅申報過程中，如發現發票開具或取得存在問題，可能影響納稅申報的準確性，應及時調整相關數據，并向稅務機關說明情況。3.定期對納稅申報情況進行自查自糾，確保納稅申報數據的真實性、準確性和完整性，防范稅務風險。（三）稅務風險應對1.建立稅務風險預警機制，關注國家稅收政策變化及稅務機關的監管要求，及時評估公司發票管理可能存在的稅務風險。2.對于發現的稅務風險，應及時采取措施進行應對，如調整發票管理流程、補繳稅款、繳納滯納金、接受稅務處罰等。同時，應分析風險產生的原因，總結經驗教訓，完善發票管理制度。3.加強與稅務機關的溝通協調，及時了解稅務機關對發票管理的要求和意見，主動接受稅務機關的監督檢查，積極配合稅務機關的工作，維護公司良好的納稅信用。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對發票管理情況進行審計監督，檢查發票管理制度的執行情況、發票開具與取得的真實性和合法性、發票保管的安全性等。2.審計部門在審計過程中發現問題的，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反發票管理制度的行為，應按照公司相關規定進行處理。（二）外部檢查應對1.稅務機關等外部部門對公司發票管理情況進行檢查時，公司各部門應積極配合，提供相關資料和信息。2.對于外部檢查提出的問題，財務部門應及時組織相關部門進行分析研究，制定整改措施，并在規定期限內完成整改。整改完成后，應將整改情況書面報告稅務機關等外部部門。十、罰則（一）對違反發票管理制度行為的界定1.未按照規定開具發票，如未加蓋發票專用章、發票內容填寫不完整、虛假開具發票等。2.未按照規定取得發票，如取得不符合規定的發票、未在規定時間內取得發票等。3.轉借、轉讓、代開發票，虛開發票。4.未按照規定保管發票，如發票丟失、被盜、損毀，未按照規定期限保管發票存根聯和發票登記簿等。5.其他違反發票管理制度的行為。（二）處罰措施1.對于首次違反發票管理制度且情節較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即整改。