行政采購日常管理制度?總則目的為了規(guī)范公司行政采購日常管理工作，加強(qiáng)對采購活動的內(nèi)部控制，確保采購工作的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，滿足公司日常運(yùn)營和發(fā)展的需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因行政辦公需要進(jìn)行的各類物資、服務(wù)采購活動。基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購流程合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，對待所有供應(yīng)商一視同仁，確保競爭充分，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.及時性原則：及時響應(yīng)各部門的采購需求，確保物資和服務(wù)按時供應(yīng)，不影響公司正常運(yùn)營。采購流程采購申請1.各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《行政采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、需求日期等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的合理性和必要性，簽字批準(zhǔn)后提交至行政采購部門。采購審批1.行政采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請格式是否規(guī)范、信息是否完整。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批：采購金額在[x]元以下的，由行政采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[x]元至[x]元之間的，經(jīng)行政采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[x]元以上的，需經(jīng)行政采購部門負(fù)責(zé)人、分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點(diǎn)、市場供應(yīng)情況及采購金額等因素，選擇合適的采購方式，包括但不限于招標(biāo)采購、詢價采購、單一來源采購等。對于通用性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、市場競爭充分的物資或服務(wù)，優(yōu)先采用招標(biāo)采購或詢價采購方式。對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或服務(wù)，或因技術(shù)復(fù)雜、特殊要求等原因不適合公開招標(biāo)的項目，可采用單一來源采購方式，但需按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。2.供應(yīng)商選擇與管理行政采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價函或招標(biāo)邀請書，要求其提供報價或投標(biāo)文件。組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價、資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購執(zhí)行采購人員按照采購合同要求，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進(jìn)度，確保物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向行政采購部門負(fù)責(zé)人匯報。到貨驗收1.物資或服務(wù)到貨前，采購人員應(yīng)提前通知使用部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.使用部門按照采購合同要求，對到貨的物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，重點(diǎn)檢查物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合要求。3.對于驗收合格的物資或服務(wù)，使用部門在《行政采購驗收單》上簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的物資或服務(wù)，使用部門應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系，由采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，直至驗收合格為止。付款結(jié)算1.采購人員根據(jù)采購合同和驗收單，整理相關(guān)付款資料，填寫《行政采購付款申請表》，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，檢查采購合同、驗收單、發(fā)票等資料是否齊全、合規(guī)，付款金額是否準(zhǔn)確無誤。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，按照公司規(guī)定的付款流程進(jìn)行付款。對于符合預(yù)付款條件的采購項目，在簽訂采購合同后，按照合同約定支付預(yù)付款；對于貨到驗收合格后付款的項目，在收到供應(yīng)商發(fā)票及驗收單后，及時辦理付款手續(xù)。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.行政采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計劃和各部門的需求預(yù)測，結(jié)合上一年度采購實際情況，編制年度行政采購預(yù)算。2.年度行政采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并按照公司規(guī)定的預(yù)算編制流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。3.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整采購預(yù)算，各部門應(yīng)提前填寫《行政采購預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政采購部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.行政采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的采購項目，行政采購部門應(yīng)及時查找原因，并采取有效措施進(jìn)行調(diào)整，確保采購預(yù)算的順利執(zhí)行。采購合同管理合同簽訂1.采購人員在選定供應(yīng)商后，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整、準(zhǔn)確。3.采購合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，方可簽訂合同。合同履行1.采購人員和相關(guān)部門應(yīng)按照采購合同約定，履行各自的義務(wù)，確保合同的順利履行。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定，及時辦理相關(guān)手續(xù)，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除合同協(xié)議。合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同副本提交至行政采購部門進(jìn)行歸檔管理。2.行政采購部門應(yīng)建立采購合同檔案管理制度，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，并妥善保管，以備查閱。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.行政采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資或服務(wù)的價格波動情況，通過合理安排采購時間、與供應(yīng)商協(xié)商價格調(diào)整等方式，降低市場風(fēng)險對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，選擇信譽(yù)良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作；同時，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約或供貨中斷的風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強(qiáng)到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，對驗收不合格的物資或服務(wù)及時進(jìn)行處理，確保采購物資或服務(wù)的質(zhì)量符合要求。4.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識；在采購合同簽訂前，提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保采購活動的合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對行政采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.行政采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。考核評價1.建立行政采購工作考核評價制度，對采購人員的工作績效進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)商管理等方面。2.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的采購人員進(jìn)行批評教育或相應(yīng)的處罰。信息管理采購信息收集1.行政采購部門應(yīng)通過多種渠道收集與采購相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息等。2.建立采購信息收集機(jī)制，定期對收集到的信息進(jìn)行整理和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門與各部門之間的信息共享，方便各部門及時