備查賬管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司備查賬的管理，確保公司財務信息的完整性、準確性和可追溯性，加強公司財務管理和內部控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司。（三）定義1.備查賬：又稱輔助登記簿或補充登記簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經濟業務進行補充登記的賬簿。它可以為企業經營管理提供參考資料，如租入固定資產登記簿、委托加工材料登記簿等。2.相關部門：包括但不限于財務部門、業務部門、資產管理部門等，各部門應按照職責分工，協同做好備查賬的管理工作。二、基本要求（一）設置原則1.根據公司實際業務需要，有針對性地設置備查賬，確保能夠全面、準確地反映公司經濟業務的相關信息。2.備查賬的設置應遵循便于查詢、記錄清晰、內容完整的原則，避免重復記賬和遺漏重要信息。（二）登記依據1.以合法、有效的原始憑證為依據進行備查賬的登記，確保登記信息的真實性和可靠性。2.對于一些特殊業務，如非貨幣性資產交換、債務重組等，應按照相關會計準則和公司會計政策的規定，準確記錄備查賬。（三）登記要求1.由專人負責備查賬的登記工作，登記人員應具備相應的財務知識和業務技能，熟悉公司的財務制度和業務流程。2.登記應及時、準確、完整，按照經濟業務發生的時間順序進行記錄，不得提前或延后登記。3.登記內容應清晰、規范，包括業務日期、業務內容、金額、相關憑證號等，確保字跡工整、數據準確。4.對于需要進行明細核算的備查賬，應按照規定的明細項目進行分類登記，便于查詢和核對。（四）保管要求1.備查賬應妥善保管，防止丟失、損壞和泄密。2.按照會計檔案管理的相關規定，確定備查賬的保管期限，并嚴格執行保管期限的規定。3.保管期滿后，如需銷毀備查賬，應按照規定的程序進行審批和銷毀，確保銷毀過程的合規性和信息的安全性。三、備查賬的種類及管理（一）固定資產備查賬1.適用范圍：記錄公司租入固定資產、臨時租出固定資產、已提足折舊繼續使用的固定資產等情況。2.登記內容：租入固定資產：記錄租入固定資產的名稱、型號、規格、租賃期限、租金支付方式等信息。臨時租出固定資產：記錄租出固定資產的名稱、型號、規格、租賃期限、租金收取情況等信息。已提足折舊繼續使用的固定資產：記錄固定資產名稱、型號、規格、購置日期、已提折舊額等信息。3.管理要求：財務部門應定期與資產管理部門核對固定資產備查賬，確保賬實相符。對于租入固定資產，應在租賃期滿后及時辦理相關手續，并更新備查賬記錄。對于已提足折舊繼續使用的固定資產，應定期進行盤點，確保資產的正常使用。（二）無形資產備查賬1.適用范圍：記錄公司自行研發的無形資產、外購無形資產、無形資產的攤銷情況等。2.登記內容：自行研發無形資產：記錄研發項目名稱、研發費用支出情況、研發進度、資本化情況等信息。外購無形資產：記錄無形資產名稱、購買日期、購買價格、付款方式等信息。無形資產攤銷：記錄無形資產的攤銷期限、攤銷方法、每月攤銷金額等信息。3.管理要求：財務部門應根據無形資產的研發進度和相關規定，準確計算無形資產的資本化金額和攤銷金額，并及時登記備查賬。定期對無形資產進行減值測試，如發現減值跡象，應及時調整備查賬記錄，并按照規定進行賬務處理。對于無形資產的轉讓、處置等情況，應及時更新備查賬記錄。（三）對外投資備查賬1.適用范圍：記錄公司對外股權投資、債權投資等情況。2.登記內容：對外股權投資：記錄投資項目名稱、投資金額、投資比例、投資日期、被投資單位基本情況等信息。債權投資：記錄債權投資的種類、金額、期限、利率、收益情況等信息。3.管理要求：財務部門應定期收集被投資單位的財務報表等資料，分析投資收益情況，并及時更新備查賬記錄。對于投資項目的重大變動，如投資比例變化、被投資單位經營狀況重大變化等，應及時進行詳細記錄，并向管理層報告。按照相關規定，對投資項目進行定期減值測試，如發生減值，應及時調整備查賬記錄，并進行相應的賬務處理。（四）擔保備查賬1.適用范圍：記錄公司為其他單位或個人提供擔保的情況。2.登記內容：擔保事項：記錄擔保對象、擔保金額、擔保期限、擔保方式等信息。被擔保單位經營狀況：記錄被擔保單位的財務狀況、經營業績、信用評級等信息。3.管理要求：財務部門應密切關注被擔保單位的經營狀況，定期收集相關資料，評估擔保風險。如發現被擔保單位出現財務危機或其他可能影響擔保責任履行的情況，應及時采取措施，如要求被擔保單位提供反擔保、提前收回擔保款項等，并更新備查賬記錄。在擔保期限屆滿后，及時記錄擔保事項的終結情況，并對備查賬進行清理。（五）合同備查賬1.適用范圍：記錄公司簽訂的各類重大合同，如銷售合同、采購合同、租賃合同、借款合同等。2.登記內容：合同基本信息：記錄合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同雙方當事人、合同金額等信息。合同執行情況：記錄合同的履行進度、款項收付情況、質量驗收情況等信息。3.管理要求：業務部門應及時將合同副本提交給財務部門進行備查賬登記，確保財務部門能夠及時掌握合同的執行情況。財務部門應根據合同執行情況，及時更新備查賬記錄，如記錄款項收付日期、金額等信息。定期對合同執行情況進行檢查和分析，如發現合同執行過程中存在問題，應及時與業務部門溝通協調，采取措施解決問題，并更新備查賬記錄。四、備查賬的核對與檢查（一）內部核對1.財務部門應定期（每月或每季度）對備查賬進行內部核對，確保賬賬相符。核對內容包括不同備查賬之間的相關數據核對，以及備查賬與總賬、明細賬之間的勾稽關系核對。2.財務人員在核對過程中發現問題，應及時查明原因，并進行相應的調整。如發現備查賬記錄與原始憑證不符，應重新審核原始憑證，確保記錄準確無誤；如發現備查賬與總賬、明細賬數據不一致，應查找差異原因，進行賬務調整。（二）與相關部門核對1.財務部門應定期與資產管理部門、業務部門等相關部門核對備查賬，確保賬實相符。與資產管理部門核對固定資產、無形資產等備查賬，與業務部門核對合同執行情況等備查賬。2.在核對過程中，如發現賬實不符，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。對于固定資產、無形資產等實物資產，應進行實地盤點，核實資產的數量、狀態等情況；對于合同執行情況，應與業務部門共同核對相關業務記錄，確保備查賬記錄準確反映實際業務情況。（三）定期檢查1.公司應定期（每年至少一次）對備查賬的管理情況進行全面檢查，檢查內容包括備查賬的設置是否合理、登記是否規范、保管是否妥善等。2.檢查人員應根據檢查結果撰寫檢查報告，提出存在的問題和改進建議。對于檢查中發現的問題，責任部門應及時進行整改，確保備查賬管理工作的規范運行。五、信息安全與保密（一）信息安全措施1.建立健全備查賬信息安全管理制度，采取必要的技術手段和管理措施，保障備查賬信息的安全。如設置訪問權限，對不同級別的人員授予不同的操作權限，防止未經授權的人員訪問備查賬信息；采用數據加密技術，對重要的備查賬數據進行加密處理，防止數據泄露。2.定期對備查賬信息系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和安全性。及時安裝系統補丁，防范網絡攻擊和病毒感染等安全風險。（二）保密要求1.參與備查賬管理工作的人員應嚴格遵守公司的保密制度，對備查賬信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.嚴禁在非工作場所談論備查賬信息，嚴禁通過互聯網、移動存儲設備等方式傳播備查賬信息。如因工作需要查閱備查賬信