購銷合同管理制度?一、總則1.目的為加強公司購銷合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與供應商、客戶之間簽訂的各類購銷合同。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規。平等互利原則：合同雙方在法律地位上平等，應充分體現各自的權利和義務，實現互利共贏。協商一致原則：合同條款應經雙方充分協商達成一致意見，避免因條款不清或歧義導致糾紛。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理1.合同談判在簽訂合同前，業務部門應就合同標的、數量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等主要條款進行談判。談判人員應具備相應的業務知識和談判技巧，了解市場行情和公司利益訴求。談判過程中，應做好記錄，記錄包括談判時間、地點、參與人員、談判內容及達成的初步意向等。2.合同起草根據談判達成的意向，由業務部門負責起草合同文本。合同文本應使用公司統一的合同模板，確保合同條款完整、準確、清晰。合同條款應明確雙方的權利和義務，避免模糊不清或歧義的表述。對于關鍵條款，如質量標準、價格調整、違約責任等，應詳細約定。3.合同審核合同文本起草完成后，應提交相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、業務分管領導等。法務部門主要審核合同的合法性、合規性，確保合同條款不違反法律法規的強制性規定。財務部門主要審核合同的付款方式、結算周期等財務條款，確保公司資金安全和合理的資金安排。業務分管領導主要從業務角度審核合同條款的合理性、可行性，確保合同符合公司業務發展需求。各審核部門應在規定時間內完成審核，并提出審核意見。業務部門根據審核意見對合同文本進行修改完善。4.合同簽訂經審核通過的合同，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂過程中，應嚴格按照公司授權管理制度執行，確保簽字代表具有合法有效的授權。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門存檔，以便各部門了解合同內容，做好后續的履行、監督等工作。三、合同履行管理1.履行計劃制定合同簽訂后，業務部門應根據合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人及時間節點。履行計劃應報業務分管領導審批，并分發給相關部門，以便各部門協同配合。2.貨物交付對于涉及貨物交付的合同，業務部門應按照合同約定的時間、地點、數量、質量等要求組織貨物交付。在貨物交付前，應通知客戶做好接收準備，并提供必要的交付文件，如發貨清單、運輸單據等。貨物交付過程中，應做好記錄，包括交付時間、交付地點、接收人等信息，確保貨物交付的準確性和可追溯性。3.驗收客戶收到貨物后，應按照合同約定的驗收標準進行驗收。業務部門應積極配合客戶驗收工作，提供必要的協助和支持。如驗收過程中發現貨物存在質量問題或與合同約定不符的情況，業務部門應及時與供應商協商解決，并按照合同約定承擔相應的責任。驗收合格后，客戶應簽署驗收文件，作為合同履行的重要憑證。4.付款財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。在付款前，應審核相關的付款憑證，確保付款依據充分、準確。對于需要預付款的合同，業務部門應在合同簽訂后及時通知財務部門辦理預付款手續，并跟蹤預付款的使用情況。對于貨到付款或驗收合格后付款的合同，業務部門應及時向客戶提交付款申請，并配合財務部門做好款項回收工作。5.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應及時與對方協商，并簽訂書面的變更協議。合同變更協議應按照合同簽訂流程進行審核、簽訂，并作為原合同的補充文件存檔。合同變更后，業務部門應及時調整履行計劃，并通知相關部門做好相應的工作調整。6.爭議解決在合同履行過程中，如發生爭議，業務部門應及時與對方溝通協商，尋求解決方案。如協商不成，應按照合同約定的爭議解決方式處理，如仲裁或訴訟。在爭議解決過程中，應及時收集相關證據，維護公司的合法權益。爭議解決結果出來后，業務部門應及時將結果反饋給相關部門，并根據結果執行相應的措施。四、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業務部門應及時將合同正本及相關附件、履行過程中的各類文件（如變更協議、驗收文件、付款憑證等）收集齊全，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對合同檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規范性。2.檔案保管合同檔案應妥善保管在專門的檔案庫房，確保檔案的安全。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查、清點，確保檔案的完好無損。如發現檔案損壞或丟失，應及時采取措施進行補救。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案查閱人員應遵守檔案管理規定，不得擅自復印、涂改、抽取檔案內容。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。4.檔案銷毀合同檔案超過保管期限或已無保存價值的，由檔案管理部門提出銷毀申請，經公司領導批準后進行銷毀。檔案銷毀過程中，應指定專人負責監銷，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式、監銷人等信息。五、合同監督與考核1.監督機制建立合同監督機制，由法務部門、財務部門、審計部門等相關部門組成監督小組，定期對合同簽訂、履行情況進行監督檢查。監督小組應重點檢查合同的簽訂程序是否合規、合同條款是否履行、款項收付是否正常等情況。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核指標制定合同管理考核指標，包括合同簽訂及時率、合同履行準確率、款項回收率等。合同簽訂及時率=按時簽訂合同的數量/應簽訂合同的數量×100%合同履行準確率=實際履行合同符合約定的數量/履行合同的總數量×100%款項回收率=實際回收款項的金額/應回收款項的金額×100%3.考核方式定期對各業務部門的合同管理工作進行考核評價，考核結果與部門績效掛鉤。考核評價采用自評與互評相結合的方式，由各業務部門先進行自評，然后由監督小組進行