印信管理制度?總則目的為加強公司印信管理，確保印信使用的合法性、嚴肅性和規范性，維護公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的各類印信，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章、業務專用章等。定義1.印信：指公司在對外活動中使用的，代表公司意志的各類印章的統稱。2.印章保管人：指負責保管公司印信的人員。3.用印審批人：指根據公司規定，有權審批印信使用申請的人員。印信的刻制與啟用印信的刻制1.公司各類印信的刻制，需由使用部門填寫《印信刻制申請表》，詳細說明刻制印信的名稱、用途、規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印信刻制申請表》，確保申請信息準確無誤后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，行政部門統一安排具有資質的刻章單位進行印信刻制。4.刻制完成的印信，需由行政部門會同使用部門進行驗收，檢查印信的文字、圖案、規格等是否符合要求。驗收合格后，填寫《印信驗收單》，由行政部門、使用部門及相關負責人簽字確認。印信的啟用1.新刻制的印信啟用前，行政部門需在公司內部發布啟用通知，明確印信的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.印信啟用時，由行政部門負責將印信的印模留存一份，作為印信使用的備案依據。同時，將印信的相關信息錄入公司印信管理系統，建立印信檔案。3.印信啟用后，印章保管人需妥善保管印信，并嚴格按照本制度規定的程序使用印信。印信的保管保管原則1.公司各類印信應指定專人負責保管，實行"誰保管、誰負責"的原則。2.印章保管人應具備高度的責任心和保密意識，確保印信的安全存放，防止印信被盜用、丟失或損壞。保管方式1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印信，應存放于公司保險柜中，并配備專人負責鑰匙保管。保險柜密碼應定期更換，且不得告知無關人員。2.部門章、業務專用章等一般印信，應存放于上鎖的文件柜中，由印章保管人妥善保管。3.印章保管人因出差、請假等原因暫時無法履行保管職責時，應提前將印信移交指定的臨時保管人員，并辦理交接手續。臨時保管人員應按照本制度規定的程序使用印信，并在保管人返回后及時辦理印信歸還手續。保管要求1.印章保管人應妥善保管印信，不得隨意放置或轉借他人使用。如因工作需要暫時離開辦公場所，應將印信存放于保險柜或其他安全的地方，并鎖好門窗。2.印章保管人應定期檢查印信的保管情況，如發現印信有損壞、變形、模糊等情況，應及時報告行政部門，并申請更換印信。3.印章保管人應嚴格遵守保密制度，不得泄露印信的使用情況及相關信息。如因工作需要查閱印信使用記錄，應經行政部門負責人批準，并在指定地點進行查閱。印信的使用使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、證明等的簽署。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂的各類合同、協議的簽署。3.財務專用章主要用于公司財務收支、結算等相關業務的辦理，如支票、匯票、發票等的蓋章。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權的特定業務的辦理，如簽署文件、辦理銀行賬戶等。5.部門章主要用于本部門內部的文件、通知、報告等的蓋章，不得用于對外簽署合同、協議等重要文件。6.業務專用章主要用于公司特定業務領域的文件、報表、憑證等的蓋章，如項目章、招投標專用章等。具體使用范圍由相關業務部門根據實際情況確定，并報行政部門備案。使用流程1.用印申請：使用部門或個人如需使用印信，應填寫《印信使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數、用印時間等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審批流程：一般事項用印，由部門負責人審批后，即可到印章保管人處辦理用印手續。重要事項用印，如涉及公司重大決策、合同簽訂、對外投資等，需經公司分管領導或法定代表人審批。財務事項用印，需經財務負責人審批。3.用印登記：印章保管人在辦理用印手續前，應仔細核對《印信使用申請表》的審批情況，確保用印申請已經獲得批準。同時，對用印事項進行詳細登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數、用印申請人等信息。4.用印蓋章：印章保管人應嚴格按照審批后的《印信使用申請表》上的用印要求進行蓋章，確保印章清晰、端正，蓋在文件規定的位置上。蓋章后，應在《印信使用申請表》上簽字確認。5.用印文件存檔：用印完成后，印章保管人應將用印文件的原件或復印件留存一份，與《印信使用申請表》一起歸檔保存，以備查閱。同時，將用印文件按照公司檔案管理規定進行整理和存放。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印信。如因工作需要確需提前蓋章的，必須在蓋章處注明日期、用途等信息，并經相關負責人審批。2.未經公司法定代表人書面授權，任何人不得擅自使用公司公章、合同專用章等重要印信對外簽署合同、協議等文件。3.印章保管人不得私自將印信帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司的，必須經公司分管領導或法定代表人批準，并填寫《印信帶出申請表》，注明帶出時間、帶出地點、使用用途等信息。印章保管人應在規定時間內將印信帶回公司，并辦理歸還手續。印信的停用與銷毀停用情形1.因公司機構調整、業務變更等原因，導致印信不再使用的。2.印信損壞、丟失或被盜用，無法繼續使用的。3.根據公司規定，需要停用印信的其他情形。停用程序1.印信使用部門或保管人發現印信需要停用時，應及時填寫《印信停用申請表》，詳細說明停用原因，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印信停用申請表》，確保停用原因合理、合規后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，行政部門發布印信停用通知，明確印信停用日期，并要求各部門停止使用該印信。4.印信停用后，印章保管人應將印信及時交回行政部門，并辦理交接手續。行政部門對交回的印信進行核對、登記后，妥善保管。銷毀程序1.對于停用的印信，行政部門應定期進行清理，并根據印信的重要性和使用情況，確定是否需要銷毀。2.如需銷毀印信，行政部門應填寫《印信銷毀申請表》，詳細說明銷毀印信的名稱、數量、銷毀原因等信息，并經公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，行政部門會同監察部門、審計部門等相關人員，共同對擬銷毀的印信進行清點、核對，確保印信的真實性和完整性。4.印信銷毀時，應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保印信無法恢復使用。銷毀過程中，應由行政部門、監察部門、審計部門等相關人員共同監督，并在《印信銷毀記錄》上簽字確認。5.印信銷毀后，行政部門應將《印信銷毀申請表》、《印信銷毀記錄》等相關資料歸檔保存，以備查閱。監督與檢查監督職責1.行政部門負責對公司印信管理制度的執行情況進行監督檢查，確保印信使用的合法性、規范性和安全性。2.監察部門負責對印信使用過程中的違規行為進行調查和處理，維護公司的正常管理秩序。3.審計部門負責對印信使用情況進行審計監督，檢查印信使用是否符合公司規定和財務制度要求。檢查內容1.印信的保管情況，包括保管方式、保管地點、保管人員等是否符合規定。2.印信的使用情況，包括使用范圍、使用流程、使用審批等是否合規。3.印信的登記情況，包括用印申請、用印登記、用印文件存檔等是否完整、準確。4.印信的停用與銷毀情況，包括停用程序、銷毀程序等是否符合規定。檢查方式1.定期檢查：行政部門會同監察部門、審計部門等相關人員，定期對公司印信管理制度的執行情況進行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：行政部門、監察部門、審計部門等相關人員可根據工作需要，不定期對公司印信使用情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對公司印信管理中的重點問題或特殊事項，行政部門會同相關部門進行專項檢查，深入分析問題原因，提出改進措施。問題處理1.對于檢查中發現的印信管理問題，行政部門應及時下達《印信管理整改通知書》，要求責任部門或個人限期整改。2.責任部門或個人應按照《印信管理整改通知書》的要求，認真分析問題原因，制定整改措施，并在規定時間內完成整改任務。整改完成后，應向行政